WORD的使用.ppt

第四章中文WORD 本章要点及基本操作要求熟练掌握WORD文档的建立 打开与保存 熟练掌握文档的合并 增删 复制 移动 文本的查找与替换等编辑技术 熟练掌握文档的排版 页面设置及文档的打印掌握表格的制作和编辑掌握图形的插入和邮件合并 OFFICE简介 WORD是微软公司套装软件Office组件之一Office97中文版 1997年5月发布Office2000中文版 1999年8月发布OfficeXP中文版 2001年6月发布国产类似功能的软件有金山公司的WPS OFFICE简介 Office2000包含的组件 Word文字处理软件 Excel电子表格软件 PowerPoint文稿演示软件 用于制作多媒体幻灯片 Outlook信息管理软件 用于管理电子邮件 Access数据库管理软件 FrontPage网页制作软件 用于制作和发布网页 4 1Word基本知识 本节要点 Word的基本功能Word的窗口组成工作环境设置使用Office助手 4 1Word基本知识 Word的窗口组成启动和退出的四种方法窗口组成 标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 文本区文本选定区 滚动条 视图切换按钮 状态栏 4 1Word基本知识 Word的窗口组成 4 1Word基本知识 工作环境设置视图方式的改变工具栏的显示和隐藏标尺的显示和隐藏显示比例 显示段落标记 网络线显示 隐藏编辑标记使用Office助手求助三种方法 按钮 帮助 菜单 F1键 4 2文档的建立与保存 本节要点 建立新文档打开文档文本录入文档的保存与保护文档保存格式的转换文档关闭 4 2文档的建立与保存 建立新文档使用工具按钮 新建使用菜单命令 文件 新建使用键盘 Ctrl N临时文档名 文档1 文档2 打开文档打开文档的含义 外存调入内存 4 2文档的建立与保存 打开文档使用工具按钮 打开使用菜单命令 文件 打开资源管理器或我的电脑 双击文档图标 文件 菜单底部 最近处理过的文档 列出个数的设置 查找要打开的文档 打开 对话框中进行多个文档的切换 任务栏 窗口 菜单底部 4 2文档的建立与保存 文本录入1 文本的录入文字输入输入法切换 Ctrl Shift中 英文输入法切换 Ctrl Space全 半角切换 Shift Space中文标点的输入见书中对照表中 英文标点切换 Ctrl 4 2文档的建立与保存 文本录入与文档的插入特殊字符的输入插入 符号命令插入 特殊符号命令右击 软键盘开关 按钮日期和时间的输入插入 时间命令 4 2文档的建立与保存 文本录入与文档的插入段落标记符和人工换行符Enter 一个段落结束Shift Enter 同段落中换行字符的插入 改写与删除Insert键 双击 改写 框删除插入点右侧字符 Delete删除插入点左侧字符 Backspace 4 2文档的建立与保存 文本录入与文档的插入段落合并与分段合并 Delete和Backspace键分段 按Enter键撤消与恢复撤消误操作恢复误撤消的操作 4 2文档的建立与保存 文本录入与文档的插入2 插入点的移动用鼠标 单击 滚动条用键盘 光标移动键 HOME END PageUp Down用菜单 编辑 定位用按钮 选择浏览对象按钮 4 2文档的建立与保存 文档的保存与保护保存新文档文件 保存命令或 保存 按钮 指定文件名 保存位置 保存类型 Word文档扩展名DOC 保存已有文档文件 保存命令或 保存 按钮另存已有文档文件 另存为命令 什么情况下使用 换名 换位置 换保存类型时 4 2文档的建立与保存 文档的保存与保护自动保存文档一种防止意外断电或故障造成文档丢失的保护措施保留备份备份文档的扩展名WBK文档的保护打开权限密码和修改权限密码的设置文件 