办公文秘_某公司商务秘书实务培训礼仪

商务秘书实务 主讲人 钟筑赵翔郭敏艺张居玲郭静张思远杨文超 第一编 商务礼仪 为什么要学习礼仪 为什么要学习礼仪 礼仪是沟通的技巧 不会夸人 基本上等于骂人 礼仪是交往的艺术 学习礼仪可以把问题最小化 讲礼仪 一定要讲对象性 掌握了正确的礼仪规则 将使人与人之间更有效地进行沟通 人际关系更加和谐 人生是一条美丽的河 我们每一个人都是河里的一名过客 我来了 我看见 我走过 这个过程美丽无限 在这个过程之中 我们会遇到种种成功 失败 悲欢离合 重要的是 我们需要勇敢地去面对 没有失败 哪有成功 没有不幸 哪有快乐 成功 失败 快乐 悲哀等等 其实都是相对的 一切都将成为过去 而过去将成为可爱 再者 重要的是我们还需要理智地面对 在这个过程中 我们一定要善待自己 一个人只有懂得善待自己 他的学习与生活才有质量 他才能得到别人的尊重 他才能够认真地生活 开心地学习和工作 才能够为国家 为社会 为自己所在单位做出更大的贡献 与此同时 我们还要提倡善待他人 待人如己 善待别人就是善待自己 这个道理永远都是不言而喻的 您永远无法获得第二次机会 以赢得得一个良好的第一印象 FeiHongTechnologyDevelopmentCo Ltd 第一章商务人员的个人礼仪 教学重点 正确的着装原则 行为举止礼仪 交谈的礼仪 教学难点 男士正装领带的系法 绪言 礼仪的起源与发展中华民族素有礼仪之邦的美誉 礼仪在中华文化的历史演进过程中 起着积极的推动作用 中华礼仪的起源 古人有言 中国有礼仪之大 故称夏 有服章之美 故称华 古代华夏族正是以丰富的礼仪文化而受到周边其他民族的赞誉的 早在孔子以前 已有夏礼 殷礼 周礼三代之礼 因革相沿 到周公时代的周礼 已比较完善 孔子荀子 中华礼仪的起源 孟子管仲 西方礼仪的起源 在西方 礼仪一词 最早见于法语Etiquette 原意为 法庭上的通行证 但它一进入英文后 就有了礼仪的含义 意即 人际交往的通行证 西方的文明史 同样在很大程度上表现着人类对礼仪追求及其演进的历史 在古希腊的文献典籍中 如苏格拉底 柏拉图 亚里士多德等先哲的著述中 都有很多关于礼仪的论述 中世纪更是礼仪发展的鼎盛时代 文艺复兴以后 欧美的礼仪有了新的发展 从上层社会对遵循礼节的繁琐要求到20世纪中期对优美举止的赞赏 一直到适应社会平等关系的比较简单的礼仪规则 历史发展到今天 传统的礼仪文化不但没有随着市场经济发展和科技现代化而被抛弃 反而更加多姿多彩 由上述对于礼仪的论述可以看出 第一 礼仪在中国作为社会秩序的一部分而受到中华民族历代贤良的广泛重视和提倡 第二 礼仪是为维系和发展人际关系而产生的 并随着人际关系和其他社会关系的发展变化而发展变化的 它不仅是社会交往的产物 也是国际文化交流的产物 第三 礼仪是施礼者与受礼者的情感互动过程 第四 礼仪是一种程序 有一定的规则 不是毫无联系的某些行为的堆积组合 第五 礼仪规范 程序是一定社会的人们约定俗成 共同认可的 第六 遵行礼仪是现代人文明的重要组成部分 是人际交往的重要手段和途径 我们曾经说 人的一切都应该是美好的 美的心灵 美的仪表 美的语言 美的服饰 美的风格 表里需要如一 第一节商务人员的仪容礼仪 一 仪容是什么 仪容指人的容貌 它是仪表的重要组成部分 一般来说 它包括了发型 面容以及人体其他未被服饰所遮掩的部分 二 影响仪容的两个因素其一 是本人的先天条件 其二 是本人的修饰维护 三 发型美化的礼仪首先 必须要保持头发清洁 其次 定期做好头发护理 最后 选择一款适合自己的发型 绪言 圆脸 圆脸合适的发型应该是把圆的部分盖住 显得脸长一些 最好是一样长度的头发和不要在中间分缝 千万不要分层剪头发 因为它贴在脸上 使脸看上去更大 如果你的前额很漂亮 就露出一部分 使脸看上去更长 长脸 主要是选一个发型使你的脸看上去没有那么长 好好地利用刘海 头发在头顶不能高 不要增加脸的长度 不要留平直 中间分缝的头发 也不要把头发剪得太短 或全部往后梳 梳不留刘海的发型 你可以剪到腮帮以上 侧分头发 脸会显得稍圆 头发可以长至耳根 前额稍剪些刘海 会使脸显得短 如果你一定要留长发 你可以在前额处留刘海 提高眼睛的位置 也可以在两边修些短发 盖住脸庞 方形脸选发型的主要目的是尽量把角盖住 不要使角这样明显 一般头发不要剪太短 也不要剪太平直或中分的发型 这样会使脸显得更方 头发要有高度 使脸变得稍长 并在两侧留刘海 缓和脸的方正 头发侧分 会增加蓬松感 头发一边多 一边少 造成鸭蛋脸的感觉 心形脸 选择发型有一个目标 要确保头发盖住尖尖的下巴 四 化妆的礼仪化妆是一种礼貌 化妆就是使用化妆品进行自我修饰 自然协调避人 第二节商务人员的仪表礼仪 一 正确的着装原则 首先 服饰美的首要条件是整洁 其次 服饰美的另一条件是协调 另外 男女的服饰选择不同 二 女士着装要点女士套裙几点提示上衣衣扣一一系好 不许部分或全部解开 衬衫最上一粒可以不系衬衫在公共场合不宜直接外穿 不可在外人面前脱掉上衣 以衬衫示人配饰 以少为宜 不超三件 女人味 的象征 耳环 手镯 脚链 不可光脚 单色袜 袜口不可暴露于外既不可不化妆 也不可化浓妆不着黑色皮裙 避嫌 三 男士着装着装面料好 色彩少 款式雅 不脏 不皱 不破 不乱 男士西装面料的选择 力求高档 首选毛料色彩的选择 首推藏蓝色 黑色 深灰色 深棕色亦可予以考虑图案的选择 无图案最佳 