企业培训_常用应用文写作方法培训

2011年10月 常用应用文写作方法培训 一 工作计划 一 工作计划概述 工作计划是机关单位或个人对某一时期工作 某一项专门工作 某一方面工作 某项活动作出具体安排 打算时使用的事务文书 常用的名称还有 规划 方案 打算 设想 意见 要点 等等 工作计划 一般分为综合计划和专项计划两种 综合计划一般是指年度工作计划 也可再细分为半年计划 季计划 月计划 旬计划 周计划甚至日计划 专项计划一般是指为完成某项工作任务或者为参与某项活动而制定的计划 二 工作计划的结构和写法 1 标题 标题应在首页第二行开始书写 居中排列 首尾不加书名号 标题中除法规 制度名称和书名加书名号外 一般不用标点符号 公文的标题末尾不用标点 1 标题 计划的标题一般包括发文机关 期限和计划种类三项要素 有四种形式 1 单位名称 时间期限 计划种类 如 公司工会2011年工作计划 2 单位名称 时间期限 内容范围 计划种类 如 公司工会2011年女工工作计划 3 单位名称 时间期限 内容范围 计划种类 补充说明 如 公司2011年营销工作计划 讨论稿 4 时间期限 内容范围 计划种类 如 2011年党务工作室工作计划 2 正文 正文要在标题下面书写 与标题行空一行 如果要署名 应在标题行下面写 署名与标题行空一行 然后再空一行写正文 计划的正文一般包括前言 主体 结尾三部分 1 前言即计划的开头部分 要简要说明制定计划的依据 缘由 说明为什么要制定此项计划 制定计划的目的 意图和意义是什么 有什么指导思想 大体上有三种开头方式 1 前言 概述指导思想 工作和形势的基本情况 计划依据的上级有关决策精神和方针 上级的指示 强调制定计划的重要性 必要性 说明在什么条件下 依据什么制定的这个计划 例如 近年来 国家大力倡导自主创新 着力推动经济发展方式的转变 对央企的科学发展提出了很高要求 目前 我公司自主研发工作已经取得了阶段性成果 根据国务院国资委的要求 下一步我公司自主研发的任务仍很艰巨 因此 制定2010年自主研发工作计划具有重要意义 1 前言 概述制定计划的目的 例如 为动员和组织全班成员围绕车间和工厂目标努力工作 统筹安排2011年的车间生产 根据工厂下达的年度工作目标任务 特制定 车间2011年工作计划 1 前言 前言是计划的开首 是全文的导语和总提 文字要简明扼要 开门见山 不能具体陈述 可以写一段 也可以写二三段 除了上述三种形式的开头外 也还有其它形式的开头 比如 一 指导思想 也就是不写前言 直接写主体 2 主体 要写明计划内容的三要素 目标 措施 步骤 目标 目标是工作计划要达到的总的任务和要求 通常也称 目的任务 目的要求 这里的目的指的是计划所设想的工作 活动的目的 不是制定计划的目的 目标是计划产生的起点 又是计划实施的归宿 要在总目标的基础上 分条分项写明计划目标的具体内容 将目标分解成具体的任务 问题和要求 解决做什么的问题 有时候在目标中包含了指导思想 工作方针的因素 写计划一定要有目标 目标和任务要清楚 明了 切实可行 具有鼓舞性 2 主体 措施 措施是为实现计划 完成任务 达到目标要求而准备采取的一切处置办法 也就是解决问题的办法 包括 采取什么手段 动员哪些力量 提供什么条件 克服哪些困难 如何组织分工 有何奖惩方法等 措施是保证工作计划实现的组织体现 是预先设想的工作蓝图 要具体 实在 科学 合乎实际情况 2 主体 步骤 步骤是对实现计划目标提出的程序安排和时间要求 即为达到目标 完成任务准备分几步走 先做什么 后做什么 何时完成 何人 何部门实施 目标 措施 步骤这三要素 包含了工作计划的主要内容 