工作分析_工作分析的内容与组织培训教材

1 第二章工作分析的内容与组织 一 工作分析的具体内容二 工作分析内容的标准化三 工作分析方法的比较与选择四 工作分析的组织和实施五 工作分析组织和实施示例 2 本章重点 掌握工作分析的主要内容 工作分析组织与实施的基本程序掌握工作分析内容标准化的具体步骤 工作分析指标的具体含义及其构建掌握工作分析方法的比较与选择了解组织与实施过程中应注意的一些基本问题 3 导言 工作分析解析 工作分析的客体是工作岗位 工作分析的对象是与工作岗位相关的因素及其相互关系 岗位进行分析 是一个收集 加工和处理岗位相关信息的过程 以图全面了解和明确该岗位在公司内的岗位目标 职责 权限等信息 不是针对任职者个人的分析 而是针对岗位的分析 是事实不是判断 4 工作分析内容的基础 1 工作内容 做什么 2 工作方法 怎么做 3 工作目的与原因 为什么做 4 工作过程与结构 完成工作的过程包括哪些环节与要素 5 第一节工作分析的具体内容 一 岗位责任二 资格条件三 工作环境和危险性四 其他相关信息 6 一 岗位责任 岗位责任 一般是通过对不同任务简洁 明了和直观的描述来揭示 是工作分析内容的主要部分 7 一 责任的种类 工作责任大体可分为两类 1 管理责任 这种责任是影响其他人员工作的方式 或对他们的工作进行帮助和指导 例如企业里各部门的管理人员 他们的职责主要就是指导和管理下属顺利完成工作 2 非管理责任 这种责任包括制作产品的责任 保管某些特定材料其不受损害的责任 保护机器和设备的责任 与其他人员合作的责任 保护他人安全的责任等 8 分析管理责任应考虑的因素有 被管理层的人数 管理的性质和程度 管理的公开程度 管理是直接的还是间接的 管理工作的类型 管理对象的熟练程度 例如是不熟练的 半熟练的 还是熟练 是专业的还是业余的 9 分析非管理责任需要考虑的因素有 1 哪些机器 产品或设备会遭到破坏 2 损坏的可能性以及发生的频率 3 损坏费用的估计 4 减少损坏可能性的措施 5 监督的严密程度 6 查处问题所需要的时间 7 某一人员的失误对他人产生的影响 8 损坏可能发生的范围和频率 9 哪些安全措施可以减少工作人员的责任 10 与其他人的合作程度 11 合作的性质是什么 12 工作人员之间的不合作是否会违背工作的初衷和影响产品质量 10 二 岗位责任分析的原则 岗位责任分析 对员工所做的每件事都要有所反映 并力求准确而不是模棱两可或想当然 它应该包括工作的全过程 即便是偶然事件也应记录在案 岗位责任分析的重要原则是简洁明了 而工作责任的描写风格对来说无关紧要 岗位责任分析中最重要的是让每个人 即使是没见过种工作的人 也能看懂岗位责任分析说明书 并知道从事这项工作应该什么 如何做以及这样做的原因 11 如何对岗位责任进行简洁明了的描述 用主动性的功能动词来描述 使用专业术语 记录任务 注意任务的先后顺序 刻画任务的质量和数量要求 写好开场白 12 1 用主动性的功能动词来描述 每句话都要用主动性的功能动词开 如检测 分类 衡量等 13 行为动词 举例 制定政策 设定目标 实施具体工作 较低的任务 制定 指导 建立 控制 计划 准备 分析 达到 估价 实施 评估 预测 确认 落实 提高 增加 安装 维护 监控 谈判 建议 回顾 明确 订立 查验 校对 分配 收集 运作 加工 生产 提供 提交 14 2 使用专业术语 尽可能地避免含义模糊的术语 要用一些可以明确表述工作步骤术语或短语 例如 当从事 手雕木制品 的工作时 不要描述成 制木制品 因为 制作 远不及 手雕 含义明确 尽可能地从数量上予以描述 例如 要用 切入木头4厘米 要说 提25千克的物体 而不是 提起很重的物体 如 经常敲击热水瓶 远不及 每分钟敲击热水瓶45次 含义明确 15 3 记录任务 要对某项工作责任做出有意义的描述 不仅要给出该项责任中各个不同活动的说明 而且要说出它们之间的联系 