公文写作_应用文书写作与处理

应用文书写作与处理 应用文书 今天我们学点什么 教学目的 一 学习和掌握 必需 够用 的应用文写作 特别是公文写作 的基本理论和基础知识 二 能熟练写出符合国家政策法令 观点正确 内容充实 结构合理 层次分明 表达清晰 语言得体 标点正确的各类常用应用文书 本讲义主要考虑公文 三 能准确的阅读 评鉴一篇应用文书 能对具体的应用文书就观点 材料 结构 格式 语言等方面加以分析评鉴 1 应用文书概述 基本含义 概念 分类和特点 2 公文的特点 作用3 常用文种的写作规范 要领4 公文格式方面的有关规定5 行文规则方面的有关规定6 公文办理方面的有关规定7 公文管理方面的有关规定8 如何写出高质量的公文9 如何正确对待公文写作 本讲义主要分为以下几部分 目录 最新应用文写作 为什么学习应用文书写作 1 开展工作的需要 应用文书使用范围涉及各行各业 各类工作业务的方方面面 任何管理活动和相关业务几乎都离不开应用文书的写作 为提高工作效率 实现应用文书管理 特别是公务文书的规范化 科学化 无论是机关单位的工作人员 企业从事管理工作 或是生产岗位的同志都有必要学习和掌握应用文书写作知识 打好写作基础 练就扎实的基本功 为在岗位上成才 有所作为 实现自身价值奠定基础 此外 加强政务工作的规范化建设 更是提高办公室部门运转质量和服务水平的根本所在 2 提高自身素质和实际工作技能的需要 作为开展工作的一种极其重要的手段和工具 无论是哪一机关 单位 部门 都要使用公文来指导和推动工作 上至领导机关 下至基层单位 都离不开应用文书 应用文书特别是行政公文是各种实用文章体式中使用频率最多 使用范围最广泛的文体 因此 提高应用文书写作水平是提高工作人员 员工素质的应有内涵 应用文书写作已成为人们就业 参与竞争的重要手段 建功立业的必要组成部分 是在现阶段 新形势下对机关 企事业单位的工作人员 员工基本素质的客观的 内在要求 是考核各级 各类工作 管理人员包括一些领导干部的综合指标的一项重要内容 3 提高机关应用文书管理水平的需要 一是文种使用不规范 对文种的写作特点 适用范围了解不够 混用 误用文种现象较为普遍 二是公文用语 公文结构格式 公文处理程序不规范 缺乏正确的理论指导 有的机关 单位过于随意 三是文字表达能力差 这也是导致公文质量低 应用文写作水平不高的主要原因 应用文书写作 是写作学的一个重要分支 写作的概念 应用文书写作 是以实用为目的的写作 应用文书的概念 又称文书 是机关 团体 企事业单位和个人 在日常工作 学习和生活中 为办理公私事务而形成并使用的 具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体 本文的研究对象 主要是机关 团体 单位和个人由于公务 业务活动而使用的应用文书及应用文书写作 它包括带有法定性的公文 还包括一般应用文 应用文书的文章体裁 种类繁多 由于标准不同 它的分类也不尽相同 一 应用文书概述 最新应用文写作 关于应用文概念的几种说法 台湾 张仁青教授在 应用文 一书中说 凡个人与个人之间 或机关团体与机关团体之间 或个人与机关团体之间 互相往来所使用之特定形式之文字 而为社会大众所遵循 共同使用者 谓之应用文 香港学者陈耀南 现代应用文写作 凡个人 团体 机关相互之间 公私往来 用约定俗成的题材和术语写作 以资交际和信守的文字 都叫应用文 内地 洪威雷教授在 应用文写作学概论 一书中说 应用文是社会团体 政党 国家 机关 企事业单位和人们在日常工作 生活中 为处理公私事务而经常使用的具有某些比较固定格式的一种实用文体 综合看 不同专家 学者对应用文的界说 概括 有相同之处 也有相异之处 在文字表述上相同的是 个人 团体 机关 在意思上相似的是 约定俗成的体裁 特定形式 比较固定的格式 公私往来 处理公私事务 互相往来 实际上 应用文 就是 应付 生活 用 于实务的 文章 既明确 又简练 更符合信息化时代的要求 约翰 奈斯比特教授认为 人人应具备 应付 日常工作和生活所需要的应用文写作的能力 从字面上分析 应用文 重在 应用 两字 这是区别其它文体最主要的特征 应者 对应 适应 应承 应制 应付也 用者 派用 需用 运用 实用也 如果再抓住应用文的 管理 交际 信守 等功用 综合一国三地对应用文的表述 应用文的概念就会明确起来了 尽管一国三地所使用的文种称谓有所不同 但对应用文这一词的界定 概述是可以统一起来的 根据应用文书的特点 作用 写作规律 把应用文书分成行政公文 机关事务文书 公关礼仪文书 财经文书 法律诉讼文书和科技文书 新闻宣传 专业论文 法规与规章文书 应用文书的文章体裁 种类繁多 由于标准不同 它的分类也不尽相同 从来源上分 对外文书 发文 收来文书 收文 内部文书 从作用上分 指挥性文书 规范性文书 报请性文书 知照性文书 记录性文书 最新应用文写作 应用文书的分类 从行文关系或行文方向上分 上行文 平行文 下行文 泛行文 从处理要求上分 应用文书又可作多种划分有需办件 参阅件 从时间处理要求分 有特急件 急件 平件从保密处理要求分 有机密件 普通件等 应用文体有着极为广泛的使用范围 它既可以办理公务又可以处理个人事务 公务 包括传达和贯彻党的方针 政策 发布法规 请示和答复问题 指导和商洽工作 报告情况 