行政管理制度第三版完善.doc

某某建设开发有限公司行政人事制度二八年二月（第一版）目 录第一章 公司组织结构第二章 员工守则第三章 人事管理制度一、 员工的招聘二、 员工的辞职与解聘三、 劳动合同制管理四、 员工的教育与培训第四章 行政管理制度一、 工作制度二、 考勤制度三、 假期制度四、 办公事务管理制度（一）工作纪律（二）会议规定（三）信件（函）管理（四）档案管理（五）合同管理（六）传真、电话管理（七）复印机、计算机管理（八）印鉴管理（九）卫生管理第五章 费用管理规定一、 费用开支管理二、 差旅费管理三、 手机话费管理四、 车辆管理五、 食堂管理六、 附则 某某建设开发有限公司组织机构图：总工室副总经理副总经理总 经 理营 销 部工 程 技 术 部成 本 控 制 部副总经理行 政 人 事 部财 务 部第一章 员工守则1、 热爱公司，自觉维护公司的利益、形象和信誉，顾全大局，群策群力，为公司事业的发展而努力工作。关心集体，以主人翁的态度认真对待每一项工作。2、 遵纪守法，维护社会公德，遵守公司的各项规章制度。3、 严格遵守工作时间，不得迟到或早退，严禁工作时间内擅自脱离工作岗位；若因工作需要外出，应经上一级主管同意。4、 员工应讲求职业道德，提高个人修养，做到敬业乐业，自觉自律，忠于职守。凡个人意见涉及本企业者，未经许可不得对外发表。除执行办理企业的有关任务外，任何人不得假借企业名义进行任何活动。5、 员工应讲文明、讲礼貌、着装整洁大方，行为举止庄重得体，以饱满的精神对待工作，尊重和服从上级领导，同事之间和睦相处，互帮互学，协作共进。6、 工作时间内不得聊天，看报，大声喧哗。7、 严守企业机密，不得对外泄露企业经营和技术的机密。8、 坚持原则，对侵害公司和他人合法权益的人和事不迁就、不附和，要敢于抵制、批评和揭露。9、 员工应讲求工作效率并提倡厉行节约，注重环保，不得随意浪费企业的任何材料、办公用品及生活用品。爱护公物，共同维护企业的财产。第二章 人事管理制度一、 总则1、 为使本公司人力资源管理走上正规划、制度化、现代化的道路，在有章可循的情况下提高人事管理水平，造就一支高素质的员工队伍，特制定制度。2、 用人原则是：德才兼备，以德为先。3、 用人之道是：因事择人，因才使用，保证动态平衡。4、 基本准则是：公开、公平、公正，有效激励和约束每一个员工。（1） 公开是指强调各项制度的公开性，提高执行的透明度；（2） 公平是指坚持在制度面前人人平等的原则，为每个员工提供平等竞争的机会；（3） 公正是指对每个员工的工作业绩作出客观公正的评价并给予合理的回报，同时赋予员工申诉的权利和机会。二、 员工及编制1、 凡公司聘用的正式、试用、临时人员均为公司员工。公司将员工划分为管理人员、市场营销人员、一般行政人员、工人及其他人员六大类别。公司员工的基本行为规范包括：（1） 热爱祖国、热爱公司。（2） 遵守国家法律、法规，遵守公司各项规章制度。（3） 认同公司文化，与公司同舟共济，维护公司的利益和声誉。（4） 勤奋、敬业、忠诚。（5） 严守公司秘密。（6） 保证公司财产安全。2、 公司实行定员定岗定编管理，控制人力成本。3、 根据编制，定期召开人力检查会，就现有人员工作能力、流动率、缺勤情况及应储备人力与需求人力进行正确、客观的检查及建议，作为制定人力计划和开发人力来源的依据。4、 各部门如需增补人员，应先填报“员工招聘计划书”及其岗位职责至办公室，办公室审查所申请人员是否为编制内需求，其职位、薪资预算是否在控制之内，增补时机是否恰当。审核通过后提出“招聘方案”，呈总经理室审批。5、 办公室根据工作人员的条件及其岗位职责作为员工聘用、管理、考评的依据。三、招聘、录用、转正管理1、 招聘：办公室根据批准后的“招聘方案”组织招聘、筛选、面试，并填报“员工面试记录表”，由总经理室决定是否录用。2、 录用：（1） 办公室根据“员工面试记录表”，通知候选人提交原单位离职证明/失业证/养老手册、学历证书、身份证/户口薄、职称证书（需提供职称的岗位）等原件进行核检、复印件留档；（2） 办公室核检资料合格的方可录用，并通知到岗。（3） 被录用的员工到岗当日填写“公司员工履历表”，提交2张一寸相片，办公室为员工建立个人档案。（4） 员工到岗后，由办公室进行到岗培训，所在部门进行业务及岗位培训。（5） 公司规定下列情况之一者不予聘用：曾被公司开除者、有刑事犯罪行为者、体检证明为传染性疾病及其它影响工作的病症者、学校未毕业的学生、未满十八周岁者。（6） 特殊情况可提报总经理室批准。3、 试用期：（1） 员工试用期为1个月（最长不超3个月），试用期满前2周，部门经理提交“转正考核表”签署意见后交办公室，由办公室签署意见后，报总经理室审批，确定转正、延期转正或辞退。（2） 在试用期内，双方均可通知对方解除试用关系，试用员工不得要求遣散费及类似津贴。试用期内，员工若触犯法律或本公司规章制度，公司有权随时予以辞退。4、 转正：总经理室同意转正的，在办理完转正审批手续后，办公室将“转正考核表”存档，并下发“员工转正通知单”至部门经理（转发员工）及财务部。