办公文秘_秘书的职业素养培训

第二章秘书的职业素养 学习目标 理解和掌握秘书应具备的职业素养了解秘书应掌握的基本技能及途径客观分析自己 提高自身素质 案例一口痰 吐掉 一项合作某医疗器械厂与美国客商达成了引进 大输液管 生产线的协议 第二天就要签字了 可是 当这个厂的秘书科汪主任陪同外商参观车间时 汪主任一时嗓子发痒 随口向车间墙角吐了一口痰 然后用鞋底去蹭 这一幕让外商感到很恶心 且彻夜难眠 他让翻译给对方送去一封信 信中写到 恕我直言 一个工厂的管理人员的卫生习惯可以反映出一个工厂的管理素质 况且 我们今后要生产的是用来治疗疾病的输液皮管 贵国有句谚语 人命关天 请原谅我的不辞而别 一项基本说成的项目 就这样吹了 素养 即素质和修养 是指一个人在道德品质 思想作风 知识技能 行为能力等方面 经过长期修为 学习所达到的综合水平 素养是后天的 综合的 它看不见 摸不着 却体现在每个人的行为规范中 成为人的一个外在标签 它又是稳定的 对人的各种行为起到持续的影响和决定性的作用 一个人工作能力的强弱 工作质量与工作效率的高低 取决于一个人的主观因素 这主观因素的内在体现即为素养 何为素养 有的人做人光明磊落 不卑不亢 有的人却吹吹拍拍 对上卑躬屈膝 对下横眉瞪眼 有的人做事干净利落 思考周到 有的人却拖拖拉拉 丢三落四 有的人撰写文章条理清楚 文意畅达 有的人却词不达意 文理欠通 有的人处理问题头脑清楚 眼光敏锐 有的人反应迟钝 抓不住要害 有的人完成任务立场坚定 是非分明 有的人推诿扯皮 躲躲闪闪 这些都是一个秘书内在素质的外在体现 秘书的素养包括 正确的是非观念较高的理论修养良好的职业道德踏实的工作作风良好的心理素质强烈的创新意识广泛的社交能力熟练的操作能力 秘书综合素养的构成 概括为四部分 1 政治素养2 职业道德素养3 知识 能力素养4 人文素养5 心理素养 秘书素养 即秘书的素质修养 是指秘书人员经过学习和实践所达到的水平和境界 大致包括道德修养 知识水平 能力结构 心理素质等即德 才 学 体诸因素 才 即知识与技能水平 经验 德 即政治素质和道德品质 含职业道德 秘书素质的三大组成部分 情景案例 刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘 高中毕业后因高考落榜 便到省城来求职 她再三思量 觉得自己长得不错 口齿伶俐 适合去做秘书工作 于是 她翻阅大报小报 几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告 她喜出望外 便津津有味地阅读起来 某国际投资有限公司聘英文秘书一名 女性 25岁以下 中英文说写流利 良好的人际关系 熟练中英文电脑处理 英语大专毕业 有两年以上外资企业工作经验者优先 某公司招聘办公室秘书兼总务 女性 大专毕业 两年相关工作经验 工作耐心 细致 办事谨慎 有承受工作压力的心理素质 具有较强的英语听 说 写能力以及一定的财务经验 某集团公司聘高级文秘 大学本科或专科毕业 具有较强文字表达能力 熟悉资料分类存档 有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑 某汽车配件公司聘文秘 要求品貌端正 大专毕业 年龄在20 28岁 男女不限 要略懂电脑操作 曾从事管理工作 能讲流利的广州话及普通话 懂英文或日语 最好是外语学院毕业 某首饰厂聘秘书 大专以上学历 有良好英语能力和熟悉电脑者 有较强的文字表达能力 有独立处事能力 有吃苦耐劳的精神 能与人融洽相处 刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾 越看越泄气 各种招聘秘书的广告 对应聘秘书的要求很具体 既有知识技能方面的条件 也有思想品质方面的要求 她仅有年龄和容貌是远远不够的 经过几天的认真考虑 刘丽丽决定报考秘书职业培训学校 继续学习 提高自己的素质 据有关方面报道 仅北京市的高级秘书 人才缺口在1万人以上 并且这个缺口在以每年10 的速度扩大 摘自 成才周刊 负责招聘的一些人力资源部经理们曾向记者诉苦 公司一旦发布招聘 秘书 的信息 前来应征的往往不下数百人 能达到 职业秘书 水平的则很少 真正有经验 有能力 有地位 能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角 摘自中国教育招生考试网 为什么理想的秘书难找 不是没有人打字与速记的水准一流 一年一届秘书训练班中出的人材就有不少 个个在秘书技巧上都成绩优异 到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重 备受上司重视的秘书 少之又少 就为了一句话 只晓做事 不懂做人 而秘书偏偏就是最需要会做人的工作 梁凤仪 秘书必读 美国 全美秘书协会 章程提出的秘书必备的9个条件 中华人民共和国国家职业标准 秘书 规定 秘书应当 具备较强的文字与语言表达能力 综合协调能力与合作能力 逻辑思维与分析能力等 全美秘书协会标准 1 像心理学家一样善于观察和理解他人 2 像政治家一样有灵敏的头脑 3 像外交家一样有潇洒的风度 4 有调查各种棘手问题的丰富经验 5 有良好的速记能力以及文字功夫 6 熟读各种商业往来中的法律关系 7 能熟练地使用各种办公自动化机器 8 具备相当的金融和税务方面的知识 9 能熟练地对各种文件资料进行整理归类 美国赖特 秘书工作手册 中说 一位秘书 常常被认为是一位 万能博士 是一位心理学家 政治家 外交家 一位饱学之士作家 机械师 上司的私人财务出纳 跑街女郎与办公桌的清理人 秘书要胜任工作 必须有胆识 有口才 