企业培训_公文培训教材

公文培训2005年6月 目录 一 公文基础知识二 OA系统就是全省办公系统的流程重组三 公文草拟的示范四 几种常用公文的写法五 文件中的常见错误六 主题词的标注方法七 其他需要注意的问题八 主要文件依据 公文的概念公文 就是公务文书 是国家机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 一 公文基础知识 公文的特点 有鲜明的政治性 政策性有强烈的权威性 约束性有较强的时效性有法定的作者有特定的体例格式有规定的收发文方式 知悉范围 公文的主要作用 领导和指导作用规范和制约作用宣传和教育作用沟通和信息作用依据和凭证作用示范作用史料作用 公文处理的定义原则 公文处理指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 在公文处理中应坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 公文处理工作的任务 地位 性质 任务 收文管理 发文管理 文书存档和利用 领导交办的其它文书处理事宜 地位 机关单位工作的枢纽 领导的助手和参谋 机关单位工作状况的寒暑表 性质 政治性 机要性 管理性 服务性 信息性 规律性 程序性 被动性 公文处理流程规范化的重要意义 公文处理必须按照规定的流程运作 公文处理流程是根据机关 单位的组织系统 领导关系 职权范围决定的 是从长期经验和教训中总结出来的 体现了机关工作的客观规律 建立并实行科学公文处理流程 有助于发挥机关正常的领导和管理职能 有利于提高工作效率 可以避免行文混乱 指挥不灵 传递迟缓 相互误解以至影响工作 可以防止文牍主义 能够更好地发挥公文应有的作用 公文的分类 按照法定文件规定分为 法定党政公文 机关常用事务文书 法定党政公文 国务院2000年8月24日发布 2001年1月1日实施的 国家行政机关公文处理办法 13种公文命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 机关事务文书 是国家机关为处理日常事务而制发的文书计划 总结 简报 章程 办法 调研报告 讲话稿 公文的分类 按制发机关分 党 政 军 司法 企业 事业 社会团体 按行文关系分 上行文 下行文 平行文按机密程度分 国家秘密 绝密 机密 秘密 企业商业秘密 企业机密 企业秘密 普通按时限要求分 特提件 特急件 急件 平件按使用范围分 通用公文 专用公文按公文文种分按传送介质分 纸 电子 办公网 传真 安全电子邮件 公文处理分类 通用公文和专用公文 通用公文指内容比较重要 格式完整 眉首有套红的发文单位标识的公文 电子介质通用公文的版式 应与纸介质通用公文的版式保持一致 专用公文是指在一定范围内使用 具有特定文件格式和处理程序的文件 公文的行文关系 正确把握发文单位和受文单位的关系 1 领导与被领导关系 2 业务指导与被指导关系 3 平行或不相隶属关系 行文的方向和方式 1 上行文逐级行文 越级行文2 下行文逐级行文 多级行文 直达行文3 平行文 上行文 下级机关向上级领导 指导机关报送的公文 主要有报告 请示 意见三种文种抄报 上级领导 指导机关下行文 上级领导 指导机关向下级被领导 指导的机关发送的公文抄发 下级部门 平行文 平行文同一组织关系中的同级机关或者不相互隶属机关之间互相递送的公文抄送 XXX注意 公司部门之间不行文 五 公文格式 参照国家质量技术监督局 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 版头部分1 发文机关 2 秘密等级 3 紧急程度 4 发文字号 5 签发人 上行文 行文部分1 标题 2 主送机关 3 正文 4 附件 5 印章 6 成文时间 7 附注 版尾部分1 主题词 2 抄送机关 3 拟稿部门 4 会签部门 5 印发机关和时间 公文的主体格式 公文的主体格式由公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 公文生效标识 附注组成 1 公文标题 公文标题的三要素 发文机关名称 公文主题 事由 文种名称一般可以省略发文机关 上行文要冠发文机关 目前上报的为云南省通信管理局 中国电信集团公司 中国电信股份有限公司 省委 省政府 上行文的公文标题结构 发文单位 关于 事由 文种 2 主送机关 主送单位 公文的主要受理机关 是对公文负有主办或者答复责任的机关抄送单位 