会议管理_会议管理和常见的会务礼仪

第十二讲商务会务礼仪 会议 又称集会或聚会 在现代社会里 它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式 简单地说 三个人以上 聚合在一起 就某个或某些议题进行讨论或解决 就是会议 第一节会议的类型和作用一 会议的类型 其一 行政型会议 它是商界的各个单位所召开的工作性 执行性的会议 例如 行政会 董事会 等等 其二 业务型会议 它是商界的有关单位所召开的专业性 技术性会议 例如 展览会 供货会 等等 其三 群体型会议 它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性 非业务性的会议 旨在争取群体权利 反映群体意愿 例如 职代会 团代会 等等 其四 社交型会议 它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议 例如 茶话会 联欢会 等等 联席会议 学术会议 报告会 二 会议的作用在商务交往中 商务会议通常发挥着种种极其重要的作用 它是实现决策民主化 科学化的必要手段 它是实施有效领导 有效管理 有效经营的重要工具 它是贯彻决策 下达任务 沟通信息 协调行动的有效方法 它是保持接触 建立联络 结交朋友的基本途径 第二节会务组织礼仪 一 会议的时间选择要合适 会议的时间选择应避开企业的业务繁忙期或重大的节假日 过冷或过热的天气 风雨交加的天气也不适合举行会务活动 特别是室外的会议活动 即使室内举行的会务活动 天气太冷太热太闷也都不利于会议的顺利召开 二 会议场所选择要恰当交通要便利 大小要适中 设施要齐全 要符合主题 如洽谈会 发布会等 应尽量避开闹市区 保证会场不受外界干扰 要方便停车 费用要合理 说说下列会议应该放在哪开比较合适 国际妇女代表大会亚洲各国首脑会议世界博览会议全国汽车工业会议全国棉花种植会议全国钢铁生产寿山石雕艺术研讨会议 三 拟定嘉宾名单要谨慎与会嘉宾身份的高低 往往决定了会议活动规格的高低 确定与会嘉宾的名单要周全考虑 仔细斟酌 切不可掉以轻心 随意确定 一般而言 商务会议的嘉宾应包括以下人员 上级领导 社会名流 新闻记者 同行业代表 广告公司 主要客户和项目工作有关的本单位负人 技术人员 四 适时发出会议通知 拟发会议通知应包括以下六项 一是标题 它重点交待会议名称 二是主题与内容 这是对会议宗旨的介绍 三是会期 应明确会议的起止时间 四是报到的时间与地点 对交通路线 特别要交待清楚 五是会议的出席对象 如对象可选派 则应规定具体条件 六是会议要求 它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备 以及差旅费报销和其他费用问题 一般应提前1 2周发出通知 对特别邀请的嘉宾的请柬 应派专人登门呈送 以表示诚恳和尊重 五 依礼排定席位次序 以前为尊 中间高于两侧 以右为尊 我国目前的惯例是 前排高于后排 中央高于两侧 左座高于右座 凡属重要会议 在主席台上每位就座者身前的桌子上 应先摆放好写有其本人姓名的桌签 排列听众席的座次 目前主要有两种方法 一是按指定区域统一就座 二是自由就座 六 布置会务活动环境 1 会场布置的要素主席台 会标 横幅 色调 会场周围的标语 口号 台口花卉的摆放 美术装饰 会场的形状 音响效果 照明设备 座次排列等 2 会场气氛的布置铁树 棕榈 代表庄严 万年青 君子兰 友谊长存 万事如意菊花 高洁 月季 玫瑰 喜庆 牡丹 富贵 3 会场的主题性布置包括设置会标 会徽 台幕 标语 主席台 与会人员坐席的摆放及桌签等 1 会标的制作公式 会标的每个字的规格 台口宽度 间隔 字数 2 计算 主席台台口宽度12M 会议名称10个字 字间距0 1M 求每个字的宽度 2 桌签的制作 标明桌号和就坐人身份 多用于座谈会 茶话会 形式 一种是用阿拉伯数字标明桌号 另一种是标明就坐人身份 如记者席 演员席等 3 坐签的制作 标明桌号和就坐人身份的标签 主要用于较高级别的领导人及各种宴会 招待会 形式 三棱柱体 卡片纸 4 会徽 会徽一般挂设在台幕上 5 台幕 主席台的台幕一般用紫红色或深蓝色面料做成 以单色为主 红色热烈喜庆 适用于重大的集会 蓝色柔和宁静 适用于各类工作会议 6 主席台 布置规则 一是对称 二要简化 三是台口和台深的设计要适当 台深 主席台的前沿到底幕的距离 台口是制作会标和安排主席台坐席的依据 会议成本预算 显性成本 即会议明显的耗费 如会场租借费 文件材料费 与会者的交通费 食宿费 活动费以及服务人员的工资等 隐性成本 即与会者因参加会议而损失的劳动价值 一般不大为人们所注意的成本 会议成本 X十2JXNXT其中 X表示显性成本的总和 J代表与会人员每小时平均工资的3倍 N表示人数 T代表时间 小时 七 