会议管理_高效会议五项修炼培训课件

向低效会议说NO 高效会议五项修炼 主讲 会议管理组 问题与收益 1 把所有学员分成A B两组2 A组讨论提高会议效率的好处 B组讨论低效会议的坏处 各说出7点以上3 两小组排代表上台发言 其他组员补充4 活动时间 8分钟 3 学习目标 1 描述会前准备的要点2 描述会议主持的技巧3 描述有效控制的方法4 运用会议记录模版模拟一份会议记录5 描述出会后跟踪反馈方法 会前准备 会议主持 有效控制 大纲 一 二 三 四 五 会议纪要 会后跟踪 会前准备 会议主持 有效控制 大纲 一 二 三 四 五 会议纪要 会后跟踪 会前准备 Preparationbeforemeeting 一 案例分析 糟糕的会议准备 1 阅读案例单页后每个人先在纸上写出答案2 小组逐一发表个人看法3 小组组长汇总并代表小组发言4 最佳答案小组给予奖品激励5 活动时间 8分钟 一 设立会议目标 解决特殊问题 01 02 04 03 05 传达资讯 激励员工士气 达成一致意见 达到有效沟通 二 遵循目标的会议类型 1 咨讯会 2 讨论会 3 研讨会 组织者做大量的准备工作 参与者只需要参加 组织者做好引导工作 并适时推动议题的发展 参会者需要参加讨论 参会者需要事先准备 有很高的参与度 需要集思广益 紧扣会议目标 议题数量适中 议题间的联系 三 确定会议议题 四 选择参会人员 对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人 1 对会议目标达成起关键性作业的人 2 能够客观 积极发表自己见解 不受外界干扰的人 3 五 确定会议程序 01 02 03 主要往前次要往后 紧迫往前不紧往后 高度集中往前 2 会议时间不宜过长也不宜过短 1 确定会议召开时间需要考虑与会人员是否能够出席 六 安排会议时间 1 确定会议的地点要考虑会议的规模大小和人数 2 还要交通是否便利 是否有必要的会议设备等 七 安排会议地点 会议主持 会议内容 材料 会议议题 参加人员 联络信息 时间地点 会议名称 会议通知 八 撰写会议通知 会议通知范例 会议通知致 各部门经理发至 总经理办公室徐丽日期 2015年6月20日主题 各部门经理季度工作会议参会人员 各部门经理2015年6月27日上午9 00 在上海松山宾馆一楼会议室召开三季度工作安排会议 要求所有部门经理参加本次会议 如您不能参加 请6月25日前提前与 联系告知 附上一份议事日程 参加会议的地图和停车场 中午提供自助餐 附件 1 议事日程2 松山宾馆和停车场地图 知识竞赛 1 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案2 公布答案3 对全部答对的学员给予奖励4 活动时间 7分钟 本模块内容回顾 转身交流 1 每位学员写下本模块学习的最大三个收获2 邻座互相分享所获3 分享握手表示感谢4 活动时间 3分钟 会前准备 会议主持 有效控制 大纲 一 二 三 四 五 会议纪要 会后跟踪 会议主持 Presidedovermeeting 二 小组讨论 会议主持人在会议中的作用 1 小组成员逐一发表个人看法2 小组组长汇总并代表小组发言3 最佳答案小组给予奖品激励4 活动时间 8分钟 善于表达 耐性 1 5 思维清晰 公正 2 6 对事不对人 灵活应对 3 7 分析能力 自我约束 4 8 一 会议主持人应有的良好素质 01 04 02 03 讲故事做推测激发兴趣 释题目讲背景揭示主旨 展挂图放录音活跃气氛 提疑问设悬念启迪思考 二 设计会议开场白 三 掌握会议节奏 熟悉会议进程和内容 1 预测会议可能出现问题 2 科学制定会议节奏计划 3 不搞一言堂 4 