档案管理_档案的编研工作内容

第八章档案的编研 第八章档案的编研 8 1 档案编研工作的内容和意义 档案编研工作是档案工作人员以馆 室 藏档案为基础所进行的编辑 研究 输出档案信息 主动向社会各方面提供科学 系统的档案信息服务的一项工作 是档案信息资源开发的重要组成部分 8 1 1 档案编研工作的内容 一 汇编档案文集和编辑专题史料按照一定的作者 专题 时间或文种等特征 把档案材料选编成册 在一定范围内使用或公开出版 主要特点 原始性 系统系 易读性 二 熟悉与研究档案内容 编写参考资料档案馆 室 根据一定的题目 将馆 室 藏的档案材料的有关内容进行综合加工编写的一种材料 能为利用者提供较为系统的素材 三次文献 三 编辑档案文摘汇编档案文摘是对档案原文的缩写 它以简练的文字概要地揭示档案文件的主要内容信息 是一种档案二次文献 可以作为一种检索工具编制和使用 四 参加历史研究和编史修志 撰写文章和著作 8 1 2 档案编研工作的意义 一 编研工作是档案馆 室 积极主动地 系统地 广泛地深入开发档案信息资源 开展利用服务的一种重要方式工作成果的研究性 提供方式的主动性 材料的系统性 作用的广泛性 较高形式 较高效能的提供利用手段 二 档案编研工作的开展是提高档案馆 室 工作水平的重要途径 三 档案编研工作是保护档案原件的有效措施 四 档案编研工作可以较好地体现档案的价值 扩大档案的影响 促进档案事业的发展 8 1 3 档案编研工作的特点 一 研究性 二 政策性 三 成果的共享性 8 2 档案文件汇编和档案文摘汇编 8 2 1 档案文件汇编档案史料汇编内容是新中国成立前形成的历史档案 现行档案文件汇编内容是新中国成立后形成的各种类型档案 8 2 1 档案文件汇编 一 档案文件汇编的要求与程序要求全面性 原始性 完整性 时效性程序 8 2 1 档案文件汇编 二 现行档案文件汇编的种类 8 2 2 档案文摘汇编 档案文摘汇编是将若干篇编写好的文摘按一定体例汇集成册 以出版或内部印发的形式提供利用的一种编研成果 8 2 2 1 档案文摘汇编的特点篇幅小 200 400字 篇信息密度高 忠于原文 引导作用 快速灵活 8 2 2 2 档案文摘的编写 撰写文摘的方法与步骤精读全文 熟悉内容 对前言 结论和阐述新观点的部分应仔细阅读 对原文献有充分理解 把握文献主题内容 摘除要点 综合变数 写出文摘 对照原文进行审核修改 8 2 2 2 档案文摘的编写 文摘的格式与撰写要求项目文摘号文摘在汇编中的顺序号 文摘提名可使用原文标题原文件者原文出处档案馆 室 名称及档号文摘员正文专题性汇编和综合性汇编 8 3 大事记 8 3 1 大事记的作用与种类大事记是按时间顺序记载一定范围内 地区 领域 系统 人物 在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料 8 3 1 大事记的作用与种类 按性质综合性 专题性 专业性 学术性大事记按内容政治 经济 科技 文化 教育 历史 地理 军事 外交以及个人大事记按地域世界 国家 省 市 县 乡镇大事记按时间历史 现行 几千年 几百年 几十年的大事记按详略史料长编 条目式 表格式大事记按名称年表 长编 记述 年谱 纪略 纪实 月表 日志等按体例纪传体 纪事本末体 编年体 分类编年体 大事记述体等 8 3 1 大事记的作用与种类 常用种类 机关工作大事记国家或地区大事记专题大事记年谱 8 3 2 大事记的体例 编年体历史时期 年月日 年月日分类编年体纪事本末体编年纪事本末结合体基本上按时间顺序记载 与事件始末适当结合起来写大事记述体纪传体 8 3 3 大事记的选材 编写一部大事记 首先需要确定大事的选择标准和范围 8 3 3 1 大事的标准当时影响大 事后影响久远 意义重大有资治价值有科研价值有教育价值有查考价值大事和小事是相对而言的 受到一定时间 空间的制约 8 3 3 2 大事的选材范围及步骤 大事的选材范围立足于本地区 本系统 本机关自身的工作活动 根据本单位的性质 任务及其主要职能活动来选择大事 要事 突出本地区 本单位特点 注意选择反映一定时期中心工作和任务的大事 要事 档案馆 室 大事记中大事的选择机关大事记中大事的选择 P357 8 3 3 2 大事的选材范围及步骤 大事的选材步骤初选 全 宁多勿漏复选 精定选 准 8 3 4 大事记的内容结构和编写方式 一 封面题名 记事上线年限 编制单位或编制人 编制年月等 二 序言或称前言 编辑说明 内容包括 编写大事记的目的和读者对象 编著的意义 