岗位职责_中集集团职位说明书撰写培训材料

中集集团职位说明书撰写培训材料 二零零六年四月 2 本次培训安排 2 00 2 30职位基本概念2 30 3 00职位说明书撰写说明3 00 3 15休息15分钟3 15 5 00中集集团职位说明书模板介绍职位说明书练习和撰写指引 准备部门已确认的职位分布图准备本部门原来的职位说明书职位说明书撰写指引美世职位说明书模板 3 内容提要 中集职位说明书撰写安排关于职位的基础知识职位说明书的撰写 4 一 中集职位说明书撰写安排 5 人力资源优化项目总体计划安排 部门定位 职责 1 2 3 4 5 部门职责分布图 部门长联席会议确认 岗位说明书编写 岗位评估 现在所处阶段 4月13日 4月底完成 4月17日 5月10日完成 6 薪酬数据分析报告 7 薪酬方案 5月8日 5月15日完成 5月15日 6月初完成 6 中集集团撰写职位说明书的具体程序 任职者本人 2 3审核职位说明书修改稿 2 1撰写职位说明书草稿 2 4面谈达成共识 2 各部门撰写JD 2 5最终修订完成 人力资源部门组织各部门撰写 部门协调员组织部门工作 2 2修改职位说明书 直接上级 任职者及其直接上级 送人力资源部备案 1 美世撰写30标杆 美世与部门负责人沟通并撰写30个标杆 说明 部门协调员负责解释和跟踪进度 撰写部门主管以上职位说明书草稿部门主管亲自撰写或指派代理撰写下属说明书 7 中集集团职位说明书撰写参考资料 部门职责分布图部门组织结构图部门绩效考核文件部门职位任职要求文件 素质模型 8 各部门工作安排 部门协调员向部门长汇报部门职位说明书撰写安排部门长或部门主管委派人员组成撰写小组部门协调员带领撰写小组完成草稿撰写工作草稿下发给任职者修改 和上报部门负责人审批确认稿送人力资源部 人力资源部审核格式和常见问题 并备案 9 二 关于职位的基础知识 10 什么是职位 一个组织结构的基本单位它属于组织 而不属于职位任职者兼顾过程与职责 以职责为导向动态的 而又是相对稳定的 11 什么是职位 当一个员工流动时 他带走的是他的管理风格 解决问题的能力和绩效表现水平 他留下来的是他所处职位的 功能 工作的范围和应付的职责 换句话说 他的职位仍然存在 12 为什么做职位分析 职位说明书的作用 沟通公司对员工的期望为以下活动提供信息 职位评估员工招聘绩效管理组织架构调整培训与发展 13 什么是职位分析 职位分析是什么 一个了解任职者应该做什么工作 和为什么需要做的过程一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程 职位分析不是什么 一次对个人的分析 一次人事分析 一次绩效评估 14 职位分析的基本原则 职位分析的基本原则 我们不会分析职位任职者的表现 他的优点和缺点 我们进行职位分析是在职位的绩效在 有效 实现的前提下进行的 EmptyDesk方法 在职位分析时 我们关注于职位的要求 而非职位任职者每天所做的工作 有时职位任职者每天所做的并不一定是职位对他的要求 15 定义职责并达成共识 取得的共识 就目前的实际职位内容达成一致 职位随时间的变动 不断更新的过程 我们正在做我们需要做的吗 16 职位和任职者比较 17 三 职位说明书的撰写 18 撰写职位说明书的具体程序 任职者本人 审阅职位说明书修改稿 撰写职位说明书草稿 面谈达成共识 和任职者面谈 最终修订完成 人力资源部门主持部门长参与 人力资源部门组织部门执行 修改职位说明书 直接上级 任职者及其直接上级 人力资源部备案 19 职位说明书撰写的准备工作 最新的组织结构图职位和任职者的名单部门职责和职责分布图职位说明书的表格与直接主管进行讨论 确定所有内容 20 撰写职位说明书 职位说明书的主要信息职位基本信息 名称 隶属部门 编号等职位目的职位权限范围工作联系网络最低任职资格要求主要职责范围 职责内容 责任级别 占用时间百分比衡量标准 职责产出绩效衡量 职位职业发展路径 21 2 1 职位说明书格式 示例 22 1 基本信息 样本 职位编号生效日期公司部门岗位名称工作地点职位等级任职人确认直接上级岗位直接下属岗位直接上级确认 将职位置于公司的大背景下进行界定 