会计制度设计仓库管理业务凭证流转程序的设计.doc

仓库管理业务流程设计仓库管理是任何一个工业企业不可或缺的一部分，在企业的整个供应链中起着至关重要的作用，不能保证正确的进货和库存控制及发货，就会导致企业的管理费用增加，服务质量难以得到保证，从而影响企业的效益，长远来看直接影响其竞争力。长喜公司是一家冶金企业，为中等规模生产性企业，一般纳税人。公司设有仓库管理科，专门负责材料的收发。生产用材料主要为A原材料。长喜公司采购的A原材料由销售方送货上门。为完善对公司采购A原材料的管理，特制定A原材料仓库管理业务流程。公司在购进A材料须按以下业务流程进行操作。长喜公司为了保证各部门良好的衔接，工作顺利开展。分别设立了以下职位：1、货仓部：负责货物的清点与入库工作；2、品保部：负责物料的品质检验工作；3、物控部：负责物料的接收和急料的协调工作一、仓库管理流程设计的原则（1） 有利于提高企业工作效率；（2） 有利于明确经济责任，加强内部控制，防止差错和损失；（3） 保证企业材料、货物安全并周转正常；（4） 保证及时、正确的组织会计核算。二、业务流程设计（一）、入库管理1、仓位安排。此项工作后由仓库主管具体负责。 2、收货登记。该工作由仓库主管确定专人负责实施，主管对其工作要进行监管、检查。 （1）商品到库后，首先要认清包件上所注明的收货单位是否明确，然后按货运单逐一清点应收包件总件数。 （2）检查货物情况，应当时向运输部门进行交涉，并按实际收货情况进行签收，发现有包件数量短缺和质量不符合要求的，应及时向采购业务部门反映，并做好差错记录，以备查处。 （3） 认真填写好收货入库记录，对收货时间、总件数、收货人、发货单位，货运部门等均要按登记表进行详细登记。 3、验货。此项工作由主管负责实施，或由主管分派的人员实施。 （1）材料收清后，即可验货，验货时，要按发货单逐个品种进行验收，要认真核对信息。验收完毕后应由验货人在发货单位上签上姓名和收货日期。 （2）收货中发现差错，一是在原始发货单上做好记录，二是及时向采购部门反映，由采购部门及时向发货单位或运输部门查询、传真查询、信件查询等形式，查询时间不能超过2天。差错查询要做到件件有交待，事事有结果。 4、电脑录入。该项工作由仓库文员或业务部的采购员完成。 （1）电脑录入要认真核对，堵住差错源头。 （2）录入数据的实物，要与发货清单上的实际信息一致。 （3）没有把握的数据和信息资料，必须向有关责任人或领导询问清楚后方可录入，不得擅自做主。 （4）当日的收货录入工作，必须在当日内完成。 （5）录入工作完成后，要认真核对、复查，以免出现差错。 5、分类管理存放。此项工作由仓库主管组织、安排仓库管理人员协同完成。 （二）、出库管理1、制单。此项工作主要由业务部门的客服和门市部指定人员完成。 1）仓库发货必须要有正式的发货单为凭，没有发货凭单，任何人不得擅自进行发货。仓库人员在领取发货单时，应具备签字手续。 2）仓管人员在拿到业务部门或门市部的发货单后，要对所开单据进行认真的审核。对未经审核的发货单，一律不得出单。 2、复核。此项工作由主管安排责任心强，工作仔细的人员完成 。 复核人员要按照发货单上的内容逐个品种、逐项的进行复核，并做划钩确认。发现有错配现象，要及时检查校对纠正。经确认无误后，复核人在配书单上签字、以示负责。 3、包装。此项工作由复核人连续作业完成。 1）复核完毕后，由复核人完成打包工作，包装时，根据产品的特点，采用不同的包装方式，以保证产品的码放，运输过程中不致损坏。 2）包装完毕后，应在包件外表醒目处，写上收货单位名称，总件数和包件序号，并注明清单件。 3）待运。待运的产品应分区码放。 4）装车运输前，对待运产品必须进行出仓登记，包括收货单位、地址、电话号码、货运单位等逐项进行登记，并由运输司机、跟车发货人员签字验收。