PowerPoint2007使用技巧.docx

PowerPoint2007技巧篇一、Powerpoint中快速插入不同背景图片在我们制作Powerpoint课件的过程中，一个课件常常包含多张幻灯片，而且为了课件的美观，几乎每张幻灯片中都会插入不同的图片作为背景。同样的插入背景图操作重复N次，实在是太累人了。其实可以通过“宏”来快速完成这一工作。在硬盘的任意位置(如F盘根目录)新建一个名为“Background”的文件夹，然后将需要插入到PPT课件中的背景图片复制到该文件夹，并对所有的背景图片进行重命名，图片文件名的格式为“1.jpg”、“2.jpg”、“3.jpg” 启动PowerPoint2003/2007，然后单击“工具宏VisualBasic编辑器”命令，打开“VisualBasic编辑器”窗口，然后右击该窗口左边的“VBAProject”，选择“插入模块”命令，插入一个代码模块，然后在右边的代码窗口中输入相应代码(代码可在/bzsoft下载)，关闭“VisualBasic编辑器”窗口，上边输入的模块代码就会自动保存，最后单击菜单“文件保存”命令，将PPT演示文稿保存到“F:Background”目录下，文件名为“批量插入背景图片.ppt”。1小提示：在我们提供的代码中，“.Background.Fill.UserPictureF:Background& I &.jpg”表示插入到幻灯片中的背景图片保存在“F:Background”目录下，背景图片的格式为jpg，如有不同，请自行更改。接着单击菜单“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框并切换到“命令”选项卡，然后选中“类别”下边列表框中的“宏”选项，这时在“命令”下边的列表框中就会出现我们刚才新添加的宏了(如图1)。在如图1界面中将“命令”下边列表框中的“CharuPic”宏拖动到工具栏中的任意位置，松开鼠标后，在工具栏上就会出现一个名为“CharuPic”的按钮，右击该按钮，在出现的右键菜单中，将按钮的名称修改为“批量插入背景图片”;在“更改按钮图像”子菜单中选择自己喜欢的图片作为按钮的背景，最后关闭“自定义”对话框。以后只需要单击工具栏上的“批量插入背景图片”按钮，稍等片刻，PPT课件中的所有幻灯片就自动完成背景图片的插入工作了。小提示：如果单击工具栏上的“批量插入背景图片”按钮不能完成幻灯片背景图片的插入工作时，可单击菜单“工具宏安全性”命令，打开“安全性”对话框并切换到“安全级”选项卡，将安全等级设置为“中”，就可以了。二、PPT2007将Excel图表转为图形对象在PowerPoint2007中，我们会经常尝试将Excel2007图表转换为Office图形对象，以便将图表的某些部分设置为不同格式。但是，当我们尝试将Excel2007图表转换为Office图形对象时，转换功能不可用。这个功能在早期版本的Office中是可用的。比如在早期版本的Office中，可以将Excel图表转换为Office图形对象。然后，可以取消图形组合并将图表的某些部分设置为不同的格式。问题原因：在2007Officesystem中，Office图形对象功能已被替换。PowerPoint2007和Excel2007现在共享相同的绘图功能。解决方法：若要在PowerPoint2007中将Excel图表的某些部分设置为不同的格式，请单击图表中要设置不同格式的部分。然后，使用“设计”、“选项”和“格式”选项卡上适当的绘图工具对格式进行更改。三、PowerPoint2007插入视频的两种方法为追求更完美效果，在Powerpoint中通过shockwaveFlashObject控件插入SWF格式动画已是家常便饭。但很多情况下，演示文档还需要视频做辅助，下面我们介绍在PowerPoint2007中插入视频的两种方法。1.直接插入法这是最简单方法。用该法插入的视频，在演示界面中仅显示视频画面，和插入图片十分类似。可以说，这是一种无缝插入，效果相当不错，但同时局限性也很大。首先，该法仅支持插入AVI、MPEG和WMV等WindowsMedia格式视频，而像RMVB等其它格式均不支持，不能不令人遗憾。其次，用该法插入的视频，演示时只能实现暂停和播放控制，若想自由选择播放时间可就无能为力了，而且一旦切换到另一张幻灯片，再切换回来，则视频会自动停留在开始部分，大为不便。方法：在PowerPoint2007中单击“插入”标签，点“影片/文件中的影片”，打开“插入影片对话框”，选择影片文件，点“确定”按钮，插入影片的第一帧出现在幻灯片中，选中该视频，你可对播放画面大小自由缩放。PowerPoint2007提供了两种播放方式，一种是放映时自动播放，一种是放映时单击播放，选用哪一种，就看你的需要了。2.WindowsMediaPlayer控件法如果想自由控制视频的播放进度，不妨采用WindowsMediaPlayer控件法，幻灯片中会出现WindowsMediaPlayer的简易播放界面，利用播放器的控制栏，可自由控制视频的进度、声音的大小等。双击还可自动切换到全屏播放状态，和用WindowsMediaPlayer观看影片没什么区别。第一步：开启控件功能。默认PowerPoint2007的控件功能处于隐藏状态，因此，用该法前，先得开启控件功能。在PowerPoint2007中点OFFICE按钮，选择“PowerPoint选项”，打开“PowerPoint选项”设置框，在“常用”项中勾选“在功能区显示开发工具选项卡”，点“确定”，回到PowerPoint2007编辑界面，则功能区多出一新选项卡，即“开发工具”。