秘书不必是哪门知识的专家 但应是具备广搏知识的 杂家 1991年 西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件 具有领导和组织众多国家职员的管理能力 能流利使用联合国两种的工作语言 具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力 总经理秘书招聘职位描述 1 本科以上学历 英语或国际贸易相关专业毕业 2 年龄25 35岁 女 身高1 65米以上 男 身高 72米以上 形象气质佳 3 具有良好英语口语及读写能力 良好的文字功底 4 工作有条理性 思路开阔 对事物有敏锐的观察力 公关能力强 具有良好的语言表达能力 能做文案的优先考虑 责任心强 为人诚恳 5 出色的沟通技巧及良好的对外沟通 联络 协调能力 二年以上独资企业及合资企业相关工作经验 国家重点实验室业务秘书工作职责 协助室领导处理与业务相关的工作 负责国家重点实验室网站建设和维护 负责研究生工作 人数 1人应聘条件 大学本科以上 化学或药学专业毕业 熟练使用计算机各种软件和网站建设与维护 较好的中英文表达能力 为人正直 处事公正 有较强的服务意识和良好的组织协调能力 北京居易伟业投资管理有限公司职位描述 秘书工作年限 1 2年学历要求 本科以上年龄23岁以上 女性 本科以上 有2年以上的相同工作经验 有英语听说读写能力 能起草文件 记录 提醒总经理日常工作安排 能独立出差工作 形象好 气质佳 文笔出众 口齿伶俐 细致周到 沟通交际能力强 某秘书网站网络论坛主题 假如你是一个人力资源经理 你将如何面试总经理秘书 尤其是当你要面试的是一位女秘书 微型调查 老板喜欢什么样的秘书 深圳新闻网 得力的秘书将使老板左右逢源 受益匪浅 选择一位好秘书对老板至关重要 不同的老板有自己不同的标准 陈先生 某外企大区经理 有些人说秘书是吃 青春饭 的 不客气的讲我认为这是对秘书职业的一种亵渎 是一种认识上的误区 在高级秘书身上 聪明 有团结精神 这个队伍的凝聚力 认真可靠是他们的共性 悟性对于秘书来说也是很重要的 他们会为领导提出有创造性的建议 并且在任何事情上可以分出轻重 秘书必须具备一种职业的道德 对于一位秘书来讲 又有靓丽的容貌又有能力当然是最好 但是当两者不可兼得时 能力和悟性是关键的 吴迪 顺捷彩悦化妆品有限公司董事长 选择秘书最重要的是看她的工作经历 除聪明以及硬件条件外 秘书必须具备很强的专业能力 在财务 销售方面能够独立处理问题 在沟通 协调上有一种悟性 胡成 北京捷德智能限公司人事部经理 有没有高级秘书职业资格证书在老板眼中已经不重要了 取而代之的是 全能型 的秘书 另外 由于秘书会接触到公司的一些内部的文件 所以保守秘密很关键 秘书的职业道德也越来越被老板所看重 秘书人员应 政治上可靠 思想上敏锐 工作上勤奋 学习上刻苦 作风上严谨 邓颖超 没有七大硬功不要去当秘书 第一大硬功 抛妻舍子的铁石心肠 领导没出门 你必须先到楼下等着 领导晚上进了家 你才能迈开回家的第一步 没有抛妻舍子的铁石心肠 你想左右兼顾是不可能的 第二大硬功 过耳不忘的超级记性 领导在台面上的风光表现 有一大半的功夫来自于秘书的周密安排 如果你没有过耳不忘的超级记性 遗漏了哪件事 那可是捅了大蒌子了 第三大硬功 宁死不说的铁嘴钢牙 领导所作所为 所思所想 秘书最为清楚 如果你是个大嘴巴子 肯定用不了一天就被领导踹出门外去了 第四大硬功 代人受过的勇士精神 一旦领导犯了事 很多秘书会冲上前去把事揽下来 只有这样 领导才会最多因管束不严挨个处分但可保住官身 才会有机会把你也一同保下来 第五大硬功 默默无闻的人梯精神 尽管领导的讲话稿都是你写的 尽管领导做事的点子很多都是你出的 但作为秘书 千万不能在任何场合说其中有你的功劳 一切的一切都是领导的 和你都没有丝毫关系 第六大硬功 铁树开花的十足耐心 不要以为你跟了领导几年 得到了信任和赏识就想提要求另谋高处 万一你被用顺手 领导还轻易不会放你单飞 碰到倒霉的领导 一旦中途遭遇不测 你可就惨了 不过尽管是这样的命运 只要你选择了这条路 就必须忍耐下去 第七大硬功 外伤自舔的自恋情结 领导秘书虽官不上七品 但也是高处不胜寒了 不要忘记 你面前的人们 其实没有几个真正尊重你的 所以 秘书基本上没有知心朋友 什么委屈 伤痛 只能靠自己自我安抚 自己疗伤 1 起草材料忌拼凑 秘书给领导写材料 最忌讳的就是东拼西凑瞎凑合 切记 再笨的领导也是不好糊弄的 2 安排活动忌偷懒 跟随领导出差是秘书的一项重要工作 秘书作为领导的左右手 一定要提前掌握领导活动的要点 对一些可能发生的事情作出应有的准备 如针对某些会谈内容 准备一些背景资料 秘书的七大禁忌 3 迎来送往忌贪欲 跟领导出席一些大的场合 迎来送往接收一些大小礼品是难免的 在这其中 作为秘书一定要摆正自己的位置 切记 不要试图得到与你职位不相称的东西 4 下达指示忌添醋 传达领导指示是秘书的日常工作 这其中 一定不要在传达领导指示过程中掺杂自己的个人感情 更不能添油加醋 借机谋取私利 切记 领导的眼睛也是雪亮的 5 出谋划策忌固执 作为领导智囊团的一部分 为领导的工作出谋划策要讲技巧 特别要注意自己的身份 不能自己认为对的东西就必须强制性地灌输给领导 让他接受 切记 任何时候都不要试图去指挥那个领导你的人 6 领导会谈忌插嘴 秘书是领导的贴心人 平时可能和领导无话不谈 但在公务场合 特别在一些重要的会谈中 除非领导问你什么可以简单作答 除此之外 哪怕领导出现了常识性错误也不要插嘴更正 切记 不说话 领导不会把你当哑巴卖掉 7 领导家事忌掺和 作为领导身边的人 不参与家庭事务是不可能的 但参与不等于掺和 掺和领导家庭内部的长长短短 