格子呢 难登大雅之堂 款式的选择 两件套 较正式 三件套 更正式场合的区别 正装西装 正式场合 休闲西装 非正式场合 版型的选择 衬衫 袖口露出1cm为宜以无图案为最佳 较细竖条在一般场合可穿 但绝不能同时穿竖条纹的西装 下摆均匀放进裤腰之内领带 颜色少于3种 三色原则 尽量少用浅色或艳色单色无图案 或条纹 圆点 方格等规则几何形状下端箭头 传统 正规 下端平头 时髦 随意 一拉 挂 得 不正式穿西服套装 必须打领带 单件西服 打不打均可长度 下端的大箭头正好抵达皮带扣的上端袜子 深色 单色为宜 黑色最好 男士西装注意事项 拆除衣袖上的商标熨烫平整 注意保养不扣最下方的纽扣 或者坐下后解最下一粒钮扣 站起后应随手系上 衣袖不卷不挽慎穿毛衫 寒冷冬季 可穿一件 V 字领单色毛衫 不妨碍打领带 巧配长袖衬衫 内衣 颜色浅于 长度短于衬衫 领带少装东西 上衣内侧口袋可装钢笔 钱夹 名片夹 不可直接穿长袖衬衫 打着领带 而不穿西装上衣参加正式活动 第三节行为举止礼仪 表情 微笑 目光 站姿 男士 女士 走姿坐姿 男士 女士 蹲姿手势仪态禁忌 一 表情微笑 商务人员的常规表情发自内心 故作笑颜 假意奉承适度得体 露齿 出声 掩盖笑意 咧嘴大笑区分场合对象 严肃场合 他人做错事说错话 他人心情悲痛 目光 人内心感情波澜的反应引起对方的注意和兴趣 安详的目光与对方对视赢得对方的信任与合作 炯炯有神 双目生辉被怀疑另有隐情 双眉紧锁 目光无神 不敢正视对方 二 站姿 男士身体重心在两脚 头正 颈直 挺胸 收腹 平视 双脚微开 最多与肩同宽X两脚交叉 手插在腰间或裤袋中 浑身扭动 东张西望女士全身直立 双腿并拢 双脚微分 双手搭在腹前 抬头挺胸收腹 平视前方X两脚分开 双腿 分裂 臀部撅起 双手下垂放在身体两侧 三 走姿 头正 目视前方 表情自然肩平 勿摆摇 臂摆小幅度 30 40度 手自然弯曲挺胸收腹 重心前倾走线直 脚跟先着地步副适度 以一脚长度为宜步速平稳 勿忽快忽慢X八字步 低头 驼背 晃肩 大甩手 扭摇摆臀 左顾右盼 脚地擦地 怒目凝眉 四 坐姿 就座时的动作 不紧不慢 不慌不忙 不声不响 大大方方X大大咧咧 扑通 一下扔进座椅男士坐姿 人体重心垂直向上 腰部挺起 上身垂直 大小腿成直角 两膝并拢或微微分开 两脚平放地面 两脚间距与肩同宽 手自然放在双膝或椅子扶手上 叠腿 非首选 女士坐姿 双腿垂直式 双腿叠放式 五 蹲姿 上体正直 单腿下蹲 六 手势 拇指和食指合成一个圈 其余三指伸直或略曲英美 OK赞同了不起 法国 O没有 泰国 没问题随便 日本 缅甸 韩国 金钱 印度 正确不错 突尼斯 傻瓜 巴西 侮辱男人引诱女人左手和右手握拳 伸直食指 一 法国 请求提问 新加坡 最重要 澳大利亚 请再来一杯啤酒食指和中指伸成 V 型 拇指弯曲压于无名指和小指上 二 若表示胜利 手掌一定要向外 手掌向内 表示贬低 侮辱 右手或左手握拳 伸出大拇指中国 好了不起 意大利 一 希腊 拇指朝上够了 拇指朝下厌恶坏蛋英美 澳大利亚 拇指朝上好不错 拇指左右伸向司机示意搭车方向 仪态的禁忌 动作和声音抓耳挠腮 挖耳鼻 揉眼睛 搓泥垢 修指甲 剔牙 梳头咳嗽 喷嚏 哈欠 侧身掩面而为之服装与气味公共露面前 整理好衣裤出洗手间时 不可边扣扣子 拉拉链 擦手甩水健康与卫生零食习惯 第四节言谈的礼仪 一 言谈的内在要求1 真诚坦率 真诚是做人的美德 也是言谈的原则 2 讲究礼貌3 言之有物 言之有理 言之有序 二 交谈中的礼仪和技巧1 在与人交谈时 表情要自然 语气要和蔼 亲切 2 与对方交谈的位置要适度 交谈的距离以使对方能够听清内容为宜 3 交谈需要不断开发新的 令双方和谐愉快的话题作为内容 4 交谈中涉及个人隐私 避讳的内容不要谈论 对方不希望谈论的事情不要谈 5 语言要切合环境 所谓切合环境就是说话要注意得体 要与场合时间 对象 性格 处境 心绪等符合 6 插话的礼仪 7 如何结束一次谈话 第二章办公室及公共场合礼仪 教学重点 特定场合的礼仪教学难点 怎样把握好特殊场合的礼仪 第一节办公室礼仪 一 办公室内的礼仪适时地问候与同事的相处 二 通信礼仪 电话礼仪 接听及时 一声后 三声内 铃声响后很久接时致歉 让您久等了 与话筒保持适当距离 说话声音柔和 音量适中 嘴里不含东西 因为有急事或在接另一个电话而耽搁时 表示歉意 热情问候并报出公司或部门名称 如 您好 飞鸿公司 如果对方打错电话 不要责备对方 知情时还应告诉对方正确的号码 确认对方单位与姓名 询问来电事项 按 W H的原则记录 听对方讲话时不能沉默 否则对方会以为您不在听或没有兴趣 扼要汇总和确认来电事项 谢谢对方 并表示会尽快处理 说声 再见 对方挂后再挂 留言时 勿忘留下自己的电话号码 办公区中的的谈话不属于您个人 在办公区内接手机时 尽量压低声音 用手机接听私人电话时 尽量回避到不影响其他人的地方 开会 与客人谈话场合 将手机调为无声 震动无特殊情况 不在非上班时间致电客人手机 如需要 也不过早 晚 不必须时 不使用扬声器 尤其在与开放式办公室中与客户交谈过程中 三 介绍礼仪 介绍自己 推介自己介绍自己前问候对方明朗 爽快 速度稍慢 流畅而不可炫耀介绍他人 为他人架起沟通的桥梁顺序 先提到名字者为尊重 把职位低者 晚辈 男士 未婚者分别介绍给职位高者 长辈 女士和已婚者 先介绍我方人员给客方 仪态 标准站姿 不可单指指人 