涉及的问题包括 为什么做 做什么 谁来做 怎么做 什么时间做 在哪里做 三要素必备的是前两个要素 有的计划没有提出具体步骤 比如领导机关的工作计划常常不涉及具体步骤 有目标任务 指导思想 原则方针和措施 没有就具体的时间 程序等步骤提出意见 3 结尾 3 落款 文末落款要写明计划的制定单位 人员和日期 如果在标题下面 正文前面署名 文末就不用落款 但可以写制定计划的日期 二 工作总结的结构和写法 工作总结的结构一般包括标题 正文和落款三部分 1 标题 一是文件式 标题中要素齐全 直书其事 包括单位 时限 内容和文种 也叫陈述式标题 这类标题直接揭示了对何单位何时期何项工作的总结 如 支部2011年党员主题实践活动工作总结 1 标题 二是概述主题式 标题直接概括了总结的主题 这类标题不直接出现 总结 一类字样 但体现了工作总结的文章性质和内容 如 深化团队学习活动创新学习型科室建设三是通讯报道式 标题用生动形象的句子揭示总结主题 类似于通讯报道 如 点焊班 金点子 频出 1 标题 四是多标题式 即用正副标题构成标题 正标题概括总结内容和主题 副标题标明单位名称 内容范围和总结种类 如 以沟通促和谐用和谐促发展 科室2009年工作总结五是简略式 省略了单位 时效和内容等 如 2009年工作总结党支部工作总结科室学习总结总结的标题中间不要出现逗号 顿号 问号 句末一般不能用感叹号 特殊情况可以用问号 总结 工作总结 我的工作总结 2 正文 1 前言 总结的开头部分 应简要说明工作的基本情况 对工作的总体评价 工作的主要过程 主要成绩等 有三种方式 说明时间 地点 背景 介绍完成工作任务的过程 效果 例如 2009年 我们厂以科学发展观为指导 积极应对国际金融危机的冲击 克服了市场疲软 用工短缺 原材料价格上涨带来的生产经营困难 历经开局低迷 年中上升 年末创新高三个阶段 超额完成了全年的生产经营任务 1 前言 概述整个工作情况与主要体会 揭示总结的中心内容与主要精神 例如 2009年 我们科在厂部领导下 以QCD改善为龙头 以 争创学习型科室 争当学习型员工 活动为抓手 全科员工团结一致 扎实工作 取得了突出成绩 一年来的工作 使我们深刻体会到 持续改善是生产经营管理不断进步的根本法宝 坚持学习是企业管理持续进步的根本动力 1 前言 说明总结的动因及其必要性 例如 QCD改善活动是工厂强力推行的管理手段 是班组管理的基础 认真查找QCD改善活动中存在的薄弱环节 总结班组QCD改善的经验做法 是将QCD改善活动引向深入的必要措施 为查找和诊断QCD改善活动存在的问题 得出经验做法予以坚持 推动QCD改善活动深入进行 特做出总结 不论哪种开头 都要简洁明了 开门见山 直截了当 起到总提 引领的作用 2 主体 一般要分段写明六部分内容 在什么情况下 做了些什么工作 取得了什么成绩 有什么体会和认识 有什么经验教训 今后怎么做 也就是 一 基本情况二 主要成绩 主要特点 重点 三 基本经验 做法 重点 四 主要收获和体会 认识 有时可以省略 五 问题和不足 教训 简略 六 今后的设想 打算和建议 简略 3 结尾 一般是自然结束 即不专门写一段话结尾 而是在主体部分写完后自然结尾 也可以在结尾部分谈问题与不足 今后改进措施 打算 努力方向等 结尾不可冗长 拖沓 3 落款 文末写明总结单位 姓名和时间 如果标题中有单位名称 标题之下有署名就不用在落款处写单位 姓名 但可以写完成日期 三 写作应注意的问题 1 内容要实事求是 真实可靠 2 要有特色 3 要突出重点 4 要与工作计划相联系 四 怎样总结工作经验 1 总结做法 找出与众不同的独特之处 2 总结效果 发现突出的有价值的变化 