论秘书处理好人际关系的原则和方法【原创】.docx

精品文档浅谈秘书处理好人际关系的原则和方法摘要：在秘书的职业生涯中，拥有良好的人际关系十分重要。秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。所以秘书在处理人际关系时应遵循一定的原则和方法，只有这样才能促进事业的成功，实现自我价值，增强群体的凝聚力，才能推动单位健康有益的发展。关键词：秘书；人际关系；原则；方法作为一个公司的秘书，无论是在工作中还是平时必须处理好多方面的人际关系。稍有不当就得罪了人，那会给你或你公司带来伤害和损失。在处理人际关系时，必须坚持相应的原则，讲究一定的方法。一、处理人际关系的原则1.要遵循实事求是的原则作为秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。我以前在秘书工作杂志中看到邓颖超同志为其写过这样一篇文章:说秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人可以逛公园、遛马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息；其他人员受了委屈还可以说几句，而秘书必须以绝对服从为天职等等。实事求不仅是从秘书工作的基本原则，也是秘书处理好人际关系的基础。秘书在处理人际关系的过程中，坚持实事求是的原则就是老老实实做人，规规矩矩办事。但是，老老实实做人和规规矩矩做事，仅仅是建立良好人际关系的基础，它并不等于你就一定能搞好人际关系。要搞好人际关系，就必须在坚持实事求是原则的基础上，根据本公司和本部门的实际情况，对具体问题具体分析，有的放矢。有些年轻的秘书以为实事求是就是实话实说，这就是正直的表现。其实这是误解。什么是“正直”？所谓正，就是正大光明，不搞歪门邪道。所谓直，就是坚持原则，该说的才说，不该说的绝对不说；正直就是公正无私，刚正不阿，所以，那种张口就来，有话就说的人算不上真正的正直。有话直说，只能是经验和能力的体现；如果你还没有具备一定的经验和能力，那就少说为佳。作为秘书，一定要牢记“祸从口出”这句古训，慎行加慎言，才能维持有良好的人际关系。作为年轻的秘书，你应先多看和多听，熟悉情况，适应环境，之后再去动脑筋剖析自己发现的问题，找到切实可行的解决办法，这就是“实事求是”。只有这样，你才能让上司和同事们信赖你。2.要遵循诚实守信的原则秘书要做好本职工作，就必须让上司和同事信赖你。那么，凭什么让上司和同事信赖你呢？只有诚实守信，他们才会信赖你。如果你诚实守信，与周围的人都保持着和谐的关系，那它会让你在工作中事半功倍。相反，如果秘书人际关系不怎么样，人家不信赖他，那你沟通起来就会很艰难，甚至要付额外的代价。可以说，秘书工作容易不容易与她在公司里有没有人缘有很大的关系。而且作为秘书为人既要诚实，又要学会明哲保身。因为害人之心不可有，防人之心却不可无。例如：某公司有一笔很大的货款老回不来，财务部说是销售部的责任，而销售部说是财务部不负责任造成的，公说公有理，婆说婆有理，这事一拖就是大半年。这天老板让秘书于雪去协调一下，争取尽快把问题解决。于雪平时人缘不错，与各部门经理的关系很好，所以，当她把两个部门经理找到会议室时，她还没开口，那两个经理就知道是怎么回事了。销售部经理对亦非说：“于雪，你不用多说了，冲你的面子，我马上派人去用户那里结帐。”财务部经理也马上说在开票等方面给予配合。虽然这两位经理并不一定相信于雪的调解会很公平，但他们都信得过于雪，不管她说的有没有道理，都相信于雪为人公正；所以，不用于雪多说，他们就自己找台阶下。假如于雪平时狐假虎威，没有什么人缘，那场面可能就会是这样的：两个经理一见面，仍然是吵个脸红脖子粗。于雪秉公而断，两个经理虽然心里承认她说的有道理，但就是不接受，“道理虽然是这样，但你话不能这么说！”争来争去，两个经理最后变得有些不讲道理了，老是把于雪讲的道理与于雪的人品联系起来。3.要遵循从我做起的原则人际关系从字面上理解，是你与周围的人的关系，所以，有些秘书觉得自己的人际关系搞不好就是因为周围的同事很坏。其实，每个人的人际关系的好坏首先取决于他跟他自己关系的好坏。因此，秘书要搞好人际关系，首先是要从我做起，调整好自己。自己身上有哪些优点？自己身上还有哪缺点？如果对自己有了充分的认识，那就为建立良好的人际关系打下了一个坚实的基础。