手掌五指并拢 掌心朝上 拇指微微张开 指向被介绍人被介绍者面向对方 介绍完毕后与对方握手问候 您好 很高兴认识您 四 名片礼仪 交换名片顺序多人时 由近至远或由尊至卑 两人见面时位卑者先向尊者递名片 名片的递交 经常检查名片夹 不可递出污旧或皱折的名片 名片夹或皮夹置于西装内袋 避免由裤子的后口袋掏出上司在时不要先递交名片 要等上司递上名片后才能递自己名片 外出拜访时 经上司介绍后 再递出名片 起身站立走上前 双手或右手递过名片 正面朝对方 外宾递上印有英文的一面 面带微笑并说 多多关照 常联系 禁忌 左手递 背面 字向颠倒 手指夹 举高于胸部 接受名片 站起 位高者可坐着 面带微笑 目视对方 双手捧过或用右手接 接过后认真默读一便 以视尊重 致谦敬语 请多关照 谢谢 收存名片 接受名片后 不宜随手置于桌上 避免当面在对方的名片上书写不相关的东西 不要无意识地玩弄对方的名片 随身携带名片夹 公文包 办公室抽屉常备 接过名片要精心放入自己名片家或上衣口袋里 名片管理分类按姓名拼音字母 姓氏笔画 部门 专业 国籍 地区 输入商务通及电脑 勿把自己的名片强递给每一个见面的高级主管 除非他主动向你索取勿太早递出你的名片 尤其是面对完全陌生的人和偶然认识的人勿在一大堆陌生人中散发你的名片 应在商业性社交场合交换名片参加同业会议时 交换名片通常是在会议开始时进行 有时在结束时进行用餐期间一般不要交换名片在参加社交性晚宴时 不论男士或女士都应该带着名片 注意 五 握手礼仪 握手的伸手顺序男女之间 女士先 长幼之间 长者先 上下级之间 上级先 下级屈前迎握 迎接客人 主人先 送走客人 客人先 握手位置女士握位 食指位男士握位 整个手掌一般关系 一握即放屈前相握 握手禁忌 X握手时 左手拿着东西或插在兜里X不按顺序 争先恐后X男士戴手套 社交场合女士可戴薄手套 X戴墨镜 有眼疾病或眼有缺陷除外 X用左手或用双手与异性握手X交叉握手 与西方人握手视为十字架 不敬 X拉来推去 上下抖动 用力过度 客套过度X手脏 湿 当场搓揩 第二节特定公众场合的礼仪 一 街道礼仪 见教材 二 公车礼仪 见教材 三 影剧院礼仪 一 两要要提前5分钟到场 要热烈鼓掌 二 六不要不要随便吸烟 吃东西 不要带小孩子去 不要道出影片的结局或人物命运等内容 不要为你认为好的镜头大声叫好或拍手顿足 不可因中间出现一些特殊情况或故障就吹口哨 喝倒彩 不宜中途退场 四 餐厅礼仪 见教材 五 宴会礼仪 座位安排的五大原则以右为上居中为上前排为上远离大门 面门 为上良好视野为上 西餐中的座次安排 女士优先 女主人 主位 男主人 第二主位 恭敬主宾 男女主宾分别仅靠女主人和男主人 以右为尊 男主宾坐于女主人右侧 女主宾坐于男主人右侧 距离定位 距主位近的位子高于距主位远的位子 面门为上 面对餐厅门的位子高于背对餐厅门的位子 交叉排列 男 女 生人 熟人 男女主人居中而坐时位次的排列 男女主人分坐于两侧位次的排列 DOOR 2 5 9 8 4 男主人 女主人 2 用餐之前 提前5 10分钟到达 等待主人接待不要提前太早到达其他人到达的时候起立并致意将自己介绍给其他客人用餐时 跟随主人到餐桌就座前吐掉口香糖就座前用纸巾或手帕抹掉口红 刀叉的使用 几道菜会放置几套刀叉 每套餐具使用一次 刀叉由外向内取用切割食物时 双肘下沉 不可弄出声响 被切割的食物刚好适合一下子入口 餐刀的刀口永远朝内 暗示此菜尚未完毕 左叉右刀 刀口向内 叉齿向外呈 八 字请侍者收走刀叉 餐盘 刀口向内 左叉右刀并排纵放注 英式 左叉右刀 一边切割 一边叉食美式 左叉右刀 一口气把餐盘里要吃的东西全部切割好 然后把右手里的餐刀斜放在餐盘前方 将手中的餐叉换到右手 然后开始吃 餐巾 坐下后 马上将餐巾平铺在自己并拢的大腿上正方形餐巾 对折成等腰三角形 直角朝向膝盖方向长方形餐巾 对折后 折口向外平铺用餐期间离开餐桌 将餐巾放于椅子上 表示暂时离开用餐完毕离开餐桌 将餐巾放在随意地折叠后放在餐桌上的餐盘左方用餐期间与人交谈前 应先用餐巾轻轻地擦一下嘴 西餐上菜顺序 开胃菜 色拉 海鲜 汤 不端 不趴汤盘 不用嘴吹或汤匙反复折汤降温 主菜 冻子 泥子 鱼 鸡 肉 面包 面条 点心 饼干 馅饼 三明治 通心粉 土豆片 烤土豆 甜品 布丁 冰激凌 水果咖啡 几点提示 等待在座各位的菜品上齐 主人 首脑拿起餐具准备开始时方可开始用餐用餐期间不补妆 不梳头 如需要 去洗手间钱包 皮包等不可放置于餐桌上胳膊肘部也不搭在桌子上将菜品首先给点该菜品的客人食用讲话之前 先咽掉口中的食物 六 舞会礼仪 1 舞会上应注意的两点 容貌整洁 服饰适宜 2 精神饱满 注意修养 思考 女士在舞会上如何拒绝邀请 第三节对待校园公众的礼仪 请问 同学们 在校园中你是怎样做的 第三章商业接待 拜访及会议礼仪 教学重点 使学生明确正确的商业接待规格使学生明确正确的商业接待礼仪规范掌握好拜访时间与时机教学难点 利用好情景模拟引导学生实践本章礼仪规范 第一节商务人员接待礼仪规范 迎宾要在单位大门口 办公室人员要亲自到场迎接 来宾人数众多时要在单位的显要位置放置方位提示牌 引导来宾正确进入 来宾到达目的地后 工作人员要做好安排 可以请来宾到休息室暂时休息 休息室要备好茶水及当天报纸或近期的杂志 安排来宾就餐要根据来宾身份制定合理标准 安排宴会座次一定要遵照中式宴会要求 宴请时应文明敬酒 先由主人方最高领导敬酒 