同时也定义了公司等级的架构 任职者姓名 职位名称组织的名称 部门 主管的姓名日期 批准人 23 1 基本信息 示例 职位编号生效日期公司 部门岗位名称工作地点职位等级任职人确认直接上级岗位直接下属岗位直接上级确认 将职位置于公司的大背景下进行界定 同时也定义了公司等级的架构 职位编号 公司的工号任职人确认和直接上级确认使用手写签名 中国国际海运集装箱 集团 股份有限公司 技术管理部 知识产权部助理经理 深圳 暂不填 技术管理部副总 知识产权主管 知识产权工程师 24 练习1 请以您自己的职位为例 填写基本信息 25 2 职位的主要目的 目的 岗位存在的理由 限制和目标 突出该岗位对组织独一无二的贡献 对一个职位所期望达成 什么 及 为什么 该职位需要存在的简短 准确的表述 这个职位为组织整体目标的完成承担了什么 该职位对组织的独一无二的贡献是什么 到底我们为什么需要这个职位 目的部分定义了职位的主要任务为什么要有这个职位 职位在工作中受何局限 职位有何长期目标 动词 任务 在 什么局限 之内有 什么目标 26 目的 职位目标 限制条件和存在的理由 目的 限制条件 为了 做什么 在 结果市场份额利润销售数量素质服务 政策原理准则日常监督 组织指导推荐计划操作活动 做什么 满足质量标准和交付时间 在一般的会计准则和方法指导下 组织 指导和控制XYZ公司的会计操作 27 职位目的的撰写方法 流动现金管理岗 为例 为什么 目的 Why Purpose 为了保持足够的流动现金和获得最高的回报Inordertomaintainsufficientliquidityandmaximizereturns作什么 活动 What Activities 预测和估计predictandassess短期和长期的资本需求 债务和债权人short termandlong termcapitalrequirements debtorsandcreditors 28 为为最大限度地利用销售资源增加销售额 扩大市场产品形象 在在指定的销售区域范围内 公司政策管理指引下 做计划销售策略 观察 监督和领导销售代表完成销售目标和建立市场信息渠道 职位目的的撰写方法 以 重要客户销售经理 为例 29 为为有效维护和保障集团知识产权 加强集团技术的保密性 在在国家法律法规和公司有关政策制度指引下 做建立完善中集知识产权管理体系 组织进行集团专利申报和日常管理 保管技术秘密 职位目的的撰写方法 以 知识产权助理经理 为例 30 市场Market绩效Performance利润Profitability效率Efficiency生产率Productivity质量Quality服务Service期限Deadlines安全Safety持续性Continuity 法律Laws价值观Values原则Principles政策Policies战略Strategies方针Guidelines模型Patterns方法Methods技术Techniques体系Systems 做法Practices习惯Customs程序Procedures条件Conditions模式Models规定Rules常规Routines指示Instructions规则Regulations准则Criteria 目标 限制的用词举例 以何为目标 有何限制 31 练习2 请以您的职位为例书写职位目的 32 3 职位权限范围 样本 职位权限范围财务管理权限 预算与费用投资销售额资产 人员管理权限 总人数直接下属人数间接下属人数业务下属人数 33 3 职位权限范围 示例 职位权限范围 34 练习3 请以您的职位为例书写职位权限范围 4 工作联系网络 样本 这部分表明了组织内外同职位有关联的各方及其互相影响的关系 谁影响谁 客户可以影响该岗位的外部岗位 机构 供应商该岗位可以影响的外部岗位 机构 36 4 工作联系网络 内部外部解释 4 工作联系网络 示例 这部分表明了组织内外同职位有关联的各方及其互相影响的关系 谁影响谁 知识产权助理经理 外部 外部 内部 客户政府相关部门专利事务所可以影响该岗位的外部岗位 机构 供应商 该岗位可以影响的外部岗位 机构 技术管理部副总 知识产权主管 38 练习4 