办公文秘_办公助理的基本礼仪培训

如何做一名好助理 或内勤 一 助理的定义 助理既联系上下 又协调左右 既是政务的参谋 又是事务的 主管 是上下级 部门 中心之间的纽带 助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用 爱岗敬业 尽职尽责地履行自己的职责 富有成效地做好工作 二 助理的分类 根据岗位级别来分 1 董事长助理12 商务助理2 总经理助理13 执行总监助理3 行政助理14 策划助理4 销售助理15 美工助理5 项目助理16 咨询助理6 财务助理17 运营总监助理7 人事助理18 生产助理8 采购助理19 设计师助理9 经理助理20 培训助理10 市场助理等等 11 产品助理在现实生活中平时接触比较多的助理职位有 董事长助理 总经理助理 经理助理 行政助理 人事助理 项目助理等等岗位 主要是介绍助理的定义及基本分类 三 做一名好助理 主要应在以下8个方面努力 一 要认清自己 处事有原则找不准位置 也就找不准工作的立足点 切入点 着力点 工作起来也就找不着 感觉 助理围绕着中心工作 上协助领导 下联系员工及部门 在处理事情过程中 把握好工作分寸 管理不巨细 参谋不决断 助手不揽权 不越权 不越位 不缺位 工作要到位 另外 助理对于工作岗位上的事情 要有自己的立场 不能随波逐流 举例 比如以前我在营销中心担任内勤时 其实换种说法也叫销售助理 是一个服务的角色 同时也是一个管理者的身份 当时定下了一个请假制度 制度中说如果需要请假 提前一天在ORT登记 并告知直接上级审核 审核通过后最后由营销内勤批准 但结果员工直接同直接上级请假 而未告知营销内勤 事后也没采取措施来处理 结果导致这种想象越来越严重 通过此事件说明了 全力协助制度的执行落地 如果有人违法了这个制定 就按照规定处理 并把处理结果通告全部门 让其他员工以此为鉴 重点 找准工作重心 处事要有原则 坚定立场 二 要耳聪目明 作好参谋工作从大的方面说 当助手重要的在于搞好信息 决策 督查服务 及时地捕捉信息 准确地搞好反馈 积极地当好决策参谋 不仅要善于发现问题 还要认真分析问题 给领导解决问题提供决策参考 领导一旦采纳决策意见 还要制订决策备选方案 备选方案不能只是一种 要有多种方案 以便优中选优 拍板定案 决策制定后要采取得力措施抓落实 并及时搞好督促检查 搞好落实情况反馈 这点非常重要 也是提升自我的好机会 在做营销内勤工作时 我除了把事务性工作做好 同时也是高管及整个团队的眼睛 嘴巴 耳朵等 一定要做到耳听八方 眼观四路 了解团队人员的现状 比如 1 当发现团队中有人业绩不理想时 可以找他们谈心 了解情况 尽自己的一份力量 同时把信息及你的建议想法一起及时反馈给他的直接上级 以便上级能更好的支持 2 如果有了解到团队成员中发生喜事或者丧事 一定要及时问候 告知相应上级表示祝福和问候 体现出合才 家 的文化 另外 如果这件事情有涉及到其他部门 那第一时间反馈到相应的对接人 以便接下来的工作顺利进行 例 合才的福利 婚事 丧事 生育等 注意点 当发现问题了解实情后 要及时向上级反馈 同时带着你建议的解决方案 而不是一味的去向上级索取答案 3 假如现有个客户C报名参加了某个课程 突然发现此客户C是销售人员A和销售人员B都在跟进的 作为营销内勤怎么处理这件事情 方法 先了情况 然后再最初决策 了解情况时 分别找A和B单独分开谈话 切记不能一起谈话 了解到如果确实是A和B同时在跟进的事情 处理一 协商一起跟进 根据合才营销中心的分配机制 落实好分配的比例 达成一致 如果此方法不成 那就处理二 客服CRM系统查询 客户记录的最初跟进人 所以平时每月定好时间点上交跟进的客户 录入到CRM系统 一是成为公司资源 二是提供查询客户的依据 解决问题的思路 1 发现问题 分析问题 解决问题2 发现问题 分析问题 解决问题 预防问题3 发现问题 清楚目标 效果导向 原因分析 解决方法 行动计划 总结 预防方法3是目前教练经常用的方法 过去是基于过去看未来 我们是要基于未来看过去 效果导向是这个问题解决后给我们带来的意义和好处 最后 重点是要解决问题的行动计划 要落实到位 三 要善于长袖善舞 作好各部门之间的 润滑油 首先要协调好上下的关系 对上 要尊重而不盲从 服务而不奴婢 更不能违背原则盲从领导 陈云同志说 要 不唯书 不唯上 要唯实 