然后工作人员才有序进行 酒到位就好 不要让客人酩酊大醉 有失仪态 接待来宾要大方得体 热情有礼 微笑服务是关键 迎人三步 送人七步 充分说明送来宾离开的礼仪比迎接更为重要 送来宾离开一定要送到单位大门口 为来宾打开车门 礼貌话别后 目送车子离开后方能转身回单位 第二节根据来访者确定接待规格 一 高格接待即主要陪同人员比来宾的职位要高的接待 二 低格接待即主要陪同人员比客人的职位要低的接待 三 对等接待即主要陪同人员与客人的职位同等的接待 四 次序礼仪就座时 右为上座 即将客人安排在企业领导或其他陪同人员的右边 上楼时 客人走在前 主人走在后 下楼时 主人走在前 客人走在后 迎客时 主人在前 送客时 主人走在后 进电梯时 有专人看守电梯的 客人先进 先出 无人看守电梯的 主人先进 后出并按住电钮 以防电梯门卡住客人 奉茶 递名片 握手 介绍时 应按地位 职务和受尊敬程度从高至低进行 平级关系从年长者处起 男女性兼有时女性优先 进门时 如果门是向外开的 把门拉开后 拉住门 再请客人进 如果门是向内开的 把门推开后 请客人先进 注意 社交场合 一般以右为大 为尊 以左为小 为次 进门上车 应让尊者先行 一切服务均从尊者开始 专题 接待时的用车礼仪 请问当进行公务接待时 开哪种颜色的车最好 你答对了吗 专题 接待时的用车礼仪 请问当主人自驾车时 客人坐在哪个位置为上座 你答对了吗 第四章求职礼仪 教学重点 求职前的各项准备求职面试的礼仪规范教学难点 综合运用好求职的礼仪规范 第一节求职前的准备 一 择业应聘前应做的准备 一 进行职业规划1 分析自己 把握自己 为自己准确定位 2 选择单位要考虑的因素还有单位是否在走上坡路 另外要考虑用人单位的岗位 看哪一个单位能给自己一个施展才能 拓展事业的空间 个人的发展才是最重要的 二 利用机会建立人际关系 三 了解用人单位需求及用人单位情况 四 努力增强竞争实力 二 想离开原来单位的人应做的准备 一 判断该不该离开 二 欲离开原单位的人应注意的礼仪 未找到新的职业前不要辞职 避免在公司繁忙 缺人手的时候辞职 找职业应选择与自己的专业 个性及与原单位有关的职业 保持有始有终负责的负责态度 向公司借用的物品或金钱应归还原主 业务工作的交接要认真负责 以书面报告形式提出辞呈 不要越级辞职 无视上司 这样做不礼貌 三 写履历表应注意的礼仪回忆自己的辉煌历史 列出引以为自豪的经历写在履历表上 不能夸大自己的情况 只有根据事实强调你是和用人单位的方面 层次分别 语言清晰明了 字迹不能潦草 不能有错别字或遗漏字 用标准格式的纸张 第二节求职信 求职电话礼仪 一 求职信 一 求职信的内容求职信的内容应包括 1 个人情况和用人消息 2 申请的工作单位 3 胜任工作的条件 4 表示面谈的愿望 5 精心选择自己满意的照片附上 二 写求职信是应注意的礼仪1 全面 真实地介绍自己的情况2 反复斟酌字句 不要写错字3 书写简明扼要 重点突出4 不要过分强调学习成绩 应多强调自己完成工作的能力5 介绍特长时应真实 具体 不要泛泛而谈6 书写纸张应用质地好的信纸 用钢笔书写或用电脑打印7 书写篇幅在两页之内 太长了 对方没有时间看 太短了也不行 自己情况介绍不详细 不易吸引人 8 如打印 应用漂亮的字体 讲究格式 9 附有关证书的复印件 尊敬的XXXX公司领导同志 你们的招聘启事为一个刚刚离开校门的年轻人提供了诱人的机会 为您这样颇有影响的公司进行关于消费者的研究 简直是我最喜欢的工作了 下面谈谈我自己的情况 我今年22岁 相貌端正 人际关系融洽 我好询问 好分析 喜欢将事情搞得水落石出 我聪明 俏皮 有让人说真话的本事 这些品质加上热情 恒心和吃苦耐劳的精神 能够使我一个初学者的工作得到您们的满意 今年7月毕业于南开大学 我主修市场营销专业 我的老师给我写了评价较高的推荐信 我希望能有机会把这封信给您们看看 我研究过消费过程 理解统计表上所标出的购买习惯和趋势的含义 如果能到贵公司就职的话 我将是一名称职的市场营销专业人员 随信附上邮资明信片 上面有我的通讯地址 希望能用它通知我和您们会晤的时间 如愿打电话 我的电话号码是XXXXXXXX 此致敬礼 XX年X月X日 三 求职电话的礼仪要求 一 选择好通话时间 一般宜在上午或下午的工作时间打 二 接通后 应礼貌地问对方单位 姓名 提出要找人的姓名 对方去找人或表示转告应致谢 三 应简明扼要的叙述 不要啰嗦 四 语速不急不缓 语气 声调不要太大或太小 语言顺畅 不要结巴 五 打完电话应致谢并说再见 轻轻放下话筒 第三节面试礼仪 一 面试前的准备 一 外表修饰1 应聘者形象设计女士最佳效果是端庄 干练 尽量用淡妆 男士不要留长发 面部保持光洁 穿西装打领带 2 面试前的心理准备主考官考核应聘者的内容往往包括以下几个方面 1 主考官会先评价一个应试者的衣着 外表 仪表及行为举止 2 主考官也通过提问或交谈对应试者的专业知识 口才 谈话技巧 反应灵敏与否等作整体的考核 3 主考官可能从与你短暂的谈话中去了解你的性格及人际关系 情绪状况 人格成熟度 4 主考官也会从面谈中观察应试者对工作的热诚度及责任心 了解应试者对人生的理想 抱负及上进心 二 面试礼节久泰集团招聘总经理秘书 如果你是面试者 你会怎么做 总结 一 提前10分钟到 二 进入室内时 应先敲两下门 等对方答应 请进 时方可进入 然后向对方行点头礼或鞠躬礼后 再关上门 三 到椅子旁边时 