培训演示文稿：Outlook 2007 - 熟练掌握.ppt

Microsoft OfficeOutlook 2007培训 第一部 熟练掌握篇 广州灏智计算机科技有限公司 熟练掌握 熟练掌握 课程内容 概述 Outlook新版本第1节课 改进的内容及改进原因第2节课 找到常用命令第3节课 发送和接收附件及图片 每一节课都包含一个建议的任务列表以及一组测试问题 熟练掌握 熟练掌握 概述 Outlook新版本 注意 Outlook新版本发布了 它具有全新的外观以及一些新增功能 但是 不用担心 这并不表示您要花费大量时间来学习新程序 反之 全新设计及新增功能将帮助您更加高效 更加轻松地在Outlook中完成您的日常工作 熟练掌握 熟练掌握 课程目标 浏览Outlook2007 了解已经改进的内容以及改进的原因 找到功能区上的命令 完成您日常执行的操作 阅读和发送电子邮件 处理约会和会议以及使用联系人 发送和接收图片及附件 保证收件人能够打开采用全新2007MicrosoftOffice发行版文件格式的附件 熟练掌握 第1节课 改进的内容及改进原因 熟练掌握 熟练掌握 改进的内容及改进原因 在Outlook中首次创建邮件 或者打开收到的邮件时 您将看到功能区 功能区是位于窗口顶部的一个带状区域 Outlook中最显著的改进是功能区 它赋予了Outlook全新外观 然而随着您变得熟练 您将发现改进并不仅仅局限于外观 它确实可以帮助您事半功倍地完成工作 熟练掌握 熟练掌握 功能区简介 这是一封新电子邮件 功能区位于窗口顶部 每次在Outlook内进行创建或编辑操作时 都会显示功能区 为什么采用新系统 Microsoft仔细地研究了人们使用Outlook中的命令的方法 作为此次研究的结果 一些Outlook命令现在更加醒目 并且常用命令依据更加便于查找及使用的方法进行显示和分组 熟练掌握 熟练掌握 进一步了解功能区 为了更好地帮助您学习如何使用功能区 此处提供了关于其基本布局的说明 选项卡 功能区由不同的选项卡组成 每个选项卡都与您在Outlook中要完成的特定工作类型相关 组 每个选项卡都有若干个组 这些组将相关项显示在一起 命令 命令可以是按钮 用来输入信息的框或者是菜单 熟练掌握 熟练掌握 功能区显示您所需的内容 当您执行某些操作 例如创建邮件 日历条目或联系人时 您将又一次看到功能区 功能区显示适合您要进行的操作的选项卡和命令 即 功能区上的选项卡将随着您所使用的Outlook区域的不同而有所不同 熟练掌握 熟练掌握 本图显示了其中一些差异 新邮件显示 邮件 和 选项 选项卡 新约会显示 约会 选项卡 新联系人显示 联系人 选项卡 功能区显示您所需的内容 熟练掌握 熟练掌握 这里提供的信息多得超乎您的想象 组底部的小箭头表示该组中还有未显示的内容 此按钮叫做对话框启动器 本图显示 要查看字体选项的完整列表 您最好单击新电子邮件的 邮件 选项卡上 普通文本 组旁边的箭头 熟练掌握 熟练掌握 浮动工具栏 浮动工具栏允许您在需要的位置 如电子邮件正文中 快速访问格式设置命令 通过拖动鼠标选择文本 然后指向所选内容 浮动工具栏将以渐变样式显示 如果指向浮动工具栏 它会变为实体 您可以单击某个格式设置选项 本图显示了它的工作原理 熟练掌握 熟练掌握 快速访问工具栏 快速访问工具栏是位于功能区上方的一个小工具栏 您所需的以及最常用的命令在快速访问工具栏中随时可用 快速访问工具栏的最大优势在哪里 它上面显示的内容完全取决于您 也就是说 您可以向其中添加自己爱用的命令 而这仅需单击一下鼠标右键即可完成 熟练掌握 熟练掌握 快速访问工具栏 您将看到和使用不同的快速访问工具栏 具体取决于您正在使用的Outlook区域 