要使读者了解到各项活动之间的关系 经验表明 主要任务的排列位置对于工作观察来说十分重要 如果工作分析可以首先确定构成工作责任的主要任务并排在突出位置 而不是机械地按照观察到的先后顺序排列 那么它在观察中更容易被注意 任务的记录也会比较简单 16 4 注意任务的先后顺序 某些与制作产品有关的工作 排列任务最简单的方法是按照时间顺序 或者按产品制作的过程环节排列 还有一些工作 特别是相互关联的一系列活动 则必须根据功能重新排列 以便能够以一种更有逻辑性的 更容易理解的方式来描述工作 突出主要任务 17 5 刻画任务的质量和数量要求 对每项任务给予质量和数量方面的明确规定 有利于工作者的操作 质量和数量方面的要求主要有 每项任务要参照整个工作的时间安排 限定时间 这只是个假定 不一定要特别精确 不到5 的时间可以忽略不计 每项任务都要规定熟练程度 参照其与其他任务的关系 对每项任务做出等级分类 对熟练程度要求不严的 用数字 1 表示 对熟练程度要求苛刻的 用数字 3 表示 介于二者之间的用数字 2 表示 18 6 写好开场白 这是工作描述中最有效的开头 开场白是多个短语 介绍每项任务 应该先以描述做什么的主要动词组成动宾词组 然后对如何去做以及为什么这样做予以详细说明 19 二 资格条件 完成工作所需的实践经验 达到工作所需的速度 精确度及其所需要的操作能力 品格 兴趣与情趣 体力活动的频率和剧烈活动 20 一 工作经验 工作经验是指完成岗位工作 解决相关问题的实践经验 这些经验是圆满完成工作所必需的 1 用圆满完成工作所需要的理论和实践知识的数量及复杂程度来衡量 2 不同工作需要的工作经验 会因工作范围及其要求的不同而变化 21 分析工作经验要考虑的因素 a 根据工作任务做出决定的性质 b 管理的重要程度 c 工作人员实践经验的深度和广度 d 获得经验的途径 实践 教育 培训 还是兼而有之 e 工作是否需要书面指令 f 工作中是否需要机器维修 装卸设备方面的知识 g 工作是否要用到数学知识 所需数学知识的类型 h 工作中是否用到特定方式 i 需要什么工具或仪器 j 需要用到哪些原材料 工作人员是否具备那些相关知识 k 工作人员是否否需要对相关成果进行检查和核对 他们需要具备哪些相关知识 l 工作人员是否懂得其下属的工作 22 启发式思考 工作经验是不是对所有类型的岗位都是必要的 哪些因素会影响对工作经验的要求 1 岗位级别不同对工作经验要求不同 2 精密度高 危险系数高的岗位对经验要求较高 23 工作经验调查 工作经验更重要 调查表明 69 81 的被调查者认为 丰富的工作经验是简历被阅览次数高的主要因素 前程无忧 咨询部的罗女士提醒高级人才 不要把学历放在最前面 含金量更高的是实际工作经验而非学历 工作经验是最重要也是人力资源经理最看重的部分 她称 自己比较倾向于高级人才在投递简历时将工作经验放在简历的最前面 从哪年到哪年你做了些什么事情 当时你的职位是什么 职责是什么 主要成绩如何 24 二 智力水平 智力水平涉及到头脑反应 注意力集中程度和计划水平等方面的要求 四种能力 独立能力 独立工作 独立作出判断 独立制定工作计划 判断能力 根据一系列原始材料 自己作出决定 应变能力 处理突发事件的必备能力 敏感能力 要求工作人员经理集中 反映迅速 思考 分析智力水平应该考虑的因素 25 三 技能要求 体现了工作人员达到工作要求的速度 精确程度及其所需要的操作能力 技巧和准确性的区别 技巧 速度 敏捷程度 反应能力等准确性 精确程度 允许误差 分析技巧和准确性需要考虑的因素 a 拟完成的程度与允许的误差 b 辅助手段 c 其他器官的配合 d 难易程度 e 创新程度 f 工具的操作难度 g 是否需要凭感觉做出详细比较 26 某公司计算机 外语 文字处理技能要求等级 27 四 体力要求 是指工作本身对工作人员的体力方面的需求 一般用体力活动的频率和剧烈程度来衡量 