3 将做法与效果结合起来总结 4 总结认识 阐述工作的深刻体会和思想收获 5 将做法 效果与认识结合起来 6 用对比的方法总结 7 用分析的方法总结 8 用综合的方法总结 五 例文分析 例文1 例文2 例文3 三 报告 一 报告概述 报告是下级机关向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议或意见 答复上级机关的询问时所使用的上行公文 报告的内容是已经做了的事情 已经完成了的任务 已经取得的工作成绩 已经出现 发生了的情况 是向后看 对前一时间段的工作进行回顾 分析 汇报 报告是一种法定的行政公文 起着沟通上下级关系 保证机关体系正常运转的作用 二 报告的结构和写法 报告的结构一般包括标题 上款 正文 落款等四部分 1 标题报告的标题可以是完整式 发文机关 事由 文种 也可以是省略式 发文机关省略 例如 厂工会关于2009年职工民主管理工作情况的报告 关于2009年党员教育工作的报告 一季度工作报告 关于党员教育管理工作建议的报告 报告 工作报告 2 上款 抬头顶格处要写明主送机关 即报告呈交的上级机关 机关名称后面加冒号 一般应主送一个上级机关 有的工作可以向多个机关 部门同时呈送报告 例如 公司 厂 厂部 总部 公司总部 尊敬的 领导 3 正文 1 开头 报告的开头要写明报告工作的因由 目的 依据 对工作进行总体评价 用总括性文字简要说明为什么要向上级报告 段末要用关联句子 例如 现将有关情况 工作 报告如下 现就有关工作报告如下 现就有关问题答复如下 2 主体 报告的主体部分和总结的写法基本一样 报告的写法与总结的写法套路是相通的 它们都是对已经做过工作 已经完成的任务 已经发生情况的回顾 检查和分析 都是为了汇报工作 交流情况 总结经验 检查问题 为改进工作理清思路 工作报告 工作报告是向上级机关汇报工作的 一般要报告本单位 本部门 本人的工作做法 一般要写明六方面内容 工作的基本情况 概述 工作主要成绩 完成的主要任务工作的主要做法 主要特点工作的认识 思想收获 可以省略 存在问题及原因 概述 简要 今后努力方向和改进办法 简要 情况报告 情况报告是向上级机关反映情况的 一般要把工作主要事实陈述清楚 要求写明 基本情况基本经过主要结果存在问题原因分析特别是后两部分要重点写 建议报告 建议报告是向上级机关提出工作的具体建议的 在标题文种前面要写明 建议 字样 例如 关于车间QCD改善工作的建议报告 内容一般包括 工作的基本情况工作存在的主要问题提出的解决建议 答复报告 答复报告是用于答复上级查询事项的 一般要针对上级机关的询问 实事求是地回答问题 说明是什么情况 为什么 有什么原因 什么打算 3 结尾 报告的结尾用语常见的有 此报 特此报告 专此报告 等 需要批转执行的 应在文末写明 要用请求性的语气 常见的是 请批转 执行 语气要恭敬 礼貌 如有附件 应写明附件名称 3 落款落款署上发文机关全称 年月日 不能写个人姓名 三 写作应注意的问题 1 内容要实事求是 真实 准确 可靠 具体 2 要突出重点 安排好详略 避免写成流水账 克服一般化 要对工作进行认真总结 分析 突出主要成绩 主要特点 3 要做到有事必报 及时报告 但一般不能越级报告 4 报告中不要夹带请示事项 国家行政机关公文处理办法 规定 报告 不得夹带请示事项 四 例文 例文1例文2 四 请示 一 请示概述 请示是下级机关向上级机关请求指示 批准时使用的上行公文 请示具有上行的请求性 事前预先行文性 内容事项单一性 事项新难性和必批性等特点 请示的内容是尚未进行的工作 还没有发生的事情 准备开展的工作 