公司会议制度.doc

昱霖集团会议制度文件公司会议制度YL（2014）0001 1、目的：为规范公司会议管理，有效开展工作，提高工作效益，提高会议质量，降低会议成本，促进公司发展，特制定本制度。2、管理权责：2.1行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。2.2行政部负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为作出处罚,制度面前人人平等。2.3部门会议、班组会议及其它会议由主持人参照本制度执行。3、会议分类：4、管理内容：4.1会议提拟与审批。4.2公司月度例会无须提拟和审批。4.3公司临时行政会议、公司年度例会、年终总结会、表彰会、接待会议等会议由公司总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责提拟、总经理书面或口头批准。4.4部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。4.5凡公司行政部已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前1天通知参会人员，并报请总经理调整会议计划。未经总经理同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。4.6会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议、班组会议等。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。5会议通知遵照以下规定：5.1已列入会议计划表的会议，途中无调整的，不再另行通知，参会人员按会议计划的时间和地点准时到会。5.2未列入会议计划表的会议按“谁提拟，谁通知，谁主持”的原则进行会议通知；虽已列入会议计划表的会议，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的，提拟部门报总经理同意后另行通知。5.3未列入会议计划表的会议一般应提前一天以上通知，特殊情况除外，通知对象为：与会人、会务服务部。5.4会议通知形式一般为电话通知、短信通知、网络通知、口头通知、书面通知、相互传达等，通知人未通知到位由通知人接受处罚。5.5因特殊原因与会者不能参会，会前1小时内必须向部门负责人或主持人请假，经核实方可批准，主持人可根据需要换你部门其它人员临时参会，会议开始后请假无效，按缺席处理。5.6正常休班，请了事假、病假、婚假、产假、丧假等假不用参会。6会议的其它准备工作遵照以下规定：6.1会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；6.2会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；7会议组织。7.1会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。7.2主持人应不迟于会前3分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准，重要会议随时跟踪。7.3主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明，固定模式可省略。7.4会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。7.5主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。8与会人须遵守以下规定：8.1准时到会，并在会议签到表上签到。8.2会议发言应言简意赅，紧扣会议议题和需公司协调处理的问题。8.3遵循会议主持人对议程控制的要求。8.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。8.5遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机关机，原则上不允许接听电话，如须接听，请示主持人后得到允许离开会场接听。8.6不得随意乱丢果皮、纸屑等废弃物，不得随地吐痰，要保持会议室卫生。8.7认真开会，不得高声喧哗、做与会无关的其他事情。8.8不得在会场内随意走动或提前退出会场，有特殊事情，必须经请假后方能离开。8.9会议召开期间，要确保会场安静，严禁会场上交头接耳，起哄，严禁随意进出会议室，保持大会的严肃性。8.10与会人员要自觉增强纪律观念，自觉接受监督部门意见或奖惩，积极履行与会义务，正确行使权利。对违反本规定的个人，对照本制度处理，其它情节，将视情节严重性进行处理。8.11散会后请将凳子放回原位，并带走个人物品及与会产生一切垃圾，最后一个离开会场的人关好门、窗、灯、及电器。8.12、做好本人的会议纪录。8.13多个部门参加的临时行政会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，授权部门或个人主持。8.14会议一般控制在1个小时以内，最高不得超过80分钟，总经理作工作指示及工作部署不得超过8分钟，副总经理发言不得超过5分钟，部门负责人发言不得超过4分钟，主管以下不得超过3分钟，超出发言时间按分钟计算。8.15如特殊情况根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员90%同意，中途按排适当时间小休息8.16主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。9会议记录遵守以下规定。91公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录，会后整理会议纪要。9.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录或临时指定记录员。9.3各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。9.4总经理主持的公司例会、临时行政会议由总经理指定会议记录人。9.5对会议已议决事项，应在原始记录中注明。9.6会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报总经理审核签发，特殊情况除外。9.7做好会议纪要的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。9.8会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。10会议跟进。10.1会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人或公司领导另有指定的，按指定。10.2总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经理或者指定部门或专人跟进落实。10.3会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。11奖惩奖励11.1奖励分口头嘉奖，物质奖励，经济奖励，进级，升职等，具体奖励根据实际情况进行奖励。惩处1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后3分钟内未到的，计为迟到，处罚：在会议室靠墙站立5分钟；迟到3分钟以上10分钟以下，处罚：在会议室靠墙站立15分钟；迟到10分钟以上20分钟以下，处罚：在会议室靠墙站立30分钟；迟到20分钟以上30分钟以下，处罚：在会议室靠墙站立40分钟；迟到30分钟以上，处罚：在会议室靠墙站立至散会并罚款10元。2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开过程中提前离开会场的，计为早退。第一次处罚20元，一个月内出现第二次处罚50元，第三次100元。3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席，特殊情况需补证明由总经理批准后交考勤员。缺席处罚：每次罚款50元。（重要岗位100元，比如财务分析会，财务没去，提供不了分析资料，导致会议无法开） 4、违反第5、6、7、8、9条制度，每违反一条，按对应条款进行处罚，每条处以10元罚款(惩处1.2.3条除外)。6、附则。6.1本制度由行政部负责解释，其它人不得干涉，如有冲