办公室细则.doc

办公室细则第一章 办公室简介 本部门主要负责召集组织社联内部会议和社团负责人会议，存档会议资料；协助主席团起草制定社团联合会相关规章制度，并负责监督执行；负责社团联合会及各社团资料的存档工作；负责办公室的用品配备和管理；负责社团联合会的财务及社团的经费报销工作；负责校社联及院团委的行事例上交工作。第二章 办公室日常工作1、社联及各社团各活动及会议的通知2、社联办公室的财物保管（办公室场地以及物品出借记录）2、社联及各社团的会议记录的存档社联内部各部门及各社团的会议的召开都进行记录，(具体会议模板见附表），办公室将进行会议存档3、每周行事历（电子）的收集存档社联内部及各社团每周五之前上交至固定的办公室负责人处。（行事历模板见附表）4、每月月末和企宣部合作，制作一个月月报月月报主要是以固定的一个形式（海报或者宣传报）将社联及社团一个月所举办的活动做一个统筹，呈现在大家面前，使大家更加了解社联这个组织5、社联及社团的经费划拨6、社联各部门及各社团每月的经费报销及记录办公室将制定固定的流程进行每月的经费报销，并且由办公室负责人记录具体的经费记录，（每月15日短信通知财务负责人开始收发票，1619日中午固定有办公室的负责人在社联办公室值班，进行每月的社联及社团备案表及发票的收集核定工作，如有特殊情况，特殊对待，20日于社联办公室整理财务部资料，于25日之前给老师签字报销）7、社联报销后的活动资料的收集办公室于报销结束后收集社联及社团的活动资料并存档（策划，照片，总结稿,，通讯稿）8、社联活动场地的租借9、办公室例会办公室一月开两次办公室例会，在刚召开新成员时每周一次部门例会，一个月后每月5日中午及每月20日中午开一次会，5日主要交代每月的工作及问题交流，20日主要是整理文案部资料和财务部的报销资料 第三章 各部门邮箱: 杭商社联办公室邮箱： 密码：hsslbgs 办公室文案资料邮箱： 杭商社联企宣部邮箱： 杭商社联网络推广部邮箱： 杭商社联督察部邮箱： 杭商社联人力资源部邮箱： 杭商社联外联部邮箱： 杭商社联活动协调部邮箱： 杭商社联主席团邮箱： 杭商社联公共邮箱： 密码：shelian 杭商社联群：187197323 第四章 财务报销流程及要求 第一节 总则第一条 为更好地服务社团，利用和分配有限的资金，促进社团各项资产的有效利用，提高经济效益，为社团活动的开展提供有力保障，特制定此制度以确保资金的合理分配及使用，并规范报销流程及明确可报销事项。第二条 杭州商学院社团联合会根据此制度各项条例的规定给予社团相应的经费支持。第三条 对于通过校社联审核的立项活动，各社团需在活动结束后一次性上交所有的报销材料，包括发票、清单、车票、备案表、策划书等。若报销流程不符合本制度规定的要求，社团联合会有权拒绝该项活动的报销。 第二节 财务具体工作1、社联物品购置。2、经费报销。（社团。部门）3. 财务保管4. 每个社团及社联每个部门都要一个财务负责人（参与到财务部），主要负责其各自部门及各个社团的发票收集等财务工作。 第三节 财务报销流程1、收集发票及活动备案表和策划书（纸质两份）、检查发票格式及备案表是否合格。2、将每一笔发票记录到账本上。3、汇总单的填写。4、交给指导老师签字，并到财务大厅报销。5、报销结束后，发短信给社团及部门通知领钱 第四节 财务工作细则1、 报销要及时，在每月15日短信通知各个财务负责人开始收发票。1619日中午固定有办公室的负责人在社联办公室值班（12:4513:15），进行每月的社联及社团备案表及发票的收集核定工作，如有特殊情况，特殊对待，19日中午（12:4513:15）于社联办公室整理财务部资料，于25日之前给老师签字报销，在25日前报销完成。2、 报销结束后，社联将集体短信通知，订于中午12:4513:15于社联办公室集体领钱注：1、学期初了解社联各部门和各社团经费情况并汇报 2、 每月报销结束后，杭商图文各部门和各社团记账情况，还有经费剩余情况汇报 3、以“一个活动的名义”为一次报销工作，不能将一个活动分成多次进行报销，包括复印、打印、海报、横幅等。 4、复印、打印、海报、横幅等在社团联合会的指定地点打印（东苑的中门）（一）发票报销须用正式发票，收据无效。发票的具体要求如下：1、正面：（1）发票上须加盖收款单位财务专用章。