合理分配发言时间 5 合理运用发言技巧 6 四 有效控制会议 1 即时赞美有创见的发言者 2 立刻阻止人身攻击 3 不要试图控制整个会议局面 4 对与会者发言给予即时反馈和肯定 体验操练 角色扮演 1 背景介绍 老师介绍训练背景2 发放角色卡 学员熟悉训练中的三个角色 会议主持人 参会人员 观察员3 三人小组现场按角色卡练习 每个角色做一次 4 选取代表上台展示5 全场观察并点评6 培训师做总评 进行奖励7 三人小组继续练习 直到正确演示 本模块内容回顾 三国杀 1 三人一组回顾课程要点2 规定时间内 依次每人说一点 不得与其他人重复3 时间到后 仍能说出学习要点的学员获胜4 时间到后 学员握手表示感谢5 活动时间 5分钟 会前准备 会议主持 有效控制 大纲 一 二 三 四 五 会议纪要 会后跟踪 有效控制 ControlConference 三 现场测试 高效会议该如何控制 1 小组讨论在流程卡片上写下自己的了解的内容2 各小组针对卡片进行排序3 各小组在听取讲师讲解后重新排序 并写下每个流程的收获4 活动时间 5分钟 一 明确议题目标 书面列明 1 切合实际 2 具体可衡量 3 二 澄清误解错误 目的过多无关联性 1 目的描述不清晰 2 三 控制讨论进程 1 2 3 4 拉回主题 中断其发言 鼓励积极发言 消除冲突 四 处理意见分歧 合作 解决 妥协 调解 缓和 包容 撤退 回避 强迫 命令 五 控制会议时间 3 打铃控制法 4 平均时间控制法 1 时钟控制法 2 主持人提醒法 知识竞赛 1 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案2 公布答案3 对全部答对的学员给予奖励4 活动时间 7分钟 本模块内容回顾 拉伸回顾 1 同组相邻的两位学员组成一组2 一个学员边说出一个知识点边做动作 另外一个学员也要模仿相应动作3 在规定时间内交换说出本模块知识点4 分享握手表示感谢5 活动时间 3分钟 会前准备 会议主持 有效控制 大纲 一 二 三 四 五 会议纪要 会后跟踪 会议纪要 MeetingSummary 四 案例分析 2016年半年会议纪要 1 阅读案例单页后每个人先在纸上写出答案2 小组逐一发表个人看法3 小组组长汇总并代表小组发言4 最佳答案小组给予奖品激励5 活动时间 8分钟 一 会议纪要种类 01 03 02 04 办公会议纪要 工作会议纪要 协调会议纪要 研讨会议纪要 二 会议纪要特点 内容纪实性 表达提要性 称谓特殊性 三 会议纪要基本写法 01 集中概述法 02 分项叙述法 03 发言提要法 四 会议纪要内容结构 小练习 1 请根据以上所学知识结合实际工作拟写一份会议纪要2 写好后与领座互相交流3 老师选取代表进行点评4 活动时间 8分钟 本模块内容回顾 争分夺秒 1 请在90秒内写出本单元的7点收获2 写好后邻桌互相交流3 活动时间 3分钟 会前准备 会议主持 有效控制 大纲 一 二 三 四 五 会议纪要 会后跟踪 会后跟踪 Afterthetrack 五 现场测试 1 请学员根据问卷在纸上写出答案2 小组内进行讨论3 老师公布正确答案4 最佳答案小组给予奖品激励5 活动时间 8分钟 01 整理会议记录 02 罗列成果决议 一 公布决议内容 二 行动跟进 01 02 03 明确责任分工 制定沟通计划 确保成果与决议一致 角色扮演 1 老师发放角色卡2 学员阅读角色卡3 三人一个小组 现场按角色卡练习4 选取一组代表上台展示5 老师进行点评6 活动时间 8分钟 三 在持续改善中提升 总结不足之处 寻找解决方法 本模块内容回顾 学员互测 1 每位学员拿出一张白纸 根据本单元所学 制作一套考题2 考题以填空 选择 判断为主