第二步：插入视频。单击激活“开发工具”选项卡，点“控件”项中的“其它控件”，弹出对话框，选中“WindowsMediaPlayer”，点“确定”，鼠标变成“+”状，拖动，则Windows Media Player播放界面出现在幻灯片中，选中，点击右键，选择“属性”，弹出对话框，在“URL”项中输入视频文件的路径和全名称(若视频文件和幻灯片文件在同一文件夹中，则无需输入路径)。关闭“属性”框，设置成功。小提示：在插入rmvb格式的视频后，会发现打不开，这是因为WindowsMediaPlayer不支持这个格式的缘故，这个问题可以通过安装FFDshow解码器解决，安装解码器后，也可以嵌入FLV格式的视频了。3.直接解压提取PowerPoint2007图片在PowerPoint2007中默认保存的文档是一种扩展名为.PPTX的新格式，这种格式保存的演示文档其实就是一个ZIP格式的压缩包，可以直接用WinRAR打开。如果安装了WinRAR软件，只要先打开WinRAR，然后直接把*.PPTX文件用鼠标左键按住拖动到WinRAR窗口中放开，就可以打开PPTX文件。双击打开其中的PPT文件夹，这个PPTX文件中的所有图片都在里面的MEDIA文件夹中。右击MEDIA文件夹选择“解压缩到指定文件夹”进行解压后，从解压的文件夹中就可以直接找到你想要的图片文件了。如果你没安装WinRAR，只要通过重命名把文件扩展名改成.ZIP，就可以直接双击打开压缩包，然后就可以把PPT/MEDIA/文件夹复制粘贴出来保存了。不过一般得先从“开始/控制面板”中打开“文件夹选项”，在“查看”选项卡的高级设置列表中取消“隐藏已知文件扩展名”复选项前的对勾后才能看到、修改文件扩展名。通过这个方法可提取图片文件和剪贴画，且提取的图片是插入后未经修改的原图。若你只需要PPT文件中的个别图片，也可以直接打开PPT文件，右击你需要的图片选择“另存为图片”，在另存为图片对话框中选择适当文件类型命名保存即可。在此你若同时选中多张图片右击进行另存，还可以把这几张图合并成一张图片输出。四、PowerPoint中插入flash的简单方法本文介绍一种另类的方法将Flash生成的.exe动画文件插入PowerPoint演示文档中。方法如下：1.先插入一张图片。2.该图片“动作设置”中的“单击鼠标”选项中选择“运行程序”，并指定文件路径和文件名。注意：用这个方法时，一定要把在PPT菜单“工具”-“选项”“安全性”-“宏安全性”的“安全级”选项变为“低”。不然的话，每次演示都会弹出个警告框。五、Powerpoint幻灯片手动翻页设置有时候我们在播放Powerpoint幻灯片的时候，会发现幻灯片不等演讲人动作就自动翻页了，这是怎么回事？如何避免这种情况呢？一般遇到比较重要且时间要求严格的场合，很多朋友用“幻灯片放映”中的“排练计时”来预先练习，这样很容易出现下次再演示幻灯片自动播放。其实只要我们做一些小的设置就可以了。Powerpoint2007在Powerpoint中依次打开“幻灯片放映设置播放方式”。在“换片方式”中，将“如果存在排练时间，则使用它”前面的选项改成“手动”，点“确定”返回即可。将“换片方式”设置为“手动”六、将PPT演示文稿转成视频文件随身携带如果你明天有一份重要Powerpoint商务文稿需要去客户那里演示，为了不手忙脚乱，可以在上下班途中抓紧时间复习一下。无奈手上的PMP播放器、PSP掌机、PPC智能手机等移动设备，通常都只是用来看电影、玩游戏，能不能将PPT演示文稿放到移动设备中观看呢？当然可以！只要将PPT文稿转换为视频文件就可以轻松解决这个问题。利用PresentationtoVideoConverter这款软件，我们能轻松地将PowerPoint演示文稿转换成你需要的任意视频格式。PresentationtoVideoConverter下载地址/soft/multimedia/videoturn/33/436533.shtml运行软件后指定一个需要转换的PPT演示文稿的文件路径，设置好转换后的视频保存路径，该软件支持AVI、ASF、WMV以及MPEG等多种视频格式，可以根据需要选择。点击“视频设置”和“音频设置”可以对音视频解码器进行设置。在“属性”下面根据需要设置一个视频宽高比，这个可以根据自己的移动设备分辨率来决定。全部设定好以后，点击“开始”按钮即可(如图)。转换完成后，将得到的视频文件传到你的移动设备中就可以播放了。值得一提的是，就算你的电脑中没有安装MicrosoftPowerPoint，该软件也能正常转换PowerPoint文件，而且转换过程非常安全，不会对原文件造成损坏。小提示：PresentationtoVideoConverter还可以将PPT转换为SWF或GIF格式的动画，这样能起到比较好的演示效果，并且方便传到网上与别人分享。七、一张纸打印多幅Powerpoint幻灯片想将制作好的Powerpoint幻灯片打印出来，但往往一张纸只能打印出一幅幻灯片，实在太浪费了！怎样才能在一张纸上打印出多幅Powerpoint幻灯片呢?第一步：打开“打印”对话框Office2003：执行“文件打印”命令。Office2007：点击Offfice按钮打印打印。或者直接按Ctrl+P。第二步：设置多帧打印在“打印内容”一栏中设置为“讲义”，然后再设置一下右边的其他参数，如每页打印幻灯片数，打印顺序，是否加框等，右边有小图预览打印排列效果，设置好之后，确定打印即可。附：保存常用打印设置为默认打印方式在Office2003中，选择菜单“工具选项”，在对话框中选择“打印”标签，选中“使用下列打印设置”选项，设置好自己常用的相关选项，确定即可。