请以您的职位为例书写工作联系网络 39 5 最低任职要求 样本 最低任职要求教育程度 工作经验专业知识技能核心素质所需培训 包括培训的科目 期限等 暂不填 40 最低任职要求解释和举例 41 填写所需培训的参考标准 该岗位所需培训必须与岗位所需专业知识技能匹配该岗位所需培训必须与岗位所需的核心素质要求匹配该岗位所需培训必须与该岗位可以发展的职业路径匹配 注 请在培训课程一栏填写该岗位所需培训课程 上表为某高级岗位示例 所列培训课为该岗位的课程库概念 示例 人力资源高级岗 所需培训栏目填写指引 42 中集素质模型介绍 通用素质模型 中集通用四个素质因子可总结为 专业 沟通 责任 团队 精简为八个字 专业沟通 责任团队 作为中集人所必须具备的四个能力素质要求 每个中集人必须做到 善于学习保持进步 持续改善 勤于沟通 达成共识 减少障碍 提升效率 敢于承担责任 对工作 对人 对事 对社会负责 巩固中集集团的负责任的行业领导者地位 乐于融入团队 敞开自己 开放心态 资源 信息共享共建 抱团打天下 专业学习能力 中集人力资源发展纲 提出 专家化 因而中集员工积极主动地发展自己的专业知识 获取与工作有关的信息 更新自己的知识结构 从自己身边发生的事情 或他人的言行反应中 总结解决问题的方法并加以应用的能力 为实现成为行业专家奠定基础 沟通共识 沟通能力是作好工作必要条件 指一种正确倾听他人倾诉 理解其感受 需要和观点 并能做出适当反应的能力 具体表现 确认对方的需求 建立双赢的解决方案 适应对方的沟通习惯 保持沟通的自由 开放 透明 尝试多种的表达方式用不同的方法达成一致理解 责任心 是保质按量完成工作必备的要素 指个人做好工作的一种愿望和能力 在工作中不惜投入努力 具体表现在对属于自己指责范围内的工作能认真 全面 及时 不打折扣完成并敢于承担责任 团队合作 中集是一个团队合作非常突出的优点 因而对所有员工能够开放心态 融入团队 与群体中的其他人一起协作完成任务 而不是单独地或采取竞争的方式从事工作 43 中集对中层管理干部的10项素质要求 可总结为五个方面 品德力 执行力 关系力 策略力和驱动力 驱动力 Driving 管理干部在工作中遇到不利或非常大的压力情况是在所难免的 需要干部有做好工作的愿望和激情 具备良好心理素质 顶住压力 采取行动 克服外部和自身的困难 坚持完成所从事的任务 关系力 Maintenance 中层管理干部是联系高层与基层的桥梁 其服务于两大内部客户即高层领导和下属 作为中集的管理干部必须服务好两大内部客户 与领导 同事和下属建立良好的信任关系 运用策略性影响力赢得高层领导的支持 影响下属 带领团队推动部门工作 执行力 Execution 中集是业绩 结果导向的企业 需要强大的执行力作为支撑 具体体现为 目标管理能力和监控能力 管理班干部能够根据公司的目标 制定部门目标或小组目标 合理分配资源 带领团队 有效指导 监控下属 完成既定目标 策略力 Strategy 作为一名中集的中层管理干部 理解组织长远使命和目标 并将之与日常的工作结合起来 推动工作 在需要的时候 灵活运用资源或改变策略 放弃原定目标 最终达到公司的大目标 品德力 Character Morals 根据 中集集团人力资源开发与管理纲要 对管理干部的要求 德才兼备 具体体现为 忠诚组织和培养人才 中集的管理干部要认同中集理念 与组织目标保持一致 管理干部树立为中集培养人才的理念 不能培养后备人才的干部 不是合格的干部 不能培养出接班人的干部 不能晋升 中集素质模型介绍 中层干部素质模型 44 中集素质模型介绍 生产制造人员素质模型 中集对生产制造类人员提出了7项素质要求 归纳为四个方面 个性特质 角色定位 概念认知和驱动愿望 角色定位 客户至上是中集的核心价值观 这就要求优秀的生产人员在工作中以客户的要求和需要为中心 发掘出客户的潜在需求 并主动提供服务和帮助 与客户建立良好合作关系 驱动愿望 中集优秀生产人员的一个重要特征就是快速反应 对在工作中需要处理的问题能给予快速及时的反应 或者通过优化工作流程 加快反应速度 正因为此项素质 中集才能在保证高品质的前提下产能屡创历史新高 概念认知 作为中集的核心价值观的创新无限 