指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位 排列顺序与主送单位的排列顺序相同 省公司部门不作为文件的抄送单位 如需知晓公文内容 可根据需要抄发相关部门 省公司部门文件如需抄送公司其它部门 应另起一行 并在前面注明 省公司XXX部 3 公文正文 正文由开头 主体和结尾三部分构成开头 是正文的导语 简明扼要地说明制发公文的目的或者依据主体 正文的中间部分 说明公文的基本思想 说明意义 交待办法 提出要求 标明目的等 结尾 结束语 4 附件 附件标注方法正文下空一行空两个字附件 1 2 5 成文时间 联合行文以会签日期或最后签发机关负责人签发的日期为准成文日期即文件的生效日期会议通过的决定 决议等以会议通过日期为准 领导签发的 以签发日期为准 联合行文 以最后签发机关的领导签发日期为准 法规性文件以文件批准日期为准 一般电报 信函以实际发出日期为准 6 公文生效标识 不署发文机关名称 只标识成文时间 加盖印章 公文草拟示范 发文稿纸的规范格式 附件的格式 一 公文标题栏的填写 标题的固定格式 关于 事由 的 公文文种注意要点 三要素 和 两个虚词 正规 发文机关 事由 文种常见的为 省略了发文机关常范的错误例子 省略介词 关于 直接为 十五规划的报告 标题栏的书写注意事项 事由是文件的中心思想 公文的标题要准确 简要地概括主要内容并标明公文种类标题除了法规 规章名称加书名号外 不加标点符号批转 转发公文 标题应避免使用重复用语和相同的文种 如 关于转发关于 的通知的通知 方法 多次转发的文件简化为 关于XXX的通知 一般为书名号以内的部分 二 主送栏目的书写 主送栏为需要对文件中议定事项予以办理或者答复的单位原则 先外后内 先大后小 一 普发文件 各州 市分公司 省公司各部 黄页信息分公司 信息技术分公司 各州 市分公司 省公司各部 二 非普发性公文 昆明市 昭通市 玉溪市分公司 省公司财务部 企业发展部 须具体写明 抄送栏的填写 抄送单位 指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位 排列顺序与主送单位的排列顺序相同 有限公司部门不作为有限公司文件的抄送单位 如需知晓公文内容 可根据需要抄发相关部门 有限公司部门文件如需抄送有限公司其它部门 应另起一行 并在前面注明 省公司XXX部 三 抄报 主要是上报性公文 上行文主要是请示和报告两种文种上报集团公司 省人民政府的文件上报省通信管理局的文件 主送 抄送 抄发的排列顺序 地州市分公司排名 按照省政府对地州市的排列 已经固化在系统中 省公司部室排名 云南省电信有限公司公文处理实施办法 已经固化在OA上 抄送 抄报 主送相同的级别单位之间用顿号 同一个单位不同级别的单位之间用逗号 四 缓急栏目填写 急件由部门领导签字确认特级由公司领导签字确认 公文写作的基本要求 政治方面的要求1 观点必须正确 2 内容必须实事求是 3 政策思想要连贯 技术方面的要求1 结构严谨 层次分明 符合逻辑 2 语句通顺 3 语言准确 鲜明 生动 4 文字简练 5 标点符号使用正确 6 引文 数字 人名 地名 机关单位名称 事物名称准确无误 四 几种常用公文的写作 签报 专用公文 主要用于机关部门及直属单位向省公司领导同志请示报告工作 由工作人员起草 经部门 单位 负责人逐级审核 呈送省公司领导阅批 使用统一格式 由综合管理部管理 原则上仅用 请示 报告 两个文种 原则上会签意见应基本一致 部门内内原则不用签报 签报举例 关于召开会议的请示 关于召开XXX研讨会的请示省公司领导 为进一步XXX 做好XXX工作 我部拟于XXX年2月6 8日在XXX地召开XXXXX会 会议的主要内容包括XXXXX XXXX等 届时 将请省公司XXX人员和XXX的人员参加 会议经费预算 餐费 100元 20人 3天6000元住宿费 126元 20人 3天7560元会议室 2400元 2场4800元合计 18360元 壹万捌仟叁佰陆拾元 妥否 请指示 XXX部XXXX年一月二十八日 签报举例 检查工作的报告 关于开展XXXX检查情况的报告公司领导 为了贯彻XXX会议精神 做好我公司XXX工作 省公司XXX部 XXX部 组成几个检查组于XXXX年X月X日至X月X日对进行了检查 这次检查工作时间紧 任务重 要求严 各组成员不怕辛苦 工作认真 按时 按要求完成了检查任务 共检查XXX个电信营业场所 现将检查情况简要汇报如下 一 检查的基本情况 一 领导重视 安全意识普遍提高 