八、如何制作引人注目的PPT演示文稿如果您设计的Powerpoint幻灯片杂乱无章、文本过多、不美观，就不能在演示的时候吸引别人的注意力并有效地传递重要信息。下面我们就来探讨一下有哪些原则和方法能帮助我们制作出专业且引人注目的Powerpoint演示幻灯片。（一）保持简单PowerPoint幻灯片本身从来不是演示的主角，听众才是主角。幻灯片仅仅是人们用来帮助倾听、感受或接受您传达的信息，所以不要让幻灯片喧宾夺主，不要制作得过于繁杂或充满图表垃圾，应该力求简洁。幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。（二）限制要点与文本数量演示的对象是观众。但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻灯片，这听起来可能有些荒唐，但如果没有演示者的解说，再优秀的PowerPoint幻灯片也几乎没有什么意义。记住，幻灯片的目的在于支持解说者的叙述，而不是使解说者成为多余的人。经常听到有人这样说：“对不起，我没有看到您的幻灯片。听说它很不错，您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗?”但如果它们是不错的幻灯片，没有您的解说，它们就没有多大用处。所以除了PowerPoint幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料，比仅用PowerPoint幻灯片，更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后，再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物，您就不必用大量文本来填充PowerPoint幻灯片。我们将在下面的交付部分说明更多细节，但只要涉及到文本，请记住一点，绝不能将背朝向观众，逐字阅读幻灯片上的文字。这帧幻灯片很普通，但这样的配色和拥挤的排版让人觉得它更像是一个视力检查表。文字过多，让人昏昏入睡推荐使用上面这类针对性强的幻灯片这样的效果也许更能突出主题（三）限制过渡与动画制作Powerpoint演示的时候加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业的动画。应该谨慎使用动画与幻灯片过渡，仅仅突出要点就可以了。对于要点来说，使用简单的从左至右显示的动画就行了，但移动(Move)或漂动(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢(然而，今天许多演示还使用这种形式的动画)。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡，只需要使用二到三种类型的过渡特效，不要在所有幻灯片之间添加特效。（四）使用高质量的图片使用高质量的图片，包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片，购买专业图库，或使用网络上的大量优质图像资源(但要小心版权问题)。决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸，使它适合幻灯片的布局这样做只会进一步降低图片的分辨率。避免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。而且，如果软件中包含这些内容，观众以前就看过无数次。在1993年使用这些内容可能会让人感兴趣，但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况，并不是所有的PowerPoint剪贴画都让人生厌，但还是小心谨慎地使用它们为好。我经常在幻灯片中使用人物图片，因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位，我就降低不透明性，并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜;如果相片位于主要区域，我希望观众注意它(例如产品图片)，那么图片可以变得更为显著，且不必要多少(或根本不需要)文字说明。避免使用这类低劣的剪贴画这幅经过编辑的库图片更为显著专业。在这个字幕幻灯片中，图片占主要地位。这个幻灯片来自同一演示，首先经过Photoshop的编辑，图片变得次要，并被推到背景部分。（五）建立一个视觉主题，但避免使用PowerPoint模板很明显，在整个演示中，您需要一个一致的视觉主题，但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次(另外，用模板开始演示的效果并不那么强烈)。观众期待看到一个包含新鲜内容(至少对他们来说是这样)的独特演示;此外，观众为什么要参加您的演示呢?没有人会对千篇一律的演示感兴趣，因此我们必须避免使用辅助性的图片，如随处可见的PowerPoint设计模板，它只能说明演示非常刻板，或提前就设计完成了。您可以制作自己的背景模板，它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个PowerPoint文件保存为设计模板(扩展名为.pot)，这个新模板就会出现在微软标准模板中，方便以后使用。您还可以在线购买专业的模板。（六）应用适当的图表经常问自己这个问题：“我需要多少细节?”