秘书工作要点.doc

按：我是从大队办公室、公社办公室、县委办公室、地委办公室，一步步走过来的。从事办公室工作的人，旧社会叫衙役、现在叫秘书，干的是发文写作、扫地抹桌，端查倒水，盖章加戳，为领导服务、为机关服务，为基层服务的差事。几十年熬更守夜，伏案劳作，居然也乐此不疲。当了所谓领导干部还是不改秘书本色。材料自己写，不会打官腔，处世低姿态。电力局举办办公室人员学习班，叫我谈谈秘书人员的素质问题，我欣然接受，准备了一个稿子。现抛砖引玉，请网友们教正。秘书工作是政治、经济和社会生活中的一项十分重要的，不可缺少的工作，是具有很强的政治性、机密性、专业性的工作。秘书工作起着上承下达、协调综合、沟通信息、参谋助手、督促检查、后勤保障的作用。秘书队伍是一支庞大的队伍。这支队伍的素质如何，是做好秘书工作的决定因素。所谓素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德、品质和知识技能方面，经过长期锻炼和学习所达到的一定水平。秘书人员的素质要求同一般干部相比，有其共性，但更多的是带有秘书工作的特性。下面，我就秘书工作的特性，谈谈秘书工作者应具备的基本素质。一、良好的职业品德职业品德是担负着不同的社会责任的职工应遵循的道德准则。它通过人们的信念、传统、习惯和社会的舆论而起作用，成为人们评判是非，辨别好坏的标准，促使人们坚持正确的东西，追求美好的理想，抵制不良思想作用的影响，自觉地履行职业责任。秘书工作人员应具备哪些职业品德呢？（一）热爱事业，安心本职列宁说：“革命工作的分工是十分繁杂的，需要有一批传递文件、指示和进行各种联络的人。”秘书工作是一项事业，而且是自古就有、常盛不衰、永久存在的事业。从政治上讲，打江山、夺政权离不开文人谋士献计献策，坐江山保政权同样要靠这些人苦心经营；在军事上，正是一代一代的军师参谋，运筹帷幄，导演出一幕幕惊天动地的战争活剧，描绘出一幅幅变幻无穷的战争风云；在经济上，也正是一大批智囊秘书推波助澜，举起了一轮又一轮经济和社会发展的浪潮。我们的秘书工作者是军师又是管家；是参谋长又是服务员；是耳目又是手脚；是纽带又是桥梁。我们的各级党政机关办公室就是党和政府的参谋部、后勤部、情报部、协调部。对于这样十分重要十分特殊的事业我们要倾注一个深深的爱。只有热爱自己的事业才能安心这一事业，做好这一事业。“乐业而工作有恒”，这是最起码，最明白的道理。秘书工作是很有意思，很有味道的，钻进去，熟悉它、热爱它，就会觉得其乐无穷。问题就是要干出一番味道来。爱上自己的这个事业，就象科学家对待自己的科学事业，艺术家对待自己的艺术事业，运动员对待自己的体育事业一样。科学家对自己的研究项目，艺术家对自己的艺术实践，运动员对自己的竞技能力，那是追求不己，乐而忘己的。他们会为了自己的工作苦苦研究，孜孜实践，为失败而哭，为成功而笑，真正是注进自己的全部心血。热爱才有追求，追求才有勤奋，勤奋才有成果。愿我们的秘书工作同行，都热爱我们的这项工作，热爱我们的这个事业，从中追求我们的理想，寻找我们的情趣，干出我们的成效，达到我们的目标。有事业心而又有工作能力的人，无疑在秘书工作这个天地里，会大有作为，有事业心，即使能力差一点，因其专心致志，奋发图强，也会不断前进，有所作为。须记“行行出状元”，“有志者事竟成”。试溯远近历史，有许许多多能人杰士出身于秘书行业，就是证明。最必要的前提是大家都要热爱自己的工作，都要有高尚的追求。（二）埋头苦干，乐于奉献埋头苦干，献身精神，对我党我国秘书工作者来说，绝对不是说教，丝毫不是空喊。很多很多同志，十年、二十年、三十年、四十年甚至五十年，一直做党的机要工作、秘书工作，勤勤恳恳、默默无闻，把青春，把年华，把生命献给了事业，不曾有一点份外要求。很多很多同志，工作起来不分昼夜，没有假日，也没有节日，什么时候有事什么时候干，没有事也不能离开岗位，伏桌睡、吃快餐、顾不了家务，很少娱乐。他们何尝不知道休息的必要、节日的愉快、家庭的伦乐！但是，首要的是服从事业需要。我们的工作形式上看来不过是抠抠文字、登登文件、接接电话、盖盖公章、弄弄纸张、说说劝劝，可说是辛辛苦苦、忙忙碌碌。人们感到了工作的苦，人们看到了事务的繁，但是没有人否认它的必要和重要。所有这些集中到一点，这个工作名没有，利没有，有的是严格要求，有些时候还要为工作的失误受批评、作检讨。