在实际工作中 不看领导眼色是不可能的 但要有分寸 要坚持原则 按章办事 不能惟命是从 待下 以礼 以诚 以情 不要盛气凌人 不搞瞎指挥 乱指挥 不欺下瞒上 再是协调好内外关系 外求支持协作 内求团结向上 对于上级交代的事情需注意的 不管是助理还是其他岗位的都适用 1 去上级办公室 随时带上记录本和笔 且记录本要大气 2 对于上级交代的事情 要重复一次 确认你理解的意思是否与上级一致 3 在交代事情过程中 不管事情的对与错 先听从领导说的 说完后 如果有什么地方 你觉得有一些有利的意见 尊重上级然后表达下你的意见 因为有时上级可能考虑问题的出发点和你所想的有出入的 4 对于交代的事情 在汇报时 一定要汇报结果 然后有需要的话再汇报一些细节 5 在处理领导交代的事情中 不要等事情全部结束后才汇报 在进行中过程也需要汇报 如果在过程中有需要帮助的 或者难点及时提出来 以便得到更好的解决方案 对与部门与部门的沟通 核心 信息传递的快 准 部门之间的和谐 1 先弄清楚 这个事情找哪个部门 找部门的哪个人 事情一定要找准部门 找准人 目的一是提高工作效率 二是避免部门之间的矛盾 2 部门之间的沟通要顺畅 及时 因为我们是整个公司部门与部门的桥梁 担任信息传递的重要任务 3 如果某件事情之前已与部门对接好 又因其原因发生变化 要第一时间告知对接人改变的结果 以免出现错误 此点非常重要 很多时候在工作中 我们忽略了这点 比如开课 原定于6月7号培训室开课 因某些原因改地点了 如果你是此事的负责人 如果不告知其他部门的话 很可出现客户来了 没找准地点 4 部门与部门之间的沟通协调要注意表达方式 如果表达不当 会造成部门之间的误会 这是公司上级不愿看到的现象 5 如某件事情需要其他其部门的协助 在参与之前一定要先征得协助部门上级的同意 这个协调如果是助理可以谈的那就助理去 如果是需要你的上级去的 那助理就温馨提醒上级做这个动作 6 如果部门与部门之间的有些事每月对接点时间一样 那可以整理出一份清单 列好时间点和事项 给到部门的对接人方便工作地开展 四 要高效快捷处理有关事务助理必须要有强烈的时效观念 意识 求真务实 雷厉风行的工作作风 运筹帷幄的领导艺术 在有限的时间里办好应办之事 要善于 分身 明确该干什么 不该干什么 先干什么 后干什么 要有所为 有所不为 为好应为之事 该别人 代劳 之事 要分解任务到人 并明责授权 责权相等 一旦分工 明责 授权 要少插手 多支持下级大胆工作 不要事无巨细 事必躬亲 不该为之事 亲自 未必就好 还往往会挫伤员工的积极性 工作有成绩 也会有不足 要客观地分析是非功过 更不要跟下边抢功争好 尤其是出现过错不要推诿 对自己的过错更不要上推下卸 工作要扎实 力求实绩 实效 工作不能摆花架子 更不能弄虚作假 要真实地反映情况 扎实地开展工作 做事的标准之一 每分每秒做最有生产力的事情 作为助理每天有很多事务性工作 所以每天工作开始前 前天晚上就整理好明天的工作计划 事情的优先排序是 重要且紧急 重要不紧急 紧急不重要 不紧急不重要等顺序 ORT每天坚持写总结和计划的目的也就是为了清晰我们的工作 另外 在当中的工作中 我们经常会遇到一些突发事件 当事情来了 先不要手忙脚乱 而是快速整理下思路 弄清此事是否需要马上解决 如是 则停下原来的工作马上处理 如不是 则可以先完成手头上刚在做的事情 然再处理 一切根据情况而定 事情优先排序的原则 紧急 不紧急 重要 不重要 五 要不断提升个人素质 增加人文魅力自身素质强 就会产生人文 魅力 和影响力 要当好助理 要靠权力的影响力 但更重要的是靠非权力的影响力 只有二者有机结合 才能更好地开展工作 要注重发挥自身非权力因素的影响力 靠德 识 才 学 靠高尚的人格 丰富的知识 高超的才干 卓有成效的方法艺术来开展工作 在提高自身素质的同时 还要学会尊重 学会理解 学会 给予 尊重上级 理解同级 善于 给予 下级 培养人才 帮助人展现才能 实现价值 六 要注意自身形象 起好表率作用作为助理要加强自身修养 注重自我形象塑造 同时 要引导部门员工强化形象意识 形成塑造形象的共识 工作中 要重视外在形象的 包装 全心全意地 热情细致地待人接物 为人处事 要经常并善于 换位思考 想一想假如自己是领导或是员工怎么办 设身处地地搞服务 办实事 办好事 作为助理 保持积极的心态 能够激发你的激情 保持愉快的心态 