电子商务项目运作08.ppt

1 电子商务项目运作 Marketing Marketing 2 第八章项目的资源获取 3 一 资源类型与获取资源的步骤 一 资源类型与关键资源关注 1 资源类型 1 人力资源 项目领导 项目小组 项目支持以及兼职工作人员 2 设备与服务 机器 工具 计算机 通讯服务 3 各种设施 通用 或专用 建筑及房屋 公用事业 停车位 在同一个公司中 电子商务项目必须与其他项目竞争且胜出 从而获得资源与资金的支持 否则会在资金获取上惨败 4 2 关键资源的注意事项 1 如果占用时间过长 可能会造成预算超支 2 有时不得不拒绝向他人提供这些资源 从而树敌 3 可能不能及时获得相关资源 从而影响进度 4 如果不能得到合适的资源 项目就会慢慢停滞下来 其质量也将大打折扣 5 如果不愿关心行政方向的因素 或者对其不敏感 你所得到的 将很可能是错误的资源 作为电子商务项目的管理人员 注意力应该放在稀缺的 对关键任务有重大意义或者对自己非常重要的资源上面 5 3 需要关注的资源 1 该资源对多个任务有直接的关键作用 2 多个子项目或本项目以外的其他项目 都需要这种资源 3 该资源稀缺并难以获得 4 该资源的使用或应用较复杂 5 该资源是特定任务中非常关键的资源组合中的一种 6 如果该资源是人 需要拥有足够的知识或技能 7 该资源会被其他非项目工作使用和分享 这类资源要特别关注 会极大地影响项目进度 6 案例 行政管理与项目资源的冲突小张是技术处的一名职工 最近被抽调到某新产品开发项目组工作 有一天 小张接到他的处长老李的电话 小张 你现在能不能马上到处理来一下 小张正与项目客户讨论一些项目的技术细节 一下子很难走开 他想向处长解释一下 可是 没等他讲完 李处长便轻轻将他的话打断了 你很忙啊 好 好 那你就看着办吧 结果会怎么样 小张立刻放下手头的工作 气喘吁吁地赶回处里 问处长出了什么事 其实也没什么大事 就是我的一份资料找不着了 想请你回来帮着找一找 处长不介意地说 小张有脾气吗 没有 因为他知道 对他来说处长远比项目经理重要 7 项目组没有冗余人员 不同环节需要不同的人员来完成项目任务 当任务完成后 他们将离开项目组 相关人员从哪里来 往哪里去 很显然 从各个相关部门来 到各个相关部门去 因此 部门经理们通常会认为 我们不是收容所 如果项目需要人我们就给它人 不需要人时我们还要接受他们 那么部门的工作就没法干了 这种情况造成的结果是 项目经理需要的是 贤人 但部门提供的是 闲人 部门经理和项目经理常常为了抢夺项目资源而起纠纷 8 二 电子商务项目资源获取的步骤1 确定需要何种资源 以及应在何时获得该资源 2 建立电子商务项目的预算 3 创建项目的监管机制 4 将资源添加到进度表中 5 确定你的资源战略 6 在获取资源的竞争中胜出 结束获取资源的过程 7 计划将资源转移到电子商务项目中来 8 将资源转移到电子商务项目中来 9 决定何时释放这些资源 9 二 确定需要的资源与时间 预算要求 一 确定需要的资源与时间要求 1 人力资源 10 2 设备资源 1 考虑通常状况下可以得到的工具和部件 2 考虑任务电子商务项目所要求的软件 硬件 网络 其他的设备和服务 3 设施 1 既要考虑通常的设施 如办公空间 2 又要考虑专门的设施 如测试设备或专门的存储区域 4 时间要求 获取某资源以前 必须在进度表中确定和布置获取活动的具体步骤 如果需要供应商的报价单或者申请书 资源交货时间需要提前 并在收到这些文件后评价和洽谈 11 二 建立电子商务项目的预算 1 首先考虑预算中易于估计部分 通常根据先前的经验来估算 人力资源的获取留到以后进行 2 执行下列任务 1 根据项目计划书 建立起关于资源的初步要求 利用EXCEL制作一个关于资源的电子表格 其中行代表资源和任务 列代表时间 以月为单位统计每种资源的使用期限 每个月份中的格子用于填写预算额 12 2 根据上表 对应任务 不断修改 特别是资源与对应的任务 以使资源达到合适 通过明细的任务对应 逐渐完善与细化预算 最后可以通过电子表格轻易进行统计 13 三 资源战略与进度控制 一 确定资源战略1 确定资源战略的理由 产生资源战略的原因是因为资源并非如你所想象或管理层承诺那样会源源不断地流入项目中 很多时候 管理层对项目的信心会有动摇 并且这种信心建立在目前项目进展成果的基础之上 另一方面 资源的到位也会稳定项目组成员的信心 比如到了一批新电脑 或者某项资金划拨到位 