对外合同管理办法.docx

对外合同管理办法1 范围本标准规定了对外合同的起草、会签、签订、履行及终止的要求。本标准适用于本公司对外合同的管理。2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.1合同合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止全过程的管理，包括资信调查、意向接触、合同谈判、签订、履行、变更与解除、终止及纠纷处理、合同文本的建档、保存等。2.2合同管理是对外合同在起草、会审（会签）、履行、终止全过程的管理，包括资信调查、意向接触、合同谈判、签订、履行、变更与解除、终止及纠纷处理、合同文本的建档、保存等。3 职责3.1 合同承办部门（单位）负责合同条款的谈判、起草。3.2 企管科为公司的法律工作部门和合同归口管理部门，负责对以公司名义签订各类合同的合法性和有关条文的法律依据进行审查并登记、备案。3.3 审计科对签订前的合同及合同执行情况进行审计。3.4 财务科负责对资金的筹集、使用情况以及固定资产的出租、转让、抵押进行监督审查。3.5 公司及所属各单位的业务部门负责本业务分工范围内的合同管理工作。4 管理内容与要求4.1 合同管理的主要内容4.1.1 对外合同的范围 包括公司及其所属业主、多经等各单位与其他民事主体签订的经济、技术合同。具体包括：a） 与外单位签订的各类工矿产品的购销合同、运输合同、备品配件委外加工合同、仓库保管合同、设备租赁合同；b） 与外单位签订的各类建筑、建筑安装工程合同；c） 与外单位签订的企业联营合同；d） 与外单位签订的征用土地合同、房产买卖、租赁合同；e） 与外单位签订的各类融资、资金拆借、担保合同、财产、人身保险合同、固定资产出租、转让合同；f） 与外单位签订的各类技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务合同；g） 与各用户签订的合同；h） 与外单位签订的各类广告合同；i） 其他以公司名义同外单位签订的合同；4.1.2 合同的管理内容a）建立、健全本单位合同管理制度；b）保管本单位的法定代表人授权委托书、负责人身份证明书；c）制作各种规范的法律文书；d）监督本单位的合同依法、依程序签订；e）建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；f）监督检查合同的履行；g）发生纠纷后，会同有关部门收集资料，确定纠纷解决方案；h）其他合同的管理工作。4.2 合同纠纷的基本要求4.2.1 合同管理实行分级管理和公司法律管理部门归口管理的原则，并实行承办人制度、审核会签制度和重大合同备案制度。4.2.2 机关各科室、各专门工作领导组、办公室、各直属单位无权以自己的名字同公司内外一切单位签订合同，但可以在公司经理授权范围内与外单位签订纯受利益的合同，或者与其日常生产经营活动有关的标的额较小的即时清结的合同。4.2.3 每一件合同需由法定代表人或业务机构确定主要承办人。a） 承办人可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借聘人员；b)承办人应经法律培训合格，并取得承办合同资格证书；c)承办人应依法律、法规及本标准进行工作；d）承办人应自商约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题应即时与有关部门及法律事务人员进行协商，并以承办人为主进行解决。4.2.4公司所属各单位、机关各科室应设置简直合同管理员，承办本单位、本科室合同副本的登录、保管、归档工作，协助合同承办人完成合同草拟、谈判送审、签署、履行工作。4.2.5法律事务人员和各业务部门应在各自管理权限内对合同分类建立档案并对文本妥善保管。4.2.6 合同档案内容包括：a)合同文本及份数、各文本存置记录；b)承办登记；c)合同附件、审查意见书及其他有关文件；d)履行情况记载e)纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。4.3 合同的审查与签订4.3.1 合同审查的基本要求：a）合同的签订采用要约、承诺方式；b）合同除即时清结者外，一律采用书面形式，国家或行业有标准或示范文本的，应优先采用；c)当事人协商一致的修改、补充合同的文本、电报、电传、图表等是合同组成的部分；d)计划书、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同；e)合同的起草应由我方或以我方为主承担，语言应严谨、简练、准确；f)合同中的术语、特有词汇、中药膏年应设专款解释；g)合同中涉及数字、日期时应注明是否包含本数；h）除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。4.3.2 合同应包括以下内容：a）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；b）签约的目的和依据，标的，数量和质量，包括检测标准和方式；c）价款或酬金，包括支付的方式，履行的地点、期限额方式；d）争议解决方法及违约责任，变更或解除条件；e）根据法律或合同性质应具备的条款或双方当事人共同认为应明确的条款；f）正副本份数、存放地点，约定的联系方式，附件名称，签约的地点、日期；g）签约各方开户银行及账号，签约各方公章或合同专用章，法定代表人或代理人签章。4.3.3 授权委托要求 a）法定代表人（或负责人）授权委托代理人签订合同时，应签署授权委托书； b）授权委托书应明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字，禁止期限不清的委托。4.3.4 对外签订合同投资额审查程序包括：a）对外签订合同时，由归口业务部门提出申请，公司分管领导批准；5万元以上合同由公司分管领导请示经理后，安排归口业务部门联系并确认承办人；b）投资金额在10万元以上的各类工程一律实行公开招标的方式，标书由财务科、计划科、审计科会同归口科室共同议定，经公司分管领导、经理审查签字后生效。