另存为命令工具 选项命令 4 2文档的建立与保存 文档保存格式的转换文件 另存为命令 更改保存类型Txt 文档模板 Web文档的关闭文件 关闭命令 4 3文档编辑 本节要点 文档的显示模式文档的编辑与检查查找与替换 4 3文档编辑 文档的显示模式用户可根据不同用途按不同显示模式显示文档 普通视图录入 编辑 设文本格式时使用页面视图编排文档时使用 打印效果 所见即所得Web版式视图制作网页大纲视图建立或修改文档的大纲文档结构图建立或修改长文档全屏显示 4 3文档编辑 文档的编辑与检查选定文本与取消选定1 使用键盘光标移动键和Shift 全选 Ctrl A2 使用鼠标任意文本块的选定 拖动 Shift与单击一个段落文本的选定 在段落中连续三击左键一个句子的选定 Ctrl 单击该句子矩形文本块的选定 Alt 拖动 4 3文档编辑 3 利用文本选定区文本选定区位于文本区左侧 左页边距内 鼠标指针会变为指向右上方的箭头 一行文本的选定 单击连续多行文本的选定 拖动一个段落文本的选定 双击整个文档的选定 连续三击4 取消文本的选定在文本区内单击 4 3文档编辑 移动和复制文本1 移动文本步骤 选文本 剪切 选目标位置 粘贴 剪切 按钮 编辑 剪切 命令 组合键Ctrl X 粘贴 按钮 编辑 粘贴 命令 组合键Ctrl V或用鼠标拖动选定的文本到目标位置 4 3文档编辑 移动和复制文本2 复制文本步骤 选文本 复制 选目标位置 粘贴 复制 按钮 编辑 复制 命令 组合键Ctrl C 粘贴 按钮 编辑 粘贴 命令 组合键Ctrl V或按住Ctrl键用鼠标拖动选定的文本到目标位置3 剪贴板剪贴板是内存中的一块存储区域Office2000的剪贴板可保存12次剪切或复制的内容 4 3文档编辑 删除文本步骤 选文本 删除Delete键或Backspace键 编辑 菜单 清除 命令 剪切 按钮或 编辑 菜单 剪切 命令或按组合键Ctrl X 4 3文档编辑 文档的合并 插入 菜单 文件 命令或利用复制功能自动更正建立自动更正词条 工具 菜单 自动更正 命令输入词条名后 按空格键 或回车键 或标点符号 4 3文档编辑 拼写检查 工具 菜单 选项 命令 选 拼写和语法 选项卡红色波形下划线标注出可能的拼写错误用绿色波形下划线标注出可能的语法错误查找与替换查找编辑 菜单 查找 命令查找指定内容出现的第一个位置继续查找 单击 查找下一处 按钮 4 3文档编辑 替换编辑 菜单 替换 命令逐个替换 替换 按钮全部替换 全部替换 按钮替换带格式的文本 特殊字符 如制表符 人工换行符 段落标记符 分栏符等 格式 包括字体和段落 高级 按钮取消 查找内容 或 替换为 内容中所设置的格式 不限定格式 按钮演示例子 替换带格式文本 替换格式 用作删除功能 4 4文档排版 本节要点 字符格式的设置段落格式的设置格式的复制页面格式的设置文档的修饰样式的使用模板与向导的使用文档的打印与发送 4 4文档排版 字符格式的设置包括字符的字体 字号 字型 颜色 效果 字符间距 动态效果等使用 格式 工具栏设置字符格式选定文本 再单击按钮使用 格式 菜单 字体 命令设置字符格式选定文本 再使用命令 4 4文档排版 段落格式的设置指整个段落的外观 包括段落的缩进 段落间距 行距 对齐方式等段落标记符标记一个段落的结束 而且保存着该段落的所有格式信息使用菜单命令设置段落格式选定段落 再使用命令使用水平标尺设置段落缩进水平标尺上有 左缩进 右缩进 首行缩进 和 悬挂缩进 的标记 先选定要设置格式的段落 再用鼠标拖动标记可设置缩进量 4 4文档排版 使用工具栏中的按钮设置对齐和缩进选定段落 再单击工具按钮制表位的使用制表位可用于对齐文本 也可用于设置缩进 每按一次Tab键 插入点向右移一个制表位 制表位默认值是2个字符制表位的设置可选择 