最后由出仓管理员确认无误后方可出库。 4、 货物运送。由专职司机和指派的跟车发货员完成。 1）送货员不能发生遗忘、损坏、送错等现象发生.要保证所发货物完好无损。 2）货运部门发货时，要认真检查货运部门所填货运单上的内容是否与我方要求相符，对收货人、收货单位、电话号码等逐项 进行核对，以免错发、漏发、误发现象发生。 3）送货发运必须在经销商和客户指定的货运公司发货，不得随意乱发。 4）送货完毕后，要及时对发货情况回馈给仓库主管或仓库文员，并交回货运单据，仓库文员要及时和出仓登记表进行核对，确认无误后，转交财务人员做帐。 5）要做到安全行车无事故。 5、差错处理。此项工作由发货人员和仓库主管完成。 1）接到收货单位的差错查询后，仓库主管应立即组织人员进行查找。首先要及时和货运部门取得联系，查找运输途中的原因，然后核对库存，查找发货环节是否出错，根据签字找出经办人员进行检查。 2）出现的差错要积极查找原因，认真处理，不许推诿，确属仓库责任的，必须及时采取补救措施，同时给予责任人相应的处罚。3）成品发出必须由各销售部开具销售发货单据，仓库管理人员凭盖有财务发货印章和销售部门负责人签字的发货单仓库联发货 , 并登记。 （三）、单据管理。 1、完善单据转移签字手续，对业务部门或门市部转交的发货单，经办人要履行签字手续。 2、对驾驶员、发货人员转回的货运单据、发货清单、收货清单由仓库文员负责接收，并在次日内交到财务部门，特殊情况最多不得超过三天时间。3 、仓管员在月末结账前要与车间及相关部门做好物料进出的衔接工作，各相关部门的计算口径应保持一致，以保障成本核算的正确性。 （四）、仓管员要求仓库管理员应责任心强，监守岗位，无故不能离岗。对突发事件能及时处理和协调，保证生产的顺利进行，严防以外事故发生。仓库管理流程图三、业务凭证的设计企业采购业务涉及的自制凭证主要有入库单、出库单、盘点表、领料单、领料登记簿等几种凭证，基本格式如下:图1 入库单样本 图2 出库单样本图3 领料单样本图4 增值税发票联样本（抵扣联略） 图5 盘点表四、仓库凭证流转程序的设计(1) 供货单位送交送货通知；(2) 购货单位业务部门收到送货通知并与合同核对，然后填制一式四联的收货单，第一联留存，将其余联次送交供货单位；(3) 供货单位持收货单将商品送到指定仓库交货，购货单位仓库按收货单验收货物并在收货单第三、四联加盖收货章，留第二联登记货物保管账；(4) 供货单位持收货单(第二、三联)和发票结算货款；(5) 购货单位财务部门核对发货票和收货单后结算货款，留收货单第三联登记货物账，将第四联送给本单位业务部门； (6) 供货单位取得结算凭证，收到货款；(7) 购货单位业务部门根据收货单第四联登记备调卡。仓库凭证流转程序图五、会计处理的设计 由于支付方式不同，原材料入库的时间与付款的时间可能一致，也可能不一致，在会计处理上也有所不同： 第一种情况：发票账单与材料同时到达。简称为单货同到。 会计分录为： 借：原材料 应交税费应交增值税（进项税额） 贷：银行存款（或应付票据等） 第二种情况：发票账单已到、材料未到。简称为单到货未到。 会计分录为： 借：在途物资 应交税费应交增值税（进项税额） 贷：银行存款（或应付票据等） 材料到达、验收入库后： 借：原材料 贷：在途物资 第三种情况：材料已到、发票账单未到。简称为货到单未到。 具体会计分录为： 借：原材料（暂估价值） 贷：应付账款暂估应付账款 下月初将上笔分录用红字冲回： 借：原材料（暂估价值）（红字冲销） 贷：应付账款暂估应付账款 （红字冲销） 等到发票账单到后： 借：原材料 应交税费应交增值税（进项税额） 贷：银行存款（或应付票据等） 第四种情况：采用预付货