是向前看 与报告的内容在时间上是相反的 呈交请示的目的是提出解决问题的办法 意见和建议 要求上级批准 同意 与报告的目的不一样 请示也是一种法定公文 对保持上下级沟通联系 推动工作 解决工作问题起着重要作用 二 请示的结构和写法 请示的结构一般包括标题 上款 正文 落款四部分 1 标题请示的标题可以是完整式 发文机关 事由 文种 也可以是省略式 发文机关省略 事由不用加引号 厂工会关于举行第五届职工运动会的请示 关于购买计算机软件的请示 申请报告 申请请示 申请购买 的请示 请求 向 购买 的请求 请示报告 2 上款 抬头顶格位置要写明主送机关 加冒号 例如 公司 公司党委 厂部 公司总部 等等 请示的上款只能写一个主送机关 不能写给领导者个人 不能写 尊敬的 领导 厂长 等个人姓名 称呼 3 正文 请示的内容和计划的内容有相通之处 都是都未来工作的一种设想 是一种预先的思考 打算和安排 请示的正文内容一般包括 1 请示缘由 开头部分主要交代请示的原因 理由 背景 依据 目的 意义等 要开宗明义 直截了当地写明为什么提出请示 为什么要解决问题 陈述就某一问题请示的理由和根据 交代请示的事项是什么 解决的问题是什么 理由和根据要讲充分 例如 我们厂现用的计算机办公软件系统是Office1998 且许多科室 部门现有的计算机办公软件不属正版软件 一方面不能适应数据处理和信息管理的需要 另一方面也违背了国家的有关法规精神 为适应工厂信息化建设的需要 按照公司2005年 文件精神要求 我们厂需要购买正版计算机办公软件 现将有关事项请示如下 1 请示缘由 开头一段的段末要有过渡句 一般是 现将有关事项请示如下 现就有关问题请示如下 我们拟考虑 我们意见如下 等等 2 请示事项 主体部分要写明需要上级明确指示 答复 批准的具体事项 事项的具体内容 通常是解决问题的措施 办法 对策 需要的资金 人员的安排 等等 内容少的一句话括尽 内容多的要分条列项写 具体计划 方案可以用附件形式附录在请示的后面 如果是简短的请示 请示的事项可以不展开写 只需要在开头一段用一 二句话写明请示事项 3 请示结束语 一般是在结尾段写明恭请语句 例如 以上请示妥否 请批示 以上请示如无不妥 请批示同意为盼 妥否 请指示 当否 请批示 盼示复 等等 语气要恭敬 礼貌 不能写 请尽快批复 请务必同意 批准 请一定批准 如果不同意 将要误事 这样不礼貌 有强迫 要挟之感 也不能写 致谢 多多感谢 等等 这样是多余的 4 落款落款要署上发文单位的全称 年月日 不能写个人姓名 三 写作应注意的问题 1 要坚持单一性原则 一文一事 不要一文数事 2 要明确行文关系 不要越级请示 不要多头请示 3 要注意请示与报告的区别 注意将报告和请示分开使用 4 请示是组织对组织使用的公文 个人需要向组织提出要求 应用申请书文种 比如 困难补助申请书 辞职申请书 调动工作申请书等 四 例文 请示1请示2请示3 七 通知 一 通知概述 通知是一种把将要进行的公务事项或将要实行的要求在一定范围内广布出去 让有关部门和人员周知的公文 通知是一种周知性的公文 既可下行 也可平行和上行 广泛用于 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 等等公务活动 一 通知概述 通知具有以下特点 1 使用范围广 内容广泛 使用也广泛 使用频率很高 现行公文中属它使用频率最高 2 时限性强 一般说来 通知要求办理的事项都有时间限制 要求限时处理 3 简便灵活 行文简要方便 写作方法灵活多样 种类多 适用性强 二 格式和写法 通知的基本格式由标题 上款 开头语 主体内容 