大型船舶企业物流管理信息系统.doc

大型船舶企业物流管理信息系统作者 何少川 于涛 胡伟杨孝富 王仕龙 潘洁 崔信海辽宁省大连市 邮政编码116005E-mail:摘 要：开发大型船舶企业物流管理信息系统是一项非常复杂，难度很大的工作。该文通过在原大连新船重工实施物流管理信息系统的基础上，总结出大型船舶企业物流管理信息系统的基本内容和特点，为船舶企业信息化建设提供了一个实际参考范例。关键词：大型 船舶企业 物流管理一、物流管理信息系统的概述从近四五十年世界造船业的发展过程来看，世界级船厂的年产能力由数万载重吨，发展到逾百万载重吨，而与此同时，全厂职工总数由数万人，减少到近千人，起重要作用的就是效率，效率是竞争力的核心。由于效率低下，生产周期长，成本高，竞争力不强，导致船价低，经济效益不高，企业后劲不足等一系列问题。造船业生产效率能够大幅度提高的根本原因，是由于持续地应用了适用于造船业的先进技术，主要包括信息化技术。中国船厂与日、韩等造船强国的船厂相比仍有较大的差距。就硬件条件来说，韩国现代船厂、日本万国造船的造船设施能力是分别是原新船重工的8倍和4倍。虽然整个国家的船舶工业造船产量占世界造船份额的18。2%，与第一的韩国（占37%）相差很大。同时设计研究开发能力、造船管理水平、劳动效率和信息化建设方面与造船强国相比还有很大差距。由于中国船舶企业信息化建设的起步较晚，也没有现成经验可以借鉴，因此，在初期阶段船舶企业的信息化在管理方面主要可以从三个方面进行：一是从物流管理方面，二是从办公自动化方面，三是从生产计划与管理方面。加上设计的信息化构成了船舶企业的信息化基本框架。下面重点谈谈大型船舶企业的物流管理信息系统。大型船舶企业的物流管理不同于一般的物流管理，它的构建思想包含了船舶产品设计、建造、管理一体化全过程的物流、信息流、资金流。大型船舶企业由于规模、内外部资源、产品种类和数量都非常大，因此，物流管理的内容也相当复杂。主要难点有：1、产品边设计边建造造船产业是项目型制造产业，基本上是“0”批量，由于大型船舶建造周期长,大的船舶建造开工前,设计工作只能完成70%左右，而传统的设计方法和手段时常导致信息不能随时沟通，船舶设计必须采用并行设计作业方法，因此设计相对其它机械行业差错多，物资的订货计划不断修改，从而导致造船周期较长，造船成本较高。2、平衡计划变化频繁、优化难度大造船产业是多工种混合型立体作业，而且生产受设计、气候、配套等客观条件的影响，计划变动多，因此难以作出较优化的能力和负荷计划，以致企业生产计划达不到各生产要素精确配置的目的。3、管理基础信息获得不及时、不准确作为制造业管理的基础数据主要有二个：一为工作量信息，二为物量信息。对于批量产品这二个信息的取得并不困难，而单项型产品必须要到设计（包括）工作完成后才能取得，因此，在生产准备阶段，管理基础数据时常依靠经验估计。4、无法保障采购管理和控制由于在手工条件下，供应商信息、库存信息等不能及时获取，到底如何选择供应商，何时订货，订多少货，如何降低采购成本，需要多少采购资金等等一系列管理和控制问题无法有效地解决。例如，生产一艘船需要大量的材料和零部件，每年采购要花费上几十亿元的采购资金，在手工条件下财务上记录的采购数据和采购部门的采购数据核对艰难，采购控制无法顺利进行。由于采购量大，存在着一张发票对应多张入库单或是一张入库单对应多张发票的情况，由于开票、入库时间不一致，导致发票的核销非常复杂。5、库存核算和管理难度大通常在手工条件下存货（包括材料、在产品、产品等）的核算采用三级账，即仓库材料账（三级账）、材料明细账（二级账）以及财务材料总账（一级账）。由于记账的水平、责任心、管理流程等存在一系列的问题，结果常常是账账不符、账物不符。例如，某种材料到底有多少库存？某种存货在仓库滞留了多长时间？哪些存货超储？构成产品成本中的物料到底是多少？如何减少库存？这些问题在手工条件下无法准确解决。 6、产品成本信息失真、滞后，无法进行预控一个大型企业，财务部门经常拥有几十个财务人员，天天忙忙碌碌，手工只能大概估算出综合成本，却不能及时准确地提供产品的实际成本或单式成本。产品成本核算明显滞后，跟不上市场的变化，难以制定出有市场竞争力的产品价格。这种情况就会导致新产品完工、投入生产后发现产品设计成本高的状况，给企业造成巨大损失。看似是财务人员没能完成任务，实际上企业基础管理工作落后，内部控制环节薄弱，企业信息不能共享所至。因为产品成本包括料、工、费。