办公室管理制度.doc

办公室管理制度（二）办公室管理制度一、办公室管理条例 第一章 总则 第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。 第二章 细则 第一条 服务规范： 1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方； 2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方； 3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗； 4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待； 5.电话接听：接听电话应及时，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 第二条 办公秩序 1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、确保办公环境的安静有序。 2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 3.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。 4.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 第三章 责任 本制度的检查、分管领导为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予扣薪处理。 二、办公室物资管理条例 第一章 总则 为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。 第二章 物资分类 1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等 3.管制品：订书机、办公桌椅、剪刀、日用品、文件夹柜 、计算器等 4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资及转交； 5.实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。 第三章 办公用品物资采购 1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经经理室同意，可由申购部门自行购买。 申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门负责人同意，经理室批准；300元以上（含300元）部门负责人同意，办公室审核，总经理审批。 2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 1)定点：公司定大型超市进行物品采购。 2)定时：每月月初进行物品采购。 3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 第四章 物资领用管理 1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式： 2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用 3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用 4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用 5.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状 第五章 公司物资借用 1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可 2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还 3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿 第六章 附则 1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。 2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。 三、传真使用管理办法 (一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。 (二)、使用范围 1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。 2.使用范围包括本地、国内、国际传真。 (三)、传真的接收管理 1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。 2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。 3.公司传真机应随时处地开机接由状态。 (四)、传真的发送管理 1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。 2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。 3.传真原件留存行政部。 四、公司值班管理条例 一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。 二、管理体制 1.员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度； 2.部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。 三、管理要点和内容 (一).值日负责人。 1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务； 2.一般以工作时间为责任时间； 3.值班要点： 1).巡察办公场所及楼层保洁情况； 2).电话记录、处理、转送； 3).领导交办任务。 (二).部门主管值班 1.目的：以公司业务工作为主； 2.一般以下班时间或节假日为值班时间； 3.值班要点： 1).接待下班后来客； 2).处理未完成工作； 3).处置下班后的突发、紧急事件； 4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容； 5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见； 6).值班人员要按规定准确填写值班日志。 四.值班规定 1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员； 2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡； 3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管； 4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说； 5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要； 6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。 五.接听值班电话应注意： 1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚； 2.使用语言文明，切忌粗声粗气； 3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍； 4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置； 5. 对打听事情、咨询类和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答； 6. 除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告； 7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员； 公司日常管理制度（一）第一条 为规范办公区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制定本制度。第二条 员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班，上下班时间按现有规定执行。第三条 上班打卡后不得外出吃早点或办私事，如确有需要须向直管领导报备，应准时上下班。第四条 不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。第五条 上班时间内办公区不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站；任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。第六条 上班时间内不得用餐、吃零食；第七条 个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁；部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁； 第八条 办公室环境要求：环境整洁、摆放有序；随手清洁，及时归位；办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物；严禁随地吐痰、乱丢纸屑。第九条 下班、或离开办公室30分钟以上的，须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备，应关闭显示器和电灯；公文、印章、票据、现金及贵重物品等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。第十条 遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。第十一条 文明用厕，节约用纸，注意保洁。第十二条 办公区内不得擅自添加办公家俱。第十三条 爱护公司财产和设备，发现损坏及时向办公室报修，无法修复的应注明原因申请报废；因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。企业的人事管理制度（四）人事管理第一节 总则 1. 为进一步完善人事管理制度，根据国家有关劳动人事法规、政策及公司章程之规定，制定本制度。 2. 公司执行国家有关劳动保护法规，在劳动人呈部门规定的范围内有权自行聘收员工，全权实行劳动工资和人事管理制度。 3. 公司对员工实行合同化管理。所有员工都必须与公司签订聘（雇）用合同。员工与公司的关系为合同关系，双方都必须遵守合同。 4. 公司劳动人事部，负责公司的人事计划、员工的培训、奖惩、劳动工资、劳保福利等项工作的实施，并办理员工的考试录取、聘用、商调、解聘、辞职、辞退、除名、开除等各项手续。第二节 定员及定岗 1. 公司各职能部门、下属部门，用人实行定员、定岗。 2. 公司职能及部门及下属部门、企业的设置、编制、调整或撤销，报总经理批准。 3. 因工作业务发展需要、有关部门需要增加用工的，必须按履行手续后方准实施。特殊情况必须提前聘用员工的，一律报总经理审批。4. 所属部门、需雇用临时工人的，必须提前15天作出计划报劳动人事部审批，批准后由劳动人事部统一向总经理汇报批准。 第三节 员工的聘（雇）用 1. 各部门对聘（雇）用员工应本着精简原则，可聘可不聘的坚决不聘，无才无德的坚决不聘，有才无德的坚决不聘，真正做到按需录用，择才录用，任人唯贤。 2. 公司聘用的员工，一律与公司签订聘用合同。 3. 公司聘用的员工，由公司按照需要和受聘人的实际才能予以聘任。 4. 新聘（雇）员工，用人单位和受聘人必须填写“雇用员工审批表”和“员工登记表”，由用人单位签署意见，拟定工作岗位，经劳动人事部审查考核，符合聘雇条件者，先签试用合同三个月，试用期满后根据实际情况合格者方可签订工式合同。 5. 新员工正式上岗前，必须先接受培训。 培训内容包括学习公司章程及规章制度，了解公司情况，学习岗位业务知识等。 培训由劳动人事部和用人单位共同负责。 员工试用期间，由劳动人事部会同用人单位考察其现实表现和工作能力。 试作期间的工资，按拟定的工资下调一级发给本人80%工资额。 6. 员工试用期满15天前，由用人单位作出鉴定，提出是否录用的意见，经劳动人事部审核后，报总经理审批。批准录用者与公司签订聘订聘（雇）用合同； 第四节 工资、待遇 。 1. 公司按照“按劳取酬、多劳多得”的分配原则，根据员工的岗位、职责、能力、贡献、表现、工作年限、文化高低等情况综合考虑决定其工资。 2. 员工的工资，由决定聘用者依照前条规定确定，由劳动人事部行文通知财务部门发放。 3. 公司鼓励员工积极向上，多做贡献。员工表现好或贡献大者，所在单位可将材料报有关部门审核，经总经理批准后予提级及奖励。 4. 公司执行国家劳动保护法规，员工享有相应的劳保待遇。5. 员工享有参险养老、工伤、医疗保险。第五节 假期及待遇1. 员工按国家法定节假日休假。因工作生产需要不能休假的，按有关规定发放。2. 根据工作需要和员工德才表现而确定其岗位和职务，其工资也随之而确定，并随岗位的变动而变动。 第六节 辞职、辞退、开除 1. 公司有权辞退不合格的员工。员工有辞职的自由。但均须按本制度规定履行手续。 2. 试用人员在试用期内辞职的应向劳动人事部提出辞职报告，到劳动人事部办理辞职手续。 3.用人单位辞退试用期人员，须填报“辞退员工审批表”，经批准后到人事部办理辞退手续。 4. 员工与公司签订聘（雇）用合同后，双方都必须严格履行合同。员工不得随便辞职，用人单位不准无故辞退员工。如那方解聘合同必需提前15天告之对方。 5. 员工或用人单位认为其现工种不适合的，可向劳动人事部申请在公司内部调换另一种工作。在调换新工作半年后仍不能手任工作的，公司有权予以解聘、辞退。 6. 员工必须服从组织安排，遵守各项规章制度，凡有违反并经教育不改者，公司有权予以解聘、辞退