例如 对发送的邮件中的快速访问工具栏所做的自定义不会显示在联系人的快速访问工具栏上 熟练掌握 熟练掌握 键盘快捷方式 如果您使用键盘快捷方式而不是鼠标或其他指针设备 您将注意到一些快捷方式仍然相同 而其他一些已经发生了更改 引入功能区后 命令放在了新的位置 因此以Alt开头的快捷方式将有可能与较早版本中不同 熟练掌握 熟练掌握 键盘快捷方式 如果您使用键盘快捷方式而不是鼠标或其他指针设备 您将注意到一些快捷方式仍然相同 而其他一些已经发生了更改 为了帮助您熟悉起来 按Alt开始 按指示的键查看适当的选项卡 然后按相应的字母访问需要的命令 熟练掌握 熟练掌握 了解您的选项 Outlook提供了众多选项 以便帮助您改变查看方式和工作方式 访问这些程序选项的方法并未改变 如图中所示 您仍将单击Outlook主窗口内 工具 菜单上的 选项 并使用 选项 对话框 熟练掌握 熟练掌握 有关选项的更多信息 在Outlook2007中 可以从一些不同的位置设置选项 适用于撰写电子邮件的选项如果您希望更改撰写电子邮件的相关设置 例如 使拼写检查器停止忽略大写单词 则您可以在 编辑器选项 对话框中实现此目的 熟练掌握 熟练掌握 有关选项的更多信息 在Outlook2007中 可以从一些不同的位置设置选项 单击 Office按钮 首先创建邮件 然后执行以下操作 单击 编辑器选项 熟练掌握 熟练掌握 有关选项的更多信息 在Outlook2007中 可以从一些不同的位置设置选项 适用于发送电子邮件的选项 发送电子邮件时 您可以选择发送邮件的方式 可通过已打开邮件功能区上的选项卡来设置这些选项 熟练掌握 熟练掌握 更多新增内容 待办事项栏 待办事项栏位于窗口最右侧 无论您在Outlook中的什么区域工作 待办事项栏都会显示 待办事项栏可以帮助您跟踪即将开始的任务和约会 熟练掌握 熟练掌握 更多新增内容 待办事项栏 待办事项栏位于窗口最右侧 无论您在Outlook中的什么区域工作 待办事项栏都会显示 本图显示其中一些关键元素 日期选择区即将到来的日历约会通过键入来输入新任务的位置您的任务列表 熟练掌握 熟练掌握 日历的新外观 Outlook2007中日历的全新设计让您更加方便地了解到本质 在其中浏览也更为方便 尺寸较大的按钮使得在日历 周历和月历视图之间切换起来更加容易 后退 和 前进 按钮可以让您快速转到日历中的下一天 下一周或下一个月 本图显示了一些示例 熟练掌握 熟练掌握 日历的新外观 Outlook2007中日历的全新设计让您更加方便地了解到本质 在其中浏览也更为方便 此外 还新增了 任务 区域 该区域显示了当前的以及即将执行的任务 并且还对成果进行跟踪 本图显示了一些示例 熟练掌握 熟练掌握 联系人的新外观 在Outlook2007中 电子名片使得联系人便于查看及共享 在您单击 联系人 切换至Outlook的 联系人 区域时 您首先注意到是联系人的全新外观 您可以通过电子邮件发送电子名片 您可能想将自己的电子名片作为电子邮件签名的一部分包括到邮件中 熟练掌握 熟练掌握 联系人的新外观 请注意 在本图中导航窗格已最小化 以便显示 联系人 窗格内的更多内容 可以通过单击 最小化导航窗格 按钮从Outlook中的任何区域最小化导航窗格 熟练掌握 熟练掌握 练习建议 创建邮件并查看功能区 使用浮动工具栏 使用对话框启动器 并将命令添加至快速访问工具栏 打开一封邮件 查看收到的邮件的功能区 设置程序选项 电子邮件编辑器选项和电子邮件选项 使用键盘快捷方式 了解待办事项栏 查看如何对其进行自定义 浏览日历 查看新 名片 视图内的联系人 可选 联机练习 需要使用Outlook2007 熟练掌握 熟练掌握 