应恭敬的自我介绍 我是某某 四 如果是指定座位 则坐上指定的位置 若无指定的位置时 可以选择主考官对面的位置采取桌角座次 五 当对方请你坐下时 说声 谢谢 再坐下 六 坐姿端正 两手自然轻放在膝上 千万不要两手下垂 或放在胸前 或背后交叉 七 简明扼要的回答一切问题 八 面带微笑 举止得体 不要紧张 九 称呼准确 小姐 先生 女士 之类称呼在公司里普遍使用 十 面谈结束后 行礼 握手后再离开 离开时要先采用 后退步 的走法 然后离开 三 面试时需要注意的问题 一 应聘前不喝酒 不吃辛辣的食物 二 应聘时应提前10分钟赶到 不要迟到 三 应聘时不要带陪伴 带陪伴说明你缺乏自信 四 随身除了带公文包或手提包外 不要带其他物品 自己随身带的物品 不可放置于考官办公桌上 可将公文包 大型皮包放置于座位下右脚的旁边 五 应聘时不要抽烟 不要嚼口香糖 六 别弯腰垂头 七 当双方谈兴正浓时 不要轻易转移话题 八 谈话是不可使用夸张的动作言语 不可用主考官听不懂的方言或行话 九 与主考官谈话 不要引起争辩 因为 争辩成功了 伤了主考官的自尊 他不会录取你 失败了 更不会录取你 十 即使考官所提问题非常不礼貌 身为求职者 也不能意气用事或表现出不礼貌的言词 十一 不可要求茶点 除非咳嗽或需要一杯水来镇定自己 第二编 经济文书实务 第五章公文的撰写 重点 公文格式难点 文书处理流程 第一节公文概述 一 公文的性质和种类公文 国家机关 社团组织 企事业单位在公务活动中行使职权制定的公务文书 公文性质 工具 2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 规定 我国现行公文有13种 二 公文的类型按事业范围分 专用公文 通用公文按行文方向分 上行文 下行文 平行文按公文来源分 收进文 外发文 内部文按发文性质分 问文 复文按处理要求分 参阅性公文 承办性公文按办文时间分 特急文 特急件 急办文 急件 常规文 平件 按机密程度分 绝密文 机密文 秘密文 普通文 第二节公文的一般格式 1 排版 自左至右2 单位 国家法定计量单位3 字体 发文单位初号宋体标题2 3号宋体4 用纸 A4 B55 文头 套红 占首页三分之一 公文写作ABC 案例1下午5 30分 省人事厅教育培训中心办公室副主任黄磊正在整理案头的各种材料 准备下班 他心情愉快 已经约好了女朋友 打算晚上一起去看话剧 这时培训中心的田主任推门进来 小黄啊 准备下班了 是啊 田主任 您还没有回家呀 小黄关切地答到 这段日子 你们刘主任去党校学习 办公室的很多事情你都顶上了 跟大家配合得也挺好 还经常早出晚归的 很辛苦 女朋友有没有意见呀 闻听此言 小黄心想 田主任经常在夸赞别人之后 再给人布置任务 今天可别 不过 他还是真心实意地说道 不算什么 都是大伙一起干的 刘主任也经常给我通电话 指导我干了不少事情 是呀 年轻人多干事才长本事 今天找你 有这么一件事 田主任摊牌了 田主任 我 小黄有点为难 想推辞 不好直说 小黄 这件事你最合适 别人干 我不放心 可能会耽误事 田主任一脸焦急 小黄受到田主任这般器重 心里自然高兴 可是想到昨晚排了半个多小时才买到的票 他心里真不是滋味 但是 他知道如何摆正私事和公事之间的关系 所以 约女朋友看话剧的事情只字未提 田主任 您说吧 什么事 今天下午 省人事厅来电话 询问年终工作情况 我想咱们培训中心上午开的工作会很好 会议记录是你做的 请你把有关材料整理一下 写一篇今年培训工作简报 明天上班交给我修改定稿 黄主任给小黄交代工作了 没有任何商量的余地 听着田主任布置的任务 小黄不禁暗暗叹气 看来 不仅话剧看不成 而且还要挑灯夜战了 这种临时交代的撰稿任务 还要牺牲个人休息时间才能完成的情况 在这个办公室遇到的可多了 点评这个案例所反映的情况 在各单位的秘书部门具有相当的普遍性 它说明了秘书部门起草文稿工作的特殊规律性 它告诉我们 起草和办理公文是秘书人员的份内职责 写公文与其他文章相比具有很多不同之处 要想当好领导秘书 就必须静下心来 很好地领会公文写作的一些特殊之处 真正把握写作的 ABC 一 公文写作的基本特点 一 从写作目的来说 可谓 受领导之命 代机关立言 二 从参与人员来看 可谓 集思广益 群体行动 三 从接收对象来看 可谓 有特定读者对象 内容针对性强 四 从反映内容来看 可谓 事关公务活动 方针政策性强 五 从时间要求上看 可谓 刻不容缓 时效性强 六 从表现形式上看 可谓 讲究格式规范 不求标新立异 二 撰文工作的重要功能 一 辅助领导决策 二 实现信息沟通 三 展示机关形象 四 提高工作效率 三 公文写作的要素及要求 公文一般由主旨 材料 结构和语言四个基本要素构成 主旨是公文的灵魂 材料是公文的血肉 结构是公文的骨骼 语言则是公文的细胞 1 公文语言 基本要求 准确 简练 庄重 得体常用专门词语 常用的称谓词有 我 贵 本 该 等等 常用的祈请词有 请 敬请 烦请 谨请 恳请 务请 希 望 等等 常用的商洽词有 商 商请 当否 可否 妥否 是否可行 是否恰当 等等 常用的办理词有 经 业经 已经 前经 兹经 即经 并经 等等 常用的判定词有 同意 不同意 照办 可行 拟同意 原则同意 准予 等等 常用的时态词有 据查 据反映 根据 依照 对照 参照 通过 等等 常用介词结构表示目的的有 为 为了 为着 等 表示对象的有 对 