公文写作_最新公文格式处理讲解

最新公文格式处理讲解 2014年2月 游仙区人民政府办公室秘书股 毛光明 一 公文格式范围二 公文格式基本要求三 公文种类四 公文格式要素划分五 小结 新旧不同之处 目录 一 公文格式范围 1 党政机关公文各要素编排规则 2 各级党政机关制发的公文 3 使用少数民族文字印制的公文 二 公文格式基本要求 1 公文用纸 一般使用纸张定量为60g 80g 的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度80 90 横向耐折度 15次 不透明度 85 pH值为7 5 9 5 2 纸张大小 A4型纸 210mm 297mm 二 公文格式基本要求 3 版面 公文用纸天头 上白边 为37mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 版心尺寸为156 225mm 二 公文格式基本要求 4 字体 如无特殊说明 公文各要素一般用3号仿宋体字 特定情况可作适当调整 5 行数和字数 一般每面排22行 每行排28个字 并撑满版心 特定情况可作适当调整 6 公文应当双面印刷 7 公文应当左侧装订 三 公文种类 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 公文种类主要有 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 与原 条例 和原 办法 的不同 注重继承保留 文种数量相对减少 原 条例 和原 办法 共18个文种 最终 条例 确定党政机关公文主要文种15个 去掉了 指示 条例 规定 原则上不区分党政机关文种适用对象 只有命令 令 议案两个文种例外 15个文种适用范围表述的变化 对决议 决定 命令 令 公报 通告 通知 通报 报告 纪要等9个文种适用范围作出修改 三 公文种类 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 三 公文种类 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 批转 转发公文 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 三 公文种类 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关请示事项 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 三 公文种类 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 三 公文种类 四 公文格式要素划分 版头 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 主体 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 版记 抄送机关 印发机关和印发日期 页码 一件完整的公文由三部分组成 版记 主体 版头 份号 顶格标注在版心左上角第一行 密级 用3号黑体 顶格标注在版心左上角第二行 份号下方 两字之间空1个字 紧急程度 用3号黑体 标注于公文首页左上角 密级下方 发文字号 用3号仿宋 签发人 只有上行文才需注明签发人 签发人 用3号仿宋 发文字号居左空一字 签发人姓名使用3号楷体 No000001秘密 10年特急 x委 2014 x号 签发人 xxx 版头部分 四 公文格式要素划分 公文的主体 是公文最主要的部分 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 印章和成文日期等要素 主体部分 四 公文格式要素划分 标题一般由发文机关全称或规范化简称 公文主题和文种组成 位于红色分隔线下空二行位置 标题字体为2号小标宋体字 排列分行合理 美观 醒目 多行标题排列为梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 主体部分 四 公文格式要素划分 主送机关主要受理公文的机关 主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称 向下普发的公文主送机关名称应规范 稳定 主送机关名称位于正文左上方 与正文标题空一行 顶格排印 用3号仿宋 有多个主送机关的 各机关名称之间用顿号隔开 最后一个主送机关名称后标全角冒号 主体部分 正文公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方 正文一般用3号仿宋 GB2312 转发 印发文件类的通知 用3号楷体 四 公文格式要素划分 正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字 一 汉字加圆括号 一 阿拉伯数字 1 阿拉伯数字加圆括号 1 不得逆向使用 层次序数 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 仿宋 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 必须有标点 主体部分 四 公文格式要素划分 附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行 字体字号用3号仿宋 GB2312 附件 前空2个字 后接排附件名称 名称后不加标点符号 附件序号用阿拉伯数字 每行位置对齐 如 附件 1 有两个以上附件时 应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方 主体部分 四 公文格式要素划分 发文机关署名应用全称或规范化简称 字体字号用3号仿宋 GB2312 位于正文的右下方 与正文或附件说明空一行 居右排 后空2个字 两个以上机关联合发文 发文机关名称上下并排 等距撑开 长度相同 主体部分 四 公文格式要素划分 成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期 两位以上领导人审签 署最后一位的签发日期 联合行文 署最后签发机关领导同志的签发日期 领导同志签发后 因故不能及时发文时 成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定 成文日期应写明年 月 日 位于发文机关署名右下方 字体字号用3号仿宋 GB2312 首字比发文机关首字右移2个字 如长于发文机关 居右排时后空2个字 主体部分 四 公文格式要素划分 印章除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外 公文应加盖发文机关印章 用印页 发文机关署名页 至少应有二行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 主体部分 四 公文格式要素划分 加盖印章联合行文时 将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 印章下压发文机关署名 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 主体部分 四 公文格式要素划分 附注一般用于向下普发的公文 对印发 传达范围作说明 加圆括号标注于成文日期左下方 字体字号用3号仿宋 GB2312 上空1行 居左排 前空2个字 用小括号括起 如果表述中重复出现括号时 用中文六角括号套小括号 主体部分 附注 四 公文格式要素划分 附件附件正文部分 用3号黑体在左上角顶格注明 附件 有序号时应加序号 序号后不再加标点符号 附件应排在版记之前 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致 附件标题与 附件 之间空两行 被批准的下级机关公文或被转发的上级 同级机关公文 不属于公文的附件 应在批转 转发 通知 之后另页排印 主体部分 标示 版记 四 公文格式要素划分 包括版记中的分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等内容的规定 版记部分 3 分隔线 抄送机关 印发机关 印发日期 页码 四 公文格式要素划分 抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和无隶属关系的机关 抄送机关名称标注于印制版记上方 字体字号用4号仿宋 GB2312 版记部分 四 公文格式要素划分 印发机关和印发日期由公文印发机关名称 印发日期组成 一般在公文末页下部印两条横线 印发机关居左排 前空一字 印发日期居右排 后空一字 字体字号用4号仿宋 GB2312 翻印的文件 在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期 格式相同 版记部分 四 公文格式要素划分 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各方一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 版记部分 四 公文格式要素划分 五 小结 新旧不同之处 版头部分 1 密级 紧急程度从右标注变左标注 急件 改为 加急 2 所有文件格式的红头 上留白 至版心 由25mm扩大至35mm 取消上行文 上留白 至版心 80mm的特殊格式 3 发文机关标志 文件 二字可加可不加 4 联合上行文签发人每行排一人改为排二人 五 小结 新旧不同之处 主体部分 1 成文日期由汉字改为阿拉伯数字 2 落款处增加发文机关署名 3 特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 版记部分 1 取消主题词 2 版记中的文字从3号字改为4号字 发文机关标志 居中 小标宋字体 发文字号 居中 三号仿宋 距离版心上边缘35 下空2行约20 份号密级和期限紧急程度 顶格依次排列