员工转正的次月公司将与其签订劳动合同并办理社保。四、 员工劳动纪律1、 员工在职期间必须遵守公司的行政管理制度及其它各项规章制度。2、 员工在任职期间不得兼职（公司委派的除外），并杜绝一切与公司利益发生冲突的行为。如因此而给公司造成经济损失，公司有权要求员工给予赔偿，并承担相应的法律责任。3、 员工不得挪用公司资金或将公司资金借贷给他人，不得以公司资产为他人提供担保，不得利用在公司的地位和职权为自己谋取私利，不得利用职权收受贿赂或其他非法收入，不得侵占公司资产。未经公司授权，员工不得以公司（包括公司分支机构、职能部门）的名义与自己或他人签订合同。若员工违反以上约定，应赔偿公司全部经济损失（含可得利益损失），且其非法所得均归公司所有。4、 员工无论在公司任职期间或离职以后，均有保守公司商业秘密的义务，若因员工泄密而给公司造成经济损失，则员工应负责赔偿公司的经济损失，并承担相应的法律责任。5、 员工在离职前，应交回涉及公司商业秘密的所有相关资料。员工离开后，不得以任何方式另行套取或获得上述材料及其复制品。6、 员工在离职后，不得再以公司名义从事任何活动，否则，由此引起的一切后果员工必须承担全部责任。对其损害公司利益的行为，公司保留追究法律责任权。7、 在劳动合同有效期内，员工违反公司劳动合同及公司规章制度，给公司造成经济损失的，应根据损失情况和责任大小，依据国家和当地的有关法律、法规、规章及双方约定的事项，承担相应的经济补偿。五、 劳动合同管理劳动合同是劳动者与用人单位确定劳动关系、明确双方权利和义务的协议，凡在公司工作的员工都必须按规定与公司签订劳动合同。1、 员工首次签订劳动合同时，必须提交原单位离职证明/失业证/养老手册。2、 已转正的员工在接到办公室通知后7日内到办公室签订“劳动合同”。如因特殊原因不能在7日内签订劳动合同，应及时说明理由，否则视为自动延长试用期。3、 员工劳动合同期满前1个月，办公室应协同用人部门进行考核，并将考核意见提报总经理室确定是否继续聘用。4、 员工劳动合同期满公司同意续签的，在接到通知3日内到办公室签订劳动合同。5、 员工劳动合同期满公司不同意续签的，劳动合同终止；合同期满员工不愿意再在公司工作的，可以终止劳动合同；合同约定的终止条件出现，合同亦应终止。6、 办公室于合同终止当日通知合同终止，员工办理终止劳动合同及离职手续。7、 在试用期内的，或严重违反公司规章制度、严重失职、在外兼职、营私舞弊、泄露公司重大机密，给公司利益造成重大损失，或者被依法追究刑事责任的员工，公司有权随时解除劳动合同，并不给予员工任何补偿费。8、 员工在试用期内可以要求解除劳动合同，非试用期内要求解除劳动合同应提前30天提出书面申请，经批准同意后办理离职手续。9、 员工提出解除劳动合同，在未得到批准和办完解除劳动合同手续前应坚持本岗位工作。10、 劳动合同的实施及合同期满续聘或终止、解除劳动合同的具体细则、按劳动合同相关内容实施。六、 社会保险管理1、 公司为已转正的员工办理养老、工伤、生育、失业、医疗五项保险。员工收到“转正通知单”后，按提报证件要求当月末交至，次月开始办理办公室社保。2、 员工社会保险的办理类型：首次参保；本市社保转入；外地社保转入；外地社保不转入需新开户。3、 办理员工社会保险需提报的证件要求如下：（1） 首次参保：18位身份证（新版）复印件、一寸彩照两张、户口本（暂住证）复印件；（2） 本市社保转入： 本市社保转入员工：需先在原单位办理减员后，本单位再增员。需提报18位身份证（新版）复印件、养老保险手册。（3） 外地社保转入：外地社保转入员工：需先在原单位办停并提交社保转移单，本单位再办理增员。需提报18位身份证（新版）复印件、一寸彩照两张、户籍证明（暂住证）复印件。（4） 外地社保不转入需新开户：原社保手册（办公室备存）、18位身份证复印件、一寸彩照两张、户口本（暂住证）复印件。4、 不能按期提报证件或提报证件及手续不全者将推迟办理，缴费期从提报齐全后的次月开始起缴，公司不逾补缴。七、 员工档案管理1、 员工个人原始档案由个人委托代管，公司暂时不接管。2、 员工公司新建档案包括：（1） 员工求职资料；（2） 身份证、学历证、学位证、外语等级证书、各种资料以及其他相关证件的复印件；（3） 员工档案照片；（4） 原工作单位解除劳动合同证明书、员工养老保险手册；（5） 员工转正考核表、员工履历表、劳动合同；（6） 员工异动审批单、异动交接手续；（7） 其他反映员工信息的材料。3、 员工公司新建档案由办公室统一收集，并按规定进行整理、装订，按员工顺序号存放保管。每年年底清理当年离职员工档案。八、 员工异动管理1、 员工异动包括：调动、辞职、辞退、除名等。2、 出现员工异动，原工作部门应监督其及时办理异动手续，若因部门管理不善，离职人员带走公司财务和技术秘密，由原工作部门负责人承担责任。3、 员工异动的主管部门是办公室，其他部门无权对员工做出批准决定。