交流经验等等 个人事务 应用广泛 已成为社会生活的纽带 现代应用文写作 应用文的种类 日常文书类事务文书类公务文书类礼仪文书类经济文书类科技文书类涉外文书类司法文书类新闻报道类 应用文的特点 1 鲜明的实用性 就是为了解决工作和生活中人们沟通信息时 需要解决的实际问题 2 内容的真实性 写作时必须坚持实事求是的原则 来不得半点虚构 3 格式的规范性 写文章贵在创新 而应用文则不然 其写作格式就不允许创新 有严格的规范性 4 语体的独特性 语言具有准确性 简明性 质朴性和庄重性 其表达方式以叙述 说明为主 以议论为辅 应用文的作用 宣传指导作用沟通协调作用总结提高作用积累凭证作用立命处世作用 应用文的主旨1 主旨的含义通过一篇应用文的全部内容表现出来的基本观点 看法 意见 主张或主要问题 就是应用文的主旨 2 主旨的要求正确 主旨正确 是写好应用文的前提 鲜明 主旨鲜明 是为了确保主旨的统帅作用 客观 主旨客观 是因为应用文不同于其他文体 特别强调客观 真实 集中 主旨集中 指的是应用文只能一个主旨 要求主旨单一 集中 突出 现代应用文写作 3 主旨的表现形式 1 标题明旨即用文章的标题直接概括出主旨 使读者一目了然 如 立即刹住用公款请客送礼 吃请受礼的歪风 中共中央纪律委员会通报 这个通报就采用了标题现旨的形式 集中体现了通报的主旨 2 开头明旨即在文章开头写明主旨 以统帅全文 3 文中明旨即在文章的主体部分直接或间接地显现主旨 4 篇末点旨即在文章的结尾点明主旨 应用文的材料写文章要用材料 一是叫 素材 指现实生活中搜集 积累起来的人 事 情况 数据 道理 二是叫 题材 指经过选择写进了文章里的人 事 情况 数据 道理 材料的种类 按内容可分为政治材料 经济材料 军事材料等 按时间可分为现实材料 历史材料 按联系可分为纵向材料 横向材料 按性质可分为感性材料 理性材料或正面材料 反面材料 按来源可分为直接材料 间接材料 按范围可分为概貌材料 典型材料 材料的搜集途径和方法1 观察 搜集材料的重要途径之一 是写好应用文的基础和前提 2 感受 所谓感受就是通过五官感受生活 去获取事物的有关属性 经过综合分析 形成对事物的总体印象 3 调查 调查是带有特定意图的定向观察 它比一般观察更有计划 更有组织 更有目的 4 查阅 查阅可突破时空限制 可间接利用其他研究者的成果 节省大量的时间和人力 但应该注意其真实性和可靠性 进行核实 争取准确无误并注明出处 应用文材料的选择一要切题 材料为主题服务 主题是材料的统帅 因此 选材必须按照主题的需要来选择材料 二要真实 真实是文章的生命 因此选材必须以真实为前提 所用的材料要确凿无误 持之有据 人 事 物 地名和数据以及引文都要真实准确 三要典型 材料典型是选材必备要求 因此选材必须选择那些特征鲜明 代表性突出 能以一当十 最能反映问题 揭示事物本质和规律的材料 用来表现文章的主题 四要新颖 文章贵在 新 深 奇 其中的 新 指的是立意新 题材新 角度新和材料新 什么是表达方式 表达方式就是作者将内容传达出来所运用的方法和手段 由于社会生活本身是复杂的 对社会生活的认知 也需要有各种各样的认识方式和反映方式 这些认识方式和反映方式 在转换为语言进行传达的时候 就是表达方式 如果反映的对象是事物的运动过程 我们就需要用叙述的方式 叙述就是对事件发展变化过程的叙说和交代 如果反映的对象是事物栩栩如生的外貌和形态 我们就需要用描写的方式 描写是将事物的状貌 情态描绘出来 活生生地再现给读者的一种表达方式 如果表达的对象是作者的思想观点 理性认识 就要采用议论的方式 议论是对某一事物或问题发表见解 表明自己的观点和态度的表达方式 如果表达的对象是作者的情感 就要采用抒情的方式 抒情就是对内心情感的抒发 如果表达的对象是某种知识 也就是对一个事物或事理的科学认知 就要采用说明的方式 说明是把事物的形状 性质 特征 成因 关系 功用等解说清楚的表达方式 又称行政机关公文 简称公文或 公务文书 是党政机关 社会团体 企事业单位在进行公务活动时使用的具有法定效力和规范格式的文书 具备了以下几个条件才能算作公文 1 首先 公文是在公务活动中使用并形成的 是为了处理公务 不是为了办理私事的 2 它的使用范围仅限于党政机关 人民团体 企事业单位 而不是个人 3 它是具有特定格式的文字材料 它不同于普通的文字材料 从标题到落款 从内容到文面 从用纸到标记都有特定的要求 二 行政公文的概念 特点 作用 公文的常用表达方式对一般文章而言 表达方式是文章体裁的重要标志 叙述描写用得多 就是记叙文 议论用得多 就是议论文 抒情用得多 就是抒情文 说明用得多 就是说明文 对于公文来说 所用的表达方式 主要是叙述 议论 说明三种 而且 公文都属于应用文 不能用通常的记叙 议论 说明三大文体的标准去分类 在公文内部 虽然表达方式有时仍可作为区分公文内部不同文体的参考因素 如决议 议论成份就比较多 通报 叙事的成份较多 但在多数情况下 公文对表达方式是综合运用的 在一篇公文中 叙述 议论 说明三种表达方式 常常水乳交融 无法绝然分开 公文的种类 根据 国家行政机关公文处理办法 规定 行政公文分13种 企事业单位 人民团体也常酌情比照使用这些行政公文 13种行政公文 依其特点 作用 又可分为几个小类 领导指导性公文 这类公文包括命令 令 意见 