印章管理规定.docx

印章管理规定1.目的为严格控制公章、财务专用章、行政人事专用章、管理处专用章、等及相关印鉴使用范围，增强印章使用的严肃性，同时规范公司印章管理制度，进一步完善公司印章的管理程序制定本制度。2.范围本规定所牵涉的印章包括以下几个方面：2.1 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司公章、合同专用章、法定代表人印鉴章、部门章；2.2 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司财务印章（财务专用章、支票专用章、发票专用章、银行预留的法定代表人印鉴章等）。2.3 各物业管理处（专用）章；2.4 日常工作中，为规范书写或避免过多的重复书写而使用的方章；2.5 因工作需要使用的私人印鉴章。3.职责3.1 行政人事部负责编写XXX经营公司印章管理的规定，并按本规定归口管理，同时负责本文件的编制、贯彻、实施过程中的协调、监督和解释工作；3.2 行政人事部负责2.1 条印章的日常管理工作；3.3 行政人事部负责2.1-2.5 条印章的刻制工作；3.4 各管理处的相关部门负责其管理处印章的管理工作。4.要求4.1 申请和批准4.1.1 刻制印章必须填写“印章刻制申请表”（附表一），填写申请人姓名、刻制印章的理由、要求和样式（所刻印章的尺寸、文字）。4.1.2 申请人报本部门经理签署意见，之后，由行政人事部出具意见，报主管副总经理审批，最后由行政人事部负责具体刻制工作。“印章刻制申请表”一式二联，第一联由行政人事部存档，第二联交采购员完成印章的刻制，并设立专本备案登记。4.2 领用和保管4.2.1 采购人员完成印章刻制后,交于行政人事部验收，行政人事部根据印章的内容，决定其日常管理的部门/管理处，由授权相关部门/管理处专人领用和保管；4.2.2 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司公章、法定代表人印鉴章、行政人事部专用章、由行政人事指定专人保管，不得擅自委托他人代管；4.2.3 管理处印章的日常管理采用二级管理网络，管理处要求自行保管印章必须书面申请，经总经理批准后方可授权，管理处专用章由管理处经理指定专人保管；4.2.4 财务专用章、支票专用章及银行预留的法定代表人印鉴章等由财务部经理或其指定专人保管；4.2.5 印章须妥善保管，如发现印章变形、毁损等情况，应及时报总经理室及行政人事部负责人进行处理，印章遗失，须立即到当地派出所报案，并登报申明作废；4.3 使用和要求4.3.1 须填写合同审批单（附表二）方可用印的文件合同类文件用印前必须填写合同审批单，凭审核完毕的合同审批单至行政人事部履行用印手续。4.3.2 须填写用印申请单（附表三）方可用印的文件非合同的一般文件资料（如介绍信、情况说明、相关报表、封条、工资收入证明、就业证明等），用印前必须填写用印申请单，凭审核完毕的用印申请单至行政人事部履行用印手续。4.3.3 可直接用印的文件资料对已经签署了意见的文件资料，可直接用印，并在“用印登记本”上登记，如每月的财务报表、劳动手册、录用通知书、退工单、社保、公积金各类报表、请示、通知等。证照复印件、本公司员工身份证复印件等也可在用印登记本上登记后直接用印，但要注明仅限办理专项事务用。已完成付款流程的各类支票、本票、贷记凭证、汇款凭证等；4.3.4 以下文件、资料不得用用印未经合同流程、用印申请流程的用印文件、空白介绍信、填写不完整的报表、资料；4.3.5 未经总经理或法人批准，任何人不得将公章带离办公地点。如确因工作需要在空白表格或其他资料上加盖公章或携带公章离开公司的，应按下列程序进行：有总经理签署的用印申请表（注明印章外带）；安排专人负责此项管理，详细填明用途，并有相关审批手续；将完成的表格或资料做相应备份，存档；需有指明用途的特定格式，除此用途之外，不能作他用。4.3.6 公司印章使用时须字迹清晰、图形完整、不变形，严格按照印章加盖的方式用印，落款与用印名称必须完全一致。