企业管理规定68档案管理制度.doc

档案管理制度 第一章总则 第一条为加强公司的档案管理，规范档案的收集、整理、保管、借阅等工作，有效地保护和利用档案，根据中 华人民共和国档案法，制定本制度。 第二条档案是指生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等形式的历史记录。 第三条公司按照“统一管理、分级保管、分级查阅”的原则，指定部门负责档案管理工作，确保档案的完整、准 确、安全、系统和有效利用。 第二章档案分类、形成和归档 第四条公司档案按内容分为文书档案、图书档案、人事档案、销售档案、会计档案、审计档案、工程档案、设备 仪器档案；按载体形式分为声像档案、实物档案、盘片档案。 第五条归档的文件材料必须完整，内容真实，准确系统地反映各项活动的历史过程；归档的文件材料必须是原件， 文字图表必须清晰，不得用铅笔或圆珠笔书写，文件资料上不得乱涂乱画。 第六条每年三月末前，须完成年度档案资料归档、移交及存档工作。各项工作中形成的档案资料移交时，须履行 移交手续并有移交目录单。 第七条人事档案应由人事劳资部门按国家有关部门关于人事档案的立卷规定，随时归档。 第八条会计档案由财务部门保管两年，期满后，于二月末前由财务部门将会计档案交档案保管部门存档。 第九条设备到货时，档案管理部门要指派人员参与开箱验收，并将随机文件资料立即归档。 第十条工程建设项目，在项目竣工验收后，结算工程费用之前，由相关部门将应归档的文件材料及技术资料整理 立卷，移交档案保管部门存档。 第十一条档案的整理应以档案分类为主，立小卷，一事一卷。其中：文书档案于当年立前一年的卷，并预立当年 的卷；工程档案立当年竣工工程卷，并将未竣工工程资料整理成册。 第十二条档案管理人员应做好日常文件的预立卷工作，并在工作完成后或在第二年三月末前将上年度需归档的预 立卷的文件整理成册移交档案保管部门，任何人不得据为己有。 第十三条档案材料的归档应完整、准确、系统，分类和编目要方便档案保管和利用，具体要求如下： （一）档案必须遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的联系，区分保管价值，便于保管和利用； （二）卷内文件材料须区别不同情况依序排列，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在 后；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后，非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据材料在后； （三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在批复年内立卷，未批复的放在请示 年内立卷，跨年度会议文件放在会议开幕年立卷，跨年度的规划放在第一年立卷，跨年度总结放在最后一年立卷，案件 文件放在结案年立卷； （四）卷内文件材料应按时间顺序排列，每一份文件必须有公文处理单并逐项填好。收文归档应公文处理单在前， 收文在后；公司内部发文，发文正稿在前，公文处理单附后，最后是发文底稿； （五）档案保管部门应按规定的格式填写卷内文件目录，字迹要工整，卷内目录应放在卷首，没有文件题名的，要 根据其内容，拟写标题，会议纪录应填写主要内容； （六）卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸，卷内文件要去掉金属钉，对破损的文件要进行裱糊； （七）档案保管部门应逐项填写案卷备考表，写明立卷人、检查人、时间，案卷封面要逐项填写，字迹工整、清晰， 题名要简明，准确反映卷内文件材料内容。 第十四条公司专业部门须定期组织档案管理培训，并做好档案管理的指导和检查工作。 第三章档案的管理和利用 第十五条档案保管条件 （一）存放档案须有专用柜架，设置专门的库房、阅览室和办公室，便于保管和阅览； （二）须定期进行库存档案的清理核对，做到账物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。 第十六条档案室管理 （一）档案室应做好档案的防火、防尘、防潮、防鼠、防虫、防盗、防光、防污染工作； （二）档案室柜架排列整齐、保持清洁，档案装具要放置有序； （三）档案室为机要重地，无关人员不得擅自进入，管理人员不准私自带人入库； （四）档案室内严禁存放易燃易爆物品及其他杂物，严禁吸烟。 第十七条档案资料查阅 查阅档案要按规定办理手续填写借阅登记，如因工作需要外带，需办理档案外借手续，用毕即归还。借阅前不准翻 阅或摘抄与查档无关的档案内容，不得对档案勾画、拆散，查阅档案时要注意保守公司秘密。 第十八条档案备份 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等电子文档必须备份，备份盘与原盘应分开存放。 第十九条档案人员变动时，要做专项审计，并做好移交和监交工作。 第四章罚则 第二十条未