多嘴多舌很容易引火烧身 切记 什么时候也不能把自己不当外人 作为办公室的一员 我们每天都可能要走进别人的办公室 或许请示汇报工作 或许是洽谈业务 或许只是递送一份文件 不管你的目的是什么 只要你在别人的办公室出现 就总会有人在一旁打量 观察 评析你的外表与自信 如果你出现时面带羞愧 歉疚和不安 那么你极有可能在未开口前就已失掉顾客 生意和业绩了 一般要求 整洁的发型清爽的面孔干净的手部合适的着装优雅的姿态得当的言谈举止等 思考与训练题 着装穿衣也是一种品位 这与教育 经历 心态有关 即使你生性随便 不拘小节 但在着装规范上仍然必须有所讲究 对此你能否做到 或换句话说 你能否为了职业要求而改变自己 请专业发型师为你的发型确定最合适的标准 然后以此作一些变化来丰富与生动自己的形象 平时注意按礼仪规范训练自己的姿态 如 站 坐 行 表情 动作等 举止 请同学 亲朋指出自己的不足 进行及时纠正 为什么说职业秘书的表情有着严格的标准 既不能张扬 又不能内敛 而是恰到好处的平和 难道这对其职业形象真有那么重要的关系吗 在镜子前反复训练正确的表情神态 努力把握住职业需要的分寸感 将自己以为最符合职业身份的表情定格 作为你的招牌表情 表情规范并不是呆板 努力让自己的表情可亲可敬 既要平和 又要生动 第一节秘书的知识结构 知识结构 是指个人为实现一定的目标 在对人类知识体系进行学习与选择后 在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统 是指一个人掌握知识的门类和深广度 是知识整体构成的各个部分及其结合方式 一位秘书常被认为是一位 万能博士 她是一位心理学家 政治家 外交家 研究专家 一位饱学之士 作家 业务律师 机械师 上司的私人财务出纳 跑街女郎与办公桌的清理人 美 赖特 秘书工作手册 秘书的知识素养 秘书知识素养 基础知识 专业知识 相关知识 办公室秘书最起码的知识面 办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志 边缘学科知识的掌握有助于办公室秘书整体素质的提高 一 秘书人员的合理知识结构 专与博的兼容性 广泛的适应性 强健的知识更新性 1 秘书知识结构的特点 基础层次 基础知识 中间层次 相关知识 最高层次 专业知识 最高层次 中间层次 基础层次 2 秘书知识结构主要内容 秘书的知识结构社会科学知识 语 史 地 外 政基础知识自然科学知识 数 理 化 生公文和应用文写作 文书制作和处理 专业知识 档案保管 办公室管理 调查研究 会议组织 信访工作 信息科学 行为科学 公共关系学 行业知识 所在系统或行业的基本知识 相关知识 经济学 法律 社会学 心理学 传播学 领导科学 统计学 知识结构 基础层次 社会科学 自然科学诸多学科 社会科学 文 史 哲等 以利秘书了解人生 认识社会 全面把握工作环境及其背景 自然科学 数学 物理学 化学 地理 生物等学科的常识 中间层次 相关知识 指与秘书专业关系较为直接的学科 A 秘书学的 姐妹学科 即公共关系学 新闻学 组织行为学 心理学 决策科学等B 经济 法律 管理及若干新兴学科如系统论 信息论 控制论等 最高层次即专业知识层次 秘书知识结构金字塔的顶端 起决定性主导作用 这一层次的核心 两部分 A 秘书专业知识 秘书学 及围绕这一核心展开的外围和边缘部分 秘书学若干分支学科 如文书学 档案学 信访学 调研学 行政管理学 公文写作学 办公自动化原理 B 秘书所在部门的行业知识 例 商务秘书应具备的行业专业知识包括 行政管理学 商业企业管理学 企业市场营销学 物价学 统计学等 小技法 秘书应从实践经验中不断学习 提高自己的知识的素养 通过与各位有头脑 有经验的领导 客户 同事往来 从他人的经验中不断提升自己 秘书身处领导的周围 应注意在工作中向领导取经 学习有益的领导经验 并从自己的失误中汲取教训 新浪与智联招聘的一项联合调查结果 40 的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景 34 30 的人认为具备专业知识的秘书更有出路 只有9 92 的人认为不需要 日本高等院校秘书学科课程门类设置 第二节秘书的能力结构 二秘书的能力结构 知识与能力 知识是吸收知识是基础 能力是输出能力是各个方面知识的综合运用与体现 1 合理的能力结构 基础能力 观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力 职业能力 理解能力 思维能力 表达能力 沟通能力 协调能力 社交能力 管理能力 应变能力 操作能力 学习能力等 特殊能力 即技能 书写 速记 校对 复印 打字 摄影 操作电子计算机及其他办公自动化设备 秘书的能力要求 附 秘书谈吐 十忌 一 忌信口开河 能真办 二 忌人云亦云三 忌花言巧语四 忌装腔作势五 忌出言不逊 要温文而雅 大碗喝酒 大块吃肉 大声说话 不应是秘书的行为 六 忌模棱两可七 忌晦涩难懂八 忌唯唯诺诺九 忌手舞足蹈十 忌冗繁罗嗦 案例一语不当险失合作良机2 年春天 一香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜 公司上下对此都非常重视 早早做出了各种安排 公司总经理特意安排出专门的时间 静候贵客 在专门安排的会客室里 精心准备了烟 茶 水果 还派自己的秘书提前到公司门口等候 香港客商进入公司大门后 迎候在门厅的公司总经理秘书马上上去热情与客商握手 可能是知道事情的重要性 反倒有些紧张 竟然对客商说 我们总经理在那边 指会客室 他叫你过去 香港客商一听 当即非常生气地说 他叫我去 