测试1 问题1 新电子邮件与已接收电子邮件的功能区的外观将相同 请选择一个答案 正确 错误 熟练掌握 熟练掌握 测试1 问题1 答案 错误 功能区上显示的内容将是不同的 因为您处理新电子邮件和已接收电子邮件的需求是不同的 熟练掌握 熟练掌握 测试1 问题2 您已经切换到日历中 并且准备好探索日历的新外观 为了在Outlook窗口中腾出更多空间以便查看日历 您可以在Outlook中执行下列哪一项操作 请选择一个答案 使用顶部的按钮隐藏详细信息 最小化导航窗格 更改屏幕分辨率设置 熟练掌握 熟练掌握 测试1 问题2 答案 最小化导航窗格 在本版本的Outlook中 您可以通过单击 最小化导航窗格 按钮来最小化导航窗格 熟练掌握 熟练掌握 测试1 问题3 要使用键盘访问功能区上的命令 首先要按哪个键 请选择一个答案 Ctrl Alt Shift 熟练掌握 熟练掌握 测试1 问题3 答案 Alt 按Alt后 您将看到显示的字母 以帮助您进行下一步操作 熟练掌握 第2节课 查找常用命令 熟练掌握 熟练掌握 查找常用命令 您已经安装了Outlook2007 并且用了一些时间来了解它与早期版本之间的一些差异 现在该开始工作了 完成您以前在Outlook中经常完成的任务是否很容易 本节课将让您知道答案是肯定的 熟练掌握 熟练掌握 创建一个新邮件 现在该使用新Outlook撰写并发送您的第一封电子邮件了 需要了解哪些内容 对于初学者 一些内容未发生更改 开始使用时您首先需要了解的是您不需要了解任何新增功能 所有用来开始新邮件的老方法仍有效 在新邮件中 首先请注意功能区 邮件 选项卡位于顶部 其中包含您每次创建和发送邮件时最有可能用到的命令 熟练掌握 熟练掌握 创建一个新邮件 使用其他选项卡 例如 要插入一张图片 使它嵌入到邮件的文本中 而不是作为单独的附件 您需要切换到 插入 选项卡 如果很难找到一条命令或者一个按钮 您可能需要查看另一个选项卡 熟练掌握 熟练掌握 使用通讯簿添加收件人 您是否使用通讯簿将姓名添加至 收件人 抄送 及 密件抄送 字段 您将在 邮件 选项卡上找到 通讯簿 命令 熟练掌握 熟练掌握 显示或隐藏 密件抄送 字段 如果您喜欢直接在 收件人 和 抄送 框中键入电子邮件地址 您可能还想了解您可以如何显示 密件抄送 字段 这样您也可以在该字段中键入姓名 本图显示 显示密件抄送 命令的位置 正如您看到的一样 您会发现它位于 选项 选项卡上 熟练掌握 熟练掌握 包含签名 您是否在Outlook邮件末尾处使用个人电子邮件签名 升级至Outlook2007时 您在较早版本中使用的相同签名仍将可用 如果您没有使用签名 也许是因为签名似乎过于复杂或者您可能从未记住如何创建它们或在何处找到它们 您将惊奇地发现Outlook2007中的签名是多么简便 熟练掌握 熟练掌握 包含签名 您可以修改现有签名或者创建新签名 还可以设置一个默认签名 本图显示了下一步操作 如果您以前创建了签名 则会看到它们在此处列出 要创建新签名 设置默认签名或修改现有签名 请单击 签名 首先 请单击 签名 命令下的箭头 熟练掌握 熟练掌握 使用标志和提醒 标志和提醒可以帮助您及其他用户记住要完成的工作 要在创建邮件时添加标志和 或提醒 首先请单击新邮件 选项 组中的 后续 熟练掌握 熟练掌握 使用标志和提醒 您自己的后续操作 要确保您记住进行后续操作 请通过单击 后续 再单击 明天 来标记您自己的邮件 该邮件被标记 并且添加到 任务 中的待办事项列表中 它还显示为您自己的待办事项栏中的一个项目 假设您向同事发送了一封邮件 内容是 明天我将与您联系 熟练掌握 熟练掌握 使用标志和提醒 针对收件人的后续操作 发送邮件之前 