办公文秘_秘书工作实务基本培训

秘书工作实务 2012年7月 一 秘书工作机构 秘书机构有狭义与广义之分 狭义的秘书机构 是指担负文书性工作 并直接为领导工作服务的办事部门 如办公室的秘书 文书 机要等业务部门 广义的秘书机构 是指凡具有参谋助手 沟通协调 督促检查的等功能 并为领导工作和机关工作服务的办事部门 如办公室的秘书 文书 机要 调研 协调 督察 信访 接待和值班等业务 办公厅 中央 省 部级的秘书机构名称 国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构 其主要职责有 一 负责国务院会议的准备工作 协助国务院领导同志组织会议决定事项的实施 二 协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院 国务院办公厅名义发布的公文 三 研究国务院各部门和各省 自治区 直辖市人民政府请示国务院的问题 提出审核意见 报国务院领导同志审批 七 处理群众来信 接待群众来访 及时向党中央 国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题 办理党中央 国务院领导同志交办的有关信访事项 八 根据国务院领导同志的指示 组织专题调查研究 及时反映情况 提出建议 九 负责国务院值班工作 及时向国务院领导同志报告重要情况 协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题 十 做好行政事务工作 为国务院领导同志服务 十一 办理国务院领导同志交办的其他事项 摘自国办发 1998 31号文 中央和省级 中级组织 基层 小企业 机构设置 二 秘书工作职责 秘书工作职责 一 参谋政务 参谋政务职责具体体现在综合文稿写作 信息收集反馈 对外宣传报道 督促工作落实等等 从这个意义上说 秘书部门是辅助领导决策 促进工作落实的 参谋部 义理 讲道理 有见解 考据 材料准确 辞章 有好的表现形式 涉及文章的语言 章法和风格等许多方面 综合文稿写作 文章和文件都应当具有这样三种性质 准确性 鲜明性 生动性 准确性属于概念 判断和推理问题 这些都是逻辑问题 鲜明性和生动性 除了逻辑问题以外 还有辞章问题 毛主席 三性说 什么是好的机关文稿 习近平副主席在中央党校的讲话 短 实 新 什么是好的机关文稿 什么是文章 文章是客观事物的反映 文章的目的是反映客观实际 反映事物的本质和规律 领导干部 领导部门的文章 都是围绕现实生活和实际工作提出问题 分析问题和解决问题而展开的 李瑞环在全国政协工作经验座谈会上的讲话 信息收集反馈 信息是决策的基础和依据 及时 准确 全面地反映重要情况 对领导科学决策具有重要意义 主要是反映上级领导调研检查 重要会议活动 年度 季度和阶段性重点工作 存在的问题及对策 具有推广价值的工作经验 有参考价值的各种专题调研报告等 信息报送要注重时效性 实用性 同时要坚持喜忧兼报的原则 力求上级领导全面及时了解情况 在实际工作中 可以采用定期通报信息报送情况 定期发布信息报送要点以及量化考核制度 激励各单位及时报送信息 还发现信息报送存在质量问题 有的基层单位把握不住信息的重点 虽然报送了很多信息 但反映不出工作的关键点 采用率不高 对外宣传报道 新闻宣传工作是各单位中心工作的重要组成部分 也是单位的重要窗口 宣传工作做得好 对内可以统一思想 凝聚力量 调动的积极性 对外可以树立良好形象 形成有利于发展的舆论环境 重大事件的宣传做不好 就有可能会造成思想混乱 工作被动 甚至是无法估量的损失 洪涝灾害 干旱缺水 水土流失 水污染 在党史资料上 可以看见毛泽东多次对新华社 解放日报社的有关文章如何发表的口径语气的批示 人民解放军解放南阳 毛泽东亲自写了报道 而那一篇在国共重庆谈判前写下的 沁园春 雪 更是一首出自领袖之手波澜壮阔 空前绝后的诗文 让蒋介石自愧不如 更是埋在蒋思想深处的一颗重磅炸弹 令蒋在谈判前逊色三分 督促工作落实 无论是机关 单位还是企业 工作落实都是特别重要的 好的政策 意见得不到落实 工作就会陷入被动 督办督查工作是贯彻上级精神 保证决策实施 狠抓工作落实的重要手段 是提高执行力的有效途径 在实际工作中 可以采取分类督办的方法 对上级领导批示 本单位领导批示 办公会研究确定事项 以及重要限时办理事项分别建立台账 及时督办 二 管理事务 管理事务职责具体体现在公文办理 会务 日程安排 值班安排 档案 保密等方面 主要是机关单位中心工作辅助性的事项 公文办理流程 收文 登记编号 初审 拟定拟办意见 呈单位领导审签 分办 督办 整理归档发文 拟文 报部门领导审签 文秘部门审核 文秘部门领导复审 单位领导审签 编号 印刷 用印 发文 公文处理的依据 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 党政机关公文格式 公文办理常见问题 1 文种使用错误 最常见的是 报告 中夹带 请示 事项 这种情况下 文种须使用 请示 2 行文关系错误 有的同级部门之间用 请示 有的越级行文 有的 请示 主送两个单位 有的主送领导个人 3 文件格式错误 有的文号六角方括号写成方括号 有的 请示 未标注签发人 有的请示没有附注等等 会务工作流程 会前 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议规模与规格 明确会议组织机构 制定会议经费预算方案 明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期 