我就一定要去 我又不是他的下属 凭什么叫我 你们现在就是这样对待合作者的 那以后还了得 合作应当是关系平等的 于是这位客商当即转身 一边走一边说 贵公司如真有合作诚意 叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧 说完拂袖而去 事后 总经理不得不登门道歉 经过一番相当大的努力 才重新争取到了双方合作的机会 研究能力结构的意义 一 从秘书自身看 根据工作需要培养相应的能力 寻找合适的岗位 二 从秘书部门看 可以实现秘书能力结构的合理互补 办公室秘书的能力素质 阅读概括能力 创新能力 包容能力 竞争能力 组织策划能力 表达能力 人际沟通能力 小技法 秘书的工作责任范围日益扩大 工作累积繁杂 往往每天加班还不见得能够做完工作 结果不是事情没有办好 便是错误不断 如何才能使工作顺利进行呢 有如下建议可供参考 1 掌握工作的整体概况 若是忽略了这一点 而把目光集中于特定细节 就会忽略真正重要的部分 唯有对工作有通盘的了解 才能进行有效率的规划 2 善于借助他人的力量 这里指的他人 包括后辈 资深同事和上司等 借助他人的力量运用在工作上 为了便于得到他人的帮助 平时待人处世的态度非常重要 若能建立良好的人际关系 广结人缘 那么办起事来自然方便许多 3 了解自己的实力 譬如准备熬夜是否能完成工作 需要多少睡眠才能恢复精神等等 知道自己的能力极限 方可有效地建立工作进度表 第三节秘书的职业道德 任务分析 随着我国市场经济的迅速发展 秘书人员以惊人的速度增长 秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体 是社会活动中重要的不可缺少的辅助力量 随着我国改革开放特别是加入世贸组织 对秘书从业人员的要求越来越高 围绕我国企业转换经营机制 建立现代企业制度 秘书工作必须适应新的形势 秘书人员也必须努力提高自身的素质 更好地为完善市场经济体制服务 这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的素质 作为文秘专业的在校学生 想要在将来的职场竞争中谋得一席之地 首先一定要学好专业知识 注重提升专业素质 利用学校的实训条件以及各种实践机会充分掌握秘书工作的相关技能 这是适应时代发展 社会需要的必备条件 不但好学 勤学 还要博学 人们说 秘书肚 杂货铺 就是说秘书人员是通才 是杂家 一定要博学多才 见多识广 因此要充分利用学校的图书馆 阅览室以及越来越发达的网络系统广泛涉猎各行各业的知识 以提升自己的职业素养 更重要的 要学会做人 这是做好秘书工作的先决条件 其实 学校就是一个小社会 要学会和各种各样的人相处 多参加校内的各种各样的活动 在与人沟通交往中培养谦虚谨慎 诚实守信 尊重他人 与人为善的优良品格 这是一个职业秘书必须具备的思想 道德品质方面的素养 秘书的职业道德 道德 是以善恶评价的方式来调整人与人 个人与社会之间相互关系的标准 原则和规范的总和 也指那些与此相应的行为 活动 它是人类社会所特有的 依靠社会舆论 传统习俗和人们的内心信念来维系 对人们的行动进行善恶评价的社会意识 原则规范和行为活动的总和 秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用 是从事秘书工作的人们 在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和 秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范 秘书的职业道德集中概括为六点 遵纪守法 爱岗敬业朱熹解释敬业为 专心致志 以事其业 秘书人员应忠于职守 大而言之是忠于党 忠于国家和人民利益 小而言之 要忠于本职工作 忠于职守的另一个含义是对工作认真负责 一丝不苟 忠于职守还意味着恪守本分 甘当助手 配角 甘当无名英雄 不越权或滥用职权 2 诚实守信 保守秘密秘书要不断提高自身修养 不居高临下 不自以为是 谦虚而不傲上凌下 不妄自尊大 本分而不炫耀示人 严谨慎密 必须在工作中尽忠职守 严守党和国家机密 不随意在任何场合向任何人炫耀和泄露 以免给党和国家以及本单位造成损失 3 踏实严谨 讲求效率秘书人员在工作中一定要脚踏实地 严谨认真 同时又要注重工作效率 在日常工作中 当场可以办理的事 就不要说 研究研究 当日可以处理完的 就不要推到明天 急办的事就要马不停蹄地去办 总之 要把公文处理的时间压缩到最低限度 雷厉风行 应该是秘书人员的工作原则和应有作风 4 办事公道 善于合作秘书人员工作头绪多 涉及面广 又往往环环相扣 非单枪匹马所能完成 如果一环疏忽 就会前功尽弃 秘书人员要善于同他人沟通协作 密切配合 步调一致 才能顺利完成任务 善于合作既要求对同事尊重和理解 也要求公允地与同事分享胜利的成果 分担失败的责任 5 言行一致 恪守信用秘书工作严谨慎密 责任重大 必须在工作中尽忠职守 人际交往中恪守信用 包括约定会晤 安排会议 组织联络 收发函件 传递文件都要准时 接受任务如不能近期完成 必须及时汇报 不能拖延或擅自改变 恪守信用还包括决不轻而易举允诺别人所托而自己又力所不能及的事情 一旦允诺就应该尽一切力量去办到 6 文明礼貌 彬彬有礼秘书人员在工作中待人接物一定要文明礼貌 举止大方 谈吐文雅 常带微笑 案例 她为什么如此受欢迎在台湾有这么一位女秘书 老板们都争相出高价聘用她 据圈内人士说 哪个老板用到她 必然会财运亨通 诸事顺达 她是一位怎样的秘书呢 从外表看她并不起眼 既不年轻 又不漂亮 四十来岁 瘦弱且略显憔悴 个性也并不开朗 腼腆内向 但她举止文雅 待人有度 