如果你先把与自己的关系调整好了，在对自己有充分认识的基础上对充满自信，那你就有可能与周围的同事建立起和谐的关系。从我做起，说起来容易做起来难。首先做为秘书你得看得起同事，同事才会看得起你，这就是“敬人者恒敬之”。很多人知道这个道理，但是在实际工作中却常常这样想：“为什么要我主动？他就不能主动？如果我主动了，他不买我的帐的话，那我不就吃亏了？”自己总是站在那里观望，等待同事主动。其实，只要你积极主动，从我做起，以诚相待，即使对方一时不买你的帐也没关系，日久见人心，同事之间互相尊重的氛围自然会逐渐形成，人际关系自然而然地会变和谐。同事之间的关系就像一面镜子，你笑容可掬，对方自然会用笑容回馈你。例如，某公司决定派研发部的小张去国外进修一年。小张把自己的出国资料交给了公司秘书于雪，因为必须有老总在上面签字人力资源才会正式办理出国手续。由于今年公司业绩下滑，老总在公司股东那里面临很大的压力，他天天找人开会，研究明年的销售问题，所以，他根本没时间也没心思来批阅小张出国这类材料。但离出国的日期越来越近，小张有些着急，以为是于雪从中作梗，便在中午吃饭时找了个借口与于雪吵起来了。于雪当时很冷静，没有与小张对骂，但在心里给小张记了一笔帐，她产生了想另找机会报复的念头。当天下班时，老总把小张的材料批下来了，并让于雪通知小张让她来总经理办公室，他有些事要向小张了解。通不通知小张？因为于雪完全可以说小张可能下班而找不着她了；如果通知她，又如何通知她？让她直接去总经理办公室，她毫无思想准备，有可能什么也说不清于雪最后决定还是先让小张到自己办公室来一下，把老总的意思先跟她说说，让她有个思想准备于雪觉得，虽然对方有些不怎么样，但自己作为总经理秘书应该用高标准要求自己，在处理人际关系时不能斤斤计较，从我做起。如果你跟人家过不去，人家找到机会后又跟你过不去，所以，你跟人家过不去实际上是跟自己过不去。自己为什么要跟自己过不去呢？4.要遵循不卑不亢的原则无论什么样的公司，在组织结构上都呈金字塔形，职位有高低之分，因此也就是存在事实上的尊卑之别。但是，这“尊卑”并没有人格上的意义，它只是管理和效率的需要。尽管公司职位存在等级，但作为秘书，你在处理各种人类关系时，仍然要做到不卑不亢；只有这样，你才能维持良好的人际关系。对于秘书来说，所谓不卑，就是不刻意去讨好上司；如果你想刻意讨好上司，那实际就是不诚实的表现，何况上司大多社会经验丰富，警惕性极高，不会那么容易被你“讨好”；所以，你刻意讨好上司反而不容易建立起正常的关系。你实事求是，上司会欣赏你，即使不理解你那也只是暂时的。对于秘书来说，所谓不亢，就是不要觉得自己多么了不起，对各部门的、打扫清洁卫生的、送水送快件的都给予尊重。秘书在一些同事眼里是居“一人之下，万人之上”，但实际上秘书职位并不高。为了执行上司指示，秘书手上会有些“权力”，但这种“权力”毕竟不是自己的，更何况有权也不可能乱用。坚持不卑不亢的原则，就是要求秘书无论是对上司还是一般的工作人员都一视同仁。凭良心做人，不讨好谁，也不挤兑谁。有些秘书一看见上司，心中就有些紧张甚至害怕，似乎自己比他矮一大截，因此，说起话来吞吞吐吐，罗里罗嗦，不敢畅所欲言。但是他们见了搞收发或做卫生的“小人物”，又觉得自已相当了不起，因而看不起他，有时还故意刁难他们。这些做法会极大地伤害你的人际关系。在实际工作中，一些秘书为了维持良好的人际关系夹着尾巴做人，到处讨好人，生怕得罪任何人；实际上这同样会让同事反感；在他们看来，你这是一种虚伪而缺乏诚意的表现，因为你心里必然有求于人，如果达不到目的那你就会反目成仇。二、处理人际关系的方法1.注意形象与礼貌秘书很多时候是与职位较高的领导人打交道。领导人一般对自己身边工作人员的要求比较严格，特别是在衣着打扮方面不允许他们随随便便，所以，秘书必须注意自己的形象，这是保持好人际关系的起码要求。人们都知道“人不可貌相，海水不斗量”这句老话，它是告诫你不要用一个人的外貌去评价别人，因为你通过他的外貌得到的第一印象往往是不准确的。但是，在现实生活中，你周围的一些人却常常以第一印象来判断你。他们用第一印象来评价你并不是他们浅薄，而是因为第一次与你见面，他们对你没什么了解，只能根据你的长相和衣着打扮来评价你。因此，如果你希望给人家良好的第一印象，那你就必须注意自己的形象。很多领导人在招聘或选择秘书时，往往就凭他看到你第一眼时得到的印象来做决定。