应付帐款管理.docx

金龙联合汽车工业（苏州）有限公司编号C-610-12版本1.0应付账款管理规定页码第5页 共4页文件变更记录更改标记日期变更摘要变更人1、 目的：为了加强应付账款的管理，防范经营风险，保障资金安全，保证应付账款的准确性和有序支付，维护企业与供应商的良好合作关系，维护企业信誉，特制订本规定；2、 范围：公司内部及其子公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动可归属于应付账款管理规定的作业活动。预付账款流程见采购预付款流程。3、 定义：应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务，是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付贷款在时间上不一致而产生的负债。4、活动描述：序号活动内容责任人4.1概述4.1.1l 应付账款的主要管理部门为财务部门和供应部(含轻型车事业部)、客户服务部、流程与IT部、行政部。l 财务部负责账务处理，供应部(含轻型车事业部) 、客户服务部、流程与IT部、行政部负责供应商管理、办理支付款项申请手续。财务部供应部客户服务部流程与IT部行政部4.1.2需进行应付账款款项支付的部门负责提供供应商相关信息，包括但不限于：付款条件、付款方式、付款银行、信用状态、联系人、地址、其他交易信息等。4.2发票及账务处理4.2.1采购业务发生后，业务部门应立即将有关单据交给财务部，以便财务部及时进行账务处理。尽量避免或减少由于货物流转与单据流转不完全同步、造成账务处理不及时而产生财务信息的时间性差异，以确保与供应商的对账和应付账款账龄分析的准确性；供应部客户服务部流程与IT部行政部4.2.2财务部根据供应商开具的原始发票、入库凭证等进行真实性、合法性、完整性和准确性审核，对符合财务账务处理规范的进行入账并确认应付账款；对不符合要求的发票及其他凭证退回相应部门。财务部4.3 款项支付4.3.1l 付款周期开始的时间，以货物发运后由供应商开出发票，财务部入账时间为准。l 供应商提早开出发票和送达发票时间均不作为付款期限开始计算（判定开票时间是否合规标准为：供应商网我司允许开票清单建立时间&与双方签订的采购合同中约定的结算方式符合）。财务部供应部客户服务部流程与IT部行政部4.3.2在付款前，需付款的业务部门必须确定供应商已列入经批准的供应商名录或数据库中，并设定供应商绩效考核比例。对拟付款的供应商是否存在重大过失进行确认，以确定需特殊付款的供应商名录。4.3.3l 财务部应付往来分析专员每月20号以前，依据上月总账系统资料、供应部供应商绩效考核比例及采购合同约定的付款条件，对符合条件的供应商列出付款清单安排付款。付款清单经供应部部长、财务总监及总经理签字确认后，由出纳依据付款清单进行款项支付。l 轻型车事业部货款，由应付往来分析专员提供供应商上月账务余额，采购认证工程师根据合同对供应商进行筛选请款，列出付款清单，经部门主管，分管领导、财务总监及总经理签字确认后，由出纳依据付款清单进行款项支付。应付往来分析专员轻型车事业部采购认证工程师4.3.4在现金流量允许的情况下，争取付款折扣期内付款获得折扣，使公司利益最大化。l 正常标配供应商付款按标准采购合同约定公式“（上月累计余额-供应商质保金-供应商索赔） 供应商绩效考核比例 付款比例” 计算支付每月货款。l 特殊供应商则按签订的具体采购合同规定执行。应付往来分析专员4.3.5因特殊原因未满足结算条件的供应商需提前付款，由相关部门提出付款申请经部门主管、分管领导、财务总监及总经理签字确认后，由出纳进行款项支付。4.4对账及账目调节4.4.1l 应付账款对账，要求供应商每年至少对账一次，大供应商半年至少对账一次。l 对账时间为每月10-20号。应付往来分析专员4.4.2l 供应商必须提供最后一次对账以来的全部账目资料；以前从未进行过对账的，必须提供自双方开始业务往来以后的所有账目资料。l 对于对方因财务决算审计发函要求核对账面余额的，同样应按照上述原则办理。应付往来分析专员4.4.3l 供应商须拿经供应部审批确认过的“对账联络函”及和财务明细账前来对账。l 如供应商只提供余额无明细账的，不予对账；对于供应商直接依据其销售部门往来资料而非财务部门账目提供对账资料的，不予对账；多年无业务往来的供应商提供的对账资料，无加盖公章或财务专用章的，不予对账。应付往来分析专员4.4.4对账结束，为供应商出具并加盖财务专用章。应付往来分析专员4.5档案管理4.5.1供应商档案管理应专人负责，要限制主要供应商档案的查阅权限和修改权限，防止欺诈操作。供应部客户服务部流程与IT部行政部4.6其他事项4.6.1采购工程师岗位调换、离职，必须对经手的供应商应付账款特别是预付款等特殊供应商的账务进行交接。交接未完，不得离岗；交接不清的，责任由移交人负责，交接清楚后，责任由接替者负责。办交接时由部门主管监督交接，并形成书面的交接文件。供应部采购工程师4.6.2财务部每月编制预付账款账龄分析表，并提示业务部门是否存在重复付款、多付款等错误支付的现象，并督促业务部门及时催回预付款发票；每年根据审计规定编制应付账款账龄分析表，特别对逾期3年以上（含3年）未支付的货款转为确认营业外收入，备案留存并继续进行债务义务关注。应付往来分析专员4.6.3财务部日常严密监控应付账款的暴增和暴减，注意异常交易原因，防范异常进货和错误支付的风险。财务部4.6.4公司如有将应付账款划转出去或者确实无法支付的应付账款，在取得依据后，财务部应按其账面余额，记入营业外收入。财务部5、表单5.1 J-610-015 5.2 J-610-050 （本文件附