确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 安排食住行 准备会议文件材料 制作会议证件 布置会场 会场检查 会议报到 安排食宿 发放材料 开会 会议报到 会场检查 主席台座位安排 会后 会议宣传报道 会议材料整理归档 印发领导讲话 会议贯彻落实督查 贯彻落实情况收集反馈 形成综合材料报送领导 除了大规模的会议以外 一般的机关 单位日常工作中都离不开会议 包括领导办公会 专题会等等 秘书要做好会议通知 会议记录 会议纪要 及时督促落实等等工作 情景案例 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会 参加的有本单位 外单位的人员 总经理让秘书部门负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 而公司没有放映机 租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书 会议的召开时间是8月9日上午十点整 而资料放映时间是十点十五分 刘秘书打电话给租赁公司 要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅 9日上午 会议开幕前 波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作 刘秘书一看表 呀 已经九点五十分了 放映机还没有送到 刘秘书马上打电话去问 对方回答机器已送出 眼看着各地来宾已陆续进场 刘秘书心急如焚 思考 1 假如你是刘秘书 如果放映机在十点十分还未送到 应该如何处理 假如你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程 2 召开大型会议前各种准备工作 包括音响 电子类装置应提前多少时间安排 日程安排 准确掌握领导工作安排 包括重大会议 重要事项 外出调研等等 编制日程安排表 为领导安排下一步工作提供参考 值班安排 安排好双休日 节假日值班工作 排出值班表 以便出现问题时能够及时解决 档案工作 做文秘工作要特别注意资料收集整理 一般是边工作边整理 可以准备若干个文件夹 每一项工作做完后 及时将有关资料存到相应文件夹内 重要文件编号管理 办完后及时归档 重大会议 重大活动结束后 要及时将相关资料整理归档 同时 档案工作也是对机关 单位工作历程的完整记录 做好档案工作十分关键 保密工作 每个公民都有保密工作的职责 特别是秘书岗位 保密工作异常重要 不仅要保守国家秘密 还要保守商业秘密和个人隐私 三 做好服务 后勤服务 主要包括办公室管理 水 电 空调 车辆等工作 工作繁杂 事务很多 需要分清主次 耐心细致做好 公务接待 公务接待工作也是树立形象的重要工作 要安排妥当时间 地点 会场 材料 用餐 车辆等等 同时又要考虑到对方的习惯等多方面的因素 做好公务接待也是非常难的 三 秘书工作的原则 综合性与专业性相统一秘书部门不是领导机关的业务部门 而是机关的综合部门 所涉及的内容和范围相当广泛 具有较强的综合性 包括起草综合性的文电 提供综合性的信息 进行综合性的调研 处理综合性的事务 综合各部门的情况 办理不属于业务部门职责范围内的事务 综合性又不完全等同于广泛性 更重要的是对各种情况或信息进行去粗求精 去伪存真 由此及彼 由表及里的分析 归纳 抽象和概括 使之由个别上升到一般 由现象深入到本质 总结出规律性的东西 这种综合才是秘书工作的真正内涵 这就要求秘书工作人员必须有全局观念 立足工作全局 站在领导的高度观察 分析和处理问题 必须要有较宽的知识面 成为本系统 本单位的 通才 和 杂家 以适应驾驭全局的工作需要 另一方面 秘书工作又具有很强的专业性 秘书工作有着自己独特的工作规律和职业技能 从事文秘工作的人员要熟悉公文办理 公务接待 会务安排等各项工作流程 对繁琐的工作要能做到得心应手 主动性与被动性相统一由于秘书主要是为领导 为机关 为基层服务 受到各种因素制约 所以 工作的被动性非常强 没有上班下班 经常加班加点 但是 秘书工作又不能完全陷于被动之中 要超前谋划 主动作为 做到 例行公事提前办 信息工作随手做 资料收集不能停 突发事件立即办 宏观的被动之中 寻求微观主动 整体被动的态势下 寻求局部主动 做到不越位 不盲从 忙而不乱 有序推进各项工作 原则性与灵活性相统一做任何工作 都要坚持原则性与灵活性的统一 原则性是由事业的方向 目标决定的 失去原则性 就失去了大方向和总目标 即使工作取得一点成绩也没有意义 灵活性是由事业的复杂性 艰巨性和曲折性决定的 许多事情人们无法预料 也不可能按人们设计的方向发展的 在大是大非面前 要坚持原则 毫不动摇 遵守法律法规 维护大局利益 在细节方面 要坚持有利于工作 有利于解决问题 灵活处理 随机应对 不拘泥于陈规 四 秘书工作的要求 突出一个 文 字文字能力是机关工作 文秘工作的最重要的能力之一 可以说 文字能力是秘书工作者的安身立命之本 文字能力不仅体现在对语言文字的驾驭上 更体现在对工作的了解程度上 一篇好的文稿 不仅要在谋篇布局 遣词造句上下功夫 而且要做到正确传达上级精神 准确体现领导意图 如实反映现实情况 具有很强的针对性 可操作性 这是需要相当高的综合素质和分析综合能力才能做得到 不是一朝一夕就可以实现的 突出一个 细 字文秘工作无小事 任何一点疏忽大意 都有可能造成无法估量的后果 后患无穷 任何