对于 关于 将 等 表示依据的有 依据 根据 遵照 凭 等 表示状态的有 通过 对照 以 参照 等 表示方法的有 按照 用 按 等 表示时间的有 自 当 从 在 等 表示原因的有 由于 因为 由 因 等等 2 公文材料及其基本要求 用材要精当用材要核实用材要分析用材要有序用材要多样化 3 公文结构及其基本要求 在结构上 公文写作有一个结构的 基本型 由三大块组成全篇 开头 主体 结尾 三大部分的写法也有套路 开头一般都是写行文的根据 目的 意义 主体部分用来叙述基本事实 阐明性质意义 或者提出措施 要求 结尾部分则是执行要求或申报请求 4 公文主旨及其基本要求 主旨的形成过程比较单纯 酝酿时间短 主旨大都包含行文目的和中心思想两个部分 主旨由领导活动和管理工作的实际需要呼唤而成 地区行署办公室准备于今年四月三日至六日召开全区体育工作会议 传达全省体育工作会议 并研究全地区第三届运动会事宜 请你以 地区行署办公室的名义向各市 县人民政府 地直各有关单位拟写一份文件 发文机关代字为 行署发 文件序号为5 文件要求各市 县人民政府 地直各单位派代表参加 具体为各市 县人民政府分管体育工作的领导一人 各市 县体委主任一人 地区教委 民委 计委 财政局 人事局 劳动局各一人 另邀请地区总工会一人参加会议 参会人员要于四月二日到地区第一招待所报到 文件另有附件一份 地区第三届运动会安排意见 讨论稿 要求 1 有必要的构成要素2 格式规范 不写版头 3 内容明确清楚 具体文种 一 请示请示 是下级机关向上级机关请求批示 批准的公文 请示是上行文 应向具有隶属关系的直接上级机关行文 特点 请求性 单一性 事前行文 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 附注正文 发问缘由 请示事项尾语 当否 请批准 以上请求 请予审批 二 批复批复 是上级机关答复下级机关请示事项的公文 批复是下行文 应向具有隶属关系的直接下级机关行文 特点 被动行文 针对性 权威性 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期正文 引语 批复事项 尾语 引语 1 你单位 请示标题 发文字号 收悉2 你单位 何时 请示标题 收悉3 你单位 发文字号 收悉4 你单位 请示标题 收悉 2004年7月2日 红兴大学向省教委上报了增设文秘专业 专科 的请示 拟于2005年9月招生 学制两年 每年招50人 以培养县以上党政机关和企事业单位秘书工作人员为目标 随着现代化建设事业的发展 社会对秘书的要求显著提高 据了解 其省县以上党政机关和企业事业单位所需秘书的缺口就达7000人以上 开设秘书专业 培养高层次的秘书人才 刻不容缓 具有战略意义 附件是 普通高等学校增设专科专业申请表 与 红兴大学秘书专业教学计划 三 函函是不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的公文 特点 广泛性 多属性 灵活性 沟通性 类型 商洽函 问答函 请批 批答函 结构与写法结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期正文 发文缘由 函事项 尾语 标题 1 发文机关 事由 文种2 事由 文种3 发文机关 事由 去 复 函机关 文种 正文 发文缘由 函事项 尾语发文缘由 如果是去函 一般说明发函意义 根据 背景等 如果是复函 一般有引语 即引述对方函的标题 发文字号 表示收悉 进行了研究处理 尾语常用尾语商洽函 恳请协助 不知贵方意见如何 请函告 询问函 请速回复 盼复 请予复函 请批准函 当否 请审批 答复函 批答函 此复 特此专复 第三节公文处理 重点 公文处理流程难点 具体环节的要求 力达灯具有限公司是一家生产灯具产品的企业 公司在发展业务的同时 还建立了与生产规模相适应的组织机构体系 形成了一套严明的规章制度和办事程序 王秘书的工作单位是公司办公室 在办公室主任的领导下 专门负责该公司的文案工作 每天上班 她首先处理公司的文件 根据不同情况进行相应办理 并进行登记等收文工作 这天 王秘书收到几份文件 其中一份是市质量技术监督局送来的公文 内容是通知全市将要开展产品质量专项整治行动和全面普查建档工作 质监局副局长将率相关工作人员前往各企业 工厂进行巡查调研 要求公司领导和生产部 品质部负责人陪同 王秘书该如何做 一 什么是公文处理 公文处理就是用特定的方法 原则 对公文进行制作 加工 利用 传递和保管 使其完善 并且获得必要功效的行为 它是使公文得以形成并产生实际效用的全部行为过程 是各个单位和组织实现管理职能的重要形式 二 公文处理工作的特点 一 独立性 二 连续性 三 规范性 四 双轨制 三 什么是公文处理程序 是指在机关内部 按照制发 办理与管理文案的规律 对文案工作的一系列环节所安排的工作顺序 一般来说 分为收文处理和发文处理 四 收文处理即收文的运转流程 是指对收进的外机构或外单位的公文进行合理处理的方法和步骤 收进阶段 签收 外登记 启封 内登记 分办 传阅阅办阶段 拟办 批办 承办 催办 注办 归卷 指接收外机关寄送的文件 履行规定的确认 清点 核对 检查手续之后 在对方的送文登记簿或回执清单上签字 表示文件收到的行为过程 五查 查数量 查收文 查封号 查包装 查日期 