档案管理制度0.docx

档案管理制度一、目的（一）为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二、档案机构及职责（一）公司档案工作由综合部统一领导。（二）公司综合部设专职或兼职档案管理人员一名，负责公司档案文件资料的收集工作，根据归档范围负责区分鉴别公司应向总公司归档的文件资料并整理立卷，建立目录，其分类方法和原则与总公司保持一致性，对上年度形成的档案文件资料要求在下年度4月份以前整理完，并向总公司档案室办理移交，6月30日前须办理完毕档案的移交工作。（三）公司各部门设兼职档案管理员，负责本部门文件资料的基础处理工作。对准备存档的文件应检查其纸质，字迹，折叠方式等是否规范。对本部门所辖范围内的文件进行归卷整理，注意查漏补缺，保证归档文件的完整和案卷的质量，负责建立本部门目录，定期向公司档案管理员移交，保留移交记录。（四）公司专、兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并作好移交记录。（六）公司所有职员均有保护档案的义务。三、归档范围及保管期限类目名称基本内容保管期限文书类管理类公司工商登记及工商变更系列文件永久有关股份制改造、股权变更文件永久董事会及公司正式行文、重要通知长期或永久公司的规章制度、机构设置与变更永久公司年度综合性的工作计划、总结永久人力资源工作的有关文件如公司的人事变动、员工的招聘、培训、福利等长期或永久重要事件的记录及来往信函长期或永久内部出版物长期永久事务性文件、重要会议纪要短期或长期信泰生活方式与社区文明建设有关文件短期或长期公司有关质量体系及运行的相关文件短期或长期对外关系及往来的文书、文件短期营销类公司发展规划、重大经营决策永久经营模式的选择、更改及运行情况总结长期项目与品牌的策划及营销方案(含市场调查报告)长期或永久新闻媒介发布的有关公司的各种记录短期或长期经营活动中的大宗采购合同、协议，与厂家或代理商的代理合同或供货协议，相关的授权文书短期或长期财会类财 会类财务工作管理性文件、财务状况分析、财务审计等长期或永久各种原始凭证、记帐凭证十五年日记帐、总帐、明细分类帐、固定资产明细帐十五年现金出纳帐,银行存款二十五年会计月、季报表五年年终决算报表永久会计移交清册十五年会计档案保管及销毁清册二十五年科技类房地产项目项目申请报告和批复永久计划任务书永久规划、环保、消防、卫生防疫等部门审批文件永久征地批文及红线图、拆迁补偿文件永久工程地质勘察报告永久工程监理、招投标文件及有关合同,协议书等永久开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期概、预算书短期施工图短期设计修改通知单及附图永久隐蔽工程验收记录永久原材料、半成品、成品质量证明及试验文件材料(钢材、水泥、砖、沙石、构件等)永久混凝土、沙浆等配合比及试验报告永久沉陷、位移、变形等观测记录永久工程质量事故记录及处理的文件材料永久工程质量检验及评定文件材料永久施工技术总结永久房地产开发项目水电设备安装工程施工文件永久竣工报告,竣工验收报告永久竣工决算报告永久各专业竣工图永久其它竣工资料(园林绿化等)永久四、档案归档时限以下档案资料由公司综合部在规定时间内移交至总公司档案室存档：序号档案类别归档时限基本内容责任人1上年度各部门/项目部形成的档案资料下年度6月30日前详见本文第四条 归档范围及保管期限中管理类、营销类、培训学校类的基本内容；原件综合部或办公室负责人2房产项目工程竣工资料项目竣工验收之日起90日内竣工资料（含竣工图）；原件工程部负责人3房产项目前期报建资料总产权办理完毕之日起30日内前期报建资料；原件外联部4新成立公司工商登记资料营业执照下发之日起7日内营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、法人身份证、公司章程、资质证书、验资报告、出资协议等；复印件综合部或办公室负责人5公司工商、税务等变更资料新证下发之日起7日内新证及变更申请备案资料；复印件综合部或办公室负责人6各部门签定的重大合作协议签定之日起3日内合作协议及相应资料；原件我方签定协议经办部门负责人7各部门举办的重大活动活动完成后30日内活动所有资料，如：对外营销方案、对内实施方案等；原件活动的主要承办方综合部负责人8其他需临时归档的档案资料以总公司档案管理部门要求规定的内容为准五、档案管理细则 （一）查阅1严格执行文件、档案的查阅制度及保密纪律。2公司各部门只能进行与其有关的内容查阅，若查阅其它无直接关系的资料、文件，则必须经本部门负责人审核、批准，并由综合部负责人签字认可后，方可查阅。3外来单位来公司查阅资料，须经相关部门负责人签字同意，方可查阅。如需借阅须由公司内部业务相关部门派人代为办理。4查阅时不得将资料、文件带出办公室，查阅时不得擅自抄录、涂改、复印。