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上海卡友信息服务有限公司内部培训材料 思考方法与PPT使用技巧 陈新云中国上海2013年1月 本次培训简要介绍构建事半功倍的逻辑思考方式 金字塔原理介绍掌握如虎添翼的辅助手段 PPT使用技巧分享 目录 本次培训的内容主要包括两方面 构建事半功倍的逻辑思考方式 金字塔原理介绍 及 掌握如虎添翼的辅助手段 PPT技巧分享 培训名称 主要效果 主要内容 金字塔原理 掌握PPT初步操作技巧提升PPT交付件美观度提升PPT写作效率 初步掌握金字塔原理初步掌握运用金字塔原理进行写作的技巧 使用结构化方法构建逻辑金字塔简介构建金字塔如何使用金字塔原理撰写文档逻辑金字塔的使用案例 PPT简介格式常用工具练习 PPT使用技巧 本次培训简要介绍构建事半功倍的逻辑思考方式 金字塔原理介绍掌握如虎添翼的辅助手段 PPT使用技巧分享 目录 策略 Structure 观众 信息 案例 结构构 有效的沟通技巧将打动观众 形成有效的沟通效果 亲爱的雪莉 我们已经成为朋友好久了 但是一个月之前 你说了一些我不太喜欢的话 然后 2周之前 你没有参加我的聚会 还有你吃了我的巧克力 而不清晰的表达方式和逻辑则会直接影响到沟通的效果 亲爱的雪莉 我讨厌你 原因如下 金字塔原理就是确保沟通顺畅 信息清晰的一种工具 金字塔原理可以帮助你得到正确的观点 然后支持你的观点 抛出观点 你说了一些我不喜欢的话 你没有参加我的生日聚会 你偷吃了我的巧克力 我讨厌你 为什么 重视观众把重点放在主要信息上加快观众的理解促进观众对信息的记忆时间 按照金字塔原理构建你的PPT 需要重视结构和沟通方法 结构化的金字塔原理构建方法 XYZ公司连续五年享受低开销和高收入 今年年初 收入意料地开始下跌 收入下跌 引起利润骤降 原因是什么 客户需求的变化导致了XYZ公司的收入下降 最终导致利润骤降 示例 使用 现状 复杂性 问题 解答 模式 讲解在PPT中如何引入金字塔原理 现状 复杂性 问题 我们的工作要求我们做出很有逻辑的PPT逻辑金字塔正是一个强大工具在我们的工作中为了建立简洁和引人注目的PPT 金字塔原理是我们首选的风格 并非所有人熟悉金字塔原理 如何使所有的同事熟悉金字塔原理并帮助他们正确运用呢 回答 对大家培训金字塔原理提供案例使用金字塔原理 这项培训的目的是提供建设逻辑金字塔结构化的方法 在写文章或报告中引入金字塔原理 示例 结构化的金字塔原理构建方法 如果你不知道你想要去哪里 那么你哪里都去不了 刘易斯 卡罗尔 爱丽丝漫游仙境 首先到底要想些什么 我们想表达的主要观点是什么 我们尝试证明 或反驳 的假设是什么 我们想解决的问题是什么 找到要解答的问题 这是我们首先需要思考的内容 关键线 解答 主要观点 支持的观点 支持的观点 支持的观点 首要问题 现状 复杂性 问题 解答或主要观点必须放置在金字塔的顶端 层层分解的观点形成金字塔的基础 观点 关键线 解答 主要观点 支持的观点A 支持的观点B 支持的观点C 现状 复杂性 问题 观点 观点 观点 观点 观点 观点 观点 金字塔任何一层的观点必须始终是低于它层级观点的概要每个层级的观点必须是相同的看法 并且它们必须回答同样的问题每个组的观点必须以逻辑顺序排序分组的思想必须按照互不重叠 完全穷尽的原则 用金字塔规则测试你的结构 纵向关系 横向关系 金字塔任何一层的观点必须始终是低于它层级观点的概要 金字塔的纵向关系反映了问题和答案的对话 横向关系展示出我们的推理 演绎法 示例 横向关系展示出我们的推理 归纳法 横向关系 示例 每一个分组必须按照一贯的理念 而且他们必须就隐含在摘要中的同一个问题进行答复 观点的安排应该使读者清晰可见 