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法;以下是需要紧记的工具：圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块。柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。条形图：用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。曲线图：用于说明趋势。例如，上面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋势良好。最后的箭头强调一个问题：我们将来的发展似乎不错。通常来说，表格最适于比较并行数据资料。但是，表格可能缺乏视觉效果。例如，如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门，最好以条线图(见下图)的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。（七）使用好色彩色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提高兴趣，改善学习过程中的理解与记忆能力。您不必成为颜色理论专家，但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类：冷色(如蓝和绿)和暖色(如橙或红)。冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本)，因为它可造成扑面而来的效果。因此，绝大多数PowerPoint幻灯片的颜色方案都使用蓝色背景，黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用这种颜色方案，也可以做一些改变，使用其它的颜色。如果您将在暗室(如大厅)中进行演示，使用深色背景(深蓝、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果。但如果您计划将灯打开(这是相当明智的)，白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。在灯光明亮的房间内，用深色背景配浅色文字效果不佳，但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。（八）选择适当的字体字体可传递微妙的信息，所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体，补充字体不要超过两个(如Arial和Arial粗体)。确信自己了解serif字体(如TimesNewRoman)和sans-serif字体(如Helvetica或Arial)之间的差异。含有大量文本的材料大多用serif字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读，但对于屏幕演示而言，由于幻灯机的分辨率相对较低，使用这种字体可能不够清晰。sans-serif字体一般用来制作PowerPoint演示，但应尽量避免使用千篇一律的Helvetica字体。我经常使用GillSans字体，因为它界于serif字体与sans-serif字体之间，看起来专业而友好，并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体，都必须保证在房间后面看得清文字。 (九)应用视频或音频适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明，可提高主动认知能力，这是人们自然的学习方式。在PowerPoint中，不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点，还可以作为变换口味的手段，因而能够激发观众的兴趣。您还可以在幻灯片中使用音频剪辑(如采访过程)。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效(如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声)。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。（十）花时间对幻灯片进行细分根据多媒体学习理论的细分原则，当信息以小块或小片段的形式呈现时，更易于人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图，您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中，您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片，这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据，增加幻灯片的视觉清晰度，提高信息传达效果。九、制作PPT的10/20/30法则你在使用PPT时，是否想过怎样做才能取得更好的效果？一些简单的法则，往往含义深刻，让人受益匪浅。日本著名风险投资家盖川崎（GuyKawasaki）就提出了PPT演示的10/20/30法则：演示文件不超过10页；演讲时间不超过20分钟；演示使用的字体不小于30点（30point）。