5查阅已归档总公司档案室的档案，按总公司档案室的管理制度执行。（二）借阅1、根据档案的重要程度，将借阅的档案分为三大类：序号档案级别主要内容备注1一级档案公司证照类（营业执照、组织机构代码、税务登记证、资质证书等）2二级档案项目开发工程的科技档案（前期报建资料、综合资料、竣工资料、竣工图）；公司股权变更资料；项目合作协议及其补充协议等3三级档案公司文书档案（具体内容详见本文第四条 归档范围及保管期限中管理类、营销类、培训学校类的基本内容）、照片、光盘、声像、荣誉实物、各部门宣传画册、项目楼书、DM单等本表中所列资料如未详尽，则参照与其重要性大致相同的档案进行归类。具体标准可由借阅人、档案管理员、综合部负责人三方在借阅登记簿上确认，并以此作为责任依据。2借阅人员要求为防止因人员变动而导致档案资料遗失的现象发生，特将在总公司档案室借阅人员分为二大类：（1）公司（项目）：由所需部门或个人向其综合部或办公室提出借阅资料的申请，再统一由其综合部或办公室在总公司档案室借阅，其他任何人不得在总公司档案室借阅。综合部或办公室借阅资料后，应做好该资料的再次借阅登记，由所需部门或个人在综合部或办公室借阅，并以此作为员工离职时必须办理的手续之一。（2）总公司各部门：由其具体经办人在总公司档案室借阅。3各部门只能进行与其有关的内容借阅。4严格并完整填写资料借/领用申请单。5借阅审批权限：（1）公司、项目部借阅：序号档案级别审批权限备注1一级档案综合部负责人、公司总经理签字原则上不外借2二级档案综合部负责人、公司分管领导签字尽量使用复印件3三级档案综合部负责人签字（重要文件需其分管行政的领导签字）（2）总公司各部门借阅：序号档案级别审批权限备注1一级档案部门负责人、综合部经理、总公司总经理签字原则上不外借2二级档案部门负责人、综合部经理签字尽量使用复印件3三级档案部门负责人签字（重要文件需综合部经理签字）6借阅期限：（一） 档案资料原则上不外借原件，可在综合部借阅复印件。（二） 如因特殊情况外借，按审批权限签字确认后方可借出，一级档案借阅期限为1个工作日；二、三级档案的借阅期限为1个月，到期必须归还。（三） 档案管理人员应在档案借阅到期前3个工作日，通知借阅人限期归还，如须继续借阅，则应重新办理借阅手续。7借阅的资料不得未经允许转借他人，不得任意毁坏、修改、抄录、公布。（三）领用1资料领用须严格并完整填写资料借/领用申请单。2领用资料的状态为复印件，须由领用部门负责人在申请单上签字，重要文件还须综合部负责人签字同意。3领用资料为原件，除领用部门负责人和综合部负责人在申请单上签字外，还须有分管领导签字批准。4外来单位来公司办理领用资料，须持其单位开具的介绍信，并经我公司相关部门负责人签字同意，方可领用。5领出的文件资料必须进行严格的登记，并留下审批单备案（审批单必须按要求填写完整）。同时应严格按照申请单上注明用途使用，不得挪作他用。6领用已归档总公司档案室的档案按总公司档案室的管理制度执行。（四）其他1公司各部门职员离开公司，应还清所借档案资料，并由公司档案管理人员签字认可，方可办理其他相关离职手续。2公司、项目部职员离开公司时，应由综合部或办公室签字确认是否归还所借档案资料，方可办理其他相关离职手续。3公司、项目部综合部或办公室职员离开公司时，应还清所借档案资料，并由公司档案管理人员签字认可，方可办理其他相关离职手续。4职员在公司范围内办理调动手续时，须进行档案资料的清查工作，应由公司档案管理人员签字确认。5文件、资料在使用期内，因特殊需要，档案管理员有权催还，借用人必须全力配合。6原则上房地产开发项目前期报建文件不提供电话查询。7房地产开发项目前期报建文件、资料的查阅、借阅及归还，经办人必须到总公司档案管理部门办理，不得传真或邮件资料借/领用申请单并要求档案管理人员通过传真等方式借阅。六、处理办法（一） 违反档案管理制度，资料收集不完整、归档混乱、未按规范要求管理者，对责任人处以人民币50元的罚款。（二） 违反档案管理制度，未按归档时限要求办理档案资料的移交工作者，对责任人处以人民币50200元的罚款。（三） 违反档案管理制度，造成资料遗失或损毁者，根据不同级别的档案采取不同的处理办法：1档案管理员未提前通知借阅人限期归还档案，造成档案遗失的，未给公司造成经济损失者，处以档案管理员200元的罚款；给公司造成经济损失或恶劣影响的，处以责任人当月收入5%的罚款。2如借阅人员逾期无故不还，则按逾期一天，罚款50元的标准，以此类推，最高期限不得超过5天。超过5天者，另处以责任人当月收入3%的罚款，追究该部门负责人连带责任，并在全总公司范围内进行通报。档案管理员可对该人员作出不再进行资料查阅及借、领用的决定。3一级档案：原则上一般不外借，如借阅人在借阅期间遗失，根据情况严重程度，处以责任人2000元人民币以上的高额罚款，责任人应承担后期补证所需费用，同时按照过错责任追究制度承担相应责任。4二级档案：如借阅人在借