尤其她有着惊人的敏感性与记忆力 每一位上司的朋友和客户她都了如指掌 在公众场合或适当的时机 她会悄悄的提醒上司 该向某某道喜 因为他的公子考上了台大 该向某某致候 因为 由此 她的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘 你认为在这位受欢迎的秘书身上体现的是什么素质 这样插话该不该 一次 某基层单位向领导汇报如何落实科学发展观的有关问题 某领导还未讲话 他的秘书就抢先不断插话提问题 后来不等领导做出决定就大谈有关的几条办理意见 而且经常这样 在类似场合插话 提问 做决定性的讲话 注意 秘书人员的职业道德要求主要由秘书工作的特点和要求决定 同时受各国的社会制度 文化背景 价值观念和风俗习惯等的影响 忠于职守 自觉履行各项职责 服从领导 当好参谋 兢兢业业 甘当无名英雄 谦虚谨慎 办事公道 热情服务 遵纪守法 廉洁奉公 不假借领导名义以权谋私 恪守信用 严守机密 实事求是 勇于创新 刻苦学习 努力提高思想 科学文化素质 钻研业务 掌握秘书工作各项技能 秘书职业技能培训鉴定教材 敬业爱业 甘于平凡 如果你只掌握一些基本的技能 但并不真正喜欢秘书这种 伺候人 的工作 就肯定成不了一个让领导满意的职业秘书 态度决定一切 一个外企女秘书的日记 我和微软的成功因为有露宝 比尔 盖茨 只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行了 比尔 盖茨 秘书职业道德要点 1 从社会舆论要求的角度看 A 忠于领导 服从领导 当好助手 B 守口如瓶 严守机密 不慕虚荣 鲍威尔说话秘诀 查看 C 严守本份 廉洁奉公 不谋私利 毛主席对人品的要求 急事慢慢地说 大事想清楚再说 小事幽默的说 没把握的事情小心的说 做不到的事不乱说 伤害人的事坚决不说 没有发生的事不要胡说 别人的事谨慎的说 自己的事怎么想就怎么说 现在的事做了再说 未来的事未来说 毛泽东看重人品 喜欢老实人在毛泽东身边工作的人员都知道 毛泽东喜欢老实人 毛泽东身边工作人员 大都老老实实 勤勤恳恳 毛泽东不喜欢的是自作主张 做事事先不报告 爱出风头 喜欢投机钻营的人 毛泽东曾批评陈伯达 我和你相处这么多年 不牵涉到你个人 你从来不找我 可见 毛泽东对陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃 胡乔木在1959年庐山会议和文革中以基本上 过关 主要也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错 认为胡乔木是个老实人 说乔木跟他一二十年 总还是一介书生 这句话颇为传神 也说明毛泽东对人的诚实是看得很重的 A 无名英雄观秘书的天职 走在前面 落在后面 埋在下面 走在前面 就是秘书是各种事务的先行官 落在后面 秘书是种种享受的后来者 埋在下面 指秘书是诸多名誉的无关者 2 从内心信念角度看 某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿 经过一番修改 润色 费了不少功夫 然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上 凭经验 他估计这一炮定能打响 并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖 不料 秘书长看后批示 此稿目前不宜发 看到自己的工作成果作废 辛辛苦苦采写的稿子被 枪毙 黄科长心里有股说不出的滋味 这么好的题材 可惜了 不行 得想个办法 黄科长拿定了主意 回到自己的办公室 又经过一番剪裁 将原稿换了个标题 内容的文字也略作改动 然后拿给地委办袁副主任签发 居然顺利通过了 当然 他没有把真相告诉袁副主任 第二天 黄科长正在为稿件已发而高兴时 被通知到秘书长办公室 在那里他受到了严厉的批评 黄科长错在哪里 请对黄科长的行为进行简单评析 案例 黄科长为发信息而采用的方法极不可取 他的主要错误有三 一是不服从上级领导 对同一篇信息稿 发与不发 领导之间的看法和标准不一定是很一致的 但身为秘书人员绝不能去钻这个空子 既然秘书长已明确表态这篇信息不发 作为下级 黄科长应执行和服从 但他却在这一点上犯了错误 二是影响领导间的团结 黄科长绕过主要领导同志 隐瞒真相 将稿子改头换面后送副职领导审发 这是对领导的欺骗行为 尤其不可取 三是 自我 意识太强 这是从事秘书工作的大忌 也是黄科长犯错误的最根本的原因 第一 第二点错误也来源于此 他表面上想的是信息稿的价值 实质上其内心深处想的是显示个人的才华 实现个人的价值 将个人的成绩 荣誉置于工作之上 没有当 无名英雄 的思想准备 是做不好秘书工作的 办公室秘书的职业道德 职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范 各行各业都有自己的职业道德 秘书相对于其他职业而言 职业道德尤其重要 因为秘书这个职业最接近领导核心层 知密多 知密早 知密深 如果一旦道德沦丧 将会给单位带来无法估量的损失 另外 由于秘书工作的事务性 从属性 服务性等特点 也决定了办公室秘书必须具备较高的职业道德素养 办公室秘书的职业道德 爱岗敬业 忠于职守遵纪守法 严守机密诚实守信 恪尽职责埋头奉献 甘当配角谦虚谨慎 廉洁自律 小技法 反思 与 慎独 秘书应该继承前人在道德修养中注重 反思 和 慎独 的好传统 古人讲 日三省乎己 秘书应该把职业道德标准作为一面镜子 定期检查自己 所谓 慎独 就是说即使在个人独立工作 无人监督的情况下 也要坚持按道德规范的要求做事 在 隐 和 微 的地方 能够自觉地控制自己 