但是，正是因为这些，更突出表现了秘书、机要工作人员的勤勤恳恳、埋头苦干的献身精神。这正是我们的光荣。（三）服从组织，严守纪律这种品德来自这样的需要：秘书工作人员是为领导服务的，是领导工作的助手。因此，其工作必须体现领导的指导思想，必须符合党的政策，必须紧贴领导的意图。秘书工作人员的积极性、创造性必须在这个前提下而发挥，不能别出心裁，搞“个人创作”；不能把不符合总意图的想法强加在领导身上；更不能同领导对着干，自以为是。如果秘书工作人员的想法符合党的政策，符合领导同志的指导思想，当然可以去办；如果想法仅是个人一些不成熟的考虑而强加领导同志，作为一个秘书工作人员是绝对不允许的。这不仅是一个职业道德，而且是一条纪律。秘书工作人员可以提建议，提想法，思想可以活跃一些，想问题可以开阔一些，但不能干扰领导同志的工作。当然，我们不提倡盲从。但是，服务性、从属性是秘书工作的本份。秘书工作人员只能提建议，不能作决策，不能以自己的看法代替领导的意图。（四）谦虚谨慎，平等待人秘书工作人员在领导机关工作，接触机要，接近领导，在人们心目中，我们是领导机关的代表，领导的代言人。一言好歹，一事之成败，总是被群众认定是领导机关所为。因此秘书工作人员处事必须谦虚、礼貌。人的谦虚、礼貌，精神文明修养，是工作态度的表现，凡是盛气凌人，气指颐使的，总是自以为高人一等，也总是适得其反，办不成事，还损名声。待人办事。对上时固然要尊敬、商量、求教；对下尤应注意态度和风格。依我们的体会，可以归纳如下：一忌命令口气，二忌急躁情绪，三忌言重伤人，四忌语调生硬。反过来，应是多说一些“您好”，多用一些“请”字，多同人家“斟酌”，“商量”，多对人表示感谢。谦虚谨慎，平等待人，是高尚的品德。指手划脚，以势压人，居高临下，绷着面孔、冷言冷语，心不在焉，不是秘书工作人员应有的作风。（五）求实务实，实事求是秘书人员向领导汇报情况，反映问题，代领导起草报告，代领导机关撰拟文件，都必须坚持实事求是的原则，要有一说一，有二说二，好就是好，坏就是坏，不夸大缩小。引用的材料要真实可靠，不主观臆断或推测。给领导当参谋，出主意，要以客观事实为依据，不凭空臆想，不出馊主意。向上级机关报告情况，要实实在在，力求全面准确，有喜报喜，有忧报忧，不弄虚作假，向下级传达领导同志指示不走样，不任意发挥，不夹杂个人意见。在工作中一旦有失误和差错，应勇于承认，迅速改正，不文过饰非；属于正确的做法而被人误解，能坚持原则，耐心解释，有时还要忍辱负重。秘书人员还要有实干精神，说干就干的精神，真正做到“随喊随到、热情周到、随要随有、优质高效”。（六）廉政律己，严守本份秘书工作人员身在领导机关，上接近领导，下接触群众，使用权力是很方便的，在这种情况下，秘书人员说话，办事就很“有效”，其品德和纪律性就变得十分重要了：一不可不经授权就私用领导的名义批文件、写条子、发命令；二不可假托领导人的意图写条子、打电话、发命令为个人办私事，如果这样做，那就是以权谋私；三不能自作主张，擅自按自己的意思回答问题。这是纪律，也是职业品德，高尚情操。还有一条纪律必须遵守：秘书工作人员身处各级党政领导机关，必须自觉维护领导同志之间的团结。当发现领导同志之间有矛盾或出现不团结的现象时，除了重大原则性的分歧外，秘书工作人员要从党性出发，通过自己的工作促进团结，不能看风使舵，从中挑拨，添油加醋，加剧矛盾。（七）保守机密，守口如瓶秘书人员特别要严守机密，是因为我们这些同志接触和掌握了大量重要的核心机密。秘书人员失密、泄密的原因，从大的方面分析，有两种，一是过失，如粗心丢失、麻痹被窃，说话流露、宣耀示人等；一是有意。秘书和非秘书人员发生的一切失密、泄密的原因，主要是前一种，但后一种也有。秘书不仅要严格遵守保密纪律，而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯。不该说的，绝对不说，守口如瓶；不该看的，绝对不看；不该记录的，绝对不记录。不在私人通信上或公共场所失密泄密，要谈吐有止，不能说起话来收不住，乱吹牛皮，嘴巴走火。 秘书工作人员不仅应该具有优秀的职业品德，还必须具备精明的业务才干，正如江泽民同志要求军队政治合格、军事过硬一样。提高业务才干，应当从以下方面做努力：（一）有较高的理论水平和政策水平秘书工作人员处于领导同志身边，又介于领导和群众之间，每天要接触大量实际问题，碰到许多纷繁而复杂的事情，如起草文件，接待来访人员，代表机关洽谈工作，解决问题，等等，必须明辨是非，处置恰当。