会议管理_会议的组织程序

1 EventManagementConcept 内容 介绍目的目标时间安排会前会中会后结束语 关键信息 介绍 学术会议的召开 将使你直接面对你的目标听众 专业而重要的学术会议将反应公司品质 并会给客户留下一个良好的公司形象 观念的建立是成功之本 公司开展学术会议主要是想加强和建立客户关系 目的 公司举行学术会议的几个基本原因是 加强与现有客户的关系与新的目标客户建立关系提升公司形象教育 通告上市新产品 目标 学术会议一定是高质量 富有创造性的 并有很好的计划和执行的过程 因此 我们的主要工作目标是对每一个学术会议坚持高标准的执行工作 对会议制定明确的标准保持各参与部门间的有效沟通评估会议的成功建立报告系统跟进每一个行动计划对所有的资料建立清晰的品牌模式 时间安排 学术会议可以是不同形式 科内会 院内会和大型学术推广会 不同形式会有不同时间长度 但是 会议大纲完全相同 可以分为三部分 会前准备工作会议的执行会后的跟进工作此培训主要侧重于医药研讨会的组织方面 但同时也可借鉴用于其它形式的会议中 时间安排 时间安排 会前准备工作 会议前的组织工作讲者 大会主席相关表格议程 邀请被邀请者常规组织工作 会前组织工作 预算 会议预算申请它是什么 是财务申请目的 市场总监同意预算费用使用 由市场经理填写 通过市场总监批准并在每月25日前递交至财务部 目标 任务 策略 关键信息 目标听众新确定清晰的目标和任务对于会议的核心主题的制定是非常必要的要使客户头脑中留下深刻的产品关键信息根据会议的主题进一步选择听众主题会议主题可以针对某一特殊的观念为客户提供相关信息 这样可以满足与会听众的需要 讲者 大会主席 选择讲者及大会主席的选择将根据你想要传递给客户什么样的信息而定 市场部将负责挑选并邀请合适的讲者和大会主席参加会议 时间的确定确定讲者和大会主席后 市场部必须将他们的名单通知销售队伍 并请相关销售人员及时与讲者及大会主席取得联络并确定他们能按时出席会议 5周 相关表格1 月度会议表新它是什么 它是总结文档目的 它包括所有月度内发生的会议的基本信息使用方法 每月1日经品牌经理填写后 交至市场总监批准会议费用申请 会议预算申请它是什么 它是费用使用详细表格目的 是财务方面需要的费用明细表使用方法 市场部申请好后交至销售部 会议组织表新它是什么 它是内部明细表目的 为销售部写明市场部的要求 可提高双方服务的有效沟通 也是向市场总监通报会议详细内容的渠道 并非作财务报表用 目标 任务 主题 使用方法 市场部将他们的详细要求填好并经市场总监批准后 给销售部并听取销售部的意见 会议地点申请表新它是什么 会议地点详细说明表目的 写明对会议地点的邀请避免会议当天出现纰漏使用方法 根据市场部的要求由销售部填好 再传真至协议会议地点联络处 5周 相关表格2 4周 被邀请者 来宾名单新来宾名单将根据市场部制定的目标听众的标准进一步调整 并及时回收已接受邀请函医生填写的回执最后 当所有来宾名单都已确定后 销售部必须将所有的来宾名单交至市场部 以使他们承认所有被邀请者是符合标准的现在着手的数据收集工作应该在一年内完成 此数据包含医生的多项在逐步完善的个人信息 我们应该做 根据特定产品选择特定听众 进一步完善我们的数据 确定相关听众调查参加者了解某人经常参加某种会议纪要通知市场部哪些人经常参加会议 4 3周 议程 邀请函 议程安排市场部必须在会议申请表一经批准后就制定出会议时间安排的大纲 这一点是建立在会议的目标和任务都已明确的前题下 为确保会议的成功 