《采购管理系统》PPT课件.ppt

第七章采购管理 主讲人 xxx 采购业务的基本内容 采购业务的处理 月末结账 一 采购业务的基本内容 采购请购 可省略 采购订货 可省略 采购到货 可省略 采购入库采购发票采购结算确定采购成本采购付款结算 请购 采购请购是采购业务的起点 可以根据审核后的采购请购单生成采购订单 业务处理 在采购管理系统中填制并审核请购单 采购系统 请购 请购单 订货 订货是指企业与供应商签订采购合同或采购协议 确认要货需求 业务处理 在采购管理系统中填制并审核采购订单 采购系统 采购订货 采购订单 到货 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节 一般由采购业务员根据送货单填写 确认对方所送货物 数量 价格等信息 业务处理 在采购管理系统中填制到货单 采购系统 采购到货 到货单 采购入库 采购入库是指供应商提供的货物验收合格后 放入指定仓库的业务 仓库管理员要填制采购入库单 采购入库单可以直接录入 也可以由采购订单或到货单产生 业务处理 在采购管理系统中填制采购入库单 采购系统 入库单 采购入库单 采购发票 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证 系统根据采购发票确认采购成本 发票类型增值税专用发票 普通发票和运费发票 业务处理 在采购管理系统中填制采购发票 采购系统 采购发票 专用采购发票 采购结算 采购结算也叫采购报账 是指采购核算人员根据采购发票和采购入库单确定采购成本 采购结算分为自动结算和手工结算 业务处理 在采购管理系统中进行采购结算 采购系统 采购结算 手工结算或自动结算 确定采购成本 采购结算后 系统自动根据采购入库单和采购发票确定其采购成本 对采购入库单进行记账并生成入库凭证 采购付款结算 采购付款结算是在应付款管理系统进行的 主要完成采购业务转入的应付款项的形成和付款处理情况 根据结算方式不同又分为赊购业务和现付业务两种情况 实验资料 2008年6月2日 业务员杨磊向上级主管提出请购要求 请购鼠标200只 单价40元 供应商为万邦公司 业务员据此填制请购单 需求日期为2008年6月5日 业务类型 请购业务 实验资料 2008年6月3日 上级主管同意向万邦公司订购鼠标200只 单价为40元 要求到货日期为2008年6月5日 业务类型 订货业务 实验资料 2008年6月5日 收到所订购的鼠标200只 填制到货单 业务类型 到货业务 二 采购业务的处理 单货同到业务暂估入库业务现付业务退货业务 1 单货同到的处理流程 填制并审核采购入库单 填制采购发票 采购结算 将入库单进行记账 生成入库凭证 审核采购发票并生成凭证 填制付款单并生成凭证 1 2 3 4 5 6 物流 资金流 实验资料 2008年6月5日 将所收到的货物验收入原材料仓库 同时收到该笔货物的专用发票一张 票号6123 采购部将发票交给财务部 财务部确认此业务所涉及的应付账款和采购成本 业务类型 单货同到 设置采购专用发票的发票号 完全手工编号 1 在库存管理系统中录入并审核采购入库单2 在采购管理系统中根据采购入库单生成采购发票3 在采购管理系统中进行采购结算4 在存货核算系统中记账并生成入库凭证5 在应付款管理系统中审核采购发票并生成应付凭证6 在应付款管理系统中填制付款单并生成凭证 实验步骤 采购结算后 采购入库单和采购发票不能修改和删除 必须先取消采购结算 取消采购结算在 结算单列表 窗口 单击删除按钮即可 注意 在应付款管理系统可以采用立即制单的方式生成凭证 也可以通过 制单处理 菜单进行批量制单 注意 单货同到业务总结 所涉及的子系统 采购 存货 库存 应付款系统 填制的原始单据 采购发票 采购入库单 付款单 借 在途物资应交税费贷 应付账款 借 原材料贷 在途物资 借 应付账款贷 银行存款 2 暂估入库业务 系统提供了三种处理方式 月初回冲单到回冲单到补差 