决定 通知 通报 批复 会议纪要七种 以行文关系或行文方向为标准划分 领导指导性公文属于下行文 呈报性公文 这类公文包括议案 报告 请示 意见四种 公文的种类 以行文关系或行文方向为标准划分 呈报性公文属于上行文 公布性公文 这类公文包括公告 通告两种 以行文关系或行文方向为标准划分 公布性公文属于泛行文 商洽性公文 商洽性公文只有函一种 函多作平行文 1 鲜明的政治性和政策性 法定的权威性 规范性和行政约束力 2 固定的写作格式和处理程序 3 特定的作者和较强的时效性 单纯的结构和缕晰的条文 最新应用文写作 1 领导和指导作用 上级机关发给下级机关的公文 都具有领导和指导作用 2 行为规范作用 相当一部分公文 体现了政府机关对人们行为的要求 要求人们坚决执行 3 宣传和教育作用 有些政策规定本身就是最好的宣传 而传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务 4 联系知照作用 有关机关之间的许多工作是通过公文进行联系 协调的5 依据和凭证作用 各种公文都反映了制发机关的意图 都具有法定的效力 受文机关则以此作为处理工作 解决问题的依据 公文的作用 对公文语言的要求 1 准确 这是对公文语言的最基本要求 包括用词准确 语言准确 语言得体 2 精炼 指语言言简意赅 精当不繁 要恰当地选用词语 力求简短朴素不求粉饰 3 朴实 指语言平直自然 明白晓畅 通俗易懂 4 严谨 指语言含义确切 文字严谨 细致周密 分寸得当 5 鲜明 使用群众熟悉的 喜闻乐见的语言把事物和道理讲清楚 使广大读者容易接受和理解 公文是非常重要的文字材料 它是党和政府指导工作 实施领导的重要工具 是交流信息 维系上下左右 按照统一目标运转的重要手段 是调动方方面面积极性 完成各项任务的重要保证 也是教育群众 规范人们行为的重要准绳 这 四个重要 说明公文写作绝不是一个单纯的文字技巧问题 而是一项十分严肃的政治任务 它上联党和国家的大政方针 下联广大群众的利益和要求 中联各级领导的决策水平 形象和作风 可见 精心制作公文 既是各级领导的重要职责 也是党和政府赋予文秘人员的光荣使命 感受 公文读起来很平凡 又没有生动感人的故事 好像很容易写 其实大为不然 公文具有特殊的地位和作用 有自己独特的语体风格 它不是文责自负的个人创作 更不是供人欣赏的花样文章 而是代组织立言 是行动的科学 所以公文写作要求是很高的 难度也是很大的 没有点基本功夫 是撰写不出好公文的 著名作家茹志鹃在谈写作体会时说 我在写每一篇东西的时候 我都翻箱倒柜 把所有的储藏 只要能用的都使用上 任何文章都是作者思想 生活 知识和语言能力的综合反映 因此 只有把人体的全部器官都调动起来 进入最佳状态 才能制作出高质量的公文来 确保公文的准确性极其重要 作为公文具体起草人员 决不能轻视自己手中这支笔 笔头虽小 份量很重 正是 笔下有财产万千 笔下有人命关天 笔下有是非曲直 笔下有毁誉忠奸 所以 确保公文的准确性 是当前撰写公文首先要注意和急需下力量解决的课题 我认为 一篇好的公文最低要做到 九准 文种要准 标题要准 引据要准 事实要准 政策要准 数字要准 字词要准 标点要准 标记要准 一 决定 决议对某些重要事项或重大行动做出安排 部署 奖惩有关单位及人员 用 决定 对某些重大问题或事件 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项 用 决议 决定具有内容的严肃性 事实的准确性和行文的周密性等特点 决定在电力系统使用比较广泛 一般分为三类 1 就某项工作做出重大安排的决定 针对一些重要的事项做出具有强制性的决策时使用 正文部分要写明决定的依据 决定的事项 结尾提出要求或自然收尾 2 针对某一件事 提出处理 号召学习的决定 正文一般分三部分 A介绍所针对的事项 要简明扼要 B做出的决定 C提出的要求和号召 3 针对某项工作 某项活动进行表彰 命名的决定 命名是一件很严肃的事情 必须经过会议讨论通过 才能做出决定 正文分三部分 决定的起因 依据 决定的事项 内容 提出的希望和号召 三 常用公文的写作规范 要领 决议和决定有类似的特点 但决定不一定全通过会议做出 而决议是必须经过会议讨论通过后形成的 决议一般分为两种 第一种 针对会议讨论通过的文件做出的决议 写法分三部分 A决议的依据 即说明在什么会上 审议批准了什么文件 什么方案等 B决议的事项 也分三部分 对审议的文件评价说明 对前一时期工作的回顾 对今后工作如何部署的决策性意见 C结语或提出的要求 希望 第二种 对某些重大工作做出决策性安排部署的决议 是针对工作中的重大问题和事项做出安排部署 由会议讨论通过所形成的决议 决议正文由三部分组成 第一部分写决议的起因 第二部分写决议的事项 第三部分写结语或提出的要求 希望 决定与决议的异同 最新应用文写作 二 通知发布规章制度 转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 批转下级单位的公文 布置工作 要求下级机关 单位 办理和需要周知或共同执行的事项 任免和聘用工作人员 用 通知 通知的写法一般分五部分 1 标题 事由加 通知 2 正文 一般由三部分组成 一是缘由部分 是正文的开头 要简明扼要的写出发通知的原因和目的 