无章则不予通过；（2）发票用户名一栏必须是“浙江工商大学”字样，多写、写错皆不予通过；（3）物品名称一般不能出现“办公用品”、“打印复印”、“活动用品”等笼统字样。若物品太杂无法在发票上列清，则允许用上述笼统字样，但是在上交发票的同时须附上由店家出具并且盖有店家公章的销货清单，若无清单，则不予报销。公章须与发票所盖公章完全一致，若不一致，不予报销。（4）发票日期必须正规，且不得与活动举办日期相差过大。（5）发票整洁，文字、数字等内容清晰可辨，否则不予报销。（6）网购发票及销货清单要求同上，否则不予报销。2、背面：（1）用黑笔注明：社团名称、活动名称、经手人（两个）、活动时间、具体用途（2）背面所注明的内容统一左上角书写，整齐明了。（3）不得伪造签字，一经发现，财务部有权取消该项活动的报销资格。（二）车票车票报销的具体要求如下：（1）能报销的车票只限于：公交车票，票面超过5元的公交车票以及打的发票均不予以受理。（2）报销车票只能为外出活动所必用车票，且报销车票的数量与金额不应超过预算表上的数量与金额。因特殊情况而出现车费超支现象，应及时向财务部说明原因，财务部视情况而给予一定比例的报销。（3）每张车票的背面需乘车人签名（4）每张车票整齐半贴于一张白纸上，在白纸的右下角写明社团名称，车票数量，车票单价，车票总价，活动时间，活动名称。（三）汇总单注意:如图圆圈的一块： 在汇总单的左上角写上：社团名称、活动名称、时间。浙江工商大学经费报销汇总学院：杭州商学院数据张数：就是发票的张数，还有车票的张数（车票一张也算一张）项目具体项目写在具体栏目。其他都写在“学生活动费”一栏合计如果没有写好的“佰、拾。元”等，记得自己在写的时候要顶格写！ 经办人：写自己的名字 注：如有些错,重写一张！（五）备案表（见附表）（1) 备案表在开学初，发给社团和部门的财务负责人（2）每次活动之前填写备案表，由社团及部门活动负责人自行交予指导老师(洪老师）处签字（3）活动后将备案表填写完整，与发票及策划书一起统一上交给社联办公室财务负责人（4）备案表一式两份！第四章 文档流程及要求制度第一节：总则第一条：为了更好的为社团服务，更好的了解社团日常运作，为社团活动的质量得到一定的保证。特制订此制度确保社团的正常运作和社团联合会与社团的共同进步。第二条：对于社团联合会的各项上交文档，包括推进表，行事历，月末总结，月末各项活动资料，活动宣传语等，若不符合要求，社团联合会有权对相应的考评进行减分。 第二节：各项文档流程第三条：各项文档要在规定时间内交于办公室负责人，对于办公室负责人的通知短信，要及时一一回复。文件一致改成一定文件名发送至办公室指定邮箱：文档流程及时间相关材料由社团联合会办公室整理存档，具体操作如下：（1） 推进表1、学期开学初收集社联及每个社团的学期大致工作推进表并做存档。2、在每个月5号前再次收集每个月的详细推进表3、发送推进表将文件名称一致改成：_社团（部门）_月推进表4、发送至办公室的指定邮箱：3、附表1：推进表（二）行事历1、每周三开始下发短信，星期五5点之前将行事历整理发送至团委办公室2、内容为下一周的活动及会议议程3、各部门及社团一致将文件名改成：_社团（部门）_周行事历4、发送至办公室的指定邮箱：5、附表2：行事历（三）月末资料1、月末资料包括：月末总结以及月末的活动资料2、月末资料每月20日下发通知，25日之前收齐3、各部门将部门干事的月末总结大包统一文件名：_部门_月月末总结4、各个社团统一将文件名改成：_社团_月月末总结（可将意见加入其中）5、对于部门及社团的意见，我们会在核实后进行相应的改正。6、月末总结统一格式：标题，四号、居中；正文，小四、1.5倍行距、首段缩进两个字符；字体，仿宋，总结右下角署上姓名和日期7、活动资料包括：活动照片，活动策划，活动总结，活动通讯稿8、各个社团统一将文件名改成：_社团_月活动资料9、发送至办公室指定邮箱：第四条：各部门及社团严格按照文档要求上交，有严重或多次不按要求的将影响到部门及社团的考评！第3章 附表附表1： _社团_月推进表社团名称活动名称活动时间预计影响备注附表2：第_周杭州商学院社联行事历 第_周 杭州商学院 负责人 工作内容本周总结1、2、下周安排活动预告 杭州商学院社联注:1、字体一律用仿宋格式，标题为小三加粗，正文为小四，署名为小四字体。