库房物品管理制度20111106.doc

目 录一 目的 1二 范围 1三 权责 1四 内容(1) 库房设置 1 (2) 物品入库管理 1(3) 物品在库管理 2(4) 库房盘点管理 3(5) 物品出库管理 4(6) 物品外借管理 5(7) 库房人员职责与义务 5 五 附则 5六 附件 6一.目的:为规范库房物品管理流程，明确各相关部门责任义务，提升库房使用效率，节约公司成本，特 制定本制度。二.范围:适用于库房物品验收、保管、盘点、出库的全过程管控及对库房工作人员的管理。三.权责1.财务部负责酒店库房所有事务的统一归口管理。2.库房管理员负责物品的收、发及在库管理的相关事务。3.采购负责供应商联系，确保物品采购的质量、数量及时效性。四.内容：(一) 库房设置类别内容设置地点责任单位管理人员盘点方式一级库房干料、干货、酒水饮料、印刷品、工服、办公用具、清洁用品、工程用料一楼地下室财务部库管员财务经理主导，库房主办二级库房食材(蔬菜、肉、蛋、禽类等)调料、布草、零星物品中餐厅西餐厅客房部餐饮部客务部内部指定专人财务经理主导，库房主办，部门参与(二) 物品入库管理 1.所有入库物品包括干料、干货、酒水饮料、印刷品、工服、办公用具、清洁用品、工程用料等。 2.验收要求： 2.1物品入库需经库房人员、采购人员共同验收合格，就物品的数量、质量对照物品申购单明细一 一核查，确认无误后再入库；同时打印入库凭证，由库管员、领用部门签字确认后存档；若有不符 的原材料及物料必须拒绝入库，并及时向申购部门、采购主管汇报； 2.2收货过程中，由于货物生产质量或途中运输等问题导致与原定购质量有异，责任由供货方承担，库 房应拒收货物；2.3对确不能接收但又属于急需物品的，应通知采购人员作临时采购或以其他货物代替，以保证供应， 造成的损失由供应商承担；2.4 以上不合格情况，应在供应商的发货单上注明原因，并由供应商发货随同或指定人员签字确认以 备核查。 3.依使用性质,物品验收后入库归属需区分管理：3.1对需要入库管理之物品，经库管员、采购员验收合格并在供应商的发货单及入库凭证上签字后入 库； 3.2餐厅采购原料（如蔬菜、海鲜、肉类等），尤其是贵重物品（如鲍参翅肚、燕窝等）须经采购员、 库管员及中西餐厨师长共同进行货物验收，在供应商的发货单及入库凭证上签字确认后入库管理或 直接转二级库房； 3.3对符合直接调拨的物品，可在发票上签收后直接调拨给部门使用。 4.库房收货后，需及时将货物存放于货架上的指定位置，货架上对每一种物品均需配有货物标识卡，登 记物品名称、入库时间、有效期等信息。 5.所有入库物品必须编制入库凭证，记录电子台账，台账数据与实际票据金额必须保持一致。 6.库管员每日下班前整理当日入库、出库明细，入库、出库凭证需定期提交成本会计做账。入库凭证每 周提交一次，出库凭证每月提交一次。(三)物品在库管理 1.所有物品均需依其使用性质及重要程度进行分类管理，在指定位置存放，不能相互混存；原则： 三清：物品清、数量清、规格标识清； 四定位：按区、按排、按架、按位定位管理。 2.物品的保管： 2.1物品必须用货架堆放整齐，货物堆放要离墙。如需将物品堆放在地面上的则必须在地面做铺垫， 不得直接将物品接触地面，以免受潮或受损等； 2.2根据季节的变化妥善保管货物，做好货物的翻堆、翻晒工作，有些货物需要挑选整理的，必须按要 求进行整理和分包； 2.3干货、贵重物品（鲍鱼、燕窝、八角、冬虫草等）不易保存、容易受潮，应存放于雪库中，并在入 库时需将货物定量分装密封存放； 2.4各经营部门、财务部在不影响经营的前提下核定标准最低库存量，避免库存积压，以最大限度的减 少占压资金。所有库房物资均应在存货账、存货卡上标明最低库存量； 2.5库管员每日要核对物品的在库状况，遇异常状况或品质问题时需及时向上级主管反馈并采取合理解 决措施； 2.6每月整理库存物料明细，对呆滞物料进行合理分析，必要时进行区分管理及消化； 2.7库管员休假或交接班时，应将账目及其他未处理事宜交接清楚。 3.