月初回冲是指月初时系统自动生成与暂估入库单完全相同的红字回冲单 暂估处理后 系统自动根据发票生成蓝字回冲单 月初回冲 单到回冲 单到回冲是指进行暂估处理时 系统自动生成红字回冲单和蓝字回冲单 单到回冲 填制采购发票 采购结算 暂估处理 红字回冲单制单 蓝字回冲单制单 1 2 3 4 审核采购发票并生成凭证 5 实验资料 2008年6月9日 收到益民公司提供的上月已验收入库的50个主板的专用发票一张 票号6688 发票单价为620元 进行暂估报销处理 确定采购成本及应付账款 业务类型 暂估业务 1 在采购管理系统中根据采购入库单生成采购发票2 在采购管理系统中进行手工结算3 在存货核算系统中进行暂估成本处理并生成凭证 查询暂估处理前后的存货明细账 4 在应付款管理系统中审核采购发票并生成应付凭证5 在应付款管理系统中填制付款单并生成凭证 实验步骤 思考题为什么在采购管理系统中采用手工结算进行采购结算时 看不到采购入库单 注 上月暂估入库业务 答 看不到采购入库单是由于选择结算范围时 没有修改结算日期 单到回冲业务总结 所涉及的子系统 采购 存货 应付款系统 填制的原始单据 采购发票付款单 借 在途物资应交税费贷 应付账款 借 原材料贷 在途物资 系统自动生成的原始单据 红字回冲单 蓝字回冲单 借 原材料 红 贷 应付账款 红 单到补差 单到补差是指报进行暂估处理时 系统自动生成调整单 调整金额为实际金额与暂估金额的差额 3 现付业务 现付业务是指当采购业务发生时 立即付款 即以现金或支票付款 采购业务 现付业务 的处理流程 填制并审核采购入库单 填制采购发票 采购结算 将入库单进行记账 生成入库凭证 审核采购发票 生成采购凭证 1 2 3 5 6 物流 资金流 现付处理 4 7 实验资料 2008年6月12日 向益民公司购买键盘350只 单价80元 只 验收入原料库 同时收到专用发票一张 票号为85011 立即了以转账支票形式 支票号Z011 支付货款 业务类型 现付业务 1 在库存管理系统中录入采购入库单2 在采购管理系统中录入采购发票进行现付处理和采购结算3 在存货核算系统中记账并生成凭证4 在应付款管理系统中审核采购发票并进行现结制单 实验步骤 现付业务总结 所涉及的子系统 采购 存货 库存 应付款系统 填制的原始单据 采购发票 采购入库单 借 在途物资应交税费贷 银行存款 借 原材料贷 在途物资 从入库单角度来看从发票角度来看 4 采购退货业务 从入库单角度来看 分为两种情况 1 入库单未记账即已经录入 采购入库单 但尚未记入存货明细账 此时又分三种情况 未录入 采购发票 如果是全部退货 可删除 采购入库单 如果是部分退货 可直接修改 采购入库单 已录入 采购发票 但未结算如果是全部退货 可删除 采购入库单 和 采购发票 如果是部分退货 可直接修改 采购入库单 和 采购发票 已经录入 采购发票 并执行了采购结算若结算后的发票没有付款 此时可取消采购结算 再删除或修改 采购入库单 和 采购发票 若结算后的发票已付款 则必须录入退货单 2 入库单已记账 必须录入退货单 从发票角度来看 分为两种情况 1 采购发票未付款当入库单尚未记账时 直接删除 采购入库单 和 采购发票 已结算的 采购发票 需先取消结算再删除 当入库单已经记账时 必须录入退货单 2 采购发票已付款此时无论入库单是否记账 都必须录入退货单 退货处理操作流程 填制并审核红字采购入库单 填制红字采购发票 采购结算 将入库单进行记账 生成入库凭证 审核采购发票 生成凭证 1 2 3 4 物流 资金流 5 实验资料 2008年6月15日 发现从益民公司购买的键盘质量有问题 退回10只 单价80元 同时收到票号为6364的红字专用发票一张 对红字采购入库单和采购发票进行结算处理 财务部冲销此业务所涉及的应付账款和采购成本 1 在库存管理系统中录入并审核红字采购入库单2 在采购管理系统中录入红字采购发票3 在采购管理系统中进行采购结算4 在存货核算系统中记账并生成入库凭证5 在应付