格式 菜单 制表位 命令 4 4文档排版 格式的复制将格式复制到某个位置选定含有要复制格式的源文本 单击 格式刷 按钮 再拖动选定目标位置的文本将格式复制到多个位置双击 格式刷 按钮 拖动选定多个目标位置的文本 4 4文档排版 只复制字符格式拖动带刷子形状鼠标指针选定需要格式的目标文本时不要选定段落标记符只复制段落格式带刷子形状鼠标指针单击需要格式的段落结尾处 即段落标记符前 4 4文档排版 页面格式的设置页面设置页面设置包括纸张大小 页面方向 页边距 页面方向等内容 文件 菜单 页面设置 命令页边距是指页面上的文本与纸的边界之间的距离 4 4文档排版 分页与页码人工分页 将插入点移入分页的位置 插入 分隔符 命令或按组合键Ctrl Enter直接插入分页符插入页码 插入 菜单 页码 命令 4 4文档排版 页眉和页脚文档每页顶部或底部的一些信息如文档名 作者名 标题 页码 日期等称之为页眉或页脚 在每页顶部的信息为页眉 在底部的信息为页脚1 输入页眉和页脚 视图 菜单 页眉和页脚 命令 4 4文档排版 2 设置奇偶页不同或首页不同的页眉和页脚选择 视图 页眉和页脚 命令 在 页眉和页脚 工具栏中 单击 页面设置 按钮 在 页面设置 对话框 选择 版式 选项卡 选中 奇偶页不同 和 首页不同 选项3 页眉和页脚的编辑与删除双击已设置的页眉或页脚便进入编辑状态 修改页眉和页脚中的内容 选定其中的文本后 还可进行格式编排 4 4文档排版 分节一个文档可以分成多节 不同的节可以有不同的页面格式 默认情况下一个文档就是一节 需要时可插入分节符进行分节插入 菜单 分隔符 命令 4 4文档排版 文档的修饰首字下沉首字下沉是使段落第一个字符变大 以吸引读者注意 格式 首字下沉 命令 有下沉和悬挂两种设置分栏先选定待分栏的文本 再选择 格式 分栏 命令一栏 用于取消分栏栏宽相等 不选中此项才能分别设置各栏的栏宽 4 4文档排版 边框和底纹利用工具按钮给字符加边框和底纹利用菜单命令给字符或段落加边框和底纹先选定文本 再选择 格式 边框和底纹 命令应用范围 选择 文字 或 段落 可将边框和底纹加在所选的文字或段落上 4 4文档排版 项目符号和编号有先后顺序的为编号 无顺序的为项目符号先选定段落 再选择 格式 项目符号和编号 命令文字方向文档中的文字可以横排也可以竖排 格式 菜单 文字方向 命令该功能只能应用于整篇文档 4 4文档排版 样式的使用样式是应用于文本的一系列格式 为该系列格式指定一个名称 称为样式名样式的建立利用菜单命令建立样式 选择 格式 菜单 样式 命令 单击 新建 按钮利用工具栏中的 样式 框建立新样式 选定已设置好一系列格式的段落 单击 样式 框 输入新样式名 按Enter键 4 4文档排版 应用样式选定待应用样式的段落 从工具栏 样式 框中选择要应用的样式名修改样式 格式 样式 命令 选中样式后单击 更改 按钮删除样式 格式 样式 命令 选中样式后单击 删除 按钮 4 4文档排版 模板与向导的使用Word的文档都是以模板为基础的 模板是一种标准格式文件 它决定了文档的基本结构和文档设置 模板文件扩展名是 DOT 默认模板是Normal DOT利用模板建立新文档 文件 菜单 新建 命令 在 新建 对话框中 选择要作为新文档基础的模板 4 4文档排版 文档的打印与发送打印预览浏览文档的打印效果 打印预览 按钮或选择 文件 菜单 打印预览 命令预览状态下也可以进行编辑或调整页边距打印文档 文件 菜单 打印 命令或 打印 按钮或Ctrl P文档的发送可将文档作为电子邮件 电子邮件的附件或传真发送给别人 也可将其转成PowerPoint演示文稿 4 5制作表格 本节要点 建立表格编辑表格格式化表格表格的转换与计算 4 5制作表格 建立表格使用 常用 