库房安全： 3.1库房系商品和物资保管重地，除库房管理人员和因业务工作需要的有关人员外，任何人未经批准， 不得进库房； 3.2货物的堆放、货架的排放应保持距离，库房内必须通风透气； 3.3保持安全通道及疏散通道的畅通； 3.4库房的环境温度设置应依据物品的性质给予充分的保障； 3.5非库房人员不得随意进出库房内，如有需要必须征得权限主管同意； 3.6库房内严禁吸烟、明火，不准使用电气设备，不得私拉电线电缆等； 3.7高空作业时需辅助作业车，不得徒手作业，做好人身安全防护措施； 3.8每日下班后，库管人员必须例行巡视库房，锁好门窗，切断电源等； 3.9库管员要经常检查灯具、电线等，一旦有老化现象需及时通知工程部更换； 3.10库房钥匙需留存一套在财务经理处； 3.11为保障库房安全，库房门锁应定期更换。(四)库房盘点管理 1.库房物资流动性大，为保证货、卡、系统台账核对相符，随时掌握物资变动情况，避免短缺丢失和货 品积压，必须进行定期或不定期的清仓盘点工作。 2.库管员需对库房物品每日的流动状况及库存状况进行盘点，尤其对贵重物品需建立定期盘点制度。 3.每天采用实地巡查和电脑台账查询相结合方法，检查货物的最低存量，发现物品存量低于规定库存量 时，应及时办理申购流程。 4.酒店对库存物品建立月度及年度定期盘点制。月度盘点在每月25日进行，年终盘点在年终最后三天进 行。 5.每次盘点前务必确保当月或当年度所有的物品入库、出库记录已全部录入电子台账。 6.为保证盘点的准确性，在盘点期间严禁办理物品的收发手续。 7.盘点由财务经理组织，库房主管、库管员、采购员共同组成盘点小组，依据已做完的物品账面记录对在库物品进行盘点。对账面库存量与实际库存量有差异的数据进行认真记录，盘点结束再进行整理、调查、复核。查明原因后及时进行会计处理。 8.参与盘点人员务必要认真负责，保证盘点数据的准确性和公正性，切不可虚报瞒报，弄虚作假，盘点 结果需初盘人及复盘人在库房盘点表上签字确认。 9.发现盘盈盘亏，应查明原因并说明情况，提出处理意见，编制“存货盘点报告”，报财务总监及店总 经理批准后进行处理： 9.1对盘盈的库存，库管员应填写盘盈报告，经库房主管、财务经理、店总经理审核确认后报管理公司财务中心权限主管核准后处理，可用于相关费用的冲抵； 9.2对盘亏的库存，库管员填写盘亏报告，比照以上9.1流程逐级审核后进行会计处理。扣除过失人赔 款和残料价值后，应当相应计入有关费用；其中，由于自然灾害造成的净损失，计入营业外支出。 10.财务经理可不定期派员至库房进行在库状况的核查，已督促库存管理的安全性及准确性。 11.在盘点过程中发现有损坏或过期的物品应进行记录，与相应部门负责人确认为废品后，再依据废 品管理办理对其进行合理化处理。(五)物品出库管理 1.部门有物品领用需求时需填写直拨单，经部门经理审核、中心总监核准后会签财务部，方可到库 房领用物品。库管员参照直拨单信息发货并编制出库凭证。库管员、领用部门签字确认。 2.对领用单未呈签完毕或字迹有涂改、模糊不清等情况时，库管员有权不予发放物品。 3.物品出库采用“先进先出”的原则，并要求部门在规定时间内领货，在非发货时间内领货可拒发。 4.库管员要随时做好物品出库的数据管理，保证电子账及手工账数据的一致性及准确性。每日出货状 况必须于当日下班前全部整理清楚，不得拖延至次日处理。 5.库管员不得因任何理由将物料发放给未办理正常领用手续的人员，违章将视实际状况给予相应处罚。 6.物品调拨由有调拨需求的单位提供直拨单，由物品调入、调出部门主管签字确认后提供库房办 理调拨。如因未知会库房，部门自行办理调拨手续造成物品盘点有误的，责任由相关部门自行承担。(六)物品外借管理 1.因宴会、大型活动等临时性活动需要借用物品的，需求单位可填写物品借用单，呈相关权限主 管审批后到库房直接领用。 2.物品领用审批流程规定：2.1内部单位借用物品：需求部门填写物品借用单，经部门经理审核、财务部复核、店总经理核 准后即可到库房办理借用手续；2.2店与店之间借用物品：需求部门填写物品借用单，经部门经理审核后提交财务经理复核，物 品借出、借入方店总经理核准后，方可到库房办理借用手续。3. 需求单位就借用物品在物品借用单上注明归还期限，并需按期归还。在借用期间，物品如有损 坏需按财务管理相关规定作价赔偿。4. 对逾期未归还的物品视为部门已领用，库房直接办理直拨手续。费用划入对应部门，财务部依会计 相关作业流程入账。(七)库房人员职责与义务 1.严格遵守公司关于财务管理的规章制度，诚信、自律，不以非正当方式谋取个人私利。 2.对库房物品的保管负有重要责任，遵守防火、防电安全守则，保证库房的环境安全。 3.本着认真负责态度，对物品的收发领用严格把关，节约损耗。 4.做好库存盘点，确保账面数据日清月结。 5.熟悉消防安全知识及消防器材的使用方法等。 6