4.3.7合同审批单用印审批单作为存档文件的附件，由档案管理人员一并存档。4.3.8 公司职员应以公司利益为重，自觉遵守用章制度，保守公司机密，不得泄露用章内容。4.3.9 对于不符合用章审批程序或越权审批的用章要求，公章保管人有权且必须保证公章的法律效力，维护公司利益，拒绝用章。4.4 变更和废止4.4.1 公司在完成工商变更和注销手续后，相应的印章亦作变更和废止工作。4.4.2 对一些部门章、专用章等，随着发展的需要，亦可相应的变更和注销。4.4.3 所有变更和注销的印章，必须先报总经理批准同意后，由行政人事部履行相关手续。5. 印章的管理5.1 印章由专人管理，印章管理人员如遇特殊情况外出，事先必须将印章交部门/管理处领导或领导指定的专人代为保管及使用，并做好交接手续，临时保管人员严格履行印章管理人员的职责；5.2 任何人不得利用掌管印章的权力为自己谋私利；5.3 使用印章时应当坚持原则，严格执行印章管理制度，按照程序用印；5.4 印章存放应有安全防范措施，谨防丢失和盗用，如印章丢失，应立即上公司领导及公安部门，并以通报或信函形式通知相关单位，声明遗失期间，盖有丢失印章的任何文件均不生效。5.5 对各管理处授权管理的印章必须签署授权管理合同(附表四)5.5.1 管理处（专用）章的使用须填写用印申请表，签署至部门经理一栏；5.5.2 管理处（专用）章不得用于以下用途：合同；公司负有责任和义务的承诺书；员工的任职、薪资、等员工资料的证明材料；未经财务部门、行政人事部门审核的与税务、社保、公积金、录用、退工等有关的各类报表及资料；其他需用公司公章的资料。5.6 对于丢失、擅自刻制、未经审批擅自使用印章的责任人给予通报批评，情节严重的，除赔偿公司相应损失外，还须追究相关责任人和当事人责任。6.解释和监督本规定解释权属于行政人事部，总经理室对制度的执行情况进行监督。附表一 印章刻制申请表附表二 合同审批表附表三 用印申请表附表四 印章授权使用管理合同附表一印章刻制申请表内 容：理 由：要 求： 样 式：申请人：主管经理：行政人事部经理：总经理：签 收： 保管部门责 任 人：备 注：年 月 日附表二合同审批单合同名称合同编号合同附件 具体事宜合同单位 合同金额履行部门 所属单位经营公司 物业公司份数履行人及部门意见签名： 日期：法律顾问及部门意见签名： 日期：财务部意 见签名： 日期：分管领导审批签名： 日期：总经理审批签名： 日期：董事长审批签名： 日期：档 案存档部门签名： 日期：密 级 普通 秘密 绝密附表三用印申请单用印部门 经办人 日期公文名称主送单位加盖章别 经营公司公章 物业公司公章 法人章 其他用印数量审核部门经理分管领导审批总经理备注备注：对外公文用印，有主送单位的需填写单位全称附表四XXX经营公司印章授权使用管理合同印章是公司或部门用法律形式来履行责任和享受权利的标志，应慎重使用。为了做好公司印章的有效管理，按照 “XXX经营公司印章管理程序规定”，XXX经营公司今授权 公司 管理处 部门使用管理印章。并由行政人事部代表公司与 公司 部门责任人签订本合同。一、授权使用管理的印签样式为：二、授权使用管理责任1、负责印章的日常保管工作，做到安全、第一。2、严格按照XXX经营公司印章管理程序规定执行。3、当印章授权管理的责任人发生变动（公司内岗位异动或是离开公司）,责任人应及时上报行政人事部，由下属公司再指定另一个责任人，重新签定“授权管理合同”，或视具体情况，暂时收回印章的管理权。4、当印章授权管理的责任人发生变动（公司内岗位异动或是离开公司）,行政人事部在办理人事变动手续时，应有总部行政人事部签署的意见。5、在印章使用过程中，发生违纪、违法行为，将视情节轻重，损失大小，公司有权对责任人予以各种处分，严重的还要追究法律责任。二、本合同的签约部门亦可与其下属单位或部门签订授权管理合同，明确权利义务和责任。三、在签订本合同后，如发生印章的变更，行政人事部应及时收回授权管理的原印章，并在新的印签上签署作为本合同的附件。四、公司因发展的需要，废止本授权管理的印章，则本合同也自动作废。五、本合同一式二份，行政人事部持一份， 持一份。行政人事部： ：责