10页：不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足已，太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC（风险投资家），GuyKawasaki建议要写出以下10个要点：问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。（一）自己定义结构更清晰项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用，但PPT默认的“点”比较单调，我们能否自己动手，把需要的调出来？提示：执行“格式项目符号和编号”命令，在“项目符号项”或“编号”中，选择你中意义的模板，或者单击“自定义”，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富，结构更清晰。（二）超级链接内容更丰富总感觉内容不够，万一客户想进一步看到详细的资料呢？提示：有枝叶方有效。首先，选超级链接的对象（文字、图形），单击“幻灯片放映动作设置”或“自选图形|动作按钮”，选一种按钮，拖动出图形案钮，然后在“动作设置”对话框中选“超级链接”，选中要链接对象确定即可。如果更改选中对象，进入“插入超级链接”，对“插入超级链接”对话框内容修改并确定，若选“取消链接”则超级链接就删除了。20分钟：虽然你可能有只有1个小时，但投影可能就需要很长时间，此外观众可能会迟到或早退，何况与听众的互动与问答时间又如此重要，所以只说20分钟时间是个明智的选择，而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。（三）排练计时精确把握时间有时候，我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多，只好草草收场。怎样精确地把握时间呢?要获得时间的保证，可以在正式演示前自己预演几遍。进入“幻灯片放映排练计时”，可手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间，非常方便。（四）快捷键提速好帮手放映开始时，利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。当然，如果按F5，就直接进入播放状态。默认状态下，按回车或空格都是下一页（如用无线鼠标便于站立状态的演讲），“”是返回上一页，Esc是返回普通视图状态。回答听者提问或者中场休息时，按B键，就直接切入了黑屏，再按一次就能恢复原状。30点字体：30点字体的话，在一页PPT里可放不下多少字。不过GuyKawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。（五）高亮对比字体更醒目字体大了，光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗？不用如此麻烦。在PPT中，采用高对比度来查看幻灯片即可。首先进入Windows的“开始设置控制面板”命令，双击“辅助选项”图标，在“显示”选项卡上，选中“使用高对比度”复选框，确定。然后在PPT的“视图”菜单上，指向“颜色/灰度”，执行“高对比度”命令。注意：高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图，它仅是一种屏幕设置，不影响实际的演示文稿，也不应用于打印的演示文稿。写得越多，内容越丰富，看起来就越有力吗？不然。关注整个PPT的逻辑主线，在阅读的过程中思考每一张PPT在整个陈述中的作用，相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来，脑子里有一个“bigpicture”，将更丰富的数据、论据等内容作为“附件”，让正文变得直接和简洁，在陈述中自然转和，重点突出，才是硬道理。10/20/30法则，如果你觉得有道理，就尝试着改变自己的一些习惯吧。十、用PowerPoint的“会议记录”做实时电子笔记进行课题小组讨论时，通常我们都是一边放映Powerpoint演示文稿，一边各抒己见，负责人同时还要对大家的讨论进行记录，以便及时修改并最终定稿，很是辛苦。其实我们完全可以用PowerPoint的“会议记录”来做“电子笔记”，可以在演示文稿放映的同时能便捷地将内容记录在幻灯片中。首先，我们照常放映Powerpoin演示文稿，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中执行“会议记录”命令，在对话框中选择“即席反应”选项卡，在“分配至”文本框中输入发言者的姓名，在“描述”文本框中输入发言的内容。单击“添加”按钮，此时发言者的姓名、发言的内容和发言的日期均被添加在下面的文本显示区域中。确定，关闭“会议记录”对话框，并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片，其中的内容就是所有的会议记录。这样，我们既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录，一切工作都是同步完成的。由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体，因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿中进行，非常方便。