钥匙管理制度.doc

公文写作/规章制度 钥匙管理制度 一、目的规范项目钥匙管理工作，确保钥匙的清晰、完整。二、业务范围业主委托钥匙、返修钥匙的管理（入住及日常管理阶段）。三、职责1、管理处经理负责监督客服组钥匙日常使用和管理情况。2、客服负责人负责业主长期存放钥匙的监督及日常管理。3、钥匙管理员负责业主委托管理钥匙、空置房钥匙（未售房屋及未办理入住）及返修钥匙的保管及日常管理。四、工作程序（一）、业主委托长期保管的钥匙1、业主委托物业长期保管其房间钥匙以备出租或应急之时用时，应由物业客服组前台负责核对确认后进行保管，客服组应设立专门地点存放业主委托物业存放的钥匙（专人保管），同时登记业主钥匙寄存登记表。2、业主因某种原因需更换门锁，应及时将新更换的门锁钥匙送至物业保存，原钥匙业主领回。未及时送至备用钥匙至物业的一切责任由业主承担，客服组前台必须催促业主及时送备用钥匙。3、如果有特殊情况需动用业主的寄存钥匙，需经客服负责人或物业经理批准并及时与业主取得联系，说明情况。在业主日接待表上登记，同时登记业主钥匙寄存登记表，使用完毕后及时送回客服组存放。业主寄存钥匙的管理原则是“谁管理、谁负责”，钥匙保管人必须跟踪整个钥匙借出管理过程和填写业主钥匙寄存登记表，并负责钥匙回收，同时必须将业主钥匙借出的详细情况，完整填写在业主日接待表上。4、非业主本人领取钥匙时，需凭身份证或者业主委托书领取钥匙，客服前台需保留领取人身份证或者业主委托书，然后与业主取得联系，说明情况经其同意后，方可办理相关手续。并在业主日接待表上登记问询时间。5、借出钥匙数量、楼、栋、房号必须与收回的数量、楼、栋、号相一致，若发现借出与收回不符或造成钥匙丢失，钥匙管理员有权追究当事人的责任。6、钥匙管理员每天下班前必须对钥匙进行一次清点，如发现问题及时向负责人报告。7、当接到钥匙丢失或者钥匙损坏的报告时，客服负责人应马上请示物业经理，然后与业主取得联系，征得同意后，采取补办钥匙或者更换锁芯等措施。并在解决过程中采用防护措施，确保业主房屋的安全。丢失或者损坏的处理必须在当天处理完毕，并在业主日接待表上登记。8、如客服负责人或者钥匙管理员休假期间，需将业主寄存钥匙管理移交给专人管理，钥匙管理人应履行客服负责人和钥匙管理员的相应职责。（二）、返修钥匙管理1、施工返修单位借用钥匙时，必须向钥匙管理员出示相关证明材料和身份证方能办理借用手续。2、借出的钥匙必须在当天下班之前收回，如的确不能收回，钥匙管理员应将原因报告给客服负责人，并跟进钥匙使用的整个过程直至钥匙收回。3、借出钥匙的数量、楼、栋、房号必须与收回的一致。如发现钥匙借出与收回不符或造成钥匙丢失，将追究钥匙发放人的责任。4、如发生钥匙丢失，应及时上报至客服负责人。5、当接到钥匙丢失或者钥匙损坏的报告时，客服负责人应马上请示物业经理，然后与业主取得联系，征得同意后，采取补办钥匙或者更换锁芯等措施。并在解决过程中采用防护措施，确保业主房屋的安全。丢失或者损坏的处理必须在当天处理完毕，并在业主日接待表上登记。（三）注意事项1、非业主本人需借用钥匙时，必须经该业主同意并押下身份证方可发放，否则一律不外借。2、非本公司中介借用钥匙看房，必须出示业主委托书，并交付贰百元人民币的押金和拾元看房费方可办理相关手续。3、如遇突发事件，须与该业主取得联系确认。进入房屋必须有两人以上，并做好记录工作。4、对所有寄存钥匙必须从严管理，做到谁借出谁负责的岗位职责。5、