用友软件实施中的静态数据准备方案.doc

U8-ERP系统项目静态数据准备方案附件：静态数据准备模板 建立日期: 2008-12-23 修改日期: 2008-12-23 文控编号: UF_ U8_GZSD-07_001森大项目经理：日 期：用友项目经理： 日 期： 1、静态数据的概述1.1、 静态数据静态数据是指在系统应用中一般不随时间变化而改变的数据，如会计科目、存货档案、客户档案、供应商档案等。在整个项目实施过程中，静态数据的准备、整理、测试、完善等相关工作是需要花费比较长的时间和耗费比较大的精力去完成。静态数据的准备进度和质量直接影响到系统的上线进度和项目的质量。1.2、 静态数据来源静态数据分散存在于企业的多个职能部门，如会计科目的数据在财务部门、客户档案在销售部门、供应商档案在采购部门等。静态数据的准备需要各职能部门的大力配合、甚至直接参与。2、数据编码原则2.1、数据编码原则ERP系统对数据的识别和处理需要通过一种具有唯一性的代号进行，这便是编码。它作为准确快速、有效的数据输入，在ERP系统管理上显示了极大的威力。数据编码应该遵循的是简单原则，你如果没有很好的理由不要把资料的属性含义放到编码中。3、数据的格式和质量3.1、数据的格式例:数据的重要属性之一是标准化，指的就是格式的统一性。信息系统的后台数据库对处理的信息均有相应的格式要求。有些数据类别准备的工作量非常大，需要由多个人员进行准备，因此数据格式的统一性显得非常重要。3.2、数据的质量ERP系统是管理数据处理系统，数据质量的好坏直接影响系统的运行效果。无数实例已经说明，一个良好运行ERP系统，其数据准确性达到98%以上。对于ERP系统而言，如果输入的数据是垃圾，那么它输出的数据也是垃圾。4、关键字段及说明关键字段是对系统运行质量有直接影响的字段，需要重点关注这些字段数据准备的质量。提前向数据准备人员，说明这些字段的含义和系统使用原理，有利于提高准备数据的质量。如客户档案中地区这个字段，将对销售分析中的地区统计产生影响。5、静态数据准备的要求例：静态数据根据职能部门的实际情况进行分别准备，具体分配见下表：财务部销售部技术部采购部ABCD会计科目币别税别 客户档案销售地区客户料品资料 产品结构料品分类 供应商档案采购料品提前期 由于静态数据的重要性，参加静态数据的准备人员应该需要熟悉业务、认真仔细、具有高度的负责精神。全部静态数据的准备时间从2007年 月 日至2006年 月 日，全部历时 天。6、静态数据的检查静态数据准备进度和质量的控制对整个项目质量而言非常重要。同时静态数据准备的工作量决定了准备周期的长短，一旦返工将对项目进度、成本造成巨大影响。静态数据的检查，对进度控制、质量控制有重要意义。静态数据检查由静态数据检查小组负责，客户方项目经理，负责检查活动的时间和人员安排，并对检查结果负责。数据检查的方式分为抽检和全检，对关键数据的数据需要进行全检（如会计科目、产品结构等），对大量而相对次要的数据可以视情采用抽检（如备品备件、辅助材料等），以提高检查效率。数据检查的内容包括数据的准确性（如料品名称、客户名称等），数据间的逻辑关系（如料品名称和料品分类、客户名称和联系电话是否匹配等），数据要求（如料品代号是否重复、位数是否符合要求等）。数据检查的方法一般采用手工核对，对大量数据进行格式检查时，也可以使用检查工具以提高检查效率。如检查上万的料品代码是否重复，就可以编写程序对有料品代码的电子文档执行检查。7、静态数据的录入例：根据企业的实际情况，多数种类静态数据的采用手工录入的方式。8、期初数据的准备和录入总帐期初余额：说明：应收应付系统的期初余额可以引入总账的对应科目余额。1. 在期初余额录入界面，选择有往来核算属性的会计科目，双击期初余额栏，显示客户（供应商）往来期初界面；2. 从科目名称下拉框中选择要引入的末级科目名称，点击引入按钮从应收/应付系统引入选择科目的期初明细。应收应付期初数据录入销售期初发货单：期初发货单可处理建账日之前已经发货、出库，尚未开发票的业务，包括普通销售、分期收款发货单。 期初发货单按照正常发货单录入，发货日期小于系统启用日期。 期初发货单不影响现存量、可用量、待出库数等数据。 期初发货单在销售管理的开票处理同正常发货单，但加期初标记。 期初分期收款发货单被存货核算取数后就不允许再弃审。采购期初：采购期初数据包括： 期初暂估入库：将启用采购管理时，没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单输入系统，以便取得发票后进行采购结算。 期初在途存货：将启用采购管理时，已取得供货单位的采购发票，但货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。 期初受托代销商品：将启用采购管理时，没有与供货单位结算完的受托代销入库记录输入系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。说明：期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。库存、存货核算期初：录入各存货的期初结存情况，可以在库存中录入数量、批