这是需要政治和政策水平的，没有这一条，很难把事情办好。同样一事情，有的人办得好，有的人办起来就很别扭，甚至违反党的政策，关键就在各人的政治水平如何。政治水平高低的因素是多方面的，涉及立场、观点、方法与理论、文化水平等。政策水平高低的一个明显标示是对政策的精神实质的领会能力。如果不懂党和国家的政策，那就无法按政策、按领导意图帮助领导机关处理各种问题。懂得关于自然、社会和人类思维的普遍规律，学会用辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和方法论观察分析现实中的各种实际问题，以社会实践去检验理论的真伪和是非，是秘书工作人员，特别是主体秘书人员才干修养的前提条件。只有这样，才能具有敏锐的洞察反应能力，较强的综合分析能力，较强的预见性和探索问题的能力。（二）有精明干练的办事才能秘书人员应当办事利落，思路敏捷，知识丰富，脑袋里能装下“百科全书”，是一个数据库、资料库。不管大事小事，需要时马上能答得出，查得到。办事要迅速而有条理，案前百事，能分清轻重缓急，大事不误，小事不漏。在工作中，善于变被动为主动，当机立断，以变应变，在意外情况发生时，“遇事不惊”、“临危不惧”，沉着冷静，解决矛盾。有人说，秘书人员虽然不必是“专才”，但必须是能文能武，遇事不慌不急、不分繁简巨细都能对付的“通才”。虽然此说稍嫌过高，但作为要求，作为努力修养的目标，还是对的。（三）有较高的语言表达能力秘书工作人员的业务才干之一，应当是会说会写。秘书工作人员不必是演说家，也不必是语言学家，但工作中说话之多，要求之严，又是同演说家、语言家很不一样的。说话是瞬间之事，不象写文章，可以从容修改润色。达意是否准确，全靠这一说，语言表达高低，决定了效果的不同。如有这么一件事，秘书人员奉令向各地打电话，询问某项通知发后的贯彻执行情况，有什么反映和问题。而打电话的同志却问是否收到了通知，有什么问题和意见。显然，两者是大不一样了：前者以贯彻执行为前提，问如何执行，有什么情况，反映和问题；后者则可理解为征求下边对通知有何意见。语言表达能力强大致体现在如下方面：口齿要清楚。这里主要是说话速度要适中，不要象打机关枪，也不要慢得使人心急；发音要正确，不要使人听不懂；吐字要确切，不要混浊不清，不要结结巴巴，不要夹带“零碎”，例如过多的口头语。语调要平稳。这里涉及的是说话的态度和心情；高低要适度，缓急要分清，语气要谦和，心情要坦荡，不要使人感到压抑、不平等。表达要准确。这里涉及的是说话的风度和使人正确理解说话内容；象写文章那样，词汇丰富才能挑词恰当，避免用语单调；说话明白就适可而止，切忌重复罗嗦、滔滔不绝；也忌晦涩难懂，简而舍义，使人摸不着头脑。语言要生动：一忌八股调，二忌官僚腔。这一点，写文章要注意，说话是口语艺术，更要注意。欲达到上述要求，须平时多学习，多磨练，心里经常琢磨，在实践中注意应用。别人讲话时，秘书人员要专心听、用心记（主要是记忆、不是笔记）、细心领会，最好达到“心领神会”，触类旁通，举一反三。听别人讲话时，千万不可心神不定，思绪溜号；也不要打断别人，快嘴抢话。（四）有丰富的现代科学文化知识和基本的业务知识. 秘书工作人员除了语文知识之外，还要有社会知识和历史知识。历史本身是全面的、综合性的学科，学习历史，对于扩大知识面和提高综合研究能力大有好处。还要懂得一点哲学、政治经济学、法学、逻辑学等等。当然，在数学、物理、化学和其他自然科学知识方面，懂一些也有益处，比如处理有关这些方面的文件和事务，使用办公自动化技术很有用。在扎实的文化基础上，还要熟悉自己所在机关的政治、业务知识，通晓秘书工作的程序。做秘书工作，知识越多越好。知识面广，有利于提高思维的灵活性，增加思维的深度，容易发挥创造性，适应多种多样的工作。这里的关键是要有锲而不舍、坚持不懈的学习和追求精神。（五）要熟悉机关领导同志的工作规律和生活习惯秘书人员在工作中，无论是起草文件、开会，还是办理其他事情，要正确领会领导同志的意图，这只是问题的一个方面；另一方面还要熟悉机关领导同志的性格、作风、工作规律、生活习惯、健康及其他特征，以便达成默契，密切配合，做好秘书工作。每个领导机关的领导同志，都有自己的一套工作和生活规律，他们的性格特征、个人爱好、办事习惯，工作上要求，各人不一。有的比较谨慎，有的十分放手；有的思考问题很细致，秘书