结束语和落款组成 1 指示性通知 指示性通知适用于上级机关对下级机关发布指示 或用于上级机关对下级机关安排较为重大但又不宜采用 命令 行文的工作事务 1 标题 通常是 关于 的通知 即事由 文种 发文单位可以在标题上写明 也可以不写 在落款处注明 2 上款 抬头处写明受文机关 即要通知的单位 主送机关 1 指示性通知 3 正文 内容一般包括三部分 通知的目的 缘由 依据 通知的具体事项 具体要求 其它问题 主体要写得符合实际 切实可行 要求下级解决什么问题 采取什么措施来解决问题等内容要尽可能详尽 具体 篇幅可长可短 视内容而定 结尾通常写上要求下级报告 执行的惯用语 如 望认真贯彻执行 及时报告 4 落款 在文末空二 三行右下角写明发文单位和日期 5 例文 关于学习宣传和贯彻实施 中华人民共和国科学技术进步法 的通知 2 批转性通知 适用于上级机关批转下级机关呈送的文件 转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的文件 发布规章等 撰写要点 1 标题 通常是 关于转发 批转 发布 的通知 发文机关 事由 文种 关于 前面一般要写明发文机关 转发 批转 发布 的后面是要转发的文件的标题 应当引用全称 除转发规章 法规一类的文件需要加书名号外 标题中一般不要加标点符号 2 上款写明受文机关 主送机关 2 批转性通知 3 正文 这类通知在正文部分内容比较简单 不宜有过多内容 通常是一段话 甚至是一二句话 内容主要有 批转和转发性的 要写明对原文件的评语 意见 对工作的具体指示性要求 可以这样写 现将 转发 批转 给你们 请遵照执行 结尾用语通常是 请结合实际执行 贯彻执行 研究解决办法 等 也可以在 请遵照执行 前面对原文件进行评价 提出其它具体要求 正文之后 落款之前要写明附件 把要批转的文件作为附件附在后面 发布性的 通常是说明性文字 说明规章制定 通过的时间 场合 方式 说明执行要求 要简明扼要 结尾用语通常是 现予公布 颁布 发布 印发 等 4 落款 在文末空二 三行右下角写明发文单位和日期 5 例文 2 批转性通知 办公室关于转发 办公室2006年工作要点的通知 各单位办公室 党委办公室 现将 办公室2006年工作要点 发 2006 号 转发给你们 请结合实际贯彻执行 办公室 年 月 日 3 会议通知 会议通知是会务组织工作的重要事项 要求在会议召开以前 由会议组织部门给与会单位或个人发出 目的是让与会者会前有充分准备 有关资料 工作安排 报到事项等 能准时到会 确保会议的效果 撰写要点 1 标题 标题一般要求要完整 规范 写明是什么会议 如 部关于召开 举行 会议的通知 板报式会议通知 标题可以简单 只写 会议通知 或 通知 即可 发文机关一般可以省略 2 上款 写明接受通知的单位或个人姓名 亦即参加会议的单位或个人 板报式会议通知可以不写上款 3 正文 一般要交代清楚十个要素 会议名称 举办单位 会议基本内容 会议日程和起止时间 参加人员范围对象 会议地点 报到时间及办法 会议材料 会议生活和交通安排 注意事项或其它要求 有的会议规模大 会期长 内容丰富 因此其会议通知内容就要增加 专业性强 有保密要求的会议 通知上就不写会议内容 有的会议比较简单 其通知内容就要简明 一般只写明会议时间 地点 参加人员 会议名称及要求等 如开会的要求不止一项 就应当分条分项写明 4 落款 落款要写明组织会议的单位 发出通知时间 5 例文 通知兹定于 年 月 日召开 会议 地点在厂办公楼会议室 人员参加 请务必准时参加 不能缺席 年月日 关于召开2006年 管理部高温检修工作会的通知 4 学