秘书经常要接待客人，客人对你的“印象”基本就取决于他第一次与你打交道时的感觉；虽然在以后的接触过程中，这种印象可能会有所改变，但第一印象是最深的，如果你给他的第一印象不好，以后要再弥补往往很困难，因为不管你怎么努力，客人多少会对你留下一种“先入为主”的成见；如果你经常给客人留下了“某某太随便了！”的印象的话，那么，作为秘书你的前途就很危险了。秘书虽然从身份上来讲只是一般的员工，没有什么特殊的地方，但从工作性质上看，秘书又身处公司内部管理的高层，每天接触到的人物身份都比较高，他们年龄和地位决定了他们不喜欢自己身边工作的人说话粗俗，办事毛糙。所以，这就要求秘书注意礼貌，无论是说话还是办事都要体现出相当的教养，因为你不仅代表着你自己，你还代表着你的上司。一些公司里人际关系紧张，并不都是利益之争造成的，它们大多是由一方或双方不注意礼貌因误会积累而成。有些年轻的秘书之所以不太注意礼貌，并不是他们的本性傲慢无礼，而是他们觉得一些礼仪已经过时，并且也没有什么实际意义。随着时代的变迁，有些礼仪确实已经过时，更没有什么实际意义。但是，公司领导人的年纪一般都比秘书纪大，他们的观念和行为都相对偏保守，所以，你认为过时和没有实际意义的礼仪，在他们看来并不一定这样。因此，在礼貌方面一定要注意他们的感受，而你对他们讲礼貌，也仅仅是让他们感受到了你对他们的尊重和关心。2.正确对待批评秘书工作是一项经验性很强的工作，秘书工作的经验在很多时候就像一层窗户纸，如果没人帮你把它捅破，你自己摸索几年也不一定能掌握；如果有人愿意帮你，他可能几分钟就能教会你。所以，秘书必须虚心向老同事学习，诚心接受老同事的提醒甚至批评。只要你谦虚，老同事一般也乐意指导你。如果在工作中老同事对你的工作不闻不问，对你的失误睁一只眼闭一只眼，那并不一定是件好事。例如，小张和小陈是大学同班同学，两人大学毕业后就到某公司综合部当秘书，辅助总裁的工作，两人的起点应该是完全一样的。但是在一年之后，无论是工作能力，还是上司的信赖程度，二人的差异就非常明显了。小张的自我表现欲很强，喜欢争强好胜；而小陈倒像是小张的秘书，她只做一些由小张从老总那里转包来的工作。老马是总裁办副主任，跟总裁快20年了，是总裁名副其实的助手。老马给小张安排的第一项工作是让她制定总裁司机的日程表，以便接送总裁。但是，只做了一个星期，小张就四次把地点搞错，让总裁很不高兴。老马让小张工作细心一点，可她一口咬定都是司机失误，把责任推卸得一干二净。于是，老马也懒得管小张了，只安排她打打杂，做一些收发、复印之类的工作，怕她再给自己惹什么麻烦。小陈与小张完全相反，她虽不太爱说话和表现自己，但工作任劳任怨，能虚心接受老马的批评和建议；遇到不懂的地方，她会主动向老马请教。当她工作中出现失误之后，她会主动地承认自己的过错并道歉。老马觉得小陈是棵做秘书的好苗子，将她所有的秘书经验都传授给了她。有一次当老马突然请假的时候，总裁对老马说：“那先让小陈代替你工作吧。”对于自己挑选的两个助手，老马一开始对她俩一视同仁，并且对小张寄予了更大的希望。但是，不到一年的时间，两人的表现已是云泥之别。第二年，老马被提拔为一个子公司的总经理。在交班之前，他向总裁推荐由小陈接替自己的工作，并把小张炒了鱿鱼。所以做为秘书正确对待批评的态度是十分重要的。3.充分发挥主观能动性这天下午上班不久，市建设银行的王行长打电话来找李总。李总正在市政府汇报工作，作为李总的秘书，于雪知道王行长是李总大学的同学，他与李总的私交不错。见于雪一时联系不上章总，王行长就对于雪说，他们大学班主任的夫人昨晚突然去世了，他想约李总明早一起去看看老师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以王行长说话也比较随便：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”李总到晚上8点多才回到办公室，于雪马上把王行长的意思向李总作了汇报。“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让李总不知所措，还是李总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问于雪。于雪只好摇头，她看到了李总眼里对自己的不满。吊唁师母确实是李总的私事，送多少钱和带什么东西去看老师，作为秘书，于雪都可以不闻不问；但是，这种“私事”如果处理得不好，它必然会影响李总的工作，因此，作为助手，于雪必须将这种事情当作自己份内的工作来处理。既然是份内的工作，那么，于雪就应该充分发挥主观能动性，利用李总回来之前这一段时间做些相应的准备工作。