要求生产人员愿意尝试新的工艺流程 鼓励他人寻求解决问题的新方法 方式和新思路 对新观点 新思路或者变革持开放态度 并有一定冒险精神 但创新必须是对事物分析 解剖和判断的基础上 用逻辑的方法作出理性的判断 个性特质 中集的生产人员追求挑战极限 尽善尽美 这就在个性有在个要求 一是坚韧性 能顶住压力 克服外部和自身的困难 坚持高品质的完成生产任务 一是关注细节 在处理问题 解决问题的过程中能够注意并且看重细微的方面 一是严谨稳健 通过规范 有秩序的工作确保高标准的工作质量 45 中集素质模型介绍 研发人员素质模型 中集对研发人员提出了7项素质要求 归纳为四个方面 个性特质 角色定位 概念认知和驱动愿望 个性特质 一个出色的研发人员在性格特质有两个要求 一是坚韧性 能顶住压力 克服外部和自身的困难 坚持完成所设计的新产品 即便受到他人的反对也会按照自己的意见和计划坚持将事情做下去 一是关注细节 在处理问题 解决问题的过程中能够注意并且看重细微的方面 考虑每个细小的方方面面 角色定位 在中集做研发人员与大部分研发要求不一样 因为来订定做 产品设计从客户的角度考虑问题 要有顾客至上理论 为客户提供系统的解决方案 另外 中集倡导与员工长期合作 特别掌握公司技术机密的技术员要保密 并忠诚组织 愿意为了中集的事业而努力奋斗 愿意为了中集的整体利益而牺牲自己的局部利益 驱动愿望 作为一名研发人员 做好工作有两个驱动力 一是开发新产品的成就感 不满足已取得的业绩 完成工作之后为自己设立更高 更具有挑战性的目标 二是能站在前沿思考和行动 善于发现和创造新的机会 提前预计到事件发生的可能性 并有计划地采取行动提高工作绩效 避免问题的发生 或创造新的机遇 概念认知 作为研发人员 他的概念思维能力有创新 敢于新的观念 工作方法 解决方案和问题的能力 愿意尝试新的解决问题的方法 尝试新的工艺流程 鼓励他人寻求解决问题的新方法 方式和新思路 对新观点 新思路或者变革持开放态度 并有一定冒险性 46 中集素质模型介绍 市场人员素质模型 中集对市场类人员提出了8项素质要求 归纳为四个方面 个性特质 角色定位 概念认知和驱动愿望 个性特质 市场人员位于企业业务的关键位置 每个订单生成需要市场人员在市场中多次接触交涉 能顶住压力 克服外部和自身的困难 与各种不同类型客户的谈判 因而需要一种锲而不懈的个性品质 角色定位 作市场肯定要从客户的角度考虑问题 要有顾客至上理念 为客户提供系统的解决方案 另外 中集倡导与员工长期合作 特别掌握公司客户资源的市场人员要保密 并忠诚组织 愿意为了中集的事业而努力奋斗 而不是带走客户 为竞争对手提供服务 驱动愿望 做好市场工作有两个驱动力 一是拓新客户或新市场 做成一个订单的成就感 不满足已取得的业绩 完成工作之后为自己设立更高 更具有挑战性的目标 二是对客户的反应要迅速 有求必应或提前作出反应替客户解决问题 概念认知 成为一名出色的市场人员 必须具有极感柒力 说服客户 而且平时通过多种渠道收集外部客户的信息 抓住机会开拓新的客户或市场 与此同时 市场人员与客户打交道的时候要灵活 运用一定正规的手法来达到自己设定的目的 47 中集素质模型介绍 财务人员素质模型 中集对财务人员提出4项专业素质要求 严谨稳健 财务人员必须按照国家法律法规和企业的制度来办事 不能以个人的意志所超越 从而造成公司的损失 诚实正直 财务人员市场要有职业操守 具体来说是行为与信念 原则一致 在与自己坚信的人生信条及原则相冲突 矛盾时能够坚持正义或原则 不该做的事情一定不能做 关注细节 财务人员需要处理报表复杂繁多 数据量大 需要做好每个环节和细微之处 对数字等细小环节有好的敏锐性 及时发现及时处理 圆满完成任务 分析判断能力 熟悉国家相关法律条文制度 根据大的宏观环境用逻辑的系统思维的方法来组合局部 企业 问题 局部状况等 对不同特性或方面进行系统比较 理性地制定出优先顺序来指导工作 48 中集素质模型介绍 物流人员素质模型 中集对物流人员提出4项专业素质要求 忠诚组织 在与供应商接触的过程中要始终把公司利益放在第一位 忠于自己的岗位 忠于自己的职责 不能贪图个人利益而牺牲公司利益 力争做到材料质量最优 