抓安全工作落在实处 二 存在的主要问题 一 信号线与电源线混敷问题仍然比较突出 三 几点建议 一 XXXXX 五 解决好 四 几种常用公文的写作 传真电报 原则上只在本系统内使用 单独编号 不要求归档 但在我公司是归档的 其内容只在较短时期 30天内 发生作用 限时 10天内 送达 文种仅限于 通知 会议 电路调度 布置工作 函 及礼仪类电报 正式文件原则上不用传真电报形式 批复不用传真电报 内容涉密 用保密传真系统 四 几种常用公文写作 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 在会议文件 记录 基础上经过整理加工而成 忠实原意 所记事项准确无误 条理清晰 层次分明 详略得当 执行事项要有较强的可操作性 拾遗补缺 用第三人称语气叙述 内部可用固定格式 版头 制发单位 制发时间 正文 标题 会议基本情况 记载事项 版记 会议纪要的格式 会议纪要的写作要点 标题 一 计次会议纪要如 云南省电信有限公司第X次总经理办公会议纪要 二 以会议的内容和文种为标题如 关于XXX的会议纪要 会议纪要的写作要点 第一部分 综述会议基本情况 包括 时间 地点 由谁主持 研究的主题 谁作总结讲话 过渡词 现将会议议定事项纪要如下第二部分 纪要事项 一 XXX 二 XXX 第三部分 对贯彻执行的要求 工程验收会议纪要 例文 XXXX系统工程竣工验收会议纪要省公司于XXXX年X月X日在XXX召开了XXXX系统工程竣工验收会议 参加会议的单位有 XXXX XXXX XXXX列席了会议 大会成立了竣工验收委员会 会议认真审议了竣工报告等有关文件 对工程建设和试运行以来的情况进行了总结 会议通过了验收证书 现将会议纪要如下 一 工程建设基本结论验收委员会一致认为 本工程施工工艺规范 布线整齐美观 试运行以来设备系统测试指标及性能均符合设计要求 电路运行情况良好 稳定 满足省公司验收技术规范要求 各项竣工文件 测试资料齐全 工程财务管理符合国家有关规定并严格控制支出 在参加工程建设各有关单位的共同努力下 圆满完成了本工程的建设任务 二 有关问题及处理意见 一 会议要求XXXX 以解决XXX问题 二 请各单位按会议要求 抓紧处理相关问题 维护部门要加强管理 精心维护 保证电路 设备正常运行 充分发挥社会和经济效益 四 几种常用公文写作 通知 通知类公文的写法使用最多的文种 适用于发布 印发 本单位的规章制度 批转下级单位的公文 转发上级单位和不相隶属单位的公文 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知类公文的写法 常用的主要有工作安排通知 管理工作通知 印发 转发文件通知 转发领导批示通知 会议通知 基本格式和写法 通知的正文一般由三个部分组成 通知原由 通知事项和执行要求 通知的三部分 通知原由 为什么要发通知通知事项 是通知正文的主体 分段叙述 要求明确具体 条例清楚执行要求 典型的表述为 以上通知 请认真贯彻执行 在执行中XXX 请及时向有关部门反馈 印发本单位规章制度或者文件通知 基本写法为例子1 XXX 经过总经理办公会 专题办公会 讨论通过 现印发你们 请结合实际贯彻执行 例子2 现将市场经营部会同有关部门制定的 XXX 印发给你们 请结合实际贯彻执行 用通知的文种印发会议纪要 基本写法1 XX单位于XX年X月X日在XXX地点召开XXX会议 就XXX问题进行了讨论 参加的单位有XXX XXX 现将会议纪要印发你们 请按照纪要要求执行 印发 转发文件的通知 基本格式为现将 XXXX 转发你们 并提出以下贯彻意见 请一并贯彻执行 一 XXXXXX二 XXXXXX 印发 转发文件通知要注意的格式 印发 转发 包括会议纪要 时 被印发 转发的文件就是正文 不能称为附件 正文之后无须标注 附件 如 标题 关于转发XXX的通知正文根据集团公司XXXX 现将XXX转发你们 请按照文件要执行 不需要标注 附件 XXXX中国电信 XXX XXX号 几种常用公文写作 请示 使用范围较广 频率较高 适用于向上级单位请求指示 批准 一事一文 主送单位一般只写一个 导言开门见山提出请示缘由 要充分有力 主文中心内容突出 事项集中 条理清楚 正常情况下 应事前请示 不越级请示 如提出2个以上方案 应有倾向性意见 在附注处注明联系人的姓名和电话 请示的内容结构 开头部分写请示的缘由 理由 背景 要求写得充分而又简明 主体部分写请求的事项 要求写得实际 合理 明确 简要 结尾部分写希望要求 要注意规范 可否 