行政费用报销及管理制度.doc

行政费用报销及管理制度第一部分 总则一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，统一各部门的报销程序，提高财务管理水平，合理控制费用支出，根据相关法律法规，现结合公司具体情况，特制定本制度。二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销的借款流程及各项支出的财务报销制度。三、本制度使用公司全体员工。第二部分 借支管理规定及借支流程四、借款管理规定1、员工因公借款：借款人员凭审批后的借款条按批准额度办理借款，办理完毕5个工作日内办理销帐手续。2、其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。3、 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。4、 借款销账规定：（1）借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。5、 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者转为个人借款从工资中扣回。五、借款流程1、借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、标注支票或现金。2、 审批流程：主管部门经理审核签字总经理审批3、 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三部分 日常费用报销制度及流程六、日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费等。七、费用报销的一般规定1、报销人必须取得相应的合法票据，且发票上面须有日期、单位、经办人签名。2、填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由，原始单据须粘贴整齐。4、 费用报销的审批流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单部门经理签字总经理审批到出纳处报销。5、 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。八、差旅费报销制度返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批，原则上前款未清者不予办理新的借支。九、交通费报销制度1、市内因打车车费应保存相应车票报销；2、市内公交车费填写出入记录月末统一报销。十、办公费、低值易耗品等报销制度及流程1、管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司综合管理部统一管理，集中购置，并指定专人负责。2、报销流程（1）购置申请：公司办公室每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置。（2）报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。（3）费用归集：财务部按月根据办公室提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。十一、业务招待费及其他报销制度1、 费用标准：根据实际需要据实支付。为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理及董事长的同意。2、 报销流程：由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。第四部分 工薪福利支出制度十二、工资支付流程：每月5日由财务部将本月经公司总经理、董事长审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款等信息）转交财务部，财务部根据审批后的工资标准每月10日予以发放。第五部分 报销时间的具体规定十三、财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。十四、借支及其他业务的不受以上时间限制，可随时办理第六部分 财务管理制度十五、原始凭证的审核各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，送公司总经理批准。原始凭证应具备的内容：1. 凭证名称；2. 填制凭证的日期；3. 填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4. 经办人的签名或盖章；5. 接受凭证的单位名称；6. 经济业务的名称；7. 数量、单价和金额；8. 各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。十六、校对原始凭证的技术性要求1. 凡填有大小写金额的原始凭证，大写于小写必须相符。2. 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。3. 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。4. 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。5. 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名。6. 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。7. 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或从新补正。十七、记账凭证的内容及填制要求1. 凭证日期：一般应按实际受理经济业务的日期填列。2. 凭证编号：应按月编制自然数列顺序。3. 凭证摘要：应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。4. 会计科目：应按有关规定设置。5. 凭证金额：必须与原始凭证相符。6. 所附原始凭证张数，