工具栏建立表格 插入表格 按钮使用菜单命令建立表格 表格 菜单 插入 子菜单 表格 命令自由绘制表格 表格和边框 按钮 4 5制作表格 在表格中输入内容插入点移动 Tab键 组合键Shift Tab没有内容的单元格保留一个空的段落当文本宽度比表格列宽大时会自动换行按Enter键是在单元格内另起一个新段落绘制斜线表头 绘制表格 按钮表格 菜单 绘制斜线表头 命令 4 5制作表格 编辑表格选定表格选定单元格 在待选单元格内的左侧指针变为向右倾斜的箭头时单击或将插入点移动到待选单元格中 选择 表格 菜单 选定 子菜单 单元格 命令选定多个单元格 单击与Shift选定行 在待选行的左侧单击 文本选定区内 4 5制作表格 选定列 在待选列顶端 指针变为向下箭头时单击选定整个表格 在待选表格的任一单元格中 选择 表格 菜单 选定 子菜单 表格 命令插入行表格最后加一行 在最后一个单元格中 按Tab键 表格 插入 子菜单 行 在上方 或 行 在下方 命令工具栏上 插入行 按钮从快捷菜单中选择 插入行 命令 4 5制作表格 插入列 表格 插入 子菜单 列 在右侧 或 列 在左侧 命令工具栏上 插入列 按钮从快捷菜单中选择 插入列 命令插入单元格先选定单元格 一个或多个 单击 插入单元格 按钮 或者选择 表格 菜单 插入 子菜单 单元格 命令 4 5制作表格 单元格中插入表格 表格 菜单 插入 子菜单 表格 命令删除行和列先选定待删除的行或列 选择 表格 菜单 删除 子菜单 行 或 列 命令 先选定待删除的行或列 单击工具栏上的 剪切 按钮 或者用 编辑 菜单中的 剪切 命令 或者按组合键Ctrl X 4 5制作表格 删除单元格和表格 表格 菜单 删除 子菜单 单元格 命令行高和列宽的调整调整行高的方法 表格 菜单 表格属性 命令拖动垂直标尺上的行框线标记直接拖动行框线按住Alt键不放再拖动标尺上标记或行框线可从标尺上看到尺寸的变化 4 5制作表格 调整列宽的方法 表格 菜单 表格属性 命令拖动水平标尺上的列框线标记直接拖动列框线 按住Alt键不放 再拖动标尺上标记或列框线 也可从标尺上看到尺寸的变化 4 5制作表格 直接拖动列框线调整列宽的小技巧 拖动某列的右边框线 该线左右相邻的列同时调整宽度 其他列及整表不变 按Shift 拖动边框线 调整线的左列列宽 右方各列不变 整表宽度随之调整 按Ctrl 拖动边框线 调整线的左列列宽 整表宽度不变 右方各列按比例调整 按Ctrl Shift 拖动 调整线的左列列宽 整表宽度不变 右方各列平均分配列宽 4 5制作表格 整表宽度的调整 拖动表格右端列框线或列框线标记 或者在 表格属性 对话框 表格 选项卡中进行调整 合并和拆分单元格 表格 菜单 合并单元格 命令从快捷菜单中选 合并单元格 命令 4 5制作表格 拆分表格 表格 菜单 拆分表格 命令可以将表格水平拆分为上下两个表 不能纵向拆分表格中内容的移动和复制移动和复制的方法与编辑文本是一致的 4 5制作表格 格式化表格对齐与文字环绕表格的对齐与文字环绕 表格 表格属性 命令单元格中内容的对齐 表格 表格属性 命令使表格标题行重复选定作为表格标题的行 可以是多行 选择 表格 菜单 标题行重复 命令 4 5制作表格 表格的边框和底纹先选定要加边框的单元格 选择 格式 菜单 边框和底纹 命令 或者选择 表格 菜单 表格属性 命令 表格 选项卡 单击 边框和底纹 按钮 4 5制作表格 表格的转换与计算文字和表格相互转换将表格的内容转换为文本 表格 转换 子菜单 表格转换成文字 命令转换成文本取消了边框线 需要分隔符将同行中各单元格的内容分隔 可用段落标记 制表符 逗号作为分隔符 或者选中 其他字符 后 输入其他字符作为分隔符 4 5制作表格 将文本转换成表格是表格转换成文本的逆操作 