凡未经办公室认可的私自异动均为无效异动，当事人将受到相应处罚。4、 调动：是指员工在公司内部的部门变动。员工内部调动由办公室确认，报经总经理室同意，并办理完异动交接手续后方可到新工作部门上岗。5、 辞职：是指员工因本人原因离开公司而与公司终止劳动合同关系。辞职办理程序为：（1） 辞职员工提前30天（试用期员工可随时）填报“员工离职清算单”；（2） 原工作部门经理、办公室、分管副总、总经理同意；（3） 办理员工离职交接手续；（4） 将“员工离职清算单”交回办公室审核。办公室下发“员工离职通知单”至部门经理（转发员工）及财务部；（5） 财务部结清款项，员工离职。6、 员工辞职必须办理辞职手续，对未提出辞职申请或未办理正常辞职手续即离开公司的员工视为自动离职。（1） 对自动离职者，公司将作除名处理；（2） 员工自动离职后，其原工作部门应在2日内向办公室递交员工异动说明，写明员工离岗时间，并到财务、物资等职能部门查清该员工是否有财物问题，如有问题应及时报办公室，由办公室转法律顾问。7、 辞退：员工存在下列情形之一，公司将随时辞退。（1） 在试用期间的；（2） 严重违反公司有关规章制度；（3） 不服从岗位调整或工作安排的；（4） 被依法追究刑事责任或劳动教养的；辞退员工程序：（2） 部门负责人填报“员工离职清算单”至办公室；（3） 办公室审核；（4） 分管副总、总经理审批同意；（5） 办理员工离职交接手续；（6） 将“员工离职清算单”交回办公室审核。办公室下发“员工离职通知单”至部门经理（转发员工）及财务部；（7） 结清款项，辞退。8、 开除：员工存在下列情形之一时，公司将立即开除，无需提前通知和作相应赔偿。（1） 自动离职，未按公司规定办理相关辞职手续；（2） 无正当理由年度累计或连续旷工3天及以上者；（3） 营私舞弊、挪用公款、收受贿赂；（4） 玩忽职守、损公肥私、或严重失职的；（5） 聚众罢工、怠工、造谣生事、破坏正常工作和生产秩序；（6） 在外兼职；（7） 利用公司名义，进行个人技术与经济商贸活动；（8） 在工作中利用职务之便犯有严重经济问题，给公司带来重大损失；（9） 泄露公司重大机密；（10） 严重违反公司有关规章制度的其他行为。对拟开除的员工，由相关部门负责人提出书面报告，办公室核实，报总经理室批准后，办公室发开除通报。9、 离职手续：员工无论以何种理由离职（辞职、辞退、开除、合同终止等）均应办理完毕其离职手续、交接工作、归还所有公司物品、结清一切帐目。否则公司有权冻结其名下工资、保险，并保留对此采取法律行动的权力。员工离职手续办理完毕后，由办公室出具“离职证明书”。10、 离职具体移交项目如下：（1） 待办或未了的公司项目及全部资料；（2） 业务经营中所有往来的相关单位客户资料；（3） 生产中所保存的生产、技术资料及其它有关资料；（4） 公司文件、合同、证册、单据、办公用品；（5） 结清公司业务、财务往来款项及个人款项。（6） 宿舍与餐厅橱柜钥匙。九、人事管理流程人事管理流程及相关表单。以下所指部门或当事人按要求提报“审批单”至办公室后，由办公室负责逐级报批。申请部门提交“员工招聘计划书”至办公室；办公室提报“招聘方案”，组织“面试”，填报“员工面试记录表”，通知新员工到岗，核查资料，新员工登记“员工履历表”；用人部门提报“试用期员工工作总结”及“员工转正考核表”至办公室；办公室下发“员工转正通知单”公司内部岗位及薪资调整的，行政人事部填报“员工异动审批单”， 下发“员工异动通知单”；辞职、辞退、开除等离职，由当事人或部门提报“员工离职清算单”至办公室；办公室下发“员工离职通知单”第三章 行政管理制度一、 工作制度1、 公司实行每周五天半工作制，每周工作40小时，星期六下午及星期日休息。因季节变化需要调整工作时间，由办公室另行通知。工作时间：周一至周五：上午8：00-11：30 下午13：00-17：00周六：上午9：00-11：30 2、 工程技术部、营销部工作时间另行规定。3、 遇特殊情况加班员工应积极配合，不得假借种种理由逃避。二、考勤制度1、 公司实行严格的指纹考勤制度，所有人员应按上、下班时间准时考勤 。因工作需要晚来、早走的员工，由上级主管在请假单上注明原因并签字确认。2、 办公室负责公司内部的考勤管理，指派专人担任考勤员，按月考勤。3、 因公务无法按时考勤的（当日上班直接外出办理公事或下班前无法赶回公司）、工作时间内因业务需要暂时离开办公场所的： 员工事前必须征得上级主管的同意，并在办公室登记备查。4、 员工出差必须事先填写出差审批单。病假、事假、补休、有薪假期或其它各项特殊假期，必须事先填写假期申请单。5、 迟到、早退、擅离职守，每月累计3次或累计误时达2小时扣除一天工资；每月累计5次或误时达3 小时扣除两天工资；年度内累计误时超过24小时者，计旷工大于3个工作日，按自动离职处理。6、 工作日少考勤一次（不管上班或下班），视为旷工，扣发一天工资；工作时间擅自脱离工作岗位或外出办私事者，一经查实按旷工论处。