指外收文人员在完成签收工作后 对收文情况做简要记载的过程 注意 不可拆封 指文书人员收到文件后 将收件的封皮拆开 并将函件取出的一种行为过程 拆封的范围 1 一般情况下 凡发到本单位的封闭文件均应由文书人员拆封 2 写明 亲启 或领导人名字的文件 交收件人亲启 不得私自拆封 有委托的例外 3 凡标有机密 绝密的机要件 应交由机要室或指定管理人员拆封 指将收来文件拆封后 在收文登记簿上将有关项目加以记录的行为过程 登记的形式1 簿册式2 卡片式3 联单式4 计算机登记表式 指文书处理部门对收文进行筛选分类后 根据文件的性质 重要程度 缓急时限与机关内各部门的职责范围 将经过登记的收文分送给各有关部门阅知与办理的行为过程 凡需要呈领导人批示后再行办理的文件 应当在文件上附 收文处理单 指对拟办的需送有关领导和部门阅知的文件组织传阅和阅读 以利于文件及时有效地处理 提高办文效率的过程 要求 1 合理安排调度2 防止丢失 泄密3 建立传阅登记制度 指单位综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件 提出初步处理方案或办理意见 供主管或领导人批办时参考的行为过程 也称预案 指单位领导人或部门负责人对文件应由谁来办理 如何办理提出的批示性意见的行为过程 批办和拟办的区别 单位有关部门或工作人员根据拟办和批办的意见 对文件所针对的事务和问题进行具体的处理和办理的行为过程 在文书处理流程中 具有特殊的兼跨性 指由办公室或文秘人员对那些需要办复的文件 根据承办时限要求 对文件承办过程所实施的催促和检查活动的行为过程 指对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程 又称签注 内容 1 一般传阅的文件2 需要办理复文的3 需要具体承办的 王秘书是这样做的 王秘书拿出收文登记簿 将此份文件按照有关要求进行了登记 并取出 收文处理单 按内容进行了填写 再讲 收文处理单 与该文件夹在一起 交给办公室主任 办公室主任仔细看了该文件 提出 总经理批示 的拟办意见 让王秘书给总经理送去 王秘书将已经提出初步办理意见的文件拿到总经理办公室 总经理阅读文件后 给予批办意见 请副总经理负责 生产部经理和品质部经理协助 共同做好各项准备工作 总经理打电话让王秘书过来 让她将这份文件和办理意见传达给副总经理 王秘书将总经理批示的文件送到副总经理处 副总经理看了文件之后 对批办意见进行了具体承办 马上召集生产部经理和品质部经理开会 并要求生产部和品质部共同协助 迎接产品质量专项整治行动和全面普查建档工作组的到来 并开展有关工作 为落实各项准备工作 副总经理又召开了管理层全体会议 对加强质量管理 提高产品质量 迎接巡查和抽查的各项任务与工作进行了布置 决定在各个部门开展相应的宣传活动和动员工作 并要求各部门首先进行自查 明天将自查情况向副总经理汇报 办公室准备明天再进行催办 王秘书准备催办通知单 在各项工作落实完毕之后 王秘书进行了注办 在 收文处理 单上 写清该文件的处理情况 该文件已批办 由副总经理负责 生产部经理和品质部经理协助 的字样并填好日期 然后和原文件一起 按要求进行归档 四 发文处理指在单位内部为制发文件所进行的创制 处置与管理活动过程 制文阶段 拟稿 审核 签发 注发制发阶段 缮印 校对 用印 登记 装封 发送 归档 指拟制文件文稿 是根据领导的交拟意见或批办意见起草文件的行为过程 附 发文稿纸 指综合部门将文稿送交领导人签发前 对文稿进行全面的审核和修正的行为过程 又称校核或把关 签发是领导人对呈批的文稿 经过最后审定 核准发出并签署意见的行为过程 注意 做全面审定 按规定签发 不越权签发 注发是文秘人员注明经过领导人同意发出的文件如何印发的行为过程 又叫清点或编号 是对本单位将发出的文件按照规定的项目进行统一文字登记的行为过程 它与收文登记没有本质区别 只是收与发的不同 发文登记簿 案例2力达灯具有限公司为了更好地发展业务 在公司办公会议上决定 在新年到来之后将在北京华盛大酒店召开2009年订货会 责成销售部负责此项工作 销售部经理会后立即着手安排相关工作 要求办公室王秘书起草有关文件 经理经过与有关方面联系 确定了会议的有关事项 向王秘书布置工作 于2008年12月10日前发出2009年订货会议邀请函 会期3天 1月5日报道 报道地点在北京华盛酒店大厅 请各地的供销商前来参加会议 会务费自理 并要求王秘书拟写一份邀请函件 告之有关活动事项 第六章合同 教学重点 合同的书面形式 结构和内容教学难点 签订的原则与应注意的问题 第一节经济合同的性质 特点 作用 一 概念 合同是当事人之间设立 变更或者终止权利义务的协议 二 合同与契约我国法律没有契约与合同之分 统称合同 三 合同的要素主体 合同关系的参加者 是享有合同权利 承担合同义务的人 包括自然人和法人 内容 合同主体享有的权利和义务 客体 合同主体的权利 义务所共同指向的事物 四 经济合同的性质 中华人民共和国经济合同法 总则 第二条对经济合同的性质作了概括的说明 经济合同是法人之间的实现一定的经济目的 明确相互权利和义务关系的协议 这个说明有以下几层意思 经济合同是法人之间的协议 所谓法人 是对自然人而言的 是指按法律程序成立 有一定组织机构和独立财产 能够以自己的名义进行经济活动 具有民事行为能力 依法享有民事权利和承担民事义务的组织 