2、 社团及校社联部门填写本社团、部门工作活动，院社联填写下属社团活动汇总。3、 在活动预告中写明下周活动名称，时间，地点，活动简介（一两句话），预告负责人及联系方式。若有相应的文字稿（100字左右），请在附件里添加，暂不接收照片。4、 请在活动预告之后另附宣传语，字数不超过100字。办公室成员：曹逸凡618564、王梓丁梦霞616443 张梦楠617350、张立峰617804、谢宛苡617415 办公室成员工作详见王梓先：财务方面：1、社联办公室钥匙保管，如有要租借社联办公室或办公室用品请提前一天到他处申请，负责社团（show才舞馆、浙江经济研究协会、心理健康协会、英语E区间、演讲与口才协会、翰林国学社、杭商绿茵联盟、活动部、网推部、外联部） 2、负责社团联合会部门以及社团（show才舞馆、浙江经济研究协会、心理健康协会、英语E区间、演讲与口才协会、翰林国学社、杭商绿茵联盟、活动部、网推部、外联部）的发票报销的第一步骤（发票以及备案表的收集检查）时间：16日、17日中午12:451：15 3、负责社团联合会第二第三步骤时间：20日中午12:451：15 文案方面：负责栗子动漫社的每周行事历、推进表和月末资料收集丁梦霞：财务方面：1、社联办公室钥匙保管，如有要租借社联办公室或办公室用品请提前一天到他处申请，负责社团（new power 篮球协会、根与芽环保协会、读书会、左岸文学社、栗种子动漫社、奕林棋社、轻羽飞扬、办公室、督察部、人力部、企宣部） 2、 负责社团联合会部门以及社团（new power 篮球协会、根与芽环保协会、读书会、左岸文学社、栗种子动漫社、奕林棋社、轻羽飞扬、办公室、督察部、人力部、企宣部）时间：18日、19日中午12:451：15 3、负责社团联合会财务报销的第二第三步骤时间：20日中午12:451：15 文案方面：负责奕林棋社的每周行事历、推进表和月末资料收集张梦楠：财务方面：1、负责社团联合会财务报销的第二第三步骤时间：20日中午12:451：15 2、负责社团联合会财务报销的第四个步骤（将报销完的钱发放给各个社团及部门的财务负责人时间：等短信通知） 3、负责社团联合会的活动场地的租借。（请各个部门需要办活动的至少提前一周将具体的时间、需要的教室以及可接受的教室、参加人数发给张梦楠）并且做好记录。如有特殊情况需要尽早沟通。 文案方面：负责轻语飞扬的每周行事历、推进表和月末资料收集曹逸凡：办公室，人力部，英语E区间，左岸文学社，NEW POWER篮球协会（1） 推进表每个月5号前收集这个月自己负责的部门和社团的推进表，5号晚上6点前打包整理发给张立烽（注意名称一致改成：_社团（部门）_月推进表）（二）行事历每周三向自己负责的社团下发短信，星期五中午12点前将行事历打包整理发给曹逸凡（注意名称：_社团（部门）_周行事历，内容为下一周的活动及会议议程，若下周有活动，在行事历附上这个活动的宣传语100字左右）负责星期五5点之前将行事历整理发送至团委办公室（三）月末资料每月20日向自己负责的部门和社团下发通知收集月末资料（包括干事的月末总结和这个月的本部门（社团）的活动资料）的通知，25日晚上6点前打包整理发给谢婉苡（注意文件名：_部门_月月末总结/_社团_月月末总结）张立烽：活动部，企宣部，督察部，读书会，SHOW才舞馆，绿茵联盟，心理健康协会（一）推进表每个月5号前收集这个月自己负责的部门和社团的推进表，5号晚上6点前打包整理发给张立烽（注意名称一致改成：_社团（部门）_月推进表）负责每月6号前将部门和社团推进表分别整理汇总（二）行事历每周三向自己负责的社团下发短信，星期五中午12点前将行事历打包整理发给曹逸凡（注意名称：_社团（部门）_周行事历，内容为下一周的活动及会议议程，若下周有活动，在行事历附上这个活动的宣传语100字左右）（三）月末资料每月20日向自己负责的部门和社团下发通知收集月末资料（包括干事的月末总结和这个月的本部门（社团）的活动资料）的通知，25日晚上6点前打包整理发给谢婉苡（注意文件名：_部门_月月末总结/_社团_月月末总结）谢婉苡：外联部，网推部，演讲与口才协会，根与芽环保协会，浙江经济研究协会，翰林国学社（一）推进表每个月5号前收