防微杜渐 加强自我教育 自我磨炼 自我改造和自我完善 努力使自己成为一个具有较高道德修养的人 案例 某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函 于是 董事长把秘书叫来 要他速记下回信大意 真没想到会收到这么不讲理的信 虽然我们有过长久的生意往来 也只能到此为止了 对此事 我还打算对外公开 他要秘书依据以上内容 迅速复函给对方 那么 秘书应如何做呢 1 是的 遵命 立刻走出办公室 去打字 投邮 2 认为这项在董事长盛怒下所作的决定 对公司 董事长本人都没有好处 倒不如擅作主张 把信 压不来 不必去打字 更谈不上投邮 3 董事长 何必为了一时之气 得罪往来已久的代理商呢 请您三思啊 向董事长提出这样的建议 4 当天傍晚或经过一段时间董事长息怒后 将打好的信件 送他过目 并说 您觉得这样可以寄出去吗 服从领导 当好参谋辅助而不干预协助而不干扰参谋而非全谋 姜秘书错在哪 某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同 姜秘书做接待工作兼翻译 史密斯一进门 姜秘书马上引进会客室 罗经理已等在那里 经过一番介绍 他们发现史密斯粗通中文 罗经理与史密斯寒暄的时候 姜秘书前去泡茶 他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内 然后冲上水 把杯子放在史密斯的面前 罗经理和史密斯都看到了这一切 史密斯疑惑地问 听说你们中国在加工碧螺春时 姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来 是不是 罗经理还未答话 姜秘书立即反应 那种茶叶样子特别好看 特别香呢 罗经理解释说 不 不 不 几十年前是这种情况 但现在茶叶的种植 采集 加工都严格按照国家出口标准进行 不会再出现类似的情况 史密斯说 刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗 罗经理转移话题 引导史密斯到茶叶样品桌前 双方就合同事宜谈了起来 在价格问题上双方争执不下 最后 罗经理说 我按最低价格打九折给你 史密斯沉思着 姜秘书接口 我们已经给你成本价了 你应该接受了 你连茶都没有喝一口 怎么知道茶叶的质量呢 史密斯听了 耸耸肩 说了声抱歉 拔腿就走 望着史密斯的背影 罗经理冲着姜秘书一顿责备 好好的一笔大生意 都让你给搅了 姜秘书茫然不知所措 经理 我不是一直在帮你吗 怎么会是我的错 当大人物的秘书要有极高的学识知识与智慧修养 然而 本事却要深藏不露 静静渗透于工作之中 秘书呢 一旦表现得稍为高调 就会惹人瞩目 有可能被认为过分抢风头 梁凤仪 秘书必读 甘居幕后 甘当无名英雄 十年京兆一书生 爱书爱字不爱名 田家英 协助上司处理事务 协助上司正确思考 协助上司打理企业 像上司那样思考 比他们考虑得更全面更深刻 像上司那样行事 比他们做得更周到更出色 将微不足道的事做到完美无暇 将举足轻重的事做得无懈可击 我们无法改变上司 但是我们可以影响上司 廖金泽 案例 2005年某省委副书记因贪污受贿被 双规 后移交司法机关 追究刑事责任 而跟了这位副书记四年的秘书陈某一样有受贿嫌疑 而且在书记与其情妇之间牵线搭桥 甚至为其情妇造假文凭 并雇佣流氓地痞替书记的情妇除掉心腹之患 最终这位重点大学的毕业生 跟着书记一起入狱 案例 原北京市常务副市长王宝森的秘书闫振利深受王宝森信任 他常自恃是王宝森的秘书 称王称霸 随意扣押请示报告 代替王宝森发号施令 后因贪污1万元 挪用公款64万元 判刑7年 摆正位置 自尊自重 平等待人 下属 而非 奴仆 不可盲目遵从 案例 良禽择木 协调 而非 指挥 不可妄自尊大 不可越权办事案例 危险的 错觉 秘书 八戒 一戒盲目遵从 缺少主见二戒作风浮躁 处事不稳三戒心胸狭窄 缺少气度四戒私欲膨胀 忘乎所以五戒妄自尊大 脱离群众六戒头脑空空 不学无术七戒假承意旨 越权办事八戒麻痹大意 失密泄密 秘书之友 1996年3期 第四节秘书的心理和性格 指在社会环境和社会实践中形成和发展的 主要是指人自身表现出来的稳定的 经常性的 本质的个性心理特征 包括人格 意志 情绪 思维 动机 兴趣等 一 心理素质 第四节秘书的心理和性格 是在一定社会中个人做人的尊严 价值和品格的总和 人格是在社会生活中产生和形成的 人们在改造自然和改造社会的实践中逐渐认识了自己的地位和作用 因而便形成了对自己做人的尊严 人生的价值和道德品格的认识 这就是人格 1 人格 是指人自觉地确定目标 并根据目标来支配 调整自己的行动 克服各种困难 实现预定目的的心理过程 人有了意志才能积极地改造主观世界和客观世界 成为现实世界的主人 意志具有自觉性 果断性 自制性和支持性等积极的品质 也具有盲目性 顽固性 冲动性和脆弱性等消极的品质 2 意志 是人的情感较强烈的 带冲动性的 明显的外部表现 它是一种高度扩散的兴奋或抑制状态 冲动性 情境性 短暂性和不稳定性是情绪的突出特征 情绪表现为 喜悦或悲哀 喜爱或憎恨 惊奇或愤怒 恬静或烦躁 轻松或紧张 乐观或忧郁等 成熟的情绪表现为 自信 沉着 冷静 持恒 温情等 3 情绪 是人的认识过程 思维是把感觉 知觉加以抽象 概括 比较 综合 或是利用概念进行判断 推理 即感性思维和理性思维 思维有深刻或肤浅 广阔或狭隘 灵活或呆板 清晰或紊乱 独立或因循 缜密或粗疏之分 秘书人员的思维须敏捷和缜密 忌呆板和粗疏 4 思维 5 动机 又称内驱力 指满足某种需要有关的活动动力 也就是推动人的行动的内在原因 需要产生动机 动机产生动力 人的一切行为都是要动机支配制约的 