应预留参会者与主会人之间的互动时间及会间休息时间发邀请每一个产品将拥有各自统一标准的邀请函模板 信封和信纸 销售部将根据模板的形式负责打印邀请函及议程邀请函是在会议召开前4 3周送至参会医生 邀请函和议程一起发送 提示会议开始前1 2周 销售人员亲自将会议邀请函送至参会医生处会议前一天 医药代表致电参会医生 再次提醒客户准时参会 1 2周 被邀请者 1周 基本组织工作 会前准备工作所有Sanofi员工必须佩戴名牌方便客户及时认出幻灯片应为讲者和大会主席准备公司模板制作演讲幻灯片演讲前市场部必须安排时间与讲者回顾所要演讲的幻灯片内容为参会医生准备幻灯片讲义 时间安排 会议 会议室的准备接待演讲结束 议室的准备 桌椅的准备重要桌椅的码放要依据方便医生与医药代表沟通的原则会议室安置可选择如下几种 会议室的准备 装饰 横幅 海报重要每个大区将得到同样数量的已更新的推广设备及工具每个大区可以使用以下设备及工具装饰会议地点 酒店的入口可以指引会议室的 展架 会议室入口处两侧安置易拉得或 展架 海报贴在会议室门上 两扇各一张 海报同时要贴在会议室的几面窗子上 房间摆设标准 横幅 屏幕 2m 演讲台 展架 展架 海报 海报 签到处 展架 2m 2m 2m 2m 会议室的准备 资料 资料新使用最新的成套资料每个医生的桌前需摆放 装有所有相关文件的文件夹 产品最新的小册子 大会演讲讲义 带有公司标识的一只铅笔或一只钢笔 带有公司标识抬头的信纸 各产品都拥有自己的标识的信纸 如下所示 会议室的准备 组织 设备安装 影音 灯光 在安装设备时请你确保有一个级别高的兼容性强的电子设备重要任务清单 确认表确认每一项事宜都已按计划完成 这个表格可以清楚列出每个人的责任分工新 接待 品牌经理 讲者的到达时间重要品牌经理或讲者应提前到达以便做好充足的准备工作迎接参会医生 至少应提前1 2小时到达会场 会场入口处服务人员重要我们的一位同事必须在酒店入口处指引参会医生进入会场签到处一至两人负责在此处签到工作宾客的到达每一位医药代表不仅应照顾好自己的刚到场的客户 而且要与他们一起讨论产品相关的问题 公司和产品的录像播放新在会议开始时提供公司和产品的信息可以吸引听众的注意 所以在开始演讲前可以播放10 15分钟有关产品和公司的录像 演讲新 演讲时间长度 除了休息每个小时最多45分钟为避免医生感觉枯燥休息时间应10 15分钟 应提供点心和饮料 演讲的总长度不应超过2小时简短的演讲可以方便医生记忆主要信息会议的互动环节可以鼓励医生参加使会议气氛更活泼 根据会议的类型决定 可以使会议气氛更活泼结束语 重要观点的总结 结束时要回到会议主要议题上 这样可以给参会医生留下更清晰的信息内容答疑致谢 结束语 提问新在会议结束前应提供答疑时间以评估他们的满意度 确保客户已填妥 以备你完成月度统计表 并将此结果请反馈给秘书以完成奖金的计算礼品重要当客户填完问卷后 给客户发放礼品 这可以使他们顺利完成表格的填写并避免在演讲开始时迟到参会者分散其他人的注意 1周 跟进工作 员工反馈 医生反馈重要通过在会议期间及演讲后与客户的讨论可以观察客户的反应感谢信 跟进 幻灯片 重要两个选择 你可以将它放入礼品袋或在会后跟进时直接送给医生 因此他可以是个性化的总结报告 讲者 大会主席 目标 主题 参会人员 根据参会人的反馈完成一份一页的报告会议费用报告会后填写财务报账表评估新了解政策的影响 进行针对销售代表的调查 培训 所有市场部的新员工或新销售人员都必须接受并认可此项本公司的会议组织流程培训 此项培训可以告诉你一些活动组织的基本知识 增