企业培训_文件与资料控制培训教材

ISO9001 2015 ISO14001 2015 IATF16949 2016 文件与资料控制培训 编制人 日期 文件的重要性 一 满足标准要求在质量管理体系标准中明确要求公司建立并保持文件化的质量管理体系 以满足质量管理体系运行的需要 二 工作的依据通过文件知道自己的工作权责内容 明确自己的工作范围 保持一致和稳定的工作方式 以避免由于口头交待 沟通工作的方式不明确 文件的重要性 三 改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的要求 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通 同时减少了同事之间摩擦的机会 四 对公司外部展示公司的能力对供方的要求形成清晰 明确的框架 并向公司的顾客或其他相关方展示公司的能力 五 提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后 可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求 文件管理的目的 有章可循照单办事有案可查利于追踪 文件的指导思想 纲要 文控职责文控范围文件级别受控文件类型文件编制 审批权限文件编号文件发行 修订 作废 遗失处理流程文件分类整理 检索 保存记录的填写 整理 检索 保存 文控职责 对公司 部门文件的编制 审核 批准 发放 保管 使用 更改 标识 回收和作废等全过程进行控制 确保各相关场所使用的文件均为有效版本 按规章办事 按文件控制程序处理文件 并按要求分发文件到每个部门 控制文件及编号 确保所有发出的受控文件均有 受控文件 印章 此印章复印无效 确保现场所使用的文件均为有效版本 作废文件撤出现场 对部门文件进行分类整理 检索 保存 范围 APPLICATION申请 编制 APPROVAL批准 ISSUANCE发行 CANCEL取消 RECALL回收 UPDATE更新 RETENTION保留 CHECK检查 审核 文件控制范围 9 文件级别 一阶文件 宗旨 方向与目标描述QMS结构 纲要 二阶文件 阐述部门之间的运作程序 三阶文件 阐述某项具体操作 四阶文件 QMS运作产生的证据 方针 目标管理手册 程序文件 工作指令 质量记录 文件控制方法 文件控制流程图 受控文件类型 手册程序文件操作规程作业指导书工艺工序指导检验标准APQPFMEA年度质量目标 技术标准工艺流程管理制度工程 工艺更改书外部客户文件年度内外审资料年度管理评审表格 文件编制 审批权限 因二阶文件是公司的程序运作文件 须由相关过程部门起草 由体系工程师统一整合编篡 行政部与财务部编写的公司管理制度类三阶文件 审核人须是部门最高管理者 批准人须是总经理 文件编写五要素 5W1h Who谁来做 What做什么 Where在什么地方做 When在什么时间做 Why为什么做 How做得结果 流程描述与实际不符 缺乏异常情况下处理流程 文件制定前没有事先充分征求管理人员和使用者意见 各文件间同一管理内容规定不一致 使操作者无法遵守 未定期进行文件复审 文件制定时应注意 课堂练习 车间制定的工作计划 车间的任务 如何提高成品率 时间安排 1个月 人员 车间全体员工 所需部门 原材料仓库 生产部 质量部 奖惩制度 颁发证书 奖金这份计划书存在什么问题 文件编号原则 文件编号原则 文件编号原则 文件的分发 回收与生效 新文件制定和现有文件修改的时机 但不限于 a 内审和管理评审会议后的决定b 体系的需求c 新产品工艺开发和产品过程更改d 顾客投诉e 纠正预防措施的改进f 客户更改工程标准 文件的分发 回收与生效 一阶 二阶 三阶文件申请受控时必需要填写 文件申请单 文件的分发部门以及份数以 文件申请单 为准 文控中心在收到文件连同 文件申请单 确认格式无误后 会在两个工作日内安排受控分发 按照 文件申请单 上的分发份数进行复印并装订 同时在复印件上盖上 受控文件 章 文件在分发时需要填写 文件收发记录表 同时在文件控制群中通知各部门文控助理领取该文件 如文件升版 还需通知使用部门以旧换新 文件的分发 回收与生效 各部门指定一名文控助理 由专人对接文控中心 文控助理在文控群内收到通知后 需于2个工作日内来文件中心领取并在 文件收发记录表 上面登记 如文件升版 使用部门需将旧版文件立即退回给文控中心 并在 文件收发记录表 上登记 文件的作废及销毁 文件已不符合现有要求时 发文部门对文件进行修改后升版 填写 文件申请单 连同文件一起交由文控中心 文件受控分发后 该文件的前一版本作废 随着公司的运行 该受控文件已经不适用 需要废止的 由发文部门填写 文件申请单 勾选 废止 一栏并交由文控中心 文控中心收到申请后需在文控群中通知相关的接收部门退回该文件 并由文控中心统一对该文件作废销毁 文件申请单样版 临时文件的管控 临时文件仅针对研发阶段及近似常规产品初次批量生产时使用的相关指导及技术性文件临时文件经过技术部最高管理者核准后生效 临时文件由技术部统一进行受控分发 回收并登记在 临时文件收发记录表 中 临时文件上盖 临时文件 章以示区别 文件的保存 各部门文控助理接收文件后须在各部门内进行宣导 传达文件内容并告知相关使用人员 为便于查找 各部门还需对文件建立目录清单 文件控制助理应保管好本部门受控文件 文件注意标识 储存 禁止乱涂乱画 还需定期检查 如发现文件破损或不清晰 可持该文件到文控中心更换 文件目录清单样版 整理前后文件柜 文件遗失 如不慎将受控文件遗失 需填写 文件遗失单 交由文控中心 如该文件已作废 则无需申请补发 只需在 文件收发记录表 上备注遗失 如该文件仍有效 文控中心需按照 文件遗失单 进行补发并在 文件收发记录表 上登记 文件遗失单样版 记录填写 整理 检索 记录控制 质量记录控制流程图 表格的编号和格式 质量环境管理体系运行所使用记录的格式不作要求 各使用部门可以自行订制 但是所有表单上面必须有公司标志 公司中 英文名称 表单名称 编号 版本等内容 表格样版 表格受控 各部门将新编制的表格电子档提供给文控中心 文控中心在收到表单后 先审定格式再受控 受控后通知相关使用部门并将表单上传至QQ群共享 如后续该表格有修改 编写部