十一、PowerPoint演示文档“非全屏播放”在实际使用PowerPoint的演示文稿过程中，往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，但是如果用鼠标点击PowerPoint幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项，或者直接按下“F5”快捷键，将启动默认的全屏放映模式。在这种模式下则必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合键与其它窗口切换，很不方便。其实，我们只要这样操作，就可以得到一个带标题栏和菜单栏的PowerPoint幻灯片“非全屏”播放窗口了。先按住Alt键不放，再依次按下D、V键激活幻灯片播放。这样我们就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口进行操作了，如最小化和自定义大小等。如果需要返回编辑状态，请按住Alt键不放，再按两下E键，则可返回设计编辑模式。十二、Powerpoint2007压缩图片为演示文稿瘦身如果你用的是Office2007，经常要制作演示文稿，不妨利用PowerPoint2007对演示文稿的体积作进一步的压缩，方法很简单。打开需要压缩的演示文稿，单击左上角的office开始按钮，选择“另存为-其它格式”，或者直接按下F12功能键，此时会打开“另存为”对话框，单击左下角的“工具”按钮，从下拉菜单中选择“压缩图片”，打开“压缩图片”对话框之后，单击“选项”按钮，可以看到这里提供了三种不同的输出方式，我们可以选择“屏幕”或“电子邮件”方式，确认后返回即可。对于以前使用PowerPoint2003格式保存的演示文稿，我们可以使用PowerPoint2007重新压缩之后进行保存。即使不更换保存格式，文稿的体积也会缩小很多，特别是图片较多的文档，可以精简掉1/4到1/3体积。感兴趣的朋友不妨一试。十三、PowerPoint2007无法输入中文怎么办？之前一直在用MicrosoftOffice2003，但前段时间我把机子里的office升级到了2007，升级之后还一直没用过Powerpoint，今天第一次使用就遇到了一个问题，就是没办法在Powerpoint2007的幻灯片里输入汉字，但数字、英文的输入都很正常。以为是输入法的问题，就换了好几种输入法，但问题还是没有解决。经过一番检查，发现原来是我关闭了输入法设置里的“高级文字服务”导致的。在选项设置里将“关闭所有高级文字服务”前面的勾取消，PowerPoint就可以正常输入熟悉的方块字了。WindowsXP以上的系统这个选项默认是打开的，因为我用习惯了以前的输入法控制器，就把这个给禁用了，所以才遇到了今天的这个问题。希望能给大家提个醒。十四、用宏快速往PPT里插入多张图片如果要往PowerPoint中插入几十甚至几百张图片，并且要求每张图片插入到每张幻灯片页面上（即有几张照片就要有几张幻灯片）你会怎么做？按照常用的方法点击“插入图片来自文件”菜单命令，然后一个一个选择需要的图片，或者点击“格式背景”命令，将图片作为PowerPoint的背景导入，这样也太浪费时间了！在这种情况下，我们可以借助PowerPoint强大的宏功能，将多步操作合并为一步，批量插入图片。第一步：首先准备好图片，假设在C盘下面的Pictures文件夹内有60张jpg格式的图片，如“C：Pictures1.jpg”、“C：Pictures2.jpg”、“C：Pictures3.jpg”等，文件名是有序的数字。第二步：启动PowerPoint2003，按下Alt+F11键打开VisualBasic编辑器窗口，点击“插入模块”菜单命令，在弹出的代码编辑窗口中输入以下代码：Sub InsertPic（）Dim I AsIntegerFor i=1 To ActivePresentation.Slides.CountActivePresentation.Slides（i）.SelectWith ActiveWindow.Selection.SlideRange.FollowMasterBackground=msoFalse.Background.Fill.UserPictureC：Pictures& I &.jpgEndWithNextEndSub第三步：关闭VisualBasic编辑器窗口，上面的模块代码会自动保存。此时，连续按Ctrl+M键建立与图片数目相等（如：60）的多个空白幻灯片。按Alt+F8键打开宏对话框，选中我们上面建立的InsertPic宏，点击“运行”即可，60张图片很快就自动插入到幻灯片中了。十五、将字体嵌入PowerPoint文件随身携带我们经常会遇到这样的情况：由于每台计算机中安装的字体文件不同，在一台计算机上制作好的PowerPoint课件在另一台计算机上打开时，设定的字体会发生改变，影响课件的播放效果。其实，只要在保存PowerPoint文件时选择“嵌入TrueType字体”，就可以让PowerPoint将字体“随身带”了。设置方法如下。打开一个PowerPoint文件，单击菜单栏中的工具按钮，在下拉菜单中选择“选项”命令，系统会打开“选项”对话框，切换到“保存”标签，选中其中的“嵌入TrueType字体”选项。为了减少演示文稿的容量，在选中“嵌入TrueType字体”选项后，再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。单击确定关闭“选项”对话框。