采购与付款控制管理制度{范本}.doc

采购与付款财务管理制度第一章 总则第1.01条 为了规范公司物资采购工作，加强对材料采购环节的内部控制与应付货款的管理，杜绝不规范行为的发生，确保采购业务正常运作。根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范-基本规范（试行）等法律法规，结合公司实际情况，特制定本规范。 第1.02条 本制度适用于公司原材料、燃料、建筑材料、零部件、配件、设备、办公用品、劳动保护用品以及其他物资的采购以及因采购而发生的各种款项的支付活动。 第1.03条 各下属公司可以根据本制度，结合自身特点，制订适合本公司的管理制度。第二章 采购计划编制第201条 编制采购计划的责任部门。（一）生产部门：负责提出原材料、辅助材料及包装物等的需求计划。（二）五金材料仓库：负责提出各种机物料、工具等的需求计划。（三）办公室：负责办公用品、低值易耗品需求计划的编制。（四）供应部：根据以上部门提出的需求计划，报主管领导审批，制定采购计划，确定供货单位，最后统一进行物资采购。第202条 采购计划编制程序。 （一）生产部门根据生产的实际需要，按照材料名称、规格型号、产地、数量等具体要求详细编制“物资采购申请表”送供应部； （二）五金材料仓库本着合理储备的原则，对库存低于最低限量的物资编制“物资采购申请表”，于月底前报送供应部； （三）办公室根据各部对办公用品（单件50元以上）、低易耗品的需求，并经主管领导批准后，编制采购计划表，交供应部统一采购；（四）供应部按各部门提供的采购计划及“物资采购申请表”，在核实仓库库存实际余额的情况下，根据平时掌握的市场信息，在合格供方中选择确定供货单位，制定采购计划，并报主管领导核准。任何部门和个人不得私自订货或盲目订货，否则应追究采购经办人员责任。第三章 合同订立第301条 物资采购合同订立程序：（一）物资采购合同的签订范围：对A.、B类物资采购，均应签订合同或协议，C类物资一次性采购金额在5000元以上的，也应签订合同或协议。（对合格供方的物资采购，在时间较紧的情况下，可以不签订合同或协议）（二）确定供货单位：供应部会同生产车间、质监部，通过所掌握的原料市场价格与质量信息，对原料技术指标、生产使用过程中反映情况等进行综合评审，并将评审的结果交总经理审批，以确定物资供方单位。（三）采购员应征求公司生产车间、质监部等相关部门的意见，根据供货单位原料价格与售后服务各方面情况，对各供货单位进行筛选，在“质优价廉”的原则下，择优签订采购合同。采购员对已签订的采购合同应进行登记，以便查阅和办理付款。第302条 物资采购合同的订立与管理。 （一） 物资采购合同的订立应按照合同法及公司的合同管理规定的要求执行。对原料价格、质量、数量、送货方式、送货时间、送货地点及结算方式作明确、具体的规定，并报经合同管理员审核签字，总经理批准。 （二） 采购员应将已签订的采购合同及时交供应部进行统一管理。同时应将采购合同副本或复印件交财务会计室，以便财务部对采购活动进行监督。（三） 采购员签订采购合同应按市场行情确定有效期限，如价格上涨较大的原料，合同有效期应相对较长；价格下降较快的原料，应缩短有效期限。第四章 物资采购控制程序第401条 提货： （一） 供应部应根据物资采购合同的供货时间及时通知供应商按时交货。 （二） 供货单位负责送货的，要求其按时将货物送至公司。 （三） 供货单位不负责送货的，采购人员应事先与运输部联系，确保及时到货。第402条 物资检验、入库： （一） 采购物资运抵公司，采购人员通知仓管员填写“委托检验单”和“材料入库单”。“材料入库单”交材料仓库；“委托检验单”交质监部，由质监部负责进行材料、包装物的取样检验，并填写“质量检验单”。对发现的数量不足、产品质量问题或其它原因与需求不符的情况，质监部应及时通知采购人员，责令其及时办理补、退、换手续及承担由此带来的经济损失。 （二） 采购员凭“材料入库单”和“质量检验单”配合仓库管理人员办理物资入库手续。（三） 对于合理损耗范围内的物资缺损，经办人需填写合理损耗报告交供应部经理审核，并提交公司总经理审批后方可承认有效。第五章 应付账款结算管理第501条 结算程序： （一）仓库管理员根据原检验单与过磅单对入库单进行审核。 （二）材料会计根据审核后的入库单，将经办人签字后的供应发票连同入库单、材料检验单、合理损耗报告、过磅单交供应部经理核实，财务部经理审核，生技副总审批。 （三）财务部根据审批后的发票及当月的“材料入库单”办理材料成本及应付货款的结算。（四）货到发票未到只能办理暂估结算，为避免暂估数量过大，采购员应于月未结帐通知供货单位及时开具发票。第六章 编制付款计划第601条 编制付款计划目的。编制付款计划用以平衡供货单位的各项应付货款，便于财务部安排资金计划，有目的使用资金，确保资金的合理安排和利用。第602条 付款计划编制程序。 （一）采购人员根据财务部提供的应付账款余额表与供货单位预付款情况表，下月采购计划以及合同或协议约定事项编制下月应付帐款计划表。 （二）采购人员将付款计划交供应部经理进行汇总、平衡，每月初由副总、财务部经理、公司总经理进行集中审批。（三）按照经批准后的付款计划由供应部申请，财务部审批付款。第七章 货款支付程序管理第701条 办理货款支付： （一）月度付款计划之内的货款，采购人员填开支票审批单一张，由财务部经理对照月度计划进行审核确认后，并在审批单上注明计划内付款，财务部出纳人员根据支票审批单办理款项的支付。 （二）因特殊情况物资采购急需支付的款项，或不在月度付款计划之内的付款，审批要按正常的审批程序经部门领导核实，财务部经理审核，副总审