二是内容部分 要写出通知的事项 内容较多的 可分条写出或把几个意思分段表达 三是结尾部分 常用 此通知 之类的习惯用语作结 3 署名和日期 4 附件 有的通知要附上有关文件或参考资料 最新应用文写作 表彰先进 批评错误 号召下属单位学习或吸取教训 传达重要精神和情况 用 通报 有以下几个种类及写法 A表彰性通报 1 介绍被通报的先进事例和经验以及对当前工作的指导意见 2 表彰的具体内容 奖励办法 3 提出号召 总结带有规律性的条款 号召受文单位学习 B批评性通报 1 详细介绍被通报的错误事实 所犯错误造成的影响及其损失的程度 2 写清所范错误的性质 指出严重程度和造成的损失 并写清应吸取的教训 3 处理的决定 C情况性通报 通报的起因 根据 目的 用概括的语言直叙 通报的事项 一般采用分条写法 要求简明扼要 结语提出具体要求 例 关于表彰为抢救国家财产英勇献身的 志的通报 三 通报最新应用文写作 向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问或交办事项 报送材料等 用 报告 报告的种类及写法 主要有四种 A综合报告 即针对一个时期的工作情况或某项较大的情况向上级汇报时使用的报告 要在报告中把工作开展的过程 取得的成绩 存在的问题 总结出带有规律性的经验教训 使今后的工作得到借鉴 或为领导决策提供依据 B专题报告 即就某一问题或某一偶然发生的情况向上级机关的报告 C呈转性报告 这类报告是某些业务主管部门就某项带有普遍性的事关重大的工程 计划 事故调查 案情分析等向上级机关汇报的公文 写此类报告 要概括开展此项工作的依据 条件 目的 要具体阐述任务及对任务的安排 方法与要求 D例行报告 是按照有关规定 到时必须呈给上级机关的报告 如年度报告 季度报告 月份报告等 四 报告最新应用文写作 向上级机关请求指示 批准 要求给予答复 审核批准时用 请示 A请示的写法 正文由三部分组成 请示的起因 交待请示事项产生的原因 背景 请示的事项 这是文章的落脚点 必须写得明确 具体 同时表明态度 态度要鲜明 不能模棱两可 有的请示的理由和依据就是事项 结语常用 妥否 请批复 等用语 B写请示的注意事项 要坚持一文一事的原则 不要在一个请示件中提出几个问题让上级机关批准 这样往往造成主次不分 贻误工作 不要多头请示 请示只能主送一个机关 多头请示容易因责任不明或批准意见不一致而造成矛盾 不要主送或抄送领导个人 请示件中不要写入报告事项 5 不越级请示 请示与其他公文一样 一般不越级请示 如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时 要同时抄送越过的机关 五 请示 相同之处 1 行文方向一致 均属上行文 而且是公文中用得很广泛的两大文种 2 在格式上 都由标题 主送机关 正文 署名及时间四部分组成 都应当注明签发人 会签人姓名 不同之处 行文目的 作用 行文时间不同 请示是事前行文 报告是事后或者工作过程中行文 请示需要上级机关批复 重在呈请 报告则是向上级机关汇报工作 反映情况 上报有关材料 不需要批复 重在呈报 行文的内容和结构不同 请示必须一文一事 报告既可一文一事 也可涉及广泛的内容 请示结构较固定 报告则因文而异 请示用于向上级机关请求批准 指示 凡是下级机关 单位无权解决 无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题 均可以请示行文 而报告用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见建议 答复询问 受文单位不同 请示主送单位要求严格 只能一个 而且必须是请示单位或所请示事项的上级主管机关 不能同时抄送给下级单位 而报告则不同 可以多头报告 也可以同时抄送下级机关 请示与报告的异同最新应用文写作 文章的重点不同 请示件是解决在现有条件下 呈请单位无权 无力解决的问题 在上级未批复前 呈请单位不能或难以正常开展工作 报告则不同 由于它一般不涉及需上级批复解决的问题 因此 不影响呈报单位开展工作 5 受文机关处理方式不同 请示属办件 收文机关必须及时批复 报告多属阅件 除需批转的建议报告外 收文机关对其他报告都可不行文 6 写作侧重点不同 虽然都要陈述 汇报情况 但报告的重点只在汇报工作情况 报告中不能夹带请示事项 而请示中所陈述的情况只是作为请示的原因 即使反映情况以及阐述原由所占的篇幅再大 其重点依然是请示事项 请示与报告的异同最新应用文写作 答复下级机关的请示事项 用 批复 批复的特点是针对性强 它的受文单位是请示事项的机关 文件要针对请示的事项表明态度 同时提出处理的意见 办法以及希望和要求等 批复用语简洁 行文简明扼要 对批复的事项多做原则性的指示 不进行具体分析和阐述 批复的标题要体现对所请示事项的批复 切忌将请示件的标题抄上 然后在后面冠以 批复 两字 正文由引据 态度 结语三部分组成 引据要有机关代字 编号和标题三者缺一不可 态度要鲜明 同意写清同意的理由 不同意写清不同意的原因 不能模棱两可 六 批复最新应用文写作 不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 用 函 办理例行公事与应急公务等用 便函 函有时有 请求批准 