十六、PowerPoint实用快捷键操作通常情况下，你可以利用Powerpoint屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态(普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映)之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。例如，当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”;再点击一次“普通视图”按钮(不按Shift键)则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，你需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮。你可以点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式;Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息演示流程并重点突出最关键的数据。动画效果通常有两种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象(包括文本框、图表、艺术字和图画等)应用动画效果。不过你应该记住一条原则，那就是动画效果不能用得太多，而应该让它起到画龙点睛的作用;太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。如果你想对一张或几张幻灯片使用动画效果，就从菜单中选择“幻灯片放映”“动画方案”。你可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果，如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。如果想对某个幻灯片对象应用动画效果，就选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”“自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项，它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果，就点击“确定”按钮关闭该对话框。重复这些步骤直到所有你想要使用动画的幻灯片对象都获得满意的动画效果。当你这样做的时候，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头;你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。十七、PowerPoint2007也玩双显示输出双显示输出的好处很多，就拿演示PowerPoint课件为例，你可以在主显示器上控制播放，而在辅显示器上(投影机端)输出演示(如图)。要实现这样的功能，往往需要一块双头显卡。其实，如果使用PowerPoint2007，也可轻松实现双显示输出功能。运行PowerPoint2007，切换到“幻灯片放映”选项卡，通过“演示文稿显示位置”设置演示文稿在哪个显示器上显示，“分辨率”用于放映演示文稿使用的分辨率。注意，设置的分辨率(刷新率)不能大于投影机支持的最大分辨率(或刷新率)。然后，在“使用演示者视图”前面打勾，单击“从头开始”播放演示文稿。这样你可以在主机操控播放进度和节奏，放大显示备注文字作为演示者的讲解内容等，非常方便。十八、在PPT2007里把PPT批量转为PDF在Office2007中，要把PPT转换成PDF格式很简单，但如果要把大量的PPT转换成PDF就是一件很难的事情了，因为PowerPoint2007(下文简称PPT2007)本身不支持批量转换，不过我们可以利用VBS在PPT2007的外部实现PPT文档的转换，方法也很简单。下面我就教大家详细的转换方法。通过本文可以了解到：1.利用VBS在PPT2007的外部实现PPT文档转换成PDF(PDF.VBS)；2.文件夹选项中对指定类型的文件进行右键功能绑定；提示：Office2007只要安装一个SaveAsPDF的加载项之后，就可以直接利用Office2007中的具体应用来进行另存PDF。经过笔者的尝试，最终知道PDF的文件类型是32，因此我们仍可以使用SaveAs的方法在脚本中实现另存为PDF功能，其关键语法就在于：MyPress.Saveasls_new,32有了PDF.VBS在手，我们只要完成它和资源管理器的整合。批量转换的工作就迎刃而解了。在资源资源管理器中点“工具”菜单上的“文件夹选项”，单击“文件类型”标签，在“已注册的文件类型”中找到“PPT”(或“PPTX”)的文件类型，然后在右键菜单上注册相应的转换功能，如图1所示： (图1)关键就在“用于执行操作的应用程序”里的内容(其中G:Windows对应于系统所在路径，请根据系统路径进行设定)：G:WINDOWSsystem32wscript.exec:pdfpdf.vbs%1%1就是传入的第1个参数，加入双引号的目的是需要考虑全路径名中可能含有空格。接下来就是如何操作批量工作：只要找到多个PPT(PPTX类似)，然后点右键菜单中的PPT2PDF就可以了，图2就是此功能的应用：(图2)转换过程中，PPT2007在调度过时并不真正关闭，会一直转换下去，这5个文件的转换也挺快，然后再看看我们的成果吧：(图3)怎么样?这种批量转换的方法很过瘾吧?