会议文件准备 会议所用的各项文件材料 均应于会前准备完成 其中的主要材料 还应做到与会者人手一份 需要认真准备的会议文件材料 最主要的当数开幕词 闭幕词和主题报告 要安排好与会者的招待工作 1 开幕词 包括三方面 对来宾和与会人员表示欢迎 对会议的内容 任务 目的作简要介绍 预祝会议成功 2 工作报告 会议讨论的中心议题 3 发言稿 不要面面俱到 而是有所侧重4 其他会议文书 如 会议通知 会议议程表 日程表 会议须知 作息时间表 与会人员名单 通讯录 分组名单 住房安排表 工作人员名单 车辆调度表等等 5 会议文件的准备程序 领导授意一秘书起草一领导审阅一秘书修改一领导签发一打印制作 第三节几种常见的商务会务礼仪 一 洽谈会会务礼仪洽谈 在社会交往中 存在着某种关系的有关各方 为了保持接触 建立联系 进行合作 达成交易 拟定协议 签署合同 要求索赔 或是为了处理争端 消除分岐 而坐在一起进行面对面的讨论与协商 以求达成某种程度上的妥协 一 商务洽谈的基本程序 迎接 入坐 寒暄 会谈 送客 二 礼仪要求 1 仪表庄重 符合着装礼仪 遵守时间 以提前5 10分钟到为适宜 3 按惯例排座举行双边洽谈时 应使用长桌或椭圆形桌子 宾主应分坐于桌子两侧 若桌子横放 则面对正门的一方为上 应属于客方 背对正门的一方为下 应属于主方 若桌子竖放 则应以进门的方向为准 右侧为上 属于客方 左侧为下 属于主方 在进行洽谈时 各方的主谈人员应在自己一方居中而坐 其余人员则应遵循右高左低的原则 依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐 举行多边洽谈时 为了避免失礼 按照国际惯例 一般均以圆桌为洽谈桌来举行 圆桌会议 洽谈的第一点方针 是要礼敬对手 即所谓 你敬我一尺 我敬你一丈 保持 绅士风度 或 淑女风范 洽谈会 4 遵守基本原则 要依法办事 提倡法律至尊 假若要在洽谈中搞 人情公关 即对对方吹吹打打 与对方称兄道弟 向对方施之以小恩小惠 则是非常错误的 任何有经验的谈判人士 都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的 要平等协商 有关各方在合理 合法的情况下 进行讨价还价 要求同存异 在任何一次正常的洽谈中 都没有绝对的胜利者和绝对的失败者 在洽谈会上 妥协是通过有关各方的相互让步来实现的 要互利互惠 要人事分开 商界人士在洽谈会上 应当理解洽谈对手的处境 不要对对方提出不切实际的要求 或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情 案例 他们为什么拒绝毕先生 智明公司要与某公司谈合作事宜 委派年轻能干的毕先生先行商谈 毕先生去了不久 对方就打电话过来 要求换人 否则将不再合作 智明公司的负责人很惊讶 恳请对方解释原因 对方说 毕先生来后 和他们谈话时 翘着二郎腿 仰靠沙发 当他们谈自己的想法时 毕先生不是玩自己的笔 就是东张西望 对方说 虽然事情不大 但是我们不愿意和这种人合作 二 新闻发布会会务礼仪 新闻发布会 简称发布会 有时亦称记者招待会 它是一种主动传播各类有关的信息 谋求新闻界对某一社会组织或某一活动 事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式 新闻发布会 新闻发布会 新闻发布会1 主要内容 发布会礼仪至少应当包括会议的筹备 媒体的邀请 现场的应酬 善后的事宜等四个主要方面的内容 筹备新闻发布会 要做好主题的确定 时空的选择 人员的安排 材料的准备等项具体工作 2 主持人与发言人的注意事项 新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长 办公室主任或秘书长担任 他的基本条件是 仪表堂堂 年富力强 见多识广 反应灵活 语言流畅 幽默风趣 善于把握大局 长于引导提问 并且具有丰富的主持会议的经验 国台办发言人范丽青 外交部发言人刘建超 新闻发布会3 材料的准备 其一 发言提纲 其二 问答提纲 其三 宣传提纲 其四 辅助材料 例如 图表 照片 实物 模型 沙盘 录音 录像 影片 幻灯 光碟等等 4 善后的事宜 其一 要了解新闻界的反应 其二 要整理保存会议资料 其三 要酌情采取补救措施 在听取了与会者的意见 建议 对于失误 过错或误导 都要主动采取一些必要的对策 三 赞助会会务礼仪 以赞助为主题的会议 即为赞助会 在目前情况下 商界通常所积极赞助的项目 大致上共有以下十类 一是公益事业 二是慈善事业 三是教育事业 四是科研活动 五是专著出版 六是医疗卫生 七是文化活动 八是展览画廊 九是体育运动 十是娱乐休闲 另一类则是依据赞助物所划分的赞助的类型 其一 是现金 其二 是实物 其三 是义卖 其四 是义工 举行赞助会的会议厅之内 