4.3.5 对外谈判人员a）签订合同时，一般应由合同归口单位与对方当事人拟定合同条款；b）有关部门认为重要的或标的额度较大的及电力利用外资合同谈判，应有法律事务、经济、技术等专业人员参加。4.3.6在合同签订前，应对合同另一方的当事人主体资格和资信进行了解和审查：a）主体资格合法：具有经年检合格的营业执照，其核载的内容与实际相符；b）欲签订合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；c）由代理人签订合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；d）具有相应的履约能力：具有支付能力、生产能力或运输能力等，必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；e）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现实未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。4.3.7 合同承办人应根据审查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一同送合同归口管理机构验核。4.3.8 合同双方当事人履约能力或资信状况若有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时：a）应要求其提供合法、真实、有效的担保；b）以保证形式做出的担保，其担保人应是具有代偿能力的独立的经济实体；c）并应对担保人适用于前款的规定进行审核。4.3.9 上述所列各项文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，应加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。4.3.10 承办人与对方当事人基本拟定合同条款后，有关部门应做到：a）将附有审核意见书的合同草案及与合同有关的证明材料提请本业务部门、财务部门、审计部门、法律事务人员进行审核；b）业务部门、财务部门、审计部门、法律事务人员在审查合同草案时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料；c）业务部门、财务部门、审计部门应对审核的合同出具审核意见书；法律事务人员应对审查的合同出具法律意见书，意见书应有关部门负责人及具体审核人员的签章；d)审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，是为对合同草案的否定；e)各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人。f)承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。各审核部门应及时提出审核意见，不得拖延；g)法律、审计、财务部门结束审核后，应将法律意见书、审核意见书连同合同草案退还合同承办人，由合同承办人报分公司分管领导审批。4.3.11 业务部门、财务部门对合同审核的内容包括：a）合同的经济性 1）市场序曲情况属实； 2）市场需求预测可靠、合理；投入产出核算经济、准确。b）合同的技术性 1）工程技术依据真实、可靠，技术措施完备、可行； 2）技术标准、参数科学、真实、可行。C)合同的可行性 1)整体项目技术具有可靠性，经济效益或社会效益具有真实性； 2）资产、资金使用效果的财务可行性，具有可操作性。d）合同的安全性 1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施； 2）无损本公司商誉、商业机密及其他利益。e）业务部门、财务部门认为应审核的其他内容。4.3.12 审计部门、财务部门对合同的审核内容包括：a）资金、资产的合法性 1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法； 2）资金使用和资产动用的审批手续合法； 3）资金、资产的用途及使用方法合法；b）价款、酬金和结算的合理、合法性 1）价款、酬金的确定正确、合理、合法； 2）资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法； 3）与资金、资产等有关的其他事项。c) 索赔条款的合法性；d）审计部门、财务部门认为需审核的其他内容。4.3.13 法律事务人员对合同的审核内容包括：a）合法性 1）主体合法，签约各主体具有签约的权利能力和行为能力； 2）内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖于法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，无显失公平内容； 3）形式合法，签约程序合法。b）严密性 1）条款齐备、完整，文字清晰准确，设定的权利、义务具体、确切； 2）相应的手续完备，相应的附件完备，相应的条件适当、合法。c）可行性 1）资信可靠，有履约能力； 2）担保方式切实、可靠。d）合同承办形式 1）承办人无误，符合规定程序，各审核部门审核意见书齐备； 2）合同文本文字无误，正副本及附件份数完备。e）法律部门认为需审核的其他内容。4.4 其他要求 4.4.1 承办人向有关部门提交合同草案时，应留27个（含本数）完整工作日供其审核。 各审核机构遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人申明理由并征的同意，且延长后要累计审核时间最长不超过15个（含本数）完整工作日。4.4.2 本条所称审核期限为各审核部门审核合同全部占用的时间。4.4.3 分管领导根据各审核部门及法律事务人员的审核意见书审批后：a）承办人制作正式的合同文本并填写公司合同签证单，交办公室核稿、打印并盖章。b）合同经双方签字、盖章后成立（生效），承办人对成立（生效）的合同保留副本2份，交承办人、合同管理员各一份。C)承办人向财务科、审计科提交副本或复印件，向企管科提交合同底稿、法律意见书、其他审核部门意见书及正本、副本。d）年终上述资料由企管科统交公司档案室归档