价格最低 运输服务最令客户满意 关注细节 集装箱制造前期需要准备的材料品种繁多 数量庞大 仓库出 入料的次数频繁 规格不一 堆场每天进 出的箱量巨大 涉及到大量繁琐的数据统计工作 需要物流人员具备较强的细节关注能力 分析判断能力 物流人员的工作涉及到公司的采购 仓储 运输等供应链中的一系列环节 对于成本的控制起到极大的作用 采购时机的确定 仓库储备的控制 堆场箱量的调整都需要综合考虑许多因素 并在此基础上综合分析做出预测 快速反应能力 备件齐全 准确 供料高质 及时是保证生产的前提 因此对于客户任何个性化需求物流人员都要第一时间做出反应才能确保下面工序的顺利进行 由于供应链涉及的战线长 范围广 突发事件出现的频率相对较高 更需要较强的应变能力 49 中集素质模型介绍 综合管理人员素质模型 中集对综合管理的职类提出了6项素质要求 同样归纳为四个方面 个性特质 角色定位 概念认知和驱动愿望 角色定位 作为一个综合管理人员 他的重要角色是为其他业务部门提供服务 他要设身处地为内部客户着想 尽最大努力来满足内部客户的需求 提供他们所需 处理抱怨 另外 中集倡导与员工长期合作 并忠诚组织 特别是作为综合管理人员 其对公司的感情会直接影响到他对其他部门人员的服务态度和服务质量 驱动愿望 作为综合管理人员 其定位主要服务 工作做与不做 业绩不容易体现出来 因此 做一个出色的综合管理人员 要具备充分的主动性 自觉去做些对公司有价值贡献的事情 概念认知 中集的综合管理人员肩负着推动各部门管理工作的持续改进的重要任务 因此 能够对他人形成一定的影响的能力是综合管理人员的重要素质之一 个性特质 作为一个综合管理人员 在个性特质方面 首要的是要做到诚信正直 也就是我们平时所说的公正 只有做到诚信正直 他人才能服从其管理 二是关注细节 在处理问题 解决问题的过程中能够注意并且看重细微的方面 考虑到服务对象需求的方方面面 50 练习5 请以您的职位为例 写出最低任职要求 6 职位主要职责 职责范围做什么 职责 为什么 目标 重要程度 衡量标准 2 占用时间百分比 占全年工作时间 数量 质量成本 时间 人的反馈等 职责范围 识别和详述新产品 开发和维护客户 并依据协议出售产品 1 业务拓展 新客户数新产品销售量市场份额 名称优先顺序下定义为了什么效果 做什么 衡量标准 影响 责任级别 全部部分协助 20 全部 52 职位职责表述了职位所需的最终结果 它回答以下问题 为实现该职位目的 要在哪些主要领域获得最终产出 结果 主要特征 全面的 综合的注重结果不受时间影响清晰的可衡量的体现职位特点的 53 主要职责 格式 期望的最终结果 最终结果通过主要活动来实现 主要活动 期望达到 什么样 的结果 如何 达到 行为动词 目标 54 撰写职责的书写要求 目的 限制条件 做什么 在 结果市场份额利润销售数量素质服务 政策原则方针监督 组织指导推荐计划操作 做什么 为了 根据 做 以 必填 选填 选填 55 甄别 选择 面试 推荐 聘请合格的人选 例 招聘的职责 为了 为了在时间 成本和素质上满足使用者的要求 做 使用动宾结构 动词 对象 56 职位职责影响级别 全部 部分或协助 全部FULL 部分PARTIAL 协助SUPPORTING 承担同等级的责任Responsibilitywithinthesamehierarchy 责任被分配在机构的左右Responsibilitysharedleftandrightintheorganization 责任在机构内不承担具体职责 只协助提供相关支持Responsibilitysomewhereelseintheorganization 57 关键职责撰写注意 要准确使用动词来描述职责每一句话只完整表达一项基本职责要根据岗位的职责要求 而不能根据现在人员的工作内容 或该人员能不能完成来制定列出的职责最好不超过十项 按照职责的重要性程度进行降续排列 按照影响级别的全部 部分 协助等进行排列 职责中不应包含模糊 不确定的内容 如临时分派工作等 条理清晰 层次分明 58 思考和行为的动词以体现行为的程度 调研 拟定 评估 审核 开发 提议 建议 计划 提供意见 决定 组织 实施 思考 决定