7、 办公室考勤员于每月最后一个工作日下班后收考勤机，每月第一个工作日将上月的员工考勤表，报办公室经理审核，报送总经理签批。8、 考勤人员严格考勤，不得隐报瞒报。对于审批手续不全考勤员签字的、考勤员原因考勤有误的、一经核实，扣考勤员50元罚金。9、 本规定中所有扣、罚款将在工资中直接扣除。10、 国家法定节假日期间的值班另行临时通知。三、 假期制度1、 有薪公休假 元 旦： （一天）春 节： （三天）清 明 节： （一天）五一劳动节： （一天）端 午 节： （一天）中 秋 节： （一天）国 庆： （三天）2、 有薪年假凡服务满一年以上的员工，每年享有有薪假期：（1） 服务满一年以上、二年以内，享有薪假期三天；（2） 服务满二年以上、三年以内，享有薪假期五天；（3） 服务满三年或以上者，最高享有薪假期七天。每年有薪假期起计日期为元月一日，止计日期为十二月三十一日，有薪年假必须当年享用，不可逐年累计或以薪代假。有薪假期内不扣工资。下列人员不享受年休假： （1）在各类学校脱产学习、培训、进修享受寒暑假的人员。 （2）当年连续病假两个月或累计病休三个月以上的人员。 （4）当年事假累计达到1个月以上的人员。 （5）超出国家规定产假假期继续休息的人员。 （6）当年从外单位调入公司系统的人员。 （7）病、事假人员中如果当年假已休完且年出勤率未达到90%以上，则下一年度不再安排休假。 （8）员工在受处分期间。3、 事假 员工因事不能上班，应提前填写请假单。按实际的请假时间扣除相应工资。特殊情况可用电话通知，并按规定经上一级领导同意，方可请假。事假可以用年休假折抵。4、 病假 员工因病不能上班，应及时请假；若遇急病无法马上请假，应于上班的当天或隔天凭医生开具的病历证明和市级医院以上开具的休息证明办理补假手续，1天内不扣工资；1天以上10天以内（含10天），按实际病假天数扣除日工资的30%；10天以上180天之内，按月工资的70%发放病假工资。超过180天的，按月工资的60%发放疾病救济费。劳动合同期满尚未痊愈者，将不再续签。被解除劳动关系的补偿按有关法律法规执行。5、 婚假（1） 婚前体检假为1天，薪资照发；（2） 依法领取结婚证明的员工，可请婚假3天。男员工年满25周岁，女员工年满23周岁初婚者，婚假15天（含节假日及公休日）。婚假在结婚登记后本年内一次休完，不休者不予补偿，婚假期间薪资照发。（3） 子女结婚，可请婚假2日，薪资照发。6、 产假（1） 已婚女员工生育享产假90天，产假于预产期前一个月可以休息，但需与产前、产后连续计算（含节假日及公休日）。女员工生产时年满24周岁或医院证明难产者，增加产假30天；女方产假期间，男方可享有假期3天。（2） 已婚女员工怀孕流产的，根据国家有关规定和国家医疗机构证明，给予一定时间的假期，超出国家规定的休假，按病假处理。（3） 女员工婚后怀孕13个月时，累计有不超过3次的产前检查时间；46个月时，每月有1次检查时间；79个月，每2周有1次检查时间；超过9个月时，每周有1次检查时间。产前检查时间每次不超过半天。除医院特殊要求外，超时的产前检查按病假累计计算。（4） 产假期间薪资参照社会保险统筹办理，公司不再发放员工产假工资。7、 丧假（含假日在内）应提前填写请假单，不扣工资。（1） 父母、配偶、子女死亡时，给假三天；（2） 祖父母、兄弟、姐妹死亡时，给假二天。8、 工伤假：因公发生工伤事故，治疗休息时间以医生开列的病历和医院证明为据，不扣工资。9、 旷工：（1） 以下情形视为旷工：未按规定办理请假手续休假的；请假未获批准擅自休假的；续假未获批准继续休假的；以虚假理由请假或继续休假的；本行政管理制度中规定的其它视为旷工的情形；（2） 当年累计旷工3天，给予扣款及罚款处理；当年累计旷工3天，除相应罚款外，按自动离职处理；（3） 当年旷工累计3天，扣罚薪额=月工资总额/本月应出勤天数*旷工天数。10、签批权限及规定：（1） 一般员工报部门经理签批，部门经理报分管副总或总经理签批；（2） 除急病或急事外，所有请假的员工均应预先填写请假审批单，一天以内由部门经理审批；二天以上再报总经理审批，并获批准后方可休假；（3） 因急病或急事不能上班者，须及时来电向直属主管或总经理请假，获批准后方可休假，并于上班后的当天立即补办请假手续，否则视为旷工；（4） 有薪假期经部门经理批准，报办公室经理核批后，再按签批权限进行审批；（5） 各项假期审核批准后，须报办公室考勤员备案并复核无误后，由考勤员在考勤表上注明原因并签字确认。四、办公事务管理制度（一） 工作纪律：1、 员工应按时上下班，不得无故缺勤、迟到或早退。遵守公司各项规章制度。2、 工作时间，应衣着整洁，注意爱护办公区域的卫生，不得在办公区域随地吐痰、乱扔垃圾，做到地面清洁、台面整洁，办公用品严格按固定位置摆放整齐，人离开座位时应将椅子推进桌下，不得随意放置，保持井然有序的办公环境。3、 上班时间不得高声喧哗、随意聊天、追逐打逗或做与工作无关的事情，不得擅自离开工作岗位，不得有怠慢职责、玩忽职守等行为，必须严格遵守工作规则和业务流程，要认真高效地从事工作。