都会使项目组成员更加努力于当前工作 因此 首先需要拟定的策略是 集中在未来三个月内 或更短时间 的资源获取上面 使你可以开始相关工作 并尽早取得成果 以稳固管理层信心 便于进一步获得下一步资源 14 2 确定资源战略的工作重心 1 确定对项目所要求资源的负责人 1 寻找直接决策人 以及重要影响者 2 对于内部资源 在项目早期 与控制资源的管理人员联系 获得他们的支持 提前打招呼 使他们的计划与你的计划匹配 3 对于外部资源 需要联系采购部门 以便决定获取这些资源的各种程序 步骤以及时间安排 例 读研学费的获取 出版社与公司财务部的故事 15 2 了解其他与本项目争夺资源的项目 1 不能只关心项目之内的事 要睁大眼睛了解其他与本项目争夺资源的项目 了解的渠道除了官方渠道之外 也要特别关注各种非官方渠道 尤其要与资源掌握人员搞好关系 从他们那里了解更多相关信息 2 应该为资源到达的时间留有余地 不能完全靠理论推算资源到达的时间 16 3 关注提供帮助者的收益 学会感恩 不要因为是工作关系 就觉得理所当然 如果你希望今后继续获得支持 应该考虑到该项目结束之后 相关管理层或渠道人员可能的收益 17 二 获取并转移资源到电子商务项目中由于市场竞争的加剧 组织内闲置的可用资源几乎已经绝迹 这就意味着你必须与其他项目一起为所需资源进行竞争 1 竞争获胜的原则 1 确认自己已经制定了一个实际的 而且是对资源需求最小的方案 告诉管理人员 该方案对资源需求的估计确实是最小的 同时也是可行的 你必须愿意为得到这些资源而进行交涉 并随时准备妥协 18 2 组建电子商务项目小组时 把小组成员的角色定义为销售人员 以便获得资源 3 遵从你的资源策略 争取更多的承诺 2 获取资源的过程 将对资源的要求 项目计划 项目进度表 以及通过资源获得的阶段性成果提供给采购人员或管理者 同时指明各项任务将如何影响整个项目的进度 提供信息越多 越容易获得帮助 理解与支持 在备忘录中 记下你们的协议 19 3 将资源转移到电子商务项目中来 1 介绍情况 使项目组成员熟悉项目的相关资料 以及当前与未来一段时间的进度状况 2 当资源到位时 开始启动资源 如果不能及时到位 不要等待 立即了解情况并找相关人士配合解决 3 随时准备着资源的释放 应对可能出现的变动 20 四 资源管理 一 评估工作结果和里程碑任务1 定义评估工作的级别对任务进行评估 按复查情况分等级进行排序 标准为 级别0 没有复查 级别1 评估工作存在与否 级别2 评估工作的概况 级别3 评估工作的内容 由于时间关系等因素 许多里程碑任务的检查实质上是检查到级别1 如果是关键性的任务 则需要根据情况深入到级别2或者级别3 21 2 复查通过执行工作的项目团队成员对里程碑任务的状况进行汇报 有如下步骤顺序 1 在会议之前为复查分发资料 2 事先定一些问题 交制定会议议程 3 会议讨论并解决存在问题 4 会议结束时 决定行动方针与步骤 22 3 复查结果的几种情况 1 当工作结果完全无法被接受时 停止任务 2 项目继续 团队重新开始该任务 3 任务质量可接受 需要稍后附加一些工作 4 任务质量可接受 需要立即附加一些工作 5 任务质量可接受 不需要附加任何工作 23 二 资源平衡与优化资源 项目管理模板 1 资源平衡的意义在项目管理过程中 当需求的资源超过实际可利用的资源 或者需求的资源水平发生变化时 必然会影响项目进度计划的实现 一种常用的方法就是资源平衡法 通常有两种方法来进行资源平衡 一是利用非关键路径上可以利用的浮动时间来安排进度计划 二是调整资源的配置来避免资源的过度分配 通过资源平衡 使项目的资源得以最有效地利用 2 资源平衡的作用 1 减少资源的过度分配 提高资源的使用效率 2 充分利用浮动时间 确保进度计划的实现 24 由于王小东承担了很重的任务 可以将工期后延 以达到资源平衡 25 另外就是利用PROJECT的调配资源功能来调配 点击菜单 工具 调配资源 在弹出的对话框中选择 自动 26 点击 开始调配 按钮后将进行调配 并给出调配结果 这样王小东的工作将与张倩的后一段工作同时进行 当然这需要非关键工作路径才可以 27 如果需要针对关键任务进行调配 首先要设置关键任务 步骤一 插入列 最早开始时间和最晚开始时间步骤二 按目测关键任务顺序 从左往右将你认为理想的关键任务的最早开始时间和最晚开始时间设置为相同 即 不得早于 开始 和 不得晚于 开始 的 限制日期 应该相同 28 三 协同电子商务管理1 