企业从计划到采购，从库存到生产，从销售到财务核算，任何一个环节管理和控制不当，都无法及时准确地提供成本所需的信息。对于项目型产品，成本预控是降低成本的重要手段，但是由于信息共享程度低，历史信息库、产品库、市场信息库不能共享，难于实现精确及时的成本控制。在世界经济全球化、一体化发展的今天，实际上就是信息化、数字化的无国界竞争。随着公司造船总量不断增长，现有管理手段已明显跟不上生产总量扩大的需要，资源得不到科学、有效的利用。从长远发展的目标看，不利于新船重工的发展，需要进行一种层次上的整合。如何使企业在扩大规模的同时提高企业的经济效益，必须要在管理上取得突破和创新。因此，运用信息技术改造造船这个典型的传统产业，通过实施信息化，转换造船模式和信息集成实现集约化管理，提高企业的管理手段和改造传统的管理方法。通过实施信息系统实现各部门之间信息网络化传输，加速企业内部基础建设，改善并优化管理流程实施高效管理，在管理上取得突破和创新。实现公司各种资源的优化。因此，为了达到控制设计成本，加强采购管理，降低库存物资量，提高成本管理和会计核算水平，提高经济效益的目的。大连船舶重工决定以物流管理为切入点，实行自设计成本开始，直至产品成本核算及分析为止的全过程实施信息管理。逐步建成并实现“物流管理、成本核算、预算控制、管理创新”物流管理信息系统。为此，我公司与山东浪潮通软合作，以浪潮通软“ERP-PS船舶行业版”为基础，结合大型船舶企业的特点，进行了有针对性的开发。实现了动态的采购、库存、成本核算一体化，实现物流、信息流、资金流高度一致性、同步性和完整性，实现财务数据、财务分析的完全动态化，业务流的透明化和规范化，采购、库存管理的合理化。并且针对于船舶制造业鲜明的行业特点，开发了以工艺路线表牵动采购、库存业务，既符合船舶行业特点，又可有机溶入整个物流管理信息系统，与整个系统数据一体化，功能一体化。该系统共分为采购管理、库存管理、存货核算、项目工程管理等子系统。各系统之间可以组合使用，可以满足企业内部不同部门的需求。既可以满足同一企业内部网络（Intranet）的信息处理，也可以处理基于广域网（Internet）上的WEB查询以及异地库存业务。该系统的重要特点是：就是管理信息的高度集成，贯穿整个业务流程的一体化的管理系统，突破由于部门的划分和工作模式的限制，使每一部分的数据都是有控制的共享的，部门不再是信息孤岛，使数据得到充分的利用。它主要表现在：1、信息规范化，避免信息重复记录，减少工作量通过原始数据共享使部门之间和部门内部传递的信息可以互相引用、互相参考，不再重复劳作，减轻工作人员的工作量，也使得数据之间的关系得以体现。2、保证数据的一致性管理数据来自于统一的信息源，高度共享，并有权限和安全设置、管理部门可根据统一的数据源进行决策。彻底解决“信息孤岛”的问题。应用物流管理系统，使各部门的数据入口一致，一个数据在系统规定唯一的入口，这样不不会有同一笔数据在两个地方存在两种不同的记录，很多帐对不起来的现象。3、管理人员能及时掌握各业务数据信息采用物流管理系统，工作人员不仅可以随时出据管理者所需要的统计分析数据，满足日益加强的管理需求，而且不受地域的限制，分析数据能在短时间内获得，时效性强，为公司分析物资财务信息提供便捷方法和手段。二、系统的基本功能1、系统总体设计方案发运管理销售管理生产计划销售计划销售订单分销管理生产数据BOM作业计划采购计划领料计划采购管理库存管理车间管理出库单入库单入库单提货单设备管理 应收款应付款质量管理人事管理帐务处理固定资产成本管理存货核算工资管理辅助管理报表汇总报表管理财务分析现金流量表财务预算质量 质量 系统模块框架：2、采购管理系统概述该系统的采购管理子系统是基于整个采购业务环节而设计的，能够帮助采购人员控制并完成采购物料从需求计划采购计划比质比价订单下达到货接收检验入库发票核销付款结算的全部采购过程。可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况，从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略，提高采购工作质量和工作效率，降低采购成本。本系统与生产、库存、财务管理子系统均有良好的接口。系统入口从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始，相关联的业务单据都支持合并生成或参考功能，许多信息可以自动形成，方便用户灵活使用，加强了业务的关联,最大限度的实现了系统内部数据共享。