档案管理制度.doc

档案管理制度1、 目的 1. 公司各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工 作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 2. 行政部为文件的编制、发放，档案资料及图书资料的归档督促和日常管理工作的主要负责部门，各部门在工作活动中形成的各种有参考、利用、保存价值的档案资料，都要按照本制度立卷归档。 3. 坚持部门日常收集保管、归档，行政部最终统一归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本部门的档案资料并及时与行政人员对接归档。档案保管员名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、使用范围：公司全体员工三、归档要求 1. 各部门做好平时文件档案归档、分类保管工作并于每月最后一天以前将上个月办理完毕、批复存档的文件材料整理、立卷，向行政部提交备份。 2. 各部门应及时向行政部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 3. 各部门向行政部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类归整，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待行政部专人签收后各留存一联清单备查。 4. 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间归档及查询有章可依，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后。（4）装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式填写卷内目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化，声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，卷内目录放在档案首页。四、 档案保管期限 1. 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为三年（含三年）至十年左右，短期为三年以下。 2. 确立档案保管期限的原则（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。五、 档案保密级别 1. 档案分一般档案和密级档案两类。档案密级又分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政主管核定密级。 2. 密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；密级档案复制时，需经行政主管及副总以上领导批准。 3. 密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经行政主管及副总以上领导批准。 4. 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政主管鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。 六、 档案的借阅 1. 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员 处的档案借阅登记表上登记，方可借阅。 2. 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意及行政主管批准。 3. 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记表上注销。 4. 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经行政主管批准。 5. 密级档案调阅、复制时均需行政主管及副总以上领导批准。 6. 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过一周。借阅的档案要妥善保管，不得遗失。七、 档案的鉴定与销毁 1. 行政部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。 2. 档案鉴定工作由行政部主管主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 3. 需销毁的档案材料由鉴定小组审定，并经公司领导批准后，方可销毁。销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。八、 各部门档案保管员工作职责： 1. 了解本部门的工作业务，掌握本部门资料的归档范围，做好本部门档案资料的日常归档工作。 2. 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件档案平时收集归卷，分类保管，并于每月度最后一天以前将上月办理完毕、批复存档的文件材料整理、立卷，向行政部归档人提交备份。 3. 人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，办理好档案借阅登记手续并及时清点、催办文件的借阅情况。 九、 综合办公室档案管理 1. 综合办公室归档范围 （1）公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、会议资料、外来文函等。 （2）公司管理制度：公司运营政策、行政管理制度、人事管理制度、财务管理制度、业务管理制度、公司章程、实施细则、程序文件等。 （3）公司人事资料：人事结构、录用考核文件、任免文件、员工花名册、薪资结构、奖惩记录、劳动合同、培训协议、保密协议、车辆管理协议等。 （4）公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志。 （5）行政办公设备档案资料：说明书、合格证、三包凭证、维修记录等。 （6）宿舍管理文件：住宿人员登记、宿舍设备登记、宿舍纪律文件等。 （7）企划宣传资料：设计图文资料、设计草稿与完稿、设计方案内容、公司介绍、公司宣传彩页、公司内刊画报等。 （8）其他部门文件档案备份 2. 公司日常行政文件及管理制度由行政部统一编制，经上级领导批准后进行签发。行政部根据文件签发份数进行复印后发放给各部门，并填写会签单，收文部门需在会签单上签字确认。 3.于每季度最后一天以前督促各部门上交需要备份的档案资料。 十、 财务部日常档案管理 1. 归档范围 （1）公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、付款申请、工资单等。 （2）公司法律文件：营业执照、组织机构代码、税务登记证、验资报告、审计报告等。 （3）客户服务合同、协议：与银行的合同、各部门涉及金额的合同及协议等。 （4）收文：收到的其他部门发文。 2. 公司财务资料按要求装订成册，妥善保管，涉及保密的，严禁他人随便翻阅。 3. 公司法律文件要及时送去年检，借阅时需经财务经理同意办理借阅登记后方可借出。 4. 各部门涉及金额的合同及协议原件交财务部保管，未经财务经理同意严禁外借。十一、销售部日常归档范围 1. 归档范围 （1）业务资料：业务流程介绍、产品介绍等。 （2）公司经营战略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销战略、实施计划及结果等。 （3）公司客户档案：合作客户的完整档案，包括服务过程中与客户沟通产生的往来函、协议书、合同书、客户资料以及潜在客户的相关资料等。 （4）销售数据文件：销售部制定的销售报表，数据分析等。 （5）绩效考核文件：业绩考核标准、员工业绩提成、员工业绩汇总单、业务分析单等。 （6）业务培训资料：部门业务资料、内部培训资料、外出学习、参展、考察带回的资料等。 （7）行业资料：同行业服务成果、产品资料等。 （8）收文：收到的其他部门发文。 2. 公司客户档案、经营战略、销售数据属于公司机密文件，严禁他人随便翻阅，内部人员借阅需经销售总监同意办理登记后方可借出。 3. 与客户涉及金额的合同及协议、业绩考核文件需交一份原件给财务部备案。十二、采购部日常档案管理 1. 归档范围 （1）供货商档案：合作供货商的完整档案，包括采购过程中与对方沟通产生的往来函、协议书、合同书、供货商产品资料、图册以及备选供货商的相关资料等。 （2）采购业务资料：采购计划、采购流程、采购审批清单等。 （3）收文：收到的其他部门发文。 2. 供货商档案、采购数据属于公司机密文件，严禁他人随便翻阅，内部人员借阅需经采购人员同意办理登记后方可借出。 3. 与供货商涉及金额