的用途 函主要用于平级单位之间 不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间 相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的公文 写法一般有下列几部分 A标题 函的标题有多种写法 要能概括函文内容 形式是在事由后加 函 字样 一种是发文机关 事由 回复函对象 文种 另一种是只写事由 文种 省略发文机关 七 函最新应用文写作 B正文 函的正文包括原由 事项 结语三部分 正文要写清商洽 询问 答复的事项 事项 指函的主体内容 根据需要把内容写出来 或商洽 或请求批准 或询问 或答复 等等 不管写哪种函 事项必须清楚 具体 明确 扼要 一般写法也可分三部分 开头说明发函原委 中间阐明发文机关所联系的事件 结尾用语要看情况而定 一般使用公文术语 要求对方答复的 常用 即请函复 或 请予研究函复 不要求对方答复的 则用 特此函达 或 特此函告 即希查照 答复对方的 可用 特此函复 或 特此函复 请查明办理 此复 等等 原由 指发出本函的原因 一般简明扼要 一二句话说明即可 C落款 发函日期和盖印 七 函 适用于答复对方 下级机关征求对某项工作的意见 请示 对某项工作提出改进措施和建设性意见 也适用于对重要问题提出见解和处理方法 适用范围宽 就主体而言 适用于党 政府各级领导机关 就内容而言 党和政府及企事业单位的方方面面 形式灵活 内容广泛 行文方向可变 从内容上可分为两大类 一是指导性意见 上级机关向下级机关传达带有工作指导性意见 二是请准性意见 请求上级批准有关事项或措施的意见 八 意见最新应用文写作 记载和传达会议情况和议定事项 要求与会单位共同遵守和执行的用 会议纪要 会议纪要具有决议的性质 会议议定的事项一经整理下发 对与会单位就有了一种约束力量 要求必须执行 有的会议纪要并非一定要贯彻执行 只是为了通报会议情况 便于有关人员周知 种类及写法 A决议性会议纪要 一般分三部分 开会时间 参加人员 会议议题 会议决定事项 采用分条款式写法 结语 提出执行的要求 有的采用自然收束法 B部署性会议纪要 这类纪要针对性强 就某一项工作所存在的问题进行开会研究 决定解决问题的指导原则 措施和办法以及贯彻的具体要求 写法可采用条款式 也可采用直叙式 C情况性会议纪要 此类纪要一般只是为了沟通情况 互通情报 不具备很强的约束力 一般只作为存查 九 会议纪要最新应用文写作 一 公文的要素 公文一般由发文机关 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 印章 附注 主题词 抄报 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 四 公文格式方面的有关规定最新应用文写作 二 使用数字的规定 公文中的数字 除了成文时间 部分结构层次序数和词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩的语句中作为词素的数字外 应当使用阿拉伯数码 公文的一般格式 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容 并准确标明公文的种类 一般应当标明发文机关 除批转法律法规性文件加书名号外 一般不加标点符号 转发文件时 应尽量减少转发层次 确需多重转发时 应在标题中概括被转发文件的主要内容 以避免标题繁冗 转发文件的标题 除被转发文件的文种为 通知 时可省略为一层外 其他文种可多保留一层 上报公文标题应使用单位全称 四 关于附件 附件是对正文起补充说明作用的文件 公文如有附件 应在正文之后 成文时间之前注明附件的全称和顺序 标题中已引用名称的附件可不必列出 如附件只送主送单位 应注明 抄送单位无附件 三 关于公文标题 最新应用文写作 五 关于主题词 根据 国家行政机关公文处理办法 第10条规定 公文应当标注主题词 上报的公文必须使用上级机关公文主题词表中规定的主题词 下发的公文 应标注主题词表中规定的词 除类别词外 最多不超过五个词汇 主题词 是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组 其主要作用在于方便电脑存储和文件检索 主题词的位置在抄送机关上方 标引主题词需使用主题词表 标引主题词要注意三点 1 要掌握选词原则 要选用最能反映公文主题内容的词语 一份文件的主题词 一般不超过5个 其标引顺序是先标类别词 再标类属词 在标类属词时 先标反映文件内容的词 最后标反映文种的词 2 要使用主题词表 3 主题词的标引 应坚持 谁办文 谁标引 的原则 五 行文规则1 行文应当确有必要 注重效用 贯彻精减原则 凡能当面请示 报告 商洽的事项 一般不行文 凡可用电话 传真 电子邮件 现场办公等方式解决的问题 一般不行文 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定 发文流程中一般包括拟稿 审核 会签 核稿 签发 成文 用印 分发 归档等程序 2 请示应一文一事 一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应用抄送形式或在主送机关之后写明 