采购物品收货后可以直接转到库存管理子系统进行处理，并同时登记采购计划、采购订单。采购发票与付款单支持多币种采购，支持国际采购业务。根据自定义生成凭证规则，能够自动生成记帐凭证，无需财务人员重复录入。（1）系统流程图 （2）特有功能：21采购权限分级控制由于企业规模较大，在建产品多，因此采购量也非常大，采购人员较多，采购的专业划分较复杂，既有按物资属性来划分采购职责，同时也有按项目来划分，所以对采购人员在物流管理系统中的权限设置也提出了较高的要求。针对这种情况，我们开发了分级授权功能，对于体对采购员的领导，需要能看到各部门发出的采购需求，根据下属的采购范围，在网上下达采购计划，然后采购员进行计划画面时，只能看到属于自己采购范围内的计划，本部门内其它人的计划则根本不能看到，同样，采购订单也是这样，只能看到本人制作的订单。这样，有效地避免了相互之间查询供应厂商和供货价格的，减少中间暗箱操作的情况。22发票入库单付款单核销由于采购量大，发票与入库单，发票与付款单的核销也存在着一对多、多对一和多对多的情况，因此，本功能提供了核销对照检查的功能，保证了核销的及时，不至于遗漏。3、库存管理系统概述该系统的库存管理子系统从实物管理的角度出发，实现企业对物流的管理。如何加速物料流动，减少库存积压，加强物流的批次跟踪，严格物料的失效期管理是库存管理的重点。库存管理子系统对物料的出库、入库、移动、盘点、形态转换、组装、拆卸等业务进行分类管理和控制，可以从类别、库别、货位、批次、单件、分类等不同的角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况。可以按不同的需要反映库存的分布情况，可以满足异地仓库、调拔在途、过期跟踪、散件配套等行业需求。同时，库存管理还能满足传统的收发存汇总表，能够定义分部门统计等功能。系统支持多种计量单位之间的自动转换，并自动识别标准转换和特殊转换。采购、销售、生产、财务等子系统与库存管理、存货核算间的系统级接口，使整个流程中的物流、信息流、资金流高度一致，清晰明了。（1）系统流程图 （2）功能特点21分产品成本归集（货位）根据船舶企业成本核算的特点，需要对单产品进行材料的专门成本管理，如大型船用设备、钢板等材料，均需要在采购、库存中进行专船管理，为此，我们利用货位的概念，将材料进行单产品采购、库存和成本核算。每个货位代表一个工程编号，另外，对于一些非专船使用的材料，我们也专门设立一些货位，对其进行管理。22分摊工程在大型船舶企业中，对于进行货位管理的材料，由于同时开工的产品多，在某一时间内可用的材料未到货，那么为了不至于影响生产进度，需要从别的货位上同类的材料进行借用或代用，这对于在进行货位管理的材料需要进行内部移库处理，这样，会造成仓库人员大量的时间浪费在处理这些不同货位之间代用上，因此，我们开发了“分摊工程”的概念，既在开票领料时就可以将其他货位的材料进行借用，减少了移库工作量。23成套物料成套物料是我们在研究过程中发现的在船舶企业中一种非常普遍的物料，它的主要特点有：1、物料有很多子件组成，子件数量较多（可以有上千种），使用一次基本不再使用； 2、财务核算只核算成套件，不计子件的单价和金额； 3、子件可能是由多个生产部门来领用，只有子件全部领用完毕，才结算成套价格； 4、成套物料要结合具体工程项目使用。一般来讲，一套成套物料在不同工程里是唯一的。实际工作中如一台发电机组，可能有上百个附件，而这些附件可能不是一个车间来领取安装，往往在设备安装结束后，发现有些附件还没有装上，最后查找时出很难确认到底是谁领过了谁没有领。为此，我们开发了成套物料的功能，即在入库时只有一套物料的名称和一个价格，但需要将组成一套材料的若干子项清单录入，这些子项没有价格，但是可以由不同单位的人领取，领取后自动记录，在一定阶段后可以查询到这一个设备的附件还有多少没有领取，谁还没领。只有全部领取完后才能进行成本计算。4、存货核算系统概述 该系统的存货核算子系统从资金管理的角度出发，加强对物料的管理。指在降低存货的资金占用，完成物料收发存的成本核算，能够正确及时的核算出材料成本，是计算成本的基础。系统提供暂估入库、出库成本计算、差异核算、出库差异分摊、凭证生成等业务处理，企业可以按照实际业务需求，通过设置系统开关，可以自动进行处理，简化手工操作的劳苦。