动机属于人的个性的积极性 也就是个性需要的具体表现 动机可分为物质性动机和精神性动机 天然性动机和社会性动机等 是指人的意识中对事物所持的一种积极的选择态度或探索的认识倾向 兴趣是在社会实践活动中形成的 也可以在社会实践活动中改变 由于社会实践活动的丰富性 导致人的兴趣也多种多样 如直接兴趣 间接兴趣 积极兴趣 消极兴趣 短暂兴趣 稳定兴趣等 秘书应积极培养对本职工作的兴趣 还必须培养和发展职业外的兴趣爱好 如旅游 书法 绘画 音乐 摄影 集邮 体育活动等 6 兴趣 二 秘书的气质 气质是人的高级神经活动类型特点在行为方式上的表现 是一个人比较典型的 稳定的心理活动的动力特征 气质包括心理活动的速度 如语言 感知及思维的速度等 强度 如情绪体验的强弱 意志的强弱等 稳定性 如注意力集中时间的长短等 指向性 如内向性 外向性 二 气质的特点遗传性 稳定性 三 气质分类法1 我国古代根据五行分类法把气质分为金 木 水 火 土等五种类型 2 希波克拉特的 体液说 把人的气质分为胆汁质 多血质 粘液质 抑郁质四种类型 3 巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型 活泼型 安静型 抑制型四种类型 古希腊医生认为人体内有四种液体 粘液生于脑 血液生于心 黄胆汁生于肝 黑胆汁生于胃 这四种液体形成了人体的气质 四种液体调和与否决定了人体的健康状况 1 胆汁质的人 勇猛 果断 顽强 胆汁质的人心理过程具有迅速而突然爆发的特点 他们精力旺盛 态度直率 动作迅速 富于热忱 但性情急躁 容易冲动 心境变化剧烈 刚强 粗暴 做事比较粗心 2 多血质的人 热情 开朗 活跃 多血质的人神经活动具有高度灵活性 往往表现出智慧和灵敏 他们活泼好动 喜欢和外人交往 对新生事物敏感 性情十分活跃 能较快地适应环境的变化 但是 他们情绪不够稳定 兴趣容易多变 有 三分钟热情 之嫌 3 粘液质的人 温顺 随和 文雅 粘液质的人神经过程有一定的稳定性和惰性 所以他们安静稳重 沉默寡言 情绪不易外露 他们注意力集中 交际适度 具有较强的自我克制能力 能埋头苦干 但不善于随机应变 4 抑郁质的人 冷静 细心 坚定 抑郁质的人性格孤僻 多愁善感 他们行动迟缓 犹豫不决 优柔寡断 但他们办事细心 谨慎 考虑问题周到 而且感受力强 能注意到他人不易发现的细节 秘书应是四种气质的完美结合 作为秘书应了解自己的气质 有意识的发挥其优点 克服其缺点 调节自己的心理活动 培养完美性格 公园里 一个人坐在长凳上 感觉有点热 就把帽子脱下来放在自己身旁的凳子上 忽然来了一个人 没注意凳子上的帽子 一屁股坐了下去 心灵剧场 胆汁质 你把我帽子坐扁了 我非把你揍扁不可 冲动 好斗 易激动 心灵剧场 多血质 先皱皱眉头 没关系 哈哈 还能戴 咱们交个朋友吧 开朗乐观 易于变通 乐于交往 心灵剧场 黏液质 哦 你不说我还不知道 算了 算了 没关系 我不生气 趁人不注意骂了几句 反应缓慢 沉默寡言 不容易外露 善于忍耐 心灵剧场 满脸幽怨的看了一下对方 径直慢慢走开 小声嘀咕 这帽子没办法戴了 我怎么这么倒霉 好好的帽子都被人弄坏 特别敏感 胆小孤僻 相对脆弱 易受伤害 抑郁质 心灵剧场 胆汁质 神经类型 强而不平衡的兴奋型典型表现 直率 热情 反应迅速 行动敏捷 脾气暴躁 容易冲动 不善于考虑 情感易爆发而不能自制 由于精力旺盛 能以极大的热情投身于自己所从事的活动中去 开始时能够埋头于工作也准备去克服通向目标的重重困难和障碍 但一旦精力耗尽 易情绪低落 失去信心 胆汁质的秘书适合于从事鼓动 组织一类的工作 适合处理办公室的日常事务和进行具有开创性的组织工作 多血质 神经类型 强 平衡而灵活的活泼型典型表现 活泼 好动 善于交际 在新的环境里不会感到拘束 思维敏捷 容易接受新鲜事物 注意力容易转移 情绪和情感容易产生也容易变化和消失 同时容易外露 体验不深刻 多血质的秘书适合从事对外联系 交际方面的工作 同时还适合于处理各种人际关系的协调工作 能够比较灵活地解决各种人际矛盾与争端 黏液质 神经类型 强 平衡 不灵活的安静型典型表现 稳重 考虑问题全面 安静 沉默 善于克制自己 行动缓慢而沉着 不会为无谓的诱因而分心 态度持重 交际适度 少空谈 情感上不易激动 不易发脾气 也不易流露情感 能自制 也不常常显露自己的才能 其不足之处在于不够灵活 不善于应付多变的环境 黏液质的秘书适合从事材料综合及文书处理方面较细致的工作 能够做到工作有条理性 抑郁质 神经类型 弱的抑制型典型表现 情绪体验深刻 持久 有较强的感受能力 易动感情 情绪不容易表露 反应迟缓但深刻 能观察到别人不易察觉的细节 对外部环境变化敏感 具有幻想力 比较怯弱 怀疑 孤僻 优柔寡断 容易恐惧 抑郁质的秘书适合从事文件起草和提供咨询工作 能够深化领导思想 使工作经验系统化 二 秘书人员的性格要求 成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系 相互制约 相对稳定 秘书人员需要在有意识的自我调节中发展 改造自己的性格 应争取做到以下几点 能控制自己的情绪和行为 不为成功而冲动 也不为挫折而丧气 利诱不动心 豁达开朗 由于秘书人员的特殊位置 常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰 如在工作中会处于复杂的人际关系之中 难免与领导人 同事及群众之间发生性格矛盾 利害冲突 因此 秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达 开朗 即在坚持原则的前提下采取宽容 忍耐的态度 敏捷应变 秘书不仅要有意志坚强不屈的性格 