协同管理方法的关键要素 1 团队中每个成员有责任明确各项任务的细节 更新任务 提出与这些任务相关的问题和共同参与项目工作 由于电子商务项目较大 往往存在多个领导人 相互协调是非常重要的 2 电子商务的主要工作一般是分配给多个人的一般而言 电子商务项目中30 40 的任务是由2 3个人共同完成的 由于任务量的大小不同 人们观点的不同 背景的不同 以及知识面和能力的不同 将一项复合型的任务同时分配给几个人完成是很正常的事情 3 电子商务项目各领导宰需要共享信息这些信息包括计划 问题和可供学习的经验教训 他们也要与业务部门各级经理分享信息 这些业务部门是团队成员的所属部门 29 2 协同合作方法的好处 1 参与越多意味着对电子商务项目的承诺和理解就越多 2 人们共同工作和分享信息可以加强彼此之间的信任 3 参与共享信息可以提高工作质量 4 团队和项目领导者之间相互支援 5 在电子商务项目中 关于问题的讨论有助于培养人们的技能 6 电子商务项目更可能按时在预算之内获得最终的成功 7 通过一个好的论坛可以获得关于电子商务可供学习的教训 8 良好交流使得人们能较早地看到问题的警示 30 3 电子商务项目协同办公场所与其他项目相比 电子商务项目更注重沟通与协调 因而 在办公场所布置上也要体现这一点 充分为项目组成员的沟通提供方便 31 32 33 34 四 协同合作的步骤1 计划所需资源在电子商务项目获得批准之后 详细计划所需资源 主要是集中考虑工作开始的几个月内需要的资源 不要过早地预置资源 1 与团队成员个人沟通与每个团队成员个别地详细察看电子商务项目的和范围 看一看如何将团队成员的人个兴趣与电子商务项目协调一致起来 主要目的是通过这个过程让团队成员看到电子商务项目能够如何帮助他们增加经验和技能 特别要与团队成员个人沟通的是 告知他在哪些方面适合这个项目 他的个人角色以及与其他团队成员之间的关系 35 2 关注团队成员在项目中获得的成长计划关注成员的成长 有利于调动个人兴趣 增加能动性 如参加项目团队之初 交给他一份未来希望达到的能力表 让他填写 并沟通 在项目进行到一定程度的时候检查个人能力目标的达成情况 并在项目结束时对这个表的实现情况进行总结 36 2 协同工作的方法 1 建立或评估一个项目模板定义哪些成员要对某项任务联合负责 一般定义30 40 为任务为联合负责任务 2 模拟运行详细的电子商务计划和更新计划 3 为未来三个月的电子商务项目构造详细的任务 4 找到关键任务并分配资源 再为一般任务分配资源 5 定义周期和日期 37 3 通过最初的任务建立协同工作团队 1 提出最初的争议性问题通过小组讨论的方法 向团队展示产生决定和采取行动的过程 并让团队成员对协同工作的过程进行反馈 使协同过程更加优化 树立起 争论的目的是为了解决问题 而非玩办公室政治 的良好工作氛围 以建立一种良好协调工作的机制 这项机制将形成一种项目组文化 有助于解决今后遇到的更棘手的问题 下述情况表明你已经达到了目的 1 团队即使没有管理者的指令也能解决问题 2 赢得了以团队形式处理问题的信心 3 为解决涉及面更大 争议程度更深的问题铺垫好了处理问题的成功机制 38 2 详细讨论项目最初阶段的里程碑检查团队成员的工作是否达到里程碑目标 关注早期项目中出现的未被良好执行的任务 总结教训与经验 让未能良好执行任务的成员意识到自己的失误并能够获得解决问题的方法 39 4 资源相关问题的解决 1 士气士气是人力资源的重要因素 如果不能适当的管理和激发团队成员的才能 不能使团队成员从工作中获得认可和成就感 将使团队士气低落 最坏的结果是形成松散 没有激情的团队 良好的士气需要适当的工作难度 对工作中成就鼓励程度的把握 适度的批评等领导人员的相关工作 同时也要培养团队成员的自律意识 经常性的拓展训练或集体协作活动竞赛 有助于培训良好的士气 40 2 对团队成员工作不理想的处理如果团队成员工作不理想 要认真分析原因 是否可以继续留用培养 或者劝其离开团队 这类决断需要慎重 否则会伤害团队的凝聚力 案例 李开复开除师兄Google中国区总裁李开复博士曾经面临开除一个无辜的员工还是同门师兄的矛盾 面临这个选择 李开复很矛盾 但后来他想到 如果明天看到两条新闻 一条是 徇私的李开复裁掉无辜员工 一条是 冷酷李开复裁掉同门师兄 显然前者与他价值观的冲突更大 所以他就选择了开除师兄 41 3 处理采购过程采购极易成为一个官僚的过程 大公司中的采购决策流程异常复杂 对于电子商务项目而言这就必须要