您指定了何时想让收件人得到提醒与您一起进行后续操作 如图所示 收到的邮件中将包括一个标志和铃图标 只要收件人将该邮件保存在其Outlook邮箱内 就会在您指定的时间显示一个提醒 您还可以为收件人附加一个后续标志 方法是使用 为收件人标记 命令 该命令在本图中突出显示 熟练掌握 熟练掌握 响应邮件 电子邮件不仅仅涉及发送 它还与接收和答复有关 在打开的邮件中进行答复时 您将使用功能区中 邮件 选项卡上的 响应 组中的按钮 您将注意到收到的邮件中功能区上的显示内容不同于新邮件中功能区上的显示内容 熟练掌握 熟练掌握 哎呦 是否需要撤回邮件 您刚刚发送了一封邮件 然而您发现有一处关键细节是错误的 您在论及上一次董事会议的结果时 将 board 写成了 bored 如果您的电子邮件使用的是MicrosoftExchangeServer 则您也许能够撤回刚刚发送的邮件 如果您在收件人阅读该邮件前进行此操作 您可以借助撤回向该收件人发送经过更正的版本 从而避免可能出现的窘境 熟练掌握 熟练掌握 哎呦 是否需要撤回邮件 您刚刚发送了一封邮件 然而您发现有一处关键细节是错误的 您在论及上一次董事会议的结果时 将 board 写成了 bored 下面介绍如何操作 在 导航窗格 中 单击 已发送邮件 切换到该文件夹 在 已发送邮件 文件夹中 双击想要撤回的邮件以便将其打开 熟练掌握 熟练掌握 哎呦 是否需要撤回邮件 您刚刚发送了一封邮件 然而您发现有一处关键细节是错误的 您在论及上一次董事会议的结果时 将 board 写成了 bored 下面介绍如何操作 在打开的邮件中 单击 操作 组中的 其他操作 然后单击 撤回该邮件 熟练掌握 熟练掌握 设置时间并提醒待办事项 Outlook不仅仅管理电子邮件 它还可以安排您的时间 您可以在日历中实现这一点 当您在日历中创建或打开一个项目时 您将会看到功能区中显示相应的组和命令 帮助您管理时间 熟练掌握 熟练掌握 设置时间并提醒待办事项 当您创建任意类型的日历条目时 将会自动设置提醒 更改约会的提醒时间 在 约会 选项卡上 单击箭头打开 提醒 列表 然后选择一个时间 进行更改之后 单击功能区最左端的 保存并关闭 熟练掌握 熟练掌握 是否要创建会议 邀请其他人 约会仅供您个人使用 当涉及其他人时 请创建会议 在 约会 选项卡上 单击 邀请与会者 将出现 收件人 按钮和框 在该框中直接键入姓名或者单击 收件人 按钮通过从列表中进行选择来添加与会者 熟练掌握 熟练掌握 是否要创建会议 邀请其他人 约会仅供您个人使用 当涉及其他人时 请创建会议 输入全部会议细则后 请单击 发送 向其他与会者发送邀请 熟练掌握 熟练掌握 使用联系人 在打开或编辑一个联系人时 您将使用 显示 组中的按钮来显示或隐藏有关联系人的详细信息 例如 如果要记录某个联系人的生日或纪念日 请单击 详细信息 按钮 然后选择 生日 或 纪念日 旁边的相应日期 熟练掌握 熟练掌握 练习建议 使用通讯簿和密件抄送 检查拼写和语法 查看签名 添加后续标志 答复邮件 撤回邮件 可选 安排约会和设置提醒 创建新联系人 编辑名片 联机练习 需要使用Outlook2007 熟练掌握 熟练掌握 测试2 问题1 要开始新邮件 请使用功能区 请选择一个答案 正确 错误 熟练掌握 熟练掌握 测试2 问题1 答案 错误 您可以像以前那样创建邮件 熟练掌握 熟练掌握 测试2 问题2 下列哪一项能够让您快速显示或隐藏邮件中的 密件抄送 字段 请选择一个答案 通讯簿 快速访问工具栏 选项 选项卡上的 显示密件抄送 按钮 熟练掌握 熟练掌握 测试2 问题2 答案 选项 选项卡上的 显示密件抄送 按钮 最后一节课介绍您如何在Outlook中获得大量选项 