分析体力时应该考虑的因素 行走弯曲携带手势平衡伸展投掷 谈话爬行下跪推进听取攀缘坐 站立传递手触闻转身举起感觉 休息 28 五 其他心理素质要求 品德兴趣情趣解决是否能做 以及是否可以做好的问题 经常的描述 责任心 认真 仔细 严谨 虚心 随意 好动 外向等 29 29 三 工作环境和危险性 30 工作环境和危险性是指完成工作任务时所处的特定环境及其可能受到的危害与威胁性 31 分析工作环境时应该考虑的因素 室内阴冷变化爆炸室外时间限制 机器损伤紫外线辐射炎热整洁程度 寒冷气味单独工作合作温度聚变 阳光尘埃通风等分析危险性时应该考虑的因素 烧伤骨折扭伤残疾听力失真心理压力 过度刺激视力衰弱职业病突然死亡等 32 四 其他相关信息 1 工作概括 工作分析的主题 日期 名称 代号 工作人数及性别分类 工作分析的主体的别名 2 经验和培训 最低要求 优先权3 与其他工作的关系 组织内部和外部联络 4 非工作行为条件 相关证书 工具和设备 年龄限制 婚姻状况 国籍 政治面貌 对工作的适应程度 等 5 说明 资料背景 使用的设备和原材料 技术术语的定义 等 33 第二节工作分析内容的标准化 对工作分析内容进行规范化 结构化分解化和具体化的处理过程 工作分析的指标体系 包括工作分析的对象与内容的交织与融合 是工作分析内容标准化的结果 34 一 工作分析的指标 概念 统计学中认为 指标是用来揭示对象总体数量特征的范畴 例如 99级HRM班学生人数是21 21揭示总体数量 工作分析指标解释工作分析对象的数量与质量特征的一种操作化形式工作分析指标是整个工作分析活动的基础和前提 也是工作分析活动的中心 收集工作信息 分析工作信息 报告分析结果的活动 都是围绕工作分析指标来进行的 35 结构 名称 指标内容和形式的总体概括定义 指标内容和操作的定义标志 指标级别的区分和辨认的特征的规定标度 指标级别范围或程度的规定 也是对每个级别范围的数量或质量的规定 注释 指标的来源 使用范围和操作方面的问题的说明 36 指标体系与评估标准 1 可操作性2 普遍性3 独立性4 完备性5 简约性 37 二 指标体系的建构 一 建构原则 1 测定指标与评定指标的结合 2 状态指标与结果指标的结合 3 单项指标与综合指标的结合 4 相对性指标与绝对性指标的结合 5 普遍性指标与特殊性指标的结合 6 统一性指标与自拟性指标的结合 38 二 建构方法 1 对象分析法从所要分析的岗位客体认识开始 逐个找出所有对象特征 然后继续对每个特征进行分解 直到能够具体操作2 模块结构分析法3 调查咨询法通过对任职者 主管 顾客 分析专家以及其他相关人员进行调查咨询 收集信息与指标内容 然后在此基础上构建指标体系4 文献查阅法利用现有的职业词典 专注 论文 手册 成果汇编 职务说明书 工作描述等 然后使用找到的资料构建分析指标体系 5 理论推演法通过对相关工作进行理论分析和推演来构建指标要素6 观察分析法 39 模块结构分析法 模块结构图是结构化设计中描述系统结构的图形工具 它由以下基本符号组成 模块 调用 数据 控制信息 转接符号 描述系统内各个组成部分的结构及其相互关系的图称为模块结构图 是结构化系统设计的一个主要工具 它能表达已经被分解成若干个模块组成的系统结构的层次和通讯关系 模块结构图可以描述的几个问题 如何将系统划分成一个个模块模块间传递什么数据模块间组成层次的调用关系基于工作分析的模块化评测指标研究 pdf 40 帐务处理系统模块分析举例 41 三 标准化步骤 一 指标要素拟定和指标选择 鱼刺图分解法 二 要素和标志定义 工作责任 工作技能 工作心理 工作环境 标志定义 包括 设备责任 知识要求 工作姿势和体力劳动强度等 三 标度划分和规定 42 指标内容拟定和指标选择 标志寻找和选择 量化和等级化 使用和评价 结束 是 定义 修改 否 43 一 鱼刺图因素分解法 鱼刺图绘图过程A 填写鱼头 