还要有机敏灵活的性格 秘书工作涉及面广 变化性强 秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力 善于沟通 长于协调 既不丧失原则 又不激化矛盾 特别是在遇到突发事件和复杂情景时 能够机警灵活 随机应变 使问题得到及时而恰当的解决 那种墨守成规 反应迟钝 不讲求效率的秘书已不能适应现时代的需要了 意志坚强 秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动 秘书必须具有坚韧不拔 百折不回的毅力 克服各种困难 实现自己的职能 秘书要有较强的心理承受能力 对来自领导 基层和外界的种种压力能够从容应付 任劳任怨 秘书在辅助领导的过程中 要能够坚持原则 实事求是 自觉抵制不正之风 努力克服自身的缺点和不足 成为一个意志坚强的人 幽默风趣 幽默风趣是人类宝贵的心灵财富 是情感优裕和自由的展现 在生活和工作的诸多困惑面前 幽默风趣能帮助你化被动为主动 变尴尬为愉悦 以轻松的微笑代替沉重的叹息 具有幽默感的秘书 则能以出众的机智和精美的语言化解困境 超越挫折 获得良好的心境 保证工作的顺利进行 秘书在交往活动中运用幽默 可以使人感到轻松 易于沟通情感 取得理解 消除陌生和紧张 营造和睦的交际氛围 友爱合作 秘书应有友爱合作的性格 宽容待人 助人为乐 不与别人斤斤计较 不因小怨小隙而存嫌 对于所服务的领导者要多加体谅 主动热情 细致周到 对于现代秘书部门的其他工作人员 要开诚布公 谦逊虚心 严格要求自己 维护集体的团结 自制力 闭目回忆最近一次情绪失控的时候 并描述原因 过程和结果 钉钉子的故事从前 有一个脾气很坏的男孩 他的爸爸给了他一袋钉子 告诉他 每次发脾气或者跟人吵架的时候 就在院子的篱笆上钉一根 第一天 男孩钉了37根钉子 后面的几天他学会了控制自己的脾气 每天钉的钉子也逐渐减少了 他发现 控制自己的脾气 实际上比钉钉子要容易的多 终于有一天 他一根钉子都没有钉 他高兴的把这件事告诉了爸爸爸爸说 从今以后 如果你一天都没有发脾气 就可以在这天拔掉一根钉子 日子一天一天过去 最后 钉子全被拔光了 爸爸带他来到篱笆边上 对他说 儿子 你做得很好 可是看看篱笆上的钉子洞 这些洞永远也不可能恢复了 就像你和一个人吵架 说了些难听的话 你就在他心里留下了一个伤口 像这个钉子洞一样 插一把刀子在一个人的身体里 再拔出来 伤口就难以愈合了 无论你怎么道歉 伤口总是在那儿 要知道 身体上的伤口和心灵上的伤口一样都难以恢复 你的朋友是你宝贵的财产 他们让你开怀 让你更勇敢 他们总是随时倾听你的忧伤 你需要他们的时候 他们会支持你 向你敞开心扉 告诉你的朋友你多么爱他们 告诉所有你认为是朋友的人 你的行动可以从讲述这个小小的故事开始 三 健全的性格对秘书的影响 第一 有利于搞好人际关系 在现代秘书的职责范围内 很重要的一个方面就是要善于与各种各样的人打交道 秘书在采访 汇报 慰问 接访洽商 调解 开会 谈判等这些职业活动时 都要与各种不同类型的人打交道 这些人既包括本单位的人 也包括不是本单位的人 秘书正是在与这些人的交往中 获取各种信息 沟通 协调上下 内外 左右的关系 辅助上司从事工作 健全的性格可以使秘书顺利而有成效的与各种人员进行交往 尊敬 谦虚 会使秘书与上司的关心密切 诚恳 随和 富有同情心 会使秘书与同事间的关系融洽 第二 有利于适应环境 现代科学的发展 社会的进步 使得生活的节奏加快 当代秘书的工作性质 工作方式和工作环境也不段的发生变化 新型的秘书不但要做好决策前的调查 协调 综合工作 而且还要协调上司从战略的高度上提出意见 在现代社会里 信息量空前增加 交流速度非常快 秘书不仅仅在办公室里看材料 听汇报 而要必须主动地去收集 分析 研究最新的资料 并且现代办公自动化的进展速度非常之快 新的 更有效的文字处理系统不段的推出 这都要求秘书能够及时的更新自己的信息和知识 第三 有利于身心健康 从秘书的工作性质来看 活动繁杂 劳累紧张 秘书的活动方式大多繁杂而无规律 要不时的处理突发时间 写公文时间紧迫 陪上司外出视察 要做好各种及时的准备 参加各种会议和礼仪之前 还必须为这些会议做出周密的安排等 此外 秘书在企业中还往往处于各种矛盾的中心 时常承受着巨大的压力 这样 秘书不但要有很好的身体 还要有很好的心理素质 办公室秘书的心理素质 办公室秘书处于单位组织管理系统的中枢 地位的特殊 事务的繁重 角色的复杂 经常使他们的心理处于高度紧张状态 加之个人对职业 岗位 角色的认知偏差和社会世俗观点及群体舆论压力等原因 极易产生一些心理障碍 如果不能及时加以调整 久而久之就会造成心理失调 如缺乏自信心 失败感 忧虑不安或者自视甚高的优越感 好出风头 不肯吃苦等等 这些心理障碍不仅会给秘书的工作和人际交往造成困难 甚至会影响到秘书自身的身心健康 办公室秘书的心理素质 作为办公室秘书应具备的健康和谐的心理素质 主要是指 树立正确的人生观 价值观 热爱本职工作 建立自我成功期待 拥有恰当的人生抱负水平 善于反省 能自我调节心理压力 自觉抵御各种不良思想观念行为的影响 善于营造和谐 互助的人际关系氛围 做事有百折不回 坚持不懈的勇气和毅力 具有自信 热忱 沉着 乐观饱满的情绪 有幽默感 办公室秘书的心理调适 为了有效地工作和正常的生活 办公室秘书要善于调适自己的心理 保持稳定 乐观 健康的心态 行之有效的调适方法是 培养广泛兴趣 丰富业余生活 以陶冶性情 培养乐观情绪 博览群书 以拓宽视野 开阔胸襟 主动与人交流 沟通 利用各种心理咨询服务 通过倾诉 宣泄以调节情绪 正确地评估自己 培养高尚的人格修养 劳逸结合 坚持锻炼身体 学会转