4、 工作时间不得在Internet 上浏览与工作无关的内容、游戏或观赏电影等，严禁在计算机上聊天或使用未经许可的软件。5、 严禁在公司内办理纯私人性事务及使用公司办公设备从事与工作无关、纯私人性事务。6、 办公区域严格遵守防火规定，下班前应关闭各种电源开关，收好笔记本电脑、数码相机等贵重物品，关好门窗，检查室内安全情况。7、 严禁擅自打开电脑主机机箱，防止漏电及电脑零件丢失。8、 除网络管理员或公司指定人员，员工在任何情况下不得擅自格式化自己或他人使用的电脑。9、 接待客人要热情谦和、不卑不亢、多多微笑；接电话要文明礼貌，用语要规范、简洁扼要，涉及公司有关业务应记录并及时反馈给有关人员。10、 有关公司的经营政策、特殊事件等重大事宜，任何员工，无权擅自对外发表言论，应由公司职能部门负责。11、 公司客房除保洁人员每日清洁外，任何人员未经办公室主管许可严禁擅自入内。12、 下班后除加班和值班人员外，无特殊情况不得在办公室逗留。13、 对违反公司各项管理制度的人员，一经查实，办公室有权对当事人及部门主管（负管理责任）进行处罚，罚金50-100元不等；以上罚金直接从工资中扣除。对情况严重者，公司将保留除名权利。（二） 会议规定：1、 公司例会：公司例会，由办公室召集。出席人员：总经理、副总经理、各部门经理及相关人员。总经理未能出席的，由副总经理主持。会议内容：各部室汇报近期工作；讨论解决前期存在的问题，决定有关事项；总经理室工作布置。2、 部门协调会：根据工作需要不定期召开部门协调会，由各部门经理自行协商。3、 部门工作会：根据工作需要由部门主管召集本部门职员参加：讨论解决工作中部门的遗留问题，安排当天或近期的工作，决定有关事项。4、 公司会议：据公司领导决定会议时间，由办公室召集，全体员工参加。5、 会议纪要：公司例会和职员会议由办公室负责记录，重要事项要形成文件，送公司领导审阅并存档。对决定的事项及工作安排应落实到人，任务应有时间表，第二次例会需对前一次例会决定事项进行检查。6、 公司会议管理工作规范：公司会议管理工作规范为进一步规范公司会议工作，提高会议质量，充分、合理利用会议室，按照高效快捷的原则，特制定本工作规范：（1） 在公司内召集的各类会议（全体员工会、总经理办公会、业务专题会等）由办公室统一协调安排，负责会前通知、会议室安排、服务及会后会议室的清理。会 前：（2） 办公室要做好会议的各项准备工作：通知参会人员；提前清理会议室；需录像和录音的提前检查各种音响设备；摆放必要的办公用具；按照参会人员排好座次；提前打开会议室门，并作好其他准备工作。（3） 参会人员必须在会前5分钟到会，并遵守会场秩序；参会人员如不能出席会议的，应在会前向主管领导请假，并告知会议申请部门；会议时间如有变更，会议申请部门须及时通知办公室，取消会议或另行确定。会 中：（4） 办公室负责维护好会场外的秩序，保证会场安静，一般不许与会无关人员进入会场，遇有紧急情况经办公室经理同意方可与会场内人员取得联系；全天会议时在中午会议间隙清理会场（包括更换茶具、清理垃圾等，并锁好会议室门，确保会场物品的安全）。（5） 会议申请部门根据会议安排指派专人负责会议记录；在研究多项议题时，各议题汇报人和列席人员要根据办公室的安排在办公室或各自的处室等候，保证随叫随到，确保会议衔接紧密、有序。会 后：（6） 会后，会议申请部门及时告知办公室前台清理会场，保持会议室的清洁。（7） 会议申请部门会后及时写出会议纪要，会议纪要内容要包括会议时间、地点、与会人员、会议主持人、列席会议人员、会议议题内容、讨论情况、会议结果、决定事项等情况，做到内容翔实，字迹清楚，格式规范；会议记录要使用公司会议专用记录信笺；公司会议纪要经会议申请部门领导审核后送主管领导审阅，经主管领导审定签字后，按照规定的范围发放、存档。（8） 会议申请部门负责会议议定的事项的监督和落实，督促和检查工作进度，并及时向有关领导报告工作进展情况。（9） 做好会议保密工作，根据有关保密法规要求，严禁私自随意传播会议的内容，做到不能说的不说，不该早说的不说。切实妥善保管好会议文件、会议纪要，不要随便放置在公共场合，要按时归档。需要查阅时，需经请示主管领导，经批准后方可借阅。（10） 会议专用表格：会议申请表、公司会议安排表、会议服务流程通知参会人员打开会议室设备（空调、照明等）并清理会议室摆放并检查机器设备（检查投影仪、笔记本等设备运行是否正常）按人数沏茶，并每隔20分钟续水1次（如为全天会议，午间应更换残茶，并作简单清理）摆放并检查办公用具（白板干净与否、白板笔是否能用、白板擦是否有、铅笔是否需削、纸张是否备齐、激光笔是否能用等）根据会议要求，随时提供打字、复印工作会 前收回会议所借物品（笔记本、投影仪、激光笔、白板笔等）会 中清理会议室，并关闭空调、照明等设备，关门结 束会 后（三） 信件（函）管理：1、 政府文件（函）、公司文件（函）的存盘，具体由办公室派专人负责。2、 企业往来业务信函由办公室统一登记，分责处理。