按为什么不好的方式描述 画出主骨B 画出大刺 填写主要因素C 画出中刺 小刺 填写中小因素D 用特殊符号标识重要因素要点 绘图时 应保证大刺与主骨成60度夹角 中刺与主骨平行 44 鱼刺图因素分解法 45 鱼刺图使用步骤 查找要解决的问题 把问题写在鱼骨的头上 召集同事共同讨论问题出现的可能原因 尽可能多地找出问题 把相同的问题分组 在鱼骨上标出 根据不同问题征求大家的意见 总结出正确的原因 拿出任何一个问题 研究为什么会产生这样的问题 针对问题的答案再问为什么 这样至少深入五个层次 连续问五个问题 当深入到第五个层次后 认为无法继续进行时 列出这些问题的原因 而后列出解决方法 46 鱼刺图 因素分解法 工作技能 工作心理 47 二 要素和标志定义 1 工作责任 上岗任职者应承担的经济 产量 质最 生产 设名维持 消耗 和安全等方面的责任 2 工作技能 上岗任职者应具备的知识水平 技术水平 经验和奉作等素质 3 工作强度 工作的繁重 紧张和密集程度 4 工作心理 工作过程中 对上岗任职者可能产生的心理影响 如 自豪 经理助理 自卑 清洁工 紧张 高空作业工人 等 5 工作环境 工作过程中 上岗任职者可能遇到的各种有害身心胁康的因素及其危害程度 6 标志定义 1 设备责任 工作中使用的设备 仪器对工作任务完成的影响程度 潜在 以及任职者对其维护的责任 显现 2 知识要求 从事岗位工作必备的文化程度和专业知识 3 工作姿势 主要的工作姿势 4 体力劳动强度 工作中体力消耗程度 耗氧量 48 三 标度划分和规定 49 第四节工作分析的组织与实施 一 准备工作二 组织实施三 结果评价与运用 50 一 工作分析的准备工作 确定分析目标决定所需专门信息取得认同与合作明确工作分析人员的责任评估与计划估计需要的工时和分析人员人数内容选择 51 一 确定分析目标不同目的下工作分析侧重点 优化组织流程提高效率和新成立组织 侧重于职责 流程和权限等方面信息 招聘与甄选 侧重于工作职责和任职要求 确定甄选标准 为绩效考核提供依据 侧重于工作职责细分与任务重要程度 并确定每项任务的绩效标准 薪酬管理 岗位本身价值评估 与岗位评价相关的信息 比如岗位价值分析 所需知识 技能 能力水平 还有工作环境和工作负荷等 培训开发 工作职责 工作难点 关键工作行为及任职资格 确定培训需求 52 一 确定分析目标工作分析的目的不同 则工作分析的内容和对象也不同确保它有助于某个或某些问题的解决 可以解决的问题 就业机构和企业间的联系不够紧密国内某些地区缺少熟练或其他急需的人员 而某些地区人员相对过剩员工缺勤率高事故多劳动生产率低下培训效果甚微太多的牢骚劳动力供求状况的信息短缺 53 二 决定所需专门信息要选择问题的种类和决定达到预期目的所需要的工作信息与资料的数量 如果是多重目标应该努力获取全部的工作信息与资料并记录 54 三 取得认同与合作把工作分析的方案和计划向上级领导报告并争取他们的同意尽量取得中层管理者的支持 因为在计划方案实施过程中起着举足轻重的作用 经过最高层领导人 中层领导和员工代表的共同讨论 征求意见并取得统一向有关单位的成员 管理人员 员工代表 全体工作人员 说明工作分析的要求及其作用 55 某次工作分析活动的时间安排 56 四 明确工作分析人员的责任1 在基本步骤的框架中确定更为详细的工作计划 并要求员工下决心去做2 审查与督促计划方案的实施 57 五 评估与计划计划是为估计工作人员人数 计划和设计分析做准备 内容 组织中各个职位名称以及各类工作人员的人数目的 判断应该准备的工作分析表格的大致数量 58 六 估计需要的工时和分析人员人数根据工作分析时间的总量 估算出日工作量 进而估算出分析人员的数量 七 选择内容当组织规模大时 不可能分析全部职位的工作 决定先分析哪些后分析哪些 59 八 收集 分析有关的背景资料职业分类标准组织有关的资料 组织结构图流程图部门职能说明书现有