表格 转换 子菜单 文字转换成表格 命令表格与文本之间互相转换时 都需要正确选择分隔符 其作用是分隔同一行中各单元格的内容 分隔符如果选择错误将无法进行转换表格中的计算 表格 菜单 公式 命令复制公式后需右击单元格中的公式域 选择 更新域 才能显示正确结果 4 5制作表格 表格排序 表格 菜单 公式 命令选定要排序的单元格 如果是整个表 插入点置于表的任意单元格中 再选择 表格 排序 命令一次排序可选择三个依据 排序依据也称为关键字 即排序的基准列 4 6图文混排 本节要点 在文档中插入图形图文混排绘制图形使用艺术字使用公式编辑器文本框 4 6图文混排 在文档中插入图形插入剪贴画 插入 菜单 图片 子菜单 剪贴画 命令插入 来自文件 的图片 插入 菜单 图片 子菜单 来自文件 命令从剪贴板中粘贴到文档中将其他软件处理的图形选定后复制到剪贴板中 4 6图文混排 图文混排设置环绕方式Word的文档分层放置图形和文本 插入的图形分两种形式 嵌入式和浮动式 嵌入式的图形是嵌入到文本当中 和文本在同一层 选中时其控制点是实心的 浮动式图形在文字层的上方或下方 选中时 其控制点是空心的 环绕方式有 嵌入型 嵌于文字所在层 四周型 紧密型 浮于文字上方 浮于文字下方 穿越型和上下型 除第一种环绕方式的图形属嵌入式外 其余都是浮动式 4 6图文混排 设置环绕方式 格式 菜单 图片 命令用鼠标右击图片可弹出快捷菜单 从中选择 设置图片格式 命令修改图片大小选择 大小 选项卡图片的剪裁选择 图片 选项卡 4 6图文混排 水印效果的制作在 图片 选项卡中将 图像控制 的 颜色 选为 水印 图片的移动和复制单击选中图片 剪切 或 复制 选目标位置 粘贴 图片的删除单击选中图片 按Delete 或Backspace键 也可用 剪切 命令或 剪切 按钮 4 6图文混排 绘制图形绘制图形在页面视图下利用 绘图 工具栏绘制图形给自选图形添加文字右击要添加文字的图形 从快捷菜单中选择 添加文字 命令设置图形格式右击自选图形 从快捷菜单中选择 设置自选图形格式 命令 4 6图文混排 使用艺术字插入艺术字 插入 菜单 图片 子菜单 艺术字 命令选择一种 艺术字 式样在 文字 框内输入需要使用艺术字的文字 艺术字 工具栏选中艺术字时 可显示 艺术字 工具栏 用于修改 4 6图文混排 使用公式编辑器插入点移到待插入公式的位置 选择 插入 菜单 对象 命令从 公式 工具栏中选择合适的符号和模板 输入数字符号单击公式以外的任意位置即可退出编辑公式状态双击公式时 可重新进入公式编辑状态 4 6图文混排 文本框象一个容器可用来放置文本 表格或图形 文本框可任意移动位置 调整大小 框内的对象可被文字环绕 文本框内放置文本时 可设置不同于文档中其他文本的文字方向 横排或竖排 插入文本框插入 菜单 文本框 子菜单 横排 或 竖排 命令 可插入空的文本框如果先选定文本 再插入文本框 则会将所选的文本置于插入的文本框中 4 6图文混排 文本框设置文本框格式单击选定文本框 选择 格式 菜单 设置文本框格式 命令或右击文本框从快捷菜单中选择 设置文框格式 命令可设置文本框的线条 填充色 大小 文字环绕方式等格式 4 7邮件合并 本节要点 邮件合并的步骤 创建主文档建立或打开数据源在主文档中插入合并域将数据合并到主文档 4 7邮件合并 邮件合并适于 量很多 主要的内容都相同 只有部分内容有变化的文档以套用信函为例 邮件合并的过程是先建立两个文档 一个是主文档 其内容包含了套用信函中固定不变的文本和其他信息 另一个是数据源 它包含了套用信函中变化的内容 在主文档相应的位置上插入合并域 邮件合并时将数据源中的信息替换主文档中相应的合并域 从而生成一个新的套用信函文档 创建主文档 工具 菜单 邮件合并 命令 先打开主文档 并