库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料进行管理，使物流、信息流和资金流达到完美和谐的统一。存货核算子系统实现了与财务等子系统的系统级接口，使整个流程中的物流、信息流、资金流高度一致，清晰明了。存货核算子系统同时也是成本核算当中核算直接材料的基础，也可以看作成本系统的一部分。（1）系统流程图 （2）功能特点21金额调整处理对入库物料的差价，可以做金额调整单，通过金额调整单，来校正存货余额，保持帐本的一致性。 22暂估入库处理对需要暂估入库的业务，做暂估入库单，采购发票到达后，系统自动处理存货差额,发票到达后，可以对暂估入库单上单条分录进行暂估，也可以对整张采购入库单进行暂估，满足了企业不同的业务需求。另外，由于公司采购量大，付款也很多，而付款需要经过逐级审批，一个单据全部环节审批下来，可能需要较长的周期，到月末结帐时单据会被暂估，正常情况下暂估的情况只限于入库单记帐但发票未到，而上述的情况是发票已到，但是未到财务确认记帐，这种情况我们称之为“暂估2”，我们开发了此功能，并在物流月结前进行确认，以便于财务人员在进行检查。5、 设计模块概述主要是工艺路线表智能化技术开发。包括图纸数据交换、设计数据导入、订货控制、物料领取表控制、路线定额控制；将工艺路线表作为自动生成限额领料单的唯一数据源头，以保证数据的一致性和准确性。还可以实现工程项目中的工艺路线表查询，包括：工程中所有工艺路线表的嵌套层次、工艺路线表的概要信息、工艺路线、材料定额统计和工时定额统计信息；工艺路线表执行情况；工艺路线表下发情况；工艺路线表库存情况。6、系统应用层主要是浪潮通软软件提供的管理功能，有功能权限设置、数据权限设置、时间权限设置、应用控制机制和操作日志管理。功能权限设置可以设置每个人使用的功能范围，例如：是否可以审核，是否可以记账，是否可以查询某项销售分析指标等；数据权限设置可以控制每个人查看和修改数据的范围，例如：不能查看其他部门的数据，有些数据只能看不能改，只能查看和录入部分项目，某张报表公式（或检验公式）不能修改等；时间权限设置可以规定每个人登录系统的时间，按每周七天，每天二十四小时进行设置。在非允许的时间内系统将拒绝进入系统；操作日志管理是应用系统自动把每个操作人员从进入系统到退出系统的每一步操作都详细记录下来，那一天，什么时间，进行了什么操作。当出现问题时，可以起到查找原因的作用。对于日志提供备份功能，以便进行保存和维护。通过系统应用层就可以实现对每个操作人员使用范围、使用时间、如何使用的管理和监督。对于权限的分配采取划分功能组的方式来实现成批人员权限的设置和维护。三、取得的一些效果通过一年的运行，公司已经在各方面取得了一定的成绩，主要有：1、提高管理能力和力度，通过网络实时监控运营状况，加强管理力度，降低管理成本：通过电子化的手段和网络渠道进行信息的集中管理，高效率地进行数据分析和统计。能够及时了解和掌握企业的经营状况，发现管理中存在的问题。各级管理人员可以随时掌握企业的运营状况，及时发现问题，并且管理成本可以大大降低。企业决策需要大量的信息，原来用人工方式收集、整理的信息，不仅手段落后，而且存在大量的非结构化数据和模糊数据，很难保证数据的有效性与真实性。决策贵在及时，需要“当机立断”，手工收集、统计决策信息，一般要滞后很长时间才能出来，难以真正为决策发挥作用。2、通过历史定量数据的积累、对比和分析，建立合适的数学模型，提高事前预测和事后分析的能力：预测、决策、分析、控制，一直是管理中最高的境界，但在手工管理时，这无疑只是一个梦想，实施了ERP系统以后，通过对历史数据的积累，并建立合适的预测模型，这将不再只是一个梦想，而成为管理的重要手段。3、避免重复劳动工作，提高了数据的准确率和工作效率：原来公司各部门存在重复设帐的现象，表现在：采购、仓库与财务等部门。重复设置帐簿，不仅需要重复的工作量，更为严重的是由于数据多头管理造成数据不一致，这样对帐的工作量就非常大。应用物流系统以后，强调数据的一次输入功能，即相同的数据源只有一个入口，这样从根本上避免了错误的产生，各部门之间也无需重复设帐，因此而带来的对帐工作也可以取消了。原来财务每到月末20日后要下各仓库收帐、算成本，整个时间要在10-15天，现在不用下仓库收帐，只需要半天时间即可，而且仓库手工台帐全部取消，完全以机器帐为准，大大提高工作效率，另外，在进行仓库物资清查、清产核资等大型统计调查工作时，原来需要加班加点来进行，现在，只要几个小时就可以轻松解决。