能给身边的人带来正面的能量 YES IAMREADY 七 要制订并完善游戏规则一方面要根据工作需求 建立一套切实可行的工作勾只奥制度 并不折不扣地去执行 另一方面要在工作实践中不断地加以完善 比如 之前在营销内勤岗位上制定激励制度 日常工作制度等 用制度管人 管事 根据游戏规则 奖优罚劣 表扬 奖励好的 批评 惩罚坏的 不能好坏不分 是非不明 不能让 会叫唤的孩子多吃糖 更不能形成或陷入 干的不如不干的 不干的不如捣蛋的 怪圈 建立并逐步完善好人能够积极办好事 坏人不敢办坏事的良好机制 确保公司工作正常 有序 高效运转 概要的重要就是 一是制度具有可行性和价值行 二是自身要100 按制度做事 以身作则 三是要监督执行制度 落实到位 不允许有人违背 四是不断完善 八 要努力营造温馨快乐的工作环境要着力创造工作的良好环境 用良好的环境去影响人 改造人 约束人 积极倡导 思想上重视 工作上要研究 策划 采取切实有效的举措 努力创造一种用事业留人 用待遇留人 用情感留人的良好工作环境 在合才 本身我们就有 军队 学校 家庭 的文化 那我们就应该维护好这个工作环境 九 加强目标感 盯紧目标作为助理 经常会接到上级命令 或做某件事情需要其他人的协助 配合 如何让事情高效 顺利完成是非常重要的 有以下需要注意的 1 加强对目标感的追求 2 当接到上级某个事件的命令时 根据事情的紧急性来处理 如果此事件需要一个时间段 那每个阶段我们都要盯紧 了解事情的进展进度 及时同上级汇报进展过程 如果是临时通知 很快可以处理完的 那处理之后及时汇报给领导 汇报方式 当面 电话 短信 短信一定要收到回复为准 举例 做营销内勤时 江总给我一个命令 给一个客户发送一份邮件的案例 3 当下达一个命令给部门同事 需要配合时 在事情进展的过程中一定要追踪进展程度 一定要谨记 不要犯 我以为 的错误 十 营造短信文化在合才 短信也是合才文化之一 它是建立良好关系的一个工具 很多企业这种短信文化是没有的 如果我们作为项目助理去到企业的话 可以引进 并持续 如果新人进入一家公司 就接收到来自同事或者上级的欢迎短信 内心是温馨的 如果工作中遇到不开心的事情 有同事给你一条打起的短信 内心会充满力量 如果平时下班后 有同事发一些分享成果的短信 那我们可以学习其中的方法 提升自我 举例 比如营销中心的每天的工作情况汇报短信和好消息分享信息 四 接受上级命令的三个步骤 步骤1 立刻回答 是 迅速走向上级步骤2 记下上级交办事项的重点步骤3 理解命令的内容和含义注意点1 不清楚的地方 询问清楚为止注意点2 尽量以具体化的方式 向上级确认命令的内容注意点3 要让上级把话说完后 再提出意见或疑问 五 与上司的相处之道 理解上司的立场 有事情要先向上司报告 工作到一个段落 需向上司报告 向上司提出自己的意见 向上司提供情报 依上司的指示行事 不要在背地说上层主管的闲话 六 与下属相处的礼仪 以身作则 己所不欲 勿施于人 平等待人 忌拉帮结伙 任人唯亲 要惟才是举 平等待人 礼遇下属 尊重 关心下属 冷暖挂心上 信任下属 士为知己者死 接近下属 知无不言 言无不尽 上情下达 七 与同事相处的礼仪 真诚合作 同甘共苦 一个好汉三个帮 公平竞争 宽以待人 严于厉己 人非圣贤 孰能无过 八 客户或者朋友等介绍的礼仪作为助理 上级经常会接见一些客户或朋友 作为上级的助理协助接见是很正常的事情 所以需要注意介绍时的礼仪 先介绍位卑者给位尊者 年轻的给年长的 自己公司的同事给别家公司的同事 低级主管给高级主管 公司同事给客户 非官方人事给官方人士 本国同事给外国同事 九 交换名片的礼仪作为助理 陪同上级会见一些客户或朋友 这是很正常的事情 所以需要注意交换名片时的礼仪 如果是坐着 尽可能起身接受对方递来的名片 辈份较低者 率先以右手递出个人的名片 到别处拜访时 经上司介绍后 再递出名片 接受名片时 应以双手去接 并确定其姓名和职务 接受名片后 不宜随手置于某个地方 经常检查皮夹 不可递出污旧或皱折的名片 男士名片夹或皮夹置于西装内袋 避免由裤子后方的口袋掏出 尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西 不要无意识地玩弄对方的名片 上司在时不要先递交名片 要等上司递上名片后才能递上自己的名片 十 端送茶水的礼仪作为助理 上级经常会见一些客户或朋友 端送茶水也是工