编写大事记的指导思想和原则 大事记的时间断限 选材标准 材料来源 档案史料的价值等 大事记的编排体例 结构以及某些需要说明的问题 8 3 4 大事记的内容结构和编写方式 三 目录或称目次 根据编排体例编写 四 正文大事时间 是月 本月 是年 本年 大事记述 一事一条 原则 内容真实 文有出处 详略得当 简明扼要 始末因果 交代清楚 言应摘要 人分主次 观点正确 实事求是 五 按语与注释按历史时期或分类编排的大事记中 每个时期或类别前可加按语 六 附录参考书目 大事主题索引 人名索引 地名索引 行政区划图 具有代表性的数据或图表等 8 4 组织沿革 组织沿革是系统记载一个机关 地区或专业系统的体制 组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料 8 4 1 组织沿革的作用与种类 作用机关内部查考和研究组织机构 人员发展变化情况 档案馆 室 了解馆 室 藏 帮助利用者了解理立档单位的情况和认识档案的价值 种类机关 企业 事业单位组织沿革地区组织沿革专业系统组织沿革 8 4 2 组织沿革的内容 体例及编写形式 内容 P362体例编年法 年度 年代 问题 问题 年度 年代 系列法 以组织机构或问题形成系列 分别记述其沿袭变化的始末概况 适用于组织机构相对稳定 变化不大的机关组织 阶段法 8 4 2 组织沿革的内容 体例及编写形式 组织沿革的编写形式文字叙述 图表 图文并茂 常用的是 用文章形式记述组织及人员情况分章节进行叙述用表格列出组织机构序列 名称 负责人姓名 编制人数及分工用示意图反映组织设置及演变 8 5 会议简介和统计数字汇集 8 5 1 会议简介会议简介又称会议基本情况是利用会议文件材料 将会议的全过程 简短 扼要地加以叙述 反映出每一次会议基本情况的一种参考材料 8 5 1 会议简介 主要内容 会议名称及届次会议的时间 地点及主持人 会议参加人员 会议的主要议程及内容 主要报告的题目及内容要点 会议讨论的有关问题 会议通过的决议 报告 提案等事项的名称及内容要点 选举结果等 8 5 1 会议简介 应注意的问题 事实清楚 准确 语言简练 要点突出 会议情况可从简 会议报告 决议可稍详 会议简介汇集 8 5 2 统计数字汇集 8 5 2 1 统计数字汇集的作用和种类统计数字汇集又称基础数字汇集 是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料 8 5 2 1 统计数字汇集的作用和种类 作用 数据集中 内容简明扼要 形式灵活 利用方便 领导决策支持 宣传教育 历史资料 种类 内容上 社会组织 地区 专业系统的统计数字汇集时间上 某年 多年综合程度上 综合性统计数字汇集 某一地区或系统 范围广 篇幅较长 专题性统计数字汇集 8 5 2 2 统计数字汇集的编写要求 选题典型有代表性和概括性 年代具有典型性汇集的数字指标体系具有典型性 数据准确排列科学 8 6 创新档案编研 8 6 1 完善编研模式 传统的编研模式我国传统的非现代化管理手段和以纸质为载体的编研成果 形式与利用 历史悠久 成绩斐然 新型的编研模式加快了编研成果的形成速度 缩短了出版周期 使成果向产品化 市场化转变创造了条件 加大了信息量的传播 以及传播领域和阅读范围的拓宽 形成规模效应 编研成果形成中采用编者和利用者之间的全面互动模式 提高了编研质量 信息形式多样 文字 图形图像 声音等 8 6 2 优化编研工作的组织方式 馆际联合馆 室联合档案馆与社会各界联合编研 图书馆 博物馆 大专院校 科研部门 史志单位等国内外联合编研 8 6 3 广泛应用新技术 随着计算机技术在档案工作中的广泛应用 形成了以计算机为中心的多种技术有机结合的保障体系 给档案编研工作深深打上现代化的烙印 从而使编研的制作技术从传统的手工操作转变到现代化水平上来 8 6 4 全面创新档案编研 选题社会化成果多样化传播方式多途化功能作用扩展化编研主体多元化人才专业化 8 6 4 全面创新档案编研 选题社会化社会性大众性全面性特色性适应性 8 6 4 全面创新档案编研 二 成果多样化传统的档案编研成果 原迹影印 图片照片 声像型等编研成果 缩微品 电子出版物 光盘数据库 网上出版物等新型编研成果 展品型编研成果 艺术型档案编研成果 8 6 4 全面创新档案编研 三 传播方式多途化报刊 广播 电视 网络等 8 6 4 全面创新档案编研 四 功能作用扩展化存史功能资政功能选择优秀文化功能研究功能教育功能 8 6 4 全面创新档案编研 五