办公文秘_如何做一个好的助理培训讲义

如何做一個好的助理 正圓精密科技 蘇州 有限公司 你是這樣的助理嗎 只是接電話 告訴客戶不知道 沒辦法 只是開訂單 不聯絡 不追蹤 有問題不回報 不處理只是打報表 不確定數字的正確性 只是接電話 從未希望客戶有滿意的感覺 從未希望客戶多訂一些貨 只是認為自己是助理 從未想過自己的一言一行代表業務 主管 老板 公司 如何做一個好的助理 好的助理需要哪些知識 技術 能力 助理的意识 自觉工作的意识客户意识团队与合作意识竞争意识学习意识创造性开展工作的目标意识 如何開始助理的工作 助理的工作程序 助理如何接受命令 步骤一 主管呼叫您的名字时 您应做注意什么 1 用有朝气的声音立刻回答 2 不要闷不作声的走向主管 3 不要使用 干什么 什么事 等同级用语回答 4 带上记事本 以便随时记下主管的指示 步骤二 记录主管交办事项的重点 1 具有核对功能 2 备忘和检查工作 3 避免日后 有交待 没听到 的纷争 步骤三 如何正确理解命令 1 注意点 A 不清楚就问清楚 但切忌使用反问句 B 尽量具体化地向主管确认 C 让主管把话说完 后再提意见和疑问 D 使用6W 3H来理解 6W是什么 1 什么事 WHAT 2 什么时候 WHEN 3 在那里 WHERE 4 对象是谁 WHO 5 什么目的 WHY 6 那些选择 WHICH 3H是什么 1 怎样办 HOW 2 多少数量 HOWMANY 3 费用如何 HOEMUCH 如何进行助理的工作 WhyWhatwhowhenhow 主人翁的精神 助理工作的基本守则 守则一 比上司期待的工作成果做得好 守则二 懂得提升工作效能与效率的方法 守则三 一定在指定的期限内完成工作 守则四 工作时间 集中精神 专心工作 守则五 任何工作都要用心去做 守则六 对上司交办的工作要注意有反馈 守则七 要有防止错误的警觉心 守则八 做好整理整顿 守则九 不断改进工作的意识 简单化 代替化 统和化 分散化 废止化 守则十 养成节约费用的习惯 有效的报告方法 报告对象 报告对象 直接上级注意 切忌越级 除非直接上级指示 你在什么时机报告合适 你可以报告时机 一 做好计划时 主要作用和目的 1 让主管了解计划的内容 籍此请主管确认一些重要事项 2 请主管指示和审核计划 并认可 你可以报告时机 二 中间报告 主要作用和目的 1 让主管了解您的工作进度 2 让主管知道您在干什么 你可以报告时机 三 紧急报告 主要作用和目的 1 发生可能影响目标的实现的重大问题和突发事件时 应及时向主管报告 你可以报告时机 四 工作结束时 主要作用和目的 1 工作终了时一定要向主管报告 让主管及时知道工作完成是您工作成效得到确认重要步骤 2 保证工作的有效性 如何报告 口头报告的原则有 1 先说结论 2 简洁 正确 3 要事实不要臆测 误导是要负责的 4 不要遗漏重点5 成功 失败要明言 口头报告的原则有 书面报告原则 谴词用语要简单易懂标题清楚尽量用图表 数字说明报告顺序要合逻辑利用添附资料说明 如何赢得合作的人际关系 如何赢得合作的人际关系 做好自我管理随时能站在别人的立场考量事情主动地去关怀别人 帮助别人 赢得合作的谈话技巧有那些 赢得合作的谈话技巧 用建议代替直言提问题代替批评让对方说出期望诉求共同的利益顾及别人的自尊 助理与上司的相处之道 理解上司的立场有事情要先向上司报告工作到一个段落 需向上司报告向上司提出自己的意见向上司提供情报依上司的指示行事不要在背地说上层主管的闲语 有效地沟通 正确地回应对方的话语注意沟通过程的态度注意倾听话语的水准理解的水准如同身受的水准经常不断地确认沟通的信息表达出让人印象深刻的沟通话语 沟通禁忌 不良的口头禅用过多的专业术语或夹杂英文只顾表达自己的看法用威胁的语句易受干扰的环境忽略了确认不了的信息只听自己想要听的 沟通有那些准备工作 沟通前的准备步骤 心里明确您沟通的目的 收集沟通对象的资料 决定沟通的场地 准备沟通进行的程度与时间 做出沟通计划表 企业内的沟通准则及方式 企业内沟通三原则 1 迅速地 2 正确地 3 容易了解 沟通三个要点 从整体大方向开始沟通确认对方理解的意思完整不遗漏 企业内沟通文书 电话留言函请示策划书报