妥否 当否 请批示 是否可行 请批示 以上请示 望予审批等 几种常用公文写作 批复 使用频率较高 适用于答复下级单位的请示事项 核实缘由的真实性 研究可行性 权衡利弊得失 有根据地表达意见 针对性强 态度明朗 答复明确 措辞严谨 语句庄重 请示内容较多的 可分条列项地答复 对不同意的事项 应说明不同意的理由 如需要 可从上级单位的角度强调一些事项 或提出希望 要求 号召 批复的内容结构 批复的依据或来源 如你单位 关于XXX事项的请示 XXXX 2005 12号 收悉 经过研究 批复如下做出明确的答复 即同意或不同意 不能模棱两可 几种常用公文写作 报告 种类繁多 工作量大 使用频率高 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 答复上级单位的询问 报告是一种陈述性的上行文 报告是上级制定方针政策 指导工作 进行决策的重要依据之一 也是下级取得上级的理解 信任 支持 指导的重要途径 报告与请示的区别与联系 二者行文方向相同 都是上行文 对上级的要求不同 报告 不要求上级批复 请示 则要求上级批复 行文的时间不同 报告 是事中或事后行文 请示 必须是事前行文 结尾用语不同 报告 结尾用 特此报告 或不用结束语 报告事项完了全文即结束 请示 结尾一般用 可否 请批示 报告的特性种类 特性1 鲜明的汇报性 2 特定的陈述性 种类综合 专题 工作 情况 调查 答复 建议 例行 报送除例行报告外 发生下列情况时应及时 主动向上级写报告 1 为获得上级的指导 2 发生重大情况或特殊问题 3 已完成上级交办或布置的事项时 4 答复上级的询问时 5 报送文件时 报告的写作要点 报告要注重时效 情况真实不弄虚作假 不文过饰非 有关事实和数据务必准确无误报告语言要简洁 篇幅要短小突出重点 层次分明 不夹杂请示事项 不与请示混淆 向领导提交较大篇幅或重要的报告时 最好同时准备说明材料 写作意图 背景等 报告的内容结构 三段式情况 做法 问题 意见 情况 问题 建议情况 原因 下步做法情况 原因 责任及处理意见 与报告近似的文书工作总结 单位或个人对某段时期 或某项工作 或某个任务结束后进行的回顾与检查 肯定成绩和经验 找出不足和教训 并从中归纳出某些规律性的东西 以促进和推动以后的工作 总结是对自身实践活动的本质概括和理性认识 通常使用第一人称的写法 以叙述 说明 议论等表达方式为主 绝大多数总结是为自身而写 或是为了向上级单位 领导同志 会议代表汇报 以求得指导 帮助 批准 导言 简单扼要地交待总结的问题 或介绍背景 或提示主要经验 成绩 效果 教训 正文 做法和体会 成绩和缺点 经验和教训 结尾 精炼简洁地表明以后努力的方向 或打算 措施 报告与总结的区别与联系 报告在表述方式上大量使用叙述 情况 事实的表述占绝大部分 只是少量使用一些议论文字 总结与一般报告相比更侧重与对规律的揭示 对问题的认识 几种常用公文写作 函 应用范围广 使用频率高 公函 便函 适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 开头部分 简洁写明发函的缘由 中间部分 逐一写出询问 商洽 答复的具体事项及要求 结尾部分 区分情况写 此复 特此函复 特此函告 盼复 即请复函 请研究函复 等 文字表述 议论说理适度 语言朴实谦恭 委托编制可研报告的函 关于委托编制XXX工程可行性研究报告的函XXX邮电设计院 为解决XXX问题 我公司拟建XXX 现委托贵院编制该工程可行性研究报告 要求如下 一 XXX 二 XXXX 三 因该工程为应急工程 请贵院于XXX年7月20日前完成工程可行性研究报告并交付审查 二OO二年七月十一日 五 文件中的常见错误 主要有文种运用 行文关系 公文格式 发文字号 公文标题 公文内容 正文结构 表达方式 语言文字等十个大的方面的问题 一 文种运用方面的问题 主要表现是没有区分法定公文和机关事务文书常见的是把 计划 规划 总结 要点 安排 方案 总结 制度 讲话 等直接编排文号编发 应该用运用公文或者社会事务文书 广告 声明启事 的写成法定公文 例如 XXX省邮电管理局对部分电信业务实行优惠的通知 时间5月1日 31日 请 报 不分 主要区别在于 一是行文的目的不同请示需要以请求指示或批准事项为主 报告则陈述情况 不要求批复二是成文时间不同 请示必须在事前行文 待上级批准后执行 报告事后行文 批复和函不分 主管部门对询问问题或者请批事项的不相隶属的机关 单位错用批复 正确的应该是函 通知和函