如果是几十个或者是几百个PPT(PPTX)的演示文档，或者是经常重复性的操作，使用此方法都非常方便。更让人叫绝的是：因为是和资源管理器进行集成，不论是同一目录还是多重子目录下PPT的转换过程，在利用Windows操作系统的搜索功能后，只要选中相应的文档，再点右键“PPT2PDF”，就可以完成我们“有PPT的地方就有PDF”的终极目标了(当然要求所在目录是可写的，而不是只读)。十九、PowerPoint做交互课件不用VBA也行要想用PowerPoint做交互课件，就必须会VBA编程，这是大家普遍的认识。其实，在用PowerPoint做教学课件时，即使不会VBA，也有许多方法可以做出动感十足的交互效果。一、用“超链接”的方法第一步：新建一文档，输入题目、选项。为设计方便，在这里选项设置为三个。设置文本内容的字体、字号、颜色、位置等属性。第二步：连续复制当前页(根据选项个数，在这里复制三次)，然后分别在每个复制页的一个选项的旁边加上评语，如“正确”或“错误”。具体设置如图1所示。第三步：在试题页选中A选项右击鼠标，在弹出的快捷菜单中点击“编辑超链接”命令，弹出“编辑超链接”对话框，在“链接到”选项中点击“本文档中的位置”，在“请选择文档中的位置”选项中点击“幻灯片标题”下与A选项对应的评语所在幻灯片，为免出错，可在幻灯片预览中查看(如图2)，点击“确定”按钮。这时对A选项的超链接就设置好了。根据同样的原理，我们可以对B、C选项分别进行设置。第四步：为了在鼠标移过选项后幻灯片能自然地返回试题页，我们还需要对每个评语页进行一些设置。在选项A评语页选中选项A右击鼠标，在快捷菜单中点击“动作设置”命令，弹出“动作设置”对话框，点击“单击鼠标”标签卡，在“单击鼠标时的动作”选项中点击“无动作”;在“鼠标移过”标签卡中单选“超链接到”命令，点击“超链接到”选项的下拉按钮，在下拉列表中选择“幻灯片”命令(如图3)，弹出“超链接到幻灯片”对话框，在“幻灯片标题”选项中选择试题页(也就是幻灯片1)，点击“确定”按钮关闭“超链接到幻灯片”对话框，点击“确定”关闭“动作设置”对话框。根据同样的原理，我们可以对B、C选项评语页分别进行设置。二、用“触发器”的方法第一步：同上第二步：在每一个选项后面加上各自相应的评语，设置好评语的字体、字号、颜色、位置等。如图4所示。第三步：选中A选项评语(“正确!”文本框)，右击鼠标在弹出的快捷菜单中点击“自定义动画”命令，出现“自定义动画”任务窗格，点击“添加效果-进入-百叶窗”命令。在任务窗格的动画序列中点击“椭圆形标注5：正确!”右边的下拉按钮，然后在弹出的快捷菜单中点击“效果选项”命令，打开“百叶窗”对话框，选择“计时”标签卡，单击“触发器”按钮，单选“单击下列对象时启动效果”选项，点击其右边的下拉按钮并在下拉列表中选择“形状2：A、牛顿”选项，如图5所示。点击“确定”返回。第四步：根据同样的原理，我们可以对B、C选项进行触发器的设置。好了，现在就设置完了，按下F5键，体验一下交互的效果吧。二十、三强联手完全掌控PPT幻灯片播放节奏大家在用PPT播放幻灯片的时候，是否经常控制不了时间?或者只能在演讲台上放置一个时钟?虽然PPT中可以插入“日期/时间”(同时选“自动更新”)，那也只能显示开始播放的时间，演讲者并不能实时了解当前时刻，要做到这一点，可以请FLASH来帮忙，在PPT的母板中插入一个FLASH时钟就可以了。如图1所示：操作步骤如下：1.打开FlashMX，新建一文档，大小设为25030吧，其余默认。2.在图层1用文字工具拖出六个动态文本框，分别将变量名设为“year”、“month”、“date2”、“day”、“hour”、“minute”、“second”，再加上一些静态修饰文本，如“Time”“：”等，排列如图2：设置文字的颜色与PPT背景相近。由于经过投影仪播放的影像与在电脑显示器中不完全一致，就利用这一点差异使得演讲者能看到数字时钟，而观众却基本看不到。3.新建一层，按F9打开帧动作面板，加入AS代码，注意所有标点符号均为英文半角。详细解说如下：_root.onEnterFrame=function()mydate=newDate();/构建日期时间实例;year=mydate.getFullYear();/读取年份赋给变量“year”;month=mydate.getMonth()+1;/读取月份赋给变量“month”;date2=mydate.getDate();/读取日期赋给变量“date2”;day=mydate.getDay();/读取星期赋给变量“day”;day=星期:+day;/变量day显示格式为星期+day形式;hour=mydate.getHours();/读取小时赋给变量“hour”;minute=mydate.getMinutes();/读取分钟赋给变量“minutes”;second=mydate.getSeconds();/读取秒赋给变量“second”;if(hour12)/否则变量大于12;hour=PM:+hour;/变量hour显示为PM+hour形式.;修改文档的背景色，使之与PPT背景色一致，然后生成SWF文件备用。二十一、不装OfficePPT幻灯片照样轻松放网友发送给MM一个有关演讲技巧的PPT文档，可是，MM的电脑上没有安装Office，这下可急坏了了MM。小强GG我早就想在她面前表现一把了，这正是我的机会。于是我使出杀手锏，让MM看不装Office也能看到PPT文档。1.用PowerPointViewer查看PPT文档微软有免费的PowerPointViewer2003(图1)。下载地址为：/soft/185/18549