各部门需发出的重要信件（函），应到办公室登记再封好信口：写明收件单位、地址、邮编及收件人姓名，然后交办公室统一登记后寄出。（四） 档案管理：1、 归档范围：公司重要文件资料均应归档，包括：（1） 法律文件：公司章程、营业执照、资质证书、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、土地使用权证、施工许可证、销售许可证；股东会决议、董事会决议、各类合同、协议及相应的软盘、光盘和卡片。（2） 财务资料：验资报告、财务报表、审计报告、各种统计报表。（3） 工程技术资料：规划方案、工程设计图纸、工程预决算书、有关招标文件、工程竣工等资料。（4） 其他管理文件：政府有关文件、规定；公司管理制度、会议记录、行政资料、人事档案、可行性研究报告、销售方案、年度计划等文件。2、 归档程序：各部门应在上述文件形成后2个工作日内，由各部门主管负责交给档案保管员，并做好交接记录。交接记录应列明交接日期、文件名称、页数、交接双方签字。3、 档案借阅：公司各类文档均属内部机密，应引起员工的高度重视，除指定专人负责妥善保管不宜外泄外，有关人员因公需借阅（用），须按下列规定办理手续：（1） 审批权限：各部门借阅本部门归档的文件的，由各部门经理审批；跨部门借阅文件，应经分管副总审批；机密或重要文件应经总经理审批。（2） 审批手续：任何人借阅文件均应办理借阅登记，借阅人应当填写借阅日期、文件内容、预计归还日期并应签字；归还时应登记实际归还日期并经档案保管人签字。（3） 借阅档案应及时归还；重要原件尽可能不外借，办理业务确需借的，应规定时间，保管人要及时督促归还。4、 档案保密：公司员工均有义务维护公司档案的保密性和安全性。公司应归档的文件均属公司秘密，法律文件、财务资料及销售资料属公司机密。所有员工不得以复印、借阅或其他方式向公司以外的人员提供任何文件、信息。必须向有关部门提供各种文件、资料或各种数据的，均应经总经理或分管副总经理批准。5、 员工违反本档案管理规定，文件、资料不能及时归档，或借阅文件丢失，或造成文件泄露的，视情节严重，分别给予警告、扣发奖金、直至解聘。造成损失的，公司有权要求赔偿。6、 档案管理员的职责包括：（1） 认真做好档案接收工作，并办理有关接收手续；（2） 每季度第一个工作日对档案进行清理核对，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制；（3） 每季度第二个工作日对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案由管理员提出意见，经公司领导批准后由行政人事部经理协同管理员共同销毁；（4） 建立档案资料的统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。（五） 合同管理：1、 为了保护本公司在依法经营、发展经济中的合法权益，根据中华人民共和国合同法的规定，结合本公司的实际，制定本管理办法。2、 本管理办法适用于本公司在经济业务中形成的各类合同的管理，不适用于劳动人事合同的管理。3、 订立、履行合同时，应遵循平等、公平、诚实信用的原则，应当遵守法律、法规、规章，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，不得损害社会公共利益和本公司利益。依法形成的合同，具有法律约束力，受法律保护。4、 本管理办法所称合同是指本公司依照法律、法规、规章及约定采用书面形式与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。书面形式包括合同书、协议书、备忘录、承诺书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。正式订立的书面合同，本公司应至少持有二份合同原件。5、 合同一般应包括以下内容：（1） 当事人的名称或者姓名和住所；（2） 标的；（3） 数量；（4） 质量；（5） 价款或者报酬、结算方式；（6） 履行期限、地点和方式；（7） 违约责任；（8） 解决争议的方法；（9） 法人章、法人代表或自然人签章；（10） 签订合同的具体时间；（11） 合同份数，其中正本、副本份数及合同各当事人持有份数；（12） 合同附件。订立合同时，可以参照各类合同的示范文本。6、 订立合同的程序：（1） 经办部门就合同条款与当事方充分协商、达成共识，草拟成书面合同初稿；（2） 会办部门对合同初稿进行修正、补充，再由经办部门拟订合同修正稿；（3） 法定代表人或总经理或委托代理人（经书面授权）审核确认，在征得合同其他当事人同意后，制成正式合同正文；（4） 正式合同文本在办理签章手续时，经办人须按规定填写用印申请单，经公司领导批准后，由办公室统一办理合同登记、用章手续。重大、重要经济合同应委托本公司法律顾问进行审核，必要时，应由其出具书面的法律意见书。7、 合同用章规定：（1） 一般情况，各类经济合同统一使用法人公章，须经总经理批准。