并 某机关 但不得同时抄送下级机关 对可行性研究报告 初步设计审查意见等业务性较强的公文 在报请上级审批的同时 可抄送下级机关及有关单位 3 报告中不得夹带请示事项 六 公文办理1 收文管理 包括办公自动化 一般包括拆封 登记 分办 批办 承办 催办 查办 立卷 归档 销毁等程序 为避免文件丢失等 文件应建立签字 登记制度 2 分发到各部门的文件 由部门拆封 登记 办理 各部门收到的文件及代表局参加的重要会议文件 一律交局综合部文书处理 由文书人员填写 文件阅批单 送办公室主任签注分办意见后 送局领导阅批或送部室阅办 3 综合部负责公文的催办 查办 紧急公文跟踪催办 查办 重要公文重点催办 查办 一般公文定期催办 查办 各部门要设专人负责对本部门承办的文件进行催办 查办 并按要求时限将办理情况及时反馈交办领导 做到件件有结果 特急件 急件应随到随办 一般文件应按要求时限办完 对上级转来的要求在规定时间内答复或提出处理意见的文件 应按规定时间将答复或提出处理意见 对重要和有时限要求的文电 除办公室文书 秘书负责催办外 主办部室责任人要协助催办 最新应用文写作 4 各部门承办的文件 除需协同办理的外 一般不得横传 文件办理完毕后要及时归档 5 发文办理一般包括拟稿 审核 会签 核稿 签发 编号 成文 缮印 用印 分发 归档等程序 6 发文通过办公自动化系统运行 一般不得使用纸质文件发文 7 草拟公文应做到 A符合国家的法律 法规 符合党和政府的方针政策及有关规定 符合实际情况和工作部署 B阐述情况准确 观点明确 条理清楚 文字精炼 用词 标点准确 篇幅简短 使用规范汉字 不生造词汇和简化字 C人名 地名 数字 引文要准确 时间应写具体年 月 日 引用公文 应先引标题 后引发文字号 并加括号 使用简称时 应先用全称 并注明简称 引用外文应当注明中文含义 D公文中的数字 一般使用阿拉伯数字 E公文中应使用国家法定计量单位 F结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 发文程序 发文管理 制发公文是局机关行使管理职能过程中形成的具有法定效力 规范体式的公务文书 是传达贯彻国家和集团公司方针 政策 发布规章和行政措施 请示和答复问题 指导布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 综合管理部是公文管理机构 负责局本部并指导下级机关的公文处理工作 公文处理流程如下 机关各部室申请调阅档案一校二校三校拟稿部门会签秘书综合部领导秘书成文档案室审核核稿长核稿签发分发盖章立卷归档 应用文材料的收集 无论领导讲话稿 公文 礼仪文稿 签报 规章制度 合同等 一篇优秀文稿 一方面缘于拟稿人的文字表达能力 一方面缘于基础资料收集 这是最重要的因素 因此 撰拟文稿前拟稿人必须和有关部门协同配合 收集准确的 有实效的 全面的基础资料 以下四种图式是资料收集成功与否的形象表述 第四种图式说明文稿资料收集彻底失败 对领导没有任何帮助 秘书提供领导需要的领导领导需要的秘书提供秘书提供领导需要的秘书提供需要的的图一图二图三图四 7 关于发文字号 发文字号又称发文号 文号 文件字号 是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号 位于文件名称下 间隔线上面居中位置 紧靠间隔线 发文字号使用与正文相同的字体 一定范围内的最高领导机关 须对自己所辖的机关和单位的发文机关代字 统一编定 以免重复 混乱 编后要保持稳定 发文字号由发文机关代字 年份 序号三部分组成 发文字号中三个部分的书写顺序是 先写发文机关代字 接着是年份 最后是序号 如 呼电办字 2000 14号 表示是呼伦贝尔电业局在2000年度用 办 字发的第14号文 发文号中的年份 要用阿拉伯数字完整书写 用括号括起来 不要把 1992 简化为 92 括号须用六角括号 不能用半圆括号 联合行文的发文字号 只标明主办机关的发文字号 发文字号的作用主要有三个 一是便于登记 二是便于分类 归档 三是便于查找 引用 公文质量低的表现 局机关公文量大 2006年 局机关印发公文数量达到800余份 有些文件字数在20000字以上 加上处理环节多 公文质量不高修订量大 经常出现 排队 现象 在处理公文过程中发现存在的问题集中表现在 词性混淆 词语运用不当 语句要素残缺不全 搭配不当 语序不当 结构杂糅 正文与附件不统一 表述繁杂臃肿等 有些公文质量有待提高 在审核公文过程中经常遇到文字需要修订80 才能达到要求的公文 这种公文不但影响了公文运转速度 而且在综合部修订过程中极易造成偏差 因此 各部门在制发文件时 一定要做到文通字顺 版面整洁 一校认真负责 加强本部门公文管理 配合综合管理部提高公文质量 公务文书的格式 一 眉首包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 公务文书的格式 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 公务文书的格式 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 公务文书的格式 