visio流程图绘制.docx

visio流程图绘制1流程图的概念流程图是以可视的方式，运用特定符号展示某一运营/流程的过程的一种符号，反映企业各项业务中运作、行为和信息流转的图形，或者说是用图形反映的企业业务流程。其意义在于帮助人们认识重要交易是如何生成、记录，获得授权并被处理和汇报的。流程图对业务流程中可能出现的环节及所存在的控制环节进行描述，有助于识别步骤和控制，有助于与其他流程图相联系来解释相关的控制活动，有助于发现收集和处理数据，有助于分析可能出现问题的区域，有助于向不熟悉的人解释流程，便于指导工作的开展以及业务操作的规范化。2流程图的作用1) 明确每个流程步骤的执行部门及岗位。2) 明确每个具体步骤的操作内容。3) 明确每个步骤的输入和输出文档。4) 明确流程中的控制点。3visio简介Microsoft Office Visio 2007是当今最优秀的绘图软件之一，它将强大的功能和易用性完美结合，可广泛应用于电子、机械、通信、建筑、软件设计和企业管理等众多领域。本文所指内部控制体系中的流程图，主要依靠visio绘制。4用visio绘制流程图的步骤流程图编制主要采用的方法包括制度分析法、问卷调查法、访谈法和现场观察法等。在内部控制设计中，经常使用制度分析法和访谈法了解各项业务的处理流程（1）部门负责人及职员访谈通过对部门负责人及职员的访谈，详细了解每个末级流程的具体操作步骤、每个步骤的操作方法及注意事项等，访谈中特别要关注和识别流程中的控制点（参考下述控制点识别方法），例如某审核步骤、审批步骤、某个会议，要在访谈中充分了解这些控制点的审核关注内容、审批关注内容或会议讨论内容及关注点等。（2）收集该流程输入和输出的一套文档（即审计证据）通过分析一个流程中输入和输出的一套文档，可以辅助绘制流程图。（3）绘制流程图在近几年的内部控制设计、评审实践中，经过反复比较，采用垂直式含职能带的流程图是最为符合内部控制要求的，因此，建议企业采用垂直式含职能带的业务流程图。Visio常见流程图符号的含义如表3所示。表3 Visio流程图符号对照表符号操作名称简介说明流程开始流程开始。流程步骤表示一个部门或岗位的一项工作，是流程图最基本的形状。流程步骤应按流程的开展过程顺序编号，上半部分应说明工作的主体（部门或岗位），下半部分应说明工作的内容、工作对象等。虚线组合框流程中同时进行的步骤，要求与上述流程步骤相同。连线用于连接各图形，表示业务先后顺序，连线上可以进行文字说明。除了判断框连线外，其他连线一般不得输入文字。判定/审批条件判断或决策批准。用途主要有两个：一是审核、审批、论证等决策过程，其出口一般用“通过”或“不通过”表示；二是情况判断，其出口一般用“是”或“否”表示。判断框作为步骤之一也要编号，编号规划与流程步骤相同。引用流程用于表示对其他流程的引用，编码规则为“引用流程编号+回车+引用流程的名称”。文档表示工作中形成的可以阅读的表单或数据记录，纸质或电子均可，实际使用时文档应与流程步骤同时出现，在文档图形中应当注明表单或记录的名称，如果有两个以上的表单，应当全部注明在一个文档框中。结束框如某个流程结束，不再引用其他流程，则可用此图形表示，结束框中的文字一般固定为“结束”。控制点提示控制点标示，一般在流程步骤、判断框、批注的右下角。编制规则为“整数+小数点+整数”，其中，小数点前的整数表示对应的风险编号，小数点后的整数表示对该风险的控制编号，如1.1、2.3等。可以将多个控制的编号输入一个控制点内，控制点可以区分为人工控制和自动控制。缺陷提示若存在流程控制点缺陷，在关键控制点旁加上缺陷提示语。风险点一般标注在流程步骤、批注的左下角。编制规则为整数，如1、2、3等，一个图形可以表示多个风险，可以将多个风险的编号输入一个风险点内，风险编号之间可以用顿号分隔，如果编号连续，也可以用“-”分隔，如1-3。批注对于某些还需要说明的步骤，或难以用流程图形状的方式说明的内容，可用此进行附加说明，以帮助理解。（4）控制点标示。控制点指的是流程中的控制点。在流程图中，用三角形放在流程步骤的右下方并标上数字，表示该步骤是控制点。流程中的控制点识别方法：假设去掉这个流程步骤，若该流程仍能完整的进行下去，则该步骤为控制点；若该流程到此卡住无法再进行下去，则该步骤不是控制点，仅为一般步骤。例如某个流程中存在几个审核、审批步骤，去掉某一个或某几个审核、审批步骤，该流程都能继续进行下去，但会存在风险隐患，因此，这类审核、审批步骤就是控制点。（5）流程图编制要求 流程目录中的每一项末级目录一般应当对应一张流程图。 流程图的绘制最好使用统一的流程图模具，以便不同流程图之间相互可比，便于理解、培训和使用。 流程图一般应采用垂直职能带式绘制。 流程图描述一般应采用纵向垂直方式，自上而下表示流程发展的时间或逻辑等顺序。 应当使用统一的流程图背景，背景中仅流程编号及名称可以变动，其他栏目一律不得随意改动。、 流程图应当按流程目录的规定进行编号和确定名称。 一个流程图应绘制在一页内，如步骤太多，无法在一页内绘制，则应考虑增加流程，一般不得将流程图绘制为两页以上。 职能带由左到右按单位、部门和岗位级别由高到低或由低到高的顺序排列。 职能带区不论多少，均占满页，不得留空。 如果风险针对整个流程，则在流程图下方的空白处加注“流程还有整体性风险，详见风险控制表”。（6）步骤内容描述和编号的一般要求 步骤描述格式为“步骤编号（从01开始）+文字描述”，中间不得回车。 如果多个步骤是同时开始的，并且内容相同或类似，可以出现重复的步骤编号。 方字描述应体现岗位实行的动作和结果，如“编制出库单”、“审核费用申请”。 判断框至少有两个出处，在判断框后如果出现两个以上分支流程，编号规则为：从左边的分支流程开始，对其中的每个步骤按顺序编号，然后对第二个分支流程中的每个步骤按顺序编号，以此类推。 如果判断框的内容是审批、审核等，则内容描述和编号规则与步骤的内容描述和编号规则相同。当审核、审批的内容较多时，可以在流程图上进行批注。 引用流程，不需要单独建立职能带，即在某一个流程步骤后如果出现接口流程，只需在该步骤对应的职能栏下增加个接口的图形即可。引用流程必须引用到其他流程中的相关最末一级的子流程。（7）其他要求 必须编制完整的业务流程，内容不能过于简单或不完整，不得出现不合的流程循环。 在流程之间的接口不能出现断档。下级流程的入口应该是上级流程的出口，但不一定是一对一，有可能是一对多。 在绘制流程图时，需要