您可以通过专门用于邮件选项的选项卡 选项 选项卡 来访问按钮 熟练掌握 熟练掌握 测试2 问题3 您刚刚发送了一封带有严重拼写错误的邮件 您希望撤回该邮件 第一步该怎么做 您已经知道使用的是MicrosoftExchangeServer 请选择一个答案 在Outlook主窗口中 单击 操作 菜单上的 撤回该邮件 在 已发送邮件 文件夹中找到该邮件并将其打开 在 已发送邮件 文件夹中找到该邮件并选中它 熟练掌握 熟练掌握 测试2 问题3 答案 在 已发送邮件 文件夹中找到该邮件并将其打开 您将在 已发送邮件 中打开该邮件 然后使用功能区上的命令 单击 操作 组中的 其他操作 然后单击 撤回该邮件 熟练掌握 第3节课 发送和接收附件及图片 熟练掌握 熟练掌握 发送和接收附件及图片 在Outlook2007中 发送和接收附件与以往一样简便 甚至在某些方面要更容易些 哪些方面更容易 当您收到附加的图片或MicrosoftOffice文件时 您将可以使用附件预览程序直接在Outlook阅读窗格中预览这些附件 并且 如果您正在发送图片 功能区将帮助您用所希望的方式发送它们 熟练掌握 熟练掌握 包含附件 在邮件中包含附加的文档或图片比以往更加容易 操作与以前一样 将从创建新邮件开始 接着 您将使用功能区上的 附加文件 命令 熟练掌握 熟练掌握 包含附件 在哪里找到 附加文件 本图显示了 插入 选项卡上的该命令 添加附件是一种常见的操作 因此您可以在 邮件 选项卡及 插入 选项卡上找到 附加文件 熟练掌握 熟练掌握 包含附件 不能附加任何内容 此行为从较早的版本起就未曾改变过 但是 您也许很想了解现在允许添加以前受到阻止的一些文件类型 并将一些新文件类型添加至阻止列表中 Outlook将阻止某些类型的文件附件 熟练掌握 熟练掌握 在文本行中包含图片 在Outlook中 在电子邮件的正文中发送图片 而不是将图片作为单独的附件发送 非常方便 单击 插入 选项卡上的 图片 命令 如图例中所示 您将看到邮件的正文中有一张图片 为此 请执行以下操作 熟练掌握 熟练掌握 描绘此 转瞬即逝的选项卡 关于图片的讨论也解释了功能区的另一个方面 仅当执行某些特定任务时 一些选项卡才显示 选择已插入到邮件中的某张图片 您将看到 图片工具 出现在功能区上 格式 选项卡包括一些命令 您可以使用这些命令在发送图片前对其进行编辑 例如 当您执行下列操作时 熟练掌握 熟练掌握 打开附件前进行预览 在Outlook2007中 就像在较早版本中一样 您可以接收附件 现在 还可以直接在阅读窗格中预览某些附件 假设有人以附件的形式给您发送了两张MicrosoftOfficeVisio 图表 但是您只关注显示您所在办公楼内的新培训室的那张图片 您如何快速决定要打开哪个文件或者将哪个文件保存到硬盘中 熟练掌握 熟练掌握 打开附件前进行预览 如图所示 附件预览可以回答您的问题 通过附件预览 可以直接从Outlook阅读窗格中显示某些文件类型的预览 您不必打开附件就可以执行此操作 要预览附件 请单击其图标 附件预览将显示在阅读窗格中 熟练掌握 熟练掌握 其他人如何收到您发送的附件 当您使用Outlook2007时 用户将像以往一样 收到您发送的附件 某些2007Officesystem程序使用的文件格式已经发生更改 您发送或接收的附件可能会使用这种新格式 这种格式可以让文件大小更小并使文件更安全 Outlook完全支持发送和接收采用新格式的文件 熟练掌握 熟练掌握 其他人如何查看您发送的附件 如果您要向某位用户发送Word2007 Excel2007或PowerPoint2007文件 而该用户尚未升级到Office的2007发行版 则您有两种选择 可