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 红色 公务文书的格式 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 例如 呼电办 2006 20号 国发 2006 40号 机关代字 年号 序号 机关代字 年号 序号 公务文书的格式 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号左空一格 签发人右空一格 公务文书的格式 7 红色反线 公务文书的格式 二 主体包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注等 公务文书的格式 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 但不是所有的标题都具备三要素 公务文书的格式 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 文件 2005 1号 签发人 特急 机密 一年 00001 公文标题 红色反线下空2行 2号小标宋体字 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 请示 公务文书的格式 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 附件 在正文下空1行左空2字标识 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 成文日期右空4字 中文小写 公文如有附注 居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行 附件 1 2 二 五年四月二十日 发至 级 公务文书的格式 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文日期 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 二 三年二月五日 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 发至 级 二 三年二月五日 联合上报的公文 由主办机关盖印 联合下发的公文 发文机关都应盖印 此页无正文 发至 级 二 三年二月五日 此页错误 公务文书的格式 7 附注是指需要说明的其他事项 公务文书的格式 三 版记包括主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 公务文书的格式 5 版记的位置 版记置于最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 公务文书的格式 1 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 公务文书的格式 2 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 公务文书的格式 4 版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开 是为显示各要素之间的区别 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 公文应标主题词 上行文按上级机关要求标注 发至 级 二 三年二月五日 主题词 抄送 办公室 2005年4月20日印发 抄送机关左空1字 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 2 一 公文立卷 归档和销毁 1 公文的立卷 归档应主要在办公自动化系统中完成 立卷 归档和销毁应贯彻及时 完整 严肃 规范和保密的原则 个人不得保存应当归档的公文 2 凡需年终归档的纸质文件 应按文书档案管理的有关规定进行鉴定 分类 整理 登录 并于第二年一季度全部移交综合部档案室 传真 签报按正式公文立卷 3 不具备归档和保存价值的公文 经档案人员鉴定和部门领导批准后销毁 七 公文管理最新应用文写作 二 传真的收发和处理 向局请示汇报工作或联络 商洽工作的传真件 由综合部文书按正式公文办理 以局的名义发送传真文件 须经局领导签发 综合部文书统一登记 编号 用印后发出 原件由主办部门归档 三 签报的管理 1 局机关各部门以局名义向上级呈送的签报 统一交送局文书登记 编号 2 机关各部门负责人需书面向局领导汇报工作的 均以签报形式送综合部文书呈送 签报应写在统一的签报纸上 简明扼要 一事一报 不能使用复印件呈送 3 部门签报应有部门负责人签字 涉及其他部门业务的 应事先协商 意见一致后 由有关部门领导共同签字 未达成一致者 应将分歧意见和协调建议一并说明 最新应用文写作 公文的重要性对公文的写作提出了高质量 高水平的要求 必须做到 掌握政策 熟悉业务 内容确实 观点明确 条理清楚 文字精练 行文规范 篇幅力求简短 八 如何写出高质量的公文最新应用文写作 一 提高认识 端正写作态度 写好公文是提高职工素质的应有内涵 电力行业的每一位职工都应该重视它 力求做到规范 准确 晓畅 精练 符合数字化 信息化 网络化的要求 