灯光应当亮度适宜 在主席台的正上方 还需悬挂一条大红横幅 在其上面 应以金色或黑色的楷书书写着 某某单位赞助某某项目大会 或者 某某赞助仪式 的字样 前一种写法是突出赞助单位 后一种写法 则主要是为了强调接受赞助的具体项目 四 茶话会会务礼仪 适合举行茶话会的场地主要有 主办单位的会议厅 宾馆的多功能厅 主办单位负责人的私家客厅 主办单位负责人的私家庭院或露天花园 包场高档的营业性茶楼或茶室 餐厅 歌厅 酒吧等地方 不合适举办茶话会 茶点的准备茶话会不上主食 不安排品酒 只提供茶点 茶话会是重 说 不重 吃 的 没必要在吃的方面过多下功夫 对于用来待客的茶叶 茶具 务必要精心准备 应尽量挑选上品 不要滥竽充数 还要注意照顾与会者的不同口味 最好选用陶瓷茶具 并且讲究茶杯 茶碗 茶壶成套 除主要供应茶水外 在茶话会上还可以为与会者略备一些点心 水果或是地方风味小吃 需要注意的是 在茶话会上向与会者所供应的点心 水果或地方风味小吃 品种要适合 数量要充足 并要方便拿 同时还要配上擦手巾 一般来讲 赞助会的会场不宜布置得美轮美奂 过度豪华张扬 否则 极有可能会使赞助单位产生不满 因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉 赞助会的整体风格是庄严而神圣的 因此任何与会者都不能与之唱反调 依照常规 一次赞助会的全部时间 不应当长于一个小时 因此赞助会的具体会议议程 必须既周密 又紧凑 赞助会的具体会议议程 大致上共有如下六项 第一项 宣布赞助会正式开始 第二项 奏国歌 第三项 赞助单位正式实施赞助 第四项 赞助单位代表发言 第五项 受赞助单位代表发言 第六项 来宾代表发言 在赞助会正式结束后 赞助单位 受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾 通常应当全景留念 此后 宾主双方可稍事晤谈 然后来宾即应一一告辞 在一般情况下 在赞助会结束后 东道主大都不为来宾安排膳食 如确有必要 则至多略备便餐 而绝不宜设宴待客 座次的安排安排茶话会与会者具体座次的时候 可以采取下面的办法 一是环绕式 就是不设立主席台 把座椅 沙发 茶几摆放在会场的四周 不明确座次的具体尊卑 而听任与会者在入场后自由就坐 这一安排座次的方式 与茶话会的主题最相符 也最流行 二是散座式 散座式排位 常见于在室外举行的茶话会 它的座椅 沙发 茶几四处自由地组合 甚至可由与会者根据个人要求而随意安置 这样就容易创造出一种宽松 惬意的社交环境 座谈会 三是圆桌式 圆桌式排位 指的是在会场上摆放圆桌 请与会者在周围自由就坐 圆桌式排位又分下面两种形式 一是适合人数较少的 仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌 而请全体与会者在周围就坐 二是在会场上安放数张圆桌 请与会者自由组合 四是主席式 在茶话会上 这种排位是指在会场上 主持人 主人和主宾被有意识地安排在一起就坐 并且按照常规就座 1 主持人宣布茶话会开始 宣布开始后 主持人可对主要与会者略加介绍 2 主办单位的主要负责人讲话 讲话应以阐明这次茶话会的主题为中心内容 还可以代表主办单位 对全体与会者表示欢迎和感谢 3 与会者发言 这些发言在任何情况下都是茶话会的重心 为了确保与会者在发言中直言不讳 畅所欲言 通常 主办单位事先不对发言者进行指定和排序 也不限制发言的具体时间 而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言 一个人还可以多次发言 来不断补充 完善自己的见解 主张 4 主持人总结 主持人略作总结后 可宣布茶话会结束 现场发言在茶话会上举足轻重 茶话会假如没有人踊跃发言 或者是与会者的发言严重脱题 都会导致茶话会的最终失败 茶话会上 主持人更重要的作用是在现场上审时度势 因势利导地引导与会者的发言 并且控制会议的全局 大家争相发言时 主持人决定先后 没有人发言时 主持人引出新的话题 或者恳请某位人士发言 会场发生争执时 主持人要出面劝阻 在每位与会者发言前 主持人可以对发言者略作介绍 发言的前后 主持人要带头鼓掌致意 茶话会与会者的发言以及表现必须得体 在要求发言时 可以举手示意 但也要注意谦让 不要争抢 不管自己有什么高见 都不要打断别人的发言 肯定成绩时 要力戒阿谀奉承 提出批评时 不能讽刺挖苦 切忌当场表示不满 甚至私下里进行人身攻击 五 展览会会务礼仪 展览 集中陈列实物 模型 文字 图表 影像资料供人参观了解的形式 所组织的宣传性聚会 根据惯例 展览会的组织者需要重点进行的具体工作 主要包括参展单位的确定 展览内容的宣传 展示位置的分配 安全保卫的事项 辅助服务的项目 等等 参展单位在正式参加展览会时 必须要求自己的全部派出人员齐心协力