会议接待协议.doc

会议接待协议甲 方: 乙 方: 张家界冠君国际旅行社 张家界西格商务会展服务有限公司 （以下简称甲方）与张家界冠君国际旅行社 张家界西格商务会展服务有限公司（以下简称乙方）在平等互利的基础上，就乙方接待甲方 年 月 日- 日 在湖南张家界召开的 会议事宜，达成如下协议：一、 甲方将此次会议的湖南地接服务交予乙方负责，乙方保证服务质量达到协议约定的效果。二、 双方合作的内容为甲方本次会议在湖南的所有服务:包括酒店及会议室预订，会务服务，会后旅游，外出用餐，广告布置及其他活动等。会议日程如下：日期活动地点备注月 日全天接机张家界荷花机场月 日全天会议酒店月 日旅游，月 日送机三、 接送机服务1、 接机安排按照以车次核算，车型根据统计安排小车，面包车及中巴车，乙方保证为空调旅行车，车况优良。2、 发车原则：按班次发车，甲方必须提前三个工作日提供准确航班数，如不能提供，乙方将尽力为甲方服务，但不保证按本协议价格及方式进行。接机车班次乙方提前两天提供给甲方，甲方确认后执行。3、 接机价格： 张家界荷花机场武陵源 38KM,行车40分钟；小车：200元,商务车300元，中巴车：400元趟；大巴车600元/趟；4、 送机价格：5、 乙方接送机免费为甲方的每一位客人提供一瓶矿泉水，一包湿面巾。四、 代订酒店及会议室服务：1、 甲方的会议用房为；日期房型及房数备注2、 甲方最迟在前确定预订房数，最低保证房数不少于预订数的，如入住数低于最低保证房数，将按最低保证房数付费。退房时间为：，如需延迟退房，请提前通知，视酒店用房入住情况予以满足。3、 会议室使用情况日期会议名称会议室使用时间台型及人数备注4： 会议室要求：甲方对会议室台型的更改必须提前24小时进行。五、 代订餐饮服务1：餐式及时间日期餐类餐式餐标/人人数地点时间备注晚餐自助早餐自助中餐宴请晚餐注：A:所有早餐安排情况如下：B:所有中式围桌均按桌进行计算，10人1桌；2：甲方预订餐餐式更改必须提前48小时进行，最低保证人数确认，菜单调整必须至少提前24小时进行，确定后人数，菜单不能更改六、 会场布置：1：内容：A. 机场：接机牌，接机横幅，接待台布置；接机背景板B. 外场：大堂横幅，主楼方柱进行包柱布置，走廊悬挂吊旗；大堂背景板；为甲方悬挂甲方旗帜，C. 内场：代表证，演讲台，桌卡，桌牌；D. 房间：制作慰问卡，欢迎屏幕等，2：具体费用见预算。 3：设计稿由乙方设计，甲方必须在会议前个工作日确定稿件，乙方的布置在前结束，供甲方验收，机场及外场,内场及会议室准确结束时间。 (具体见附件3：广告布置)七、 会后考察1. 考察线路及价格A:B:（具体详细线路及服务见附件2：会议日程）八、 晚会及焰火表演：乙方为甲方策划晚会及焰火表演一场，时间：；如因天气原因不能进行，乙方活动按照备用方案进行，需另行增加费用 元。（具体费用及细节参见附件4：晚会清单）九、 其它服务1：航空票务：服务时间，服务地点，乙方不另收取服务费；2：代购水果及酒水：乙方根据甲方要求为甲方代购，并按照乙方的要求送至甲方指定地点，但仅仅限于集中地点，不进行分散送达。3：会议摄影及摄像：， 元/张，照片将在；4：随队医生：乙方为甲方提供随队医生一名， 日至 日；准备常节药品随团活动；5：意外伤害保险：乙方为甲方所有参会的代表提供保额为10万元人民币的人身意外伤害保险，日期自代表踏上乙方提供的交通工具至离开乙方提供交通工具为止，具体项目由中国平安保险公司负责解释。十、 乙方免费提供的会务服务1. 设计会议所需的各种设计稿，免费提供一部工作小车，二部手机及足够对讲机作为会议服务之用；2. 提供足够会议的会议服务人员进行会务服务和会议跟踪，具体人数及分工如下：3. 代表返程机票免费预订和改签；4. 临时增加各项服务提供服务;5. 协助准备会议指南,会议旅游注意事项等其他项目;十一、 本协议涉及的费用，除正文中写明外，皆以附件1：会议预算为准；甲方本次会议的有效签单人为： ，所有增加的临时费用由有效签字人签字有效，甲方将按照有效签字人的签字支付乙方各项目费用。十二、 会议服务费及税金：乙方为甲方承接本次会议，收取会议消费总额的 作为服务费及税金（不包括机票）。十三、 付款方式：双方签订合同后，甲方即支付作为乙方预付款；会议开始之前预付预算费用的70%作为团费，会议结束当天，双方确认费用后，甲方以汇票或汇款的方式付清乙方全额团款，乙方为甲方开具发票。如与汇票方式结算，双方财务将提前核实汇票，以免给双方造成不必要之纠纷。十四、 排他条款：双方签此协议后，甲方不得寻找任何第三方提供本协议规定的服务。十五、 不可预见条款：如会议中出现台风，地震等不可预见的自然灾害及战争，罢工，政府征用等人为原因造成的会议影响，双方互免责，但有义务提供相应支持，做好事后工作。十六、 保密条款：对于会议中所涉及甲方会议的机密及甲方需要乙方保密的会议内容，乙方对任何第三方保密。对于本协议的内容，双方共同对第三方进行保密。十七、 未尽事宜：未尽事宜本着互相协商的原则，另行签订补充协议。临时事项以有效签字或盖章为有效。十八、 违约责任：双方严格遵守此协议，任何一方违约，按国家旅游局及海南省旅游局有关旅游法规承担相关责任。十九、 本协议一式两份，双方各持一份，自双方确认、签字盖章后生效，有效传真件具备法律效力。注：以上