公文是开展工作的一种十分重要的手段和工具 无论是哪一单位 部门 都要使用公文来指导和推动工作 就我局而言 从局机关到各基层单位 都离不开公文 淘课网培训资料频道 你应该有怎样的态度 公文写作既是一种自觉创造性的意识活动 又是一种严肃认真的艰苦劳动 只有端正写作态度 明确写作目的 经过长期的勤学苦练 才能写有成效 写好公文首先取决于积极认真的写作态度 有了这种态度 即使从未写过公文 作者也会主动寻找教材 请教内行 模仿范文 想方设法写好 反复推敲修改 认真核稿校对 经过这样一番努力 公文写作水平也就逐步提高了 积极认真的写作态度来自作者的敬业精神 工作作风和性格修养 也来自作者对公文写作的正确认识 授之以渔不如授之以欲 授之以鱼不如授之以渔 素质培训 员工具备了扎实的理论知识和过硬的业务技能 但如果没有正确的价值观 积极的工作态度和良好的思维习惯 那么 他们给企业带来的很可能不是财富 而是损失 而高素质员工 即使暂时在知识和技能方面存在不足 但他们会为实现目标而主动 有效地去学习和提升自我 从而最终成为企业所需的人才 素质培训是企业必须持之以恒进行的核心重点 二 熟悉业务 掌握一手资料 文章是社会生产 生活的反映 公文直接或间接地反映生产经营的实际 对生产经营的现状 对企业的经营策略 措施 目标 国家的方针 政策不了解或知之甚少 缺乏第一手资料是不可能写出高质量 高水平的公文的 写好公文既要有一定的文字功底 又要懂得电力生产现状 有一定的专门业务能力 光懂电力技术 没有一定的驾驭 使用文字的能力写不出高质量的公文 相反 如果仅仅有文字功底 对电力生产了解不够 尤其是对本单位 本部门 自身所从事的专业范围内的工作内容 以及所涉及的相关的知识知之不多 也即获得的第一手材料有限 同样是写不出高水平 高质量的公文的 写出高质量 高水平的应用文需要作者有正确的认识和写作态度 以及娴熟的写作能力和技巧 同时 也需要作者有较高的思想修养 理论水平 思维能力 审美情趣等综合素质 应加强学习 不断提高理论水平 平时应多读一些与所写内容有关的书籍或文章 尽可能多的占有相关方面的材料 多多请教理论水平高的领导与同事等等 三 勤于学习与思考 提高理论水平和思维能力 一篇好的公文最低要做到 九准 文种要准 标题要准 引据要准 事实要准 政策要准 数字要准 字词要准 标点要准 标记要准 写东西要注意 四戒 戒满 满则无求 戒骄 骄则无知 戒惰 惰则无进 戒浮 浮则不深 真正的好公文 并不是个人的产品 而是集体创作 一位著名学者说得好 多听 是一种收人 多听长者的话 可以增加人生的经验 多听专家的话 可以增加知识 多听群众的话 可以集思广益 四 认真学习和掌握相关文种的格式和写作要求 应用文种类繁多 有各自相对固定的写作特点和格式要求 要写好应用文 除必须掌握应用文的一些带有普遍性的常识 还应该认真学习和掌握相关文种的写作特点 格式 要求等有关写作知识 体现在行政公文写作上 拟写公文时 其种类 格式 行文 标识等具体规定与要求 必须根据所写文种的隶属关系 遵照 国家行政机关公文处理办法 的有关规定 符合GB T9704 1999 国家行政机关公文格式 及中华人民共和国国家标准 出版物上数字用法的规定 标点符号用法 等有关规定的要求 起草合同时 要遵照 合同法 及相关的法律 法规 五 学习和掌握其他文体的写作知识懂得各种文体的写作方法 注意事项和写作技巧 单就公文写作来讲 和其他文章的写作的基本点是一致的 必须具备扎实的写作基本功 同时还要多读一些优秀范文 潜心揣摩 从中吸取营养 借鉴别人的先进经验 并把它融汇到自己的写作实践中来 在实践中多看 多问 多想 多记 多写 不断总结经验 把理论知识转化为写作能力 就一定能够写出高质量的公文来 淘课网培训资料频道 六 培养和训练语言文字表达能力 语言文字表达能力高低是保证应用文质量的重要因素 文章是语言的艺术 语言是人们交流思想感情 知识经验的媒介 语言既是人们思维的物质外壳 也是文章作者叙事 说理 摹形 传情的工具 学好使用语言的基本功 提高语言文字表达能力 是学好写一切文体的最基本要求 有了较好地驾驭语言文字的能力 写的文章通顺明晰 生动流利 则学习任何文体的写作都不会太难 否则即使有了丰富的材料 深刻的感受 写作时对语言的使用不能得心应手 词不达意 文理不通 仍无法写出 象样 的文章 词汇贫乏 语言枯燥的文章绝不会有生动感人的力量 文不通 字不顺 语病叠出的文章则无法称其为文章 公文的文采主要体现在 在公文撰写过程中使用那些经过选择 加工后 能够增强公文表现力 准确性 鲜明性 生动性的词汇 但不一定是华美的语言词藻 因为华美语言词藻的堆砌 并不能产生文采 能够激起人们思想活力和高尚情操的语言词藻是文采 质朴无华 情真意切 能浅中见深 平中见奇效果的语言词藻也是文采 能否真正做到有文采 文章耐读 就在于对语言词藻的选择与加工的艺术如何 七 努力使公文的语言优美 有文采 努力使公文的语言有文采目的和意义在哪 1 可以大大地增强公文的实用性 2 可以促进机关整体工作水平的提高 3 有利于形成良好的机关文风 4 公文的文采是对优秀传统文化的继承 增强机关公文的文采需从以下几个方面入手 一要提高对于公文文采重要性的认识 摒弃那种公文是应用文不需要文采的偏见 树立正确的公文文采观 通过开展优秀公文评选 把有无文采作为评定优秀公文的重要标准等