云南滇珍宝办公室管理制度.doc

云南滇珍宝生物科技有限公司办公室管理流程为了让公司管理制度更加完善，日常工作进行得更加规范、顺利，办公室特做出如下规定：一、考勤1、每天上午8：30分前到办公室签到，下午5：30分签退，（中午12：0013：30为午休时间），公司所有员工每天必须上下班皆用指纹打卡机打考勤，如有特殊情况不能按时回公司签到、签退者，必须提前向部门负责人说明原因，事后填写考勤处理单，如不提前告知部门负责人，按迟到、早退处理。2、迟到或早退1 -5分钟以内罚款10元；迟到5分钟-15分钟以内罚款20元；迟到15分钟-30分钟以上按旷工半天处理，连续旷工两天或月累计五天，视为自动离职。3、每天上午10:00以前所有市场部工作人员必须安排好各自工作离开办公室（除办公室人员外，特殊情况除外）。4、员工请病、事假应填写请假单、一天以内，经部门负责人审核签字生效，当日报办公室备案；如有突发状况，可在事后1天内补齐假条，不按时补假条者按事假三天处理扣除工资，三天以上请假须报市场部总经理批准方可生效，否则按旷工处理。三天以上病假必须出示医院证明。5、员工出差以出差计划表为考勤依据。处理单上工号（指纹登录号）必须填写，日期后注明上午或下午，事由填写详细，处理单须由部门负责人审核，办公室负责人批准方可生效。处理单上内容缺一视为未无效处理，代填或过期同样视为无效处理。6、每月1日要求各部门负责人核对本部门员工档案表交于办公室，（各部门负责人必须在每位新员工上岗第一天通知办公室（包括姓名、性别、职务）、联系方式、身份证号码、身份证复印件，如未准时上报，产生工资差额由各部门负责人承担。7、办公室每月1号核对员工人事档案表报给财务。8、每月2号前做上月员工考勤发给财务，以便发放员工工资。二、办公室日常工作1、每天监督各部门打扫办公区域卫生， 须8：30分以前打扫完，凡不清除灰尘、垃圾，将第二天继续值日。采取轮流值日，每人一天轮流进行（包括市场部工作人员）。下班时负责检查水、电、门、窗等安全工作。2、每周一早上9：00组织召开一次周例会，会议由办公室组织召开，公司全体员工必须准时参加（除工厂人员外），如有特殊情况不能到公司签到或开会者必须提前通知办公室备案。3、每月5号前申请制作员工名片（转正后可以申请），必须填写名片申请表上报办公室统一制作，迟报或漏报将推迟下月进行办理。4、各部门主管以上人员的手机必须全天24小时开通，其他员工每日8：0012：00必须开通，若有特殊情况不能开通及时报办公室，以便影响工作的开展。5、办公室及时更新通讯录。各部门所有员工如有更换手机号码必须第一时间告知办公室。6、负责收发公司所有传真及汇报工作（包括回传、登记、存档）。7、负责与工厂相关事项的对接工作（货物联络函、检验报告单） 8、对公司固定资产进行管理，定期做固定资产盘点，做到爱护公司财产。9、负责对内的所有服务与管理工作和相关外联工作。10、负责市场部所有员工的考勤工作，值日情况和市场部员工的思想交流。11、市场部的后勤服务工作，相关资料档案、文件的整理、收集、存档、打印。12、与公司各职能部门主管的沟通、交流、信息反馈、收集，事件处理等工作。做到承上启下、上传下达的职能。负责公司产品知识培训，制度考核等工作。13、负责办公室的所有电话接听，重要事件要记录电话内容，办公室人员接听电话时必须使用普通话。14、接电话时必须礼貌用语：“你好！云南滇珍宝生物科技有限公司”（如接内部电话：“你好！办公室”）。15、接电话时不可大声与对方争吵，办公室座机电话不得打私人电话，一经发现每次罚款10元，办公室座机电话尽可能长话短说。16、负责公司的接待、培训、监督等工作，另外对市场部的其他活动的组织与协调。17、人事资料管理、人员招聘、会议组织、会议纪要记录、传达、发放。18、办公室每月不定期对各部门、各片区员工进行电话抽查，内容包括工作情况，产品知识掌握情况，工资领取情况、生活辅助情况等。19、每月26日为公司大扫除日，要求8：30分开始打扫，所有人无特殊情况必须准时参与。打扫范围包括公司办公室、厂区办公室、厂区所有车间卫生及仓库，办公室将进行检查。三、市场监督 1、监督各部门、各片区每周六下午17：30以前上交本周工作报表，下周工作计划报表，每次未按时交给予罚款10元的处罚。消费者登记表、赠品发放表于每周一10：00之前上报办公室。每次未按时交给予罚款10元的处罚。2、每月最后一周周六下午15：00-17：30召开公司产、供、销会议，参会人员为部门主管以上。会议由公司总经理主持。3、每月30日前各部门、各片区交上月销量明细（电脑数据）于办公室汇总。未按时上交者给予每次罚款50元的处罚。4、每月30号前上交各片区负责人月工作报表给市场部经理。5、办公室每月1日做月销量明细统计表交总经理。四、出差1、各片区负责人如需出差，须提前1天上报公司，必须填写出差计划表，上报市场部经理批准后方可，否则所产生的一切费用不予报销。五、货物、宣传品管理1、各片区需领用宣传物料，必须到办公室指定处开单，单据上必须有货物管理者的签名，凭单据提货及领用物料。2、要货计划、宣传物料计划、必须每月5号前上报公司。3、各片区如需申请货物，必须先传银行打款回执单和要货申请表，财务确定款到后办公室物流部将在两天内给予发放货物。六、车辆使用1、市场部用车必须由市场部经理批准或口头同意方可使用，否则每次罚款50元。2、车辆使用必须由驾驶员驾驶，若私自开动每次罚款50元，出现车辆事故由个人承担一切后果。3、驾驶员行驶一切以安全为第一原则。六、培训1、每月月底市场部制定培训计划，必须对公司产品知识进行统一培训。2、培训时请各位员工关闭手机或调为振动。3、培训期间不得大声喧哗、窃窃私语影响培训进程。4、培训结束后请认真复习，办公室将进行抽查考试。六、会议1、每月召开一会月工作例会，一般由市场部经理、各部门负责人、各片区负责人参加，对本月工作进行总结和下月工作进行计划。2、日工作安排，每日由各部门负责人根据每周工作计划加以确定或调配做出安排部署，并由员工来执行完成。3、为严肃会议纪律，除日工作会议外，着装必须按照要求着装，通讯工具关闭或静音，必须做好会议准备和会议记录。会议无故缺席按旷工半天处理，会议无故迟到者处以10元罚款。七、办公用品领用1、办公用品必须以节约为原则，于每月10日以前申请购买，凡是发现私用或转赠他人者，将全部没收，并罚款1050元不等。2、凡公司正式员工每过生日可享受生日贺礼（领取50元蛋糕劵），由领用人签字后财务核销。八、日常工作规范1、办公室人员在办公室之内不可大声喧哗；不可与同事发生争执。2、公司所有员工自带水杯，不得使用公司纸杯，除接待使用外