（2） 使用法定代表人私章的，须经法定代表人委托代理人批准。8、 正式订立并生效的合同，办公室至少应留存一份原件；原件不足时，需要部门可复印留存。合同原件一份由办公室送财务部备查，作为办理财务收支的依据，财务部指定专人进行管理、归档。其余合同原件、复印件也必须严格管理，及时整理、归档；部门合同管理人员发生岗位变动时，应在部门负责人监管下，办理合同的管理交接手续，并记录备案；需销毁的合同资料，由经办部门指定专人列明清单交行政人事部统一处理，不得自行销毁。9、 未经法定代表人或总经理书面授权，本公司所属各部门或个人不得以本公司或本部门名义订立经济合同，也不得超越代理权限订立经济合同；违者，合同无效，后果自负。10、 明确本公司办公室为经济合同的管理部门，负责检查、监督经济合同的订立、登记、用章、履行、整理、归档、统一处理等工作。财务部依照合同办理财务收支、经济核算等工作。合同经办部门、会办部门负责合同履行及协调、处理合同履行中出现的问题，并及时报告法定代表人或总经理，通知办公室、财务部，以便及时应对，确保合同正常履行。11、 合同的保管：合同的内容是企业的经营机密，应引起员工的高度重视，必须妥善加以保管，不许外泄。（1） 部门的所有合同都由办公室设专人专柜统一保管，合同复印件由各自部门经理设立专柜统一保管，若部门经理出差在外，合同柜的钥匙应交专人保管；（2） 合同的借阅、复印应征得部门经理的同意。（六）传真、电话管理：1、 公司办公电话设定为乳山市话业务，共开通两条外线电话。使用人应尽量长话短说，简明扼要，不得长时间占用，内容较多时，尽量以传真代替。2、 公司配置一台传真机，并由办公室专人负责接、发传真。3、 公务长途电话需到办公室传真机电话处拨打。由经办人填写电话（传真）登记表中接收方区域号、电话号、姓名、日期、内容，并由部门经理签字，报办公室确认后拨打。4、 公务传真由经办人填写电话（传真）登记表中接收方区域号、传真号、姓名、日期、内容，并由部门经理签字后，交办公室。5、 传真、电话是企业的业务通讯设备，任何人不得滥用、私用及损坏。严禁非公司业务通话及电话聊天。6、 办公室内有电话时，邻近同事应及时帮助接听，并传递信息。7、 私人长途电话，须经行政人事部同意并登记后方可使用，并按实际时间计算话费，在下月工资中直接扣除。（七）复印机、传真机、打印机、微机、投影机、摄像机等办公设备的使用及管理：1、 复印机、传真机、打印机、微机、投影机、摄像机、照相机、笔记本电脑、碎纸机、等是企业重要的办公设备，员工使用时必须严格操作程序，因使用不当造成损坏的，由使用者自行承担维修费用。2、 公司办公设备只限公司业务使用，严禁从事与工作无关、纯私人性事务，并严禁使用未经许可的软件及利用计算机玩游戏、观赏电影、聊天等行为。办公设备指派使用人负责监管其使用情况，违者必究。3、 传真机：办公室指派专人使用传真机。如有资料需要传真，到办公室办理登记手续，并经部门经理同意后，交办公室办理。4、 复印机：公司所有资料复印当事人（总经理室资料由内勤复印；各部门资料由本部门文员复印）必须办理复印登记手续，由部门经理批准，并经办公室复核（复核：是否与登记资料相符、是否公司业务资料、是否应双面复印、页数、份数等）后方可复印并取回复印资料。5、 打印机：（1）办公室设定一台共享打印机（只限打印A4纸）；（2）部门配置打印机：部门打印资料由部门经理签批，并严格登记“打印记录单”。公司所有资料打印当事人必须办理打印登记手续，由部门经理批准，并经办公室复核（打印复核：是否与登记资料相符、是否公司业务资料、双面打印、页数、份数只限打印一份，多份时可复印）后方可取回打印资料或领用打印纸。6、 微机：微机由领用人使用、保管。公司微机实行网络化管理，每人按人名设置1个共享文件夹；无须共享的文件必须及时清除；公司保密性文件需共享时，必须加设查看密码。严禁擅自打开微机主机机箱，防止漏电及微机零件丢失。除网络管理员或公司指定人员，员工在任何情况下不得擅自格式化自己或他人使用的微机。非个人微机，必须征得微机领用人的同意后方可使用，否则，追究当事人责任。7、 摄像机、照相机、投影机、笔记本电脑：根据工作需要，员工在学习使用摄像机、照相机、投影机、笔记本电脑等办公设备，并办理完相关审批手续后，可自行操作。借用手续：由使用人办理借用审批手续，经部门经理确认，在公司内使用的报办公室签批；带出公司、出差使用及当天不能归还的，再报分管副总签批。8、 复印或打印时应节约纸张，内部文件必须双面打印，定稿后再正式打印（尽量双面）；使用中若发生卡纸现象，务必切断电源，打开机身，取出被卡纸。9、 复印、打印废弃的纸张，严禁乱丢，单面的可保存再利用，双面置于废纸篓。涉及公司机密的文函应立即碎纸机销毁。（八）印鉴管理： 公司实行用印审批制，印章由专人保管。员工因对外经济活动或行政事务管理需使用公章者，一律实行主管负责人审批制度：1、 对外签订经济、业务合同需加盖合同章，由业务主管负责人签批后报总经理审批。