经济合同以实现一定的经济目的为基本内容 无偿保管 借贷 委托等协议都不属于经济合同的范畴 经济合同当事人的权利义务关系必须以书面形式加以确定 五 经济合同的特点 1 合法性经济合同的主体 客体 内容必须符合国家的相关的法律规定2 合意性合同的签订 必须是合同当事人在自愿并协商一致的情况下完成3 有偿性合同的订立 完成 能够给合同的订立主体带来经济利益 六 经济合同的作用 经济合同是专业协作的纽带 加强横向经济联系的工具 经济合同促进企业改善经营管理 加强经济核算的有力措施 经济合同在发展对外经济关系 扩大国际经济技术交流中也起着重大的作用 第二节合同的基本则和分类 一 原则 1 保护债权 规范市场交易2 合同当事人法律平等3 公平4 诚实信用5 计划 二 合同的分类 见课本 三 作用 经济合同是专业协作的纽带 经济合同促进企业改善经营管理 加强经济核算的有力措施 经济合同在发展对外经济关系 扩大国际经济技术交流中也起着重大的作用 第三节合同的形式 内容和结构 一 合同的形式1 书面形式2 口头形式3 其他形式 经济合同的书面形式 从使用的情况看 有以下三种 表格式 条文式 表格条文结合式 以上三种形式从制作上看 可分为临时书写时和预制式 临时书写式合同是双方 或几方 当事人经协商一致后临时设计 书写的合同 预制合同是根据处理关系的经验与惯例 成批地设计 印刷好空白文书样式 合同当事人经协商后按项填写内容就可以 预制式合同文书 又称格式合同或规范式合同 二 合同书的内容和结构 1 合同书的内容名称 当事人情况 主要条款 当事人签章 签约日期和地点2 合同书的结构从使用情况看分为三种形式 表格式 条文式 表格条文结合式 标题 一般写明合同的性质和种类 当事人名称 全称 并列 若需要可在名称后用括号注明甲方 乙方 用 以下简称表述 且必须全文通用 合同立合同者 以下简称甲方 以下简称乙方 正文A 标的 标的是指合同双方权利和义务所指的对象 可以是实物 劳工 工程项目等 B 数量 质量和规格 C 价格或酬金 D 履行的期限 地点和方式 履行的期限是指合同双方一致确定的合同兑现的时间 E 违约责任 违约责任是指不按合同规定或不适当履行合同义务的制裁措施 F 其他事项 为了 经双方协商一致 特立此合同 1 2 3 5 本合同一式三份 双方各执一份 公正机关存放一份 结尾结尾事项一般是采用当事人双方左右对称 平列的书写方式1 双方当事人签名 盖章 单位合同要签明双方单位全称 法人代表姓名 加盖公章 专用章 还要有双方法定代表人签字 2 双方单位住址 电话号码 电报挂号 传真号码 邮政编码 3 双方开户银行 银行开户名 银行帐号 4 必要时双方可请有关机构公证或鉴证 鉴 公 证机构可在双方当事人情况栏后签署有关意见 5 标题处未写签约日期的 此处要写全 甲方甲方公证机关 章 单位名称 章 单位名称 章 公证意见 地址委托代理人 章 地址委托代 章 电话电话开户银行 开户银行 公证人 章 帐号 帐号 签约日期 年 月 日 第四节拟写合同应注意的问题 1 应注意的问题 条款要完备 格式要规范 语言要精确 业务要精通 要认真核对 要严守合同纪律 2 总法 合法 合理 合格 辨析一 经济合同立合同人 立新化工厂第二车间 甲方 X市第二建筑公司生产科 乙方 为了建筑立新化工厂第二车间东厂房 经双方协商 订立本合同 1 甲方委托乙方建造东厂房一座 有乙方全面负责建造 2 全部建造费 包括材料 人才 壹拾贰万柒仟元 3 立新化工厂在订立合同后先交一部分建造费 其余在东厂房建成后抓紧归还所欠部分 4 工期待乙方筹备就绪后立即开始 力争三月中旬开工 争取十一月左右交付 5 建筑材料由乙方全面负责筹备 6 本合同一式两份 双方各执一份 立合同人立新化工厂第二车间 公章 主任 范秉权 私章 X市第二建筑公司生产科 公章 主任 任瑞辉 私章 XX年XX月XX日 辨析二 建筑工程合同长沙XX纺织厂 甲方 以湖南省建筑X局一公司 乙方 经双方商定协议如下 1 工作内容 甲方原有女工宿舍 均系平房 8000平方米 现扩建20000平方米 其余拆除4000平方米 新厂房要求五层钢筋水泥结构 详见图纸 2 建筑费用 全部建筑工程费用300万元 详见清单 所有建筑材料均由乙方负责采办 订立合同后甲方先付给乙方工程费200万元 余款在宿舍建成验收后十天全部付清 3 建筑工期 1996年2月15日开工 1996年10月20日竣工 4 经济负责 厂房如能按期付款 每超过一天应赔給建筑公司按工程费千分之一的赔偿金 建筑公司如不能按期完成施工任务 每超过一天 厂房可在工程费用中扣除0 1 作为赔偿 6 施工期间的人身安全由乙方负责 7 本合同一式四份 双方各执一份 鉴证机关一份 建设银行一份 甲方 单位盖章 乙方 单位盖章 代表 签章 王东阳代表 罗秀成电话号码 3567857电话 4021713开户银行 市建行开户银行 省建行账号 23657 0273账号 67895 28031鉴证机关 单位盖章 代表人 签章 吴有良电话 3024715 根据下属材料 拟写一份合同 广东省 县红光供销公司的代表王运明于1998年9月17日与云南省 市昌隆羽毛厂的代表李发奎签订了一份合同 双方议定公司方购买厂方加工的白鹅标准毛 88规格 按部颁标准 共50吨 每吨26 400元 要求1998年10 11 12三个月的每月下旬分三批用火车