比如，虽然吊唁的时候送多少钱没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；如果送少了，人家又可能认为你寡情少义。因此，如果于雪还不知道这种送礼的行情，那就应该向部门或公司其他的人请教；如果公司的人不了解，可以问自己的亲戚朋友于雪没有及时去了解这方面的情况，让上司失望，说明她作为秘书对自己的职责范围缺乏真正的了解；由于不了解自己的职责，所以在工作中缺乏主动积极的精神。秘书并不是算盘珠子，上司拨一下你才动一下；很多时候需要秘书充分发挥主观能动性，自己去找事做。一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，老板的压力越来越大，因而对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。当然，秘书在发挥自己主观能动性的同时，必须注意自己是否越位。4.懂得换位思考作为秘书，一定要养成换位思考的习惯。所谓换位思考，就是站在对方的立场上来考虑问题，了解对方的感受和要求。换位思考的最大好处就是你能理解对方所处的实际情况，让对方觉得自己的自尊心得到了尊重。很多人都是这样，如果他一旦觉得自己的自尊心受到了伤害，他就不会跟你讲道理，甚至变得胡搅蛮缠。相反，如果他觉得自己受到了应有的尊重，那他就讲理，常常在不知不觉自动改变了立场。所以，换位思考在建立和谐的人际关系过程中有“不战而屈人之兵”的功效。例如，某公司效益不好，同事小王被裁员。由于办公室主任老刘不想做这个恶人，所以让于雪去通知小王被裁这件事。于雪对小王说：“小王，别难过了，不就是下岗吗，公司又不是只有你一个人，工作再找不就有了吗。” 于雪没想到小王反应非常强烈，他指责于雪是站着说话不腰痛，落井下石。其实，于雪的确是想真心安慰小王，但是，他没有换位思考，不了解小王的心情，所以小王才会那样，如果于雪对小王这样说：“裁员是公司的一个政策，你有什么困难就告诉我们，我们会帮你的。”那么，小王心里至少就会舒服一些。但是，一些秘书自我感觉非常之好，他们无论在工作中还是在生活中，总是习惯保持一种无形的优越感。这种优越是换位思考的天敌，所以，那些自我感觉良好的秘书往往很难与同事建立起和谐的人际关系。如果秘书没有换位思考的习惯，凡事只想到自已而不考虑他人，那就会被当作自私自利的人，最终的结局必然是孤家寡人。5.完善性格心地宽秘书做为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和群众，对集体不能漠不关心，对待群众要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪癖，脱离群众。例如，有些刚毕业的年轻秘书喜欢只跟那些与自己意气相投的人做朋友，有的甚至干脆独往独来，认为自己只要在上班时把本职工作做好，让上司满意就行了，下了班回家多看点书，本本分分做人。他们把与同事一起吃饭唱歌当作浪费时间。其实这是不行的。我认为像这种性格内向的秘书，要多看到工作中有利条件，增强自强、自信、自爱。心地宽还表现在要懂得赞美同事，做为秘书，在工作中，你要学会赞美同事，比如人家从三楼到四楼来给你送材料时，你装作无意说一句：“这材料写得真不错！”或“你今天的衣服很漂亮！”这种赞美是维护良好人际关系的润滑剂，因为你赞美他，下次有机会，他也反过来捧你。你好我好大家好，和谐的氛围就这样在不知不觉中形成了，它不仅让你工作愉快，而且效率大大提高。所以对于秘书来说，及时赞美别人是维持良好人际关系不可或缺的手段。由于秘书工作的特殊性，所以秘书要豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和有爱合作，这样才能更好的处理人际关系。6.说话要留有余地逢人只说三分话。秘书在与初次相识的人打交道时，一定要牢记这条古训，它不是狡猾，只是一种谨慎。一般人在沟通过程中习惯站在自己的立场上来理解对所说方的每一句话，由于汉语辞汇丰富，人们的想法又比较复杂，所以，你说的同样一句话，在三个人听起来，可能就会听出三种不同的涵义；比如人家请你约个时间与总经理见面，你回答“我尽量争取。”在一些人听来，你实际上是答应了；在另一些人听来你这是在推辞；也可能有人会认为你实际上什么也没说。因此，作为上司代言人，秘书说话一定要谨慎，尽量留有余地。说话留余地实际就是降低说错话的概率。所以，平时不