2、 一般行政事务管理（如营业执照、年检、开介绍信、公函、广告宣传资料等），由行政负责人签批。3、 送政府部门之重要函件、报告、申请书以及贷款、重要协议、合同则必须由总经理亲自签批。4、 公章需携带外出者，必须由总经理亲自签批，同时由两个人一起办理，并按时归还；在带出期间需妥善保管，不得用于签批内容之外的事项，更不得挪以私用，否则由此产生的一切后果自负；特别严重的当移交司法机关严办。5、 凡因上述需要使用公章者，一律由经办人员自行办理签批登记手续。重要文件复印备查。6、 印章保管人请假期间，应将印鉴移交给主管领导指定人员保管，并做好移交、接手续，以明确责任。（九）卫生及安全管理：为了维护公司员工健康及工作场所卫生，提供安全及良好的工作环境，规定如下：1、 卫生及安全责任人及要求：（1） 办公室负责监督并检查公司卫生及安全的执行情况，并负责上/下班，打开/关闭公司公共区域的门、窗、灯、电源，锁好防盗门及大门。（2） 公司各部室办公区域的安全防范管理由各部室负责人负责，并指派安全员（或规定最后离开者负责，并做好安全记录）下班后关闭本部门的门、窗、灯、电源、微机及设备开关。（3） 公司所有员工：负责自己桌面的清洁，并自觉维护工作环境的卫生。具体卫生要求：早上上班后清理桌面卫生；文件、物品摆放整齐；下班后桌面上只保留电脑、口杯、文具盒，话机，其他物品放入抽屉或柜里；离开时将座椅放置好。（4） 仓库保管人员：负责打扫并保持好仓库的卫生。（5） 餐厅厨师：餐厅负责人（保洁人员协助）打扫并保持好餐厅卫生。使用后必须检查并关闭电源、煤气、炉具开关。具体卫生要求：早上上班后、中午用餐结束后、晚餐用餐结束后各清扫一次。所有餐具使用后必须消毒。2、 卫生达标要求：各卫生区域责任人，必须确保在责任区内物品摆放整齐、不杂乱；所有的门、地面、桌面、窗台、内窗玻璃、沙发、墙面等无污痕、无墨迹、无灰尘、无纸屑、无烟蒂，保持卫生区域整洁卫生。3、 为避免各类隐患发生，请各部室负责人加强各自办公区域的安全管理。因个人工作失职给公司造成经济损失的，公司将追究其当事人责任（部门负责人负连带责任）并做相应赔偿。4、 特殊情况，根据办公室的安排，全体办公室员工应积极参加工作场所的卫生清洗。办公室负责不定期组织检查卫生的执行情况。并对违规现象予以相应处罚。第四章、费用管理规定一、费用开支管理为落实公司财务管理制度，确保公司业务顺利开展，结合公司实际情况，所有费用支出应遵循厉行节约，反对浪费，提高资金使用效果的原则。并严格按照公司规定的审批权限进行审批，为此，特制定本规定：（一）费用报销内容主要包括：交际应酬费、通讯费、差旅费、交通费、办公费、汽车费用、培训费等。（二）费用的审批： 公司固定费用执行实报实销：公司固定电话费、总经理室手机通话费、员工社会保险费、办公区域电费、宽带费。除以上公司固定费用外，其它任何费用支出都要事先办理费用审批手续，由部门经理审批后报分管副总经理签批，最后报总经理签批。1、 交际应酬费：各部门因业务需要请客、送礼的，由经办人办理费用审批手续。临时应酬来不及办理相关手续的，应按公司相关审批权限，打电话申请批准，事后补办相关手续。2、 通讯费：公司固定电话费实报实销。个人通讯费按公司手机费用管理规定执行。具体每个人报销定额由财务部提出方案，经总经理批准后送财务部执行。3、 差旅费：公务出差的交通费用按公司财务部出差管理规定执行。特殊情况应经总经理审批。4、 办公费：办公费指购置日常办公用品的费用支出。参照公司财务部制订的办公费用管理办法执行。5、 其他费用另行规定。（三）各项费用的报销及手续的办理：1、 报销程序：报销人凭批准后的费用开支审批单(或专项费用审批单)入库单及税务部门正式发票填写财务部规定的专用费用报销单，并将票据按类整齐地粘贴在报销粘贴单上。由经办人签字后，报部门负责人签字认可后，报财务部主管审核，财务部主管对凭证的合法性，金额的准确性审核无误后签字，再报分管副总签批，最后报总经理签批。总经理签批后即可报销。2、 财务部凭手续齐全的费用开支审批单办理借款或领用支票的手续。财务部主管对所审核并签字后的凭证负责（财务部有权要求经办人提供某类费用明细清单）。3、 报销时限：费用发生一周内报销。超过一周的必须由当事人说明原因，经总经理同意方可报销。4、 报销凭证必须是税务部门的正式发票。白条、收据等特殊情况应报请总经理特别批准后，按本规定办理相关手续。三、手机话费管理1、 手机话费报销对象：公司副经理以上管理人员（含副经理）和工程现场施工监理人员、营销主管、财务及行政外勤人员等。2、 手机话费报销标准：总经理、董事全额报销；副总经理、部门经理300元/月；副经理200元/月；工程现场监理人员、营销主管、财务及行政外勤人员100-200元/月。3、 手机话费报销形式：在规定报销标准以下按照80%报销，超过标准的由个人承担。每人限报一部移动通讯话费（手机/小灵通），以月为单位，凭缴费发票报销。预缴话费的，必须提供通信公司当月实际话费发票或清单，否则财务不予报销。4、 手机