进程或时间顺序描述流程方案 步骤1 步骤2 步骤3 划分或结构顺序将一个整体 例如 一栋房子 分解成一些零部件 并且按一定循序罗列出这些组件 例如 地基 墙壁 天花板 级别或程度顺序 e g 最重要 次重要 etc 同类中的元素排列 e g 高楼 哈利法塔 828米 皇家钟塔酒店 601米 台北101大厦 509米 又如 根据重要性排列元素 最有意义的 次有意义的 较有意义的 步骤1 每一组里的观点必须保持逻辑一致 步骤2 步骤3 步骤4 MECE MutuallyExclusiveandCollectivelyExhaustive 互不重叠且完全穷尽 如果我们的理念不符合MECE 他们将是CRAP CompletelyRedundantandAbsolutelyPointless 完全冗余且毫无意义 没有重叠或者重复的观点 仅仅一个占位对应一个观点 没有丢失任何信息 每一个观点都有自已的占位 分组的思想符合MECE原则 MutuallyExclusiveandCollectivelyExhaustive 很有经济实力及发展实力 是位很有魅力的女士 很有内涵 首先是长得漂亮 收入可观 职位高 善良 友善 优雅 有涵养 博学多才 五官标致 身材比例好 金字塔规则的应用 示例 结构化的金字塔原理构建方法 1 2 3 4 5 6 7 8 9 引言 现状 复杂性 问题 解答观点1观点2 观点1 观点1支撑论点 解答观点1观点2 观点2 观点2支持论点 演示文稿反应了金字塔的结构 观点 2部分 创建封面和建立议程 引言 观点1部分2部分3部分4部分5部分 观点1部分 制定各章的观点 检查回顾 观众容易理解吗 互不重叠 完全穷尽了吗 支撑论点 制定支撑观点的关键信息 支撑论点 支撑论点 支撑论点 支撑论点 1部分 2部分 最后 使用故事线内容写总结 关键信息1关键信息2关键信息3 关键信息1关键信息2关键信息3 信息n信息信息 总结 步骤 观点 3部分 事项 4部分 事项 5部分 信息信息信息 信息信息 实证数据据 实证数据 示例展示 支撑论点 3部分 关键信息1关键信息2关键信息3 关键信息1关键信息2关键信息3 关键信息1关键信息2关键信息3 支撑论点 过程描述 本次培训简要介绍构建事半功倍的逻辑思考方式 金字塔原理介绍掌握如虎添翼的辅助手段 PPT使用技巧分享 目录 本次培训简要介绍构建事半功倍的逻辑思考方式 金字塔原理介绍掌握如虎添翼的辅助手段 PPT使用技巧分享简介格式常用工具 目录 导航条 若演示文稿中主题较多 当幻灯片解释不同的主题时 观众难以追踪 导航条就是在讨论到某个主题时 在ppt右上角给予提示 帮助观众保持跟踪的主题 以便更好的理解全文 简介 导航条 标题 主体 单页PPT格式内容举例 Texttexttexttexttext Text text text text text text text text text text text text text text text text text textText Text text text 定位句 故事线 Texttext 在我们工作中 word excel ppt技巧必不可少 效率 美观 金字塔原理 任何导航条应放在右上角 且放在故事线以下 故事线内容最好保持在两行之内 如果 我们在两行内还说不清楚一个事情的话 请再考虑一下我们的观点 重新总结 但 千万不要缩减字号 标题和内容的字号 角标 图例的用法 示例 颜色不要使用太明亮或太暗的背景色 选择三种颜色为我们的基本色调 其他颜色根据需要可上下浮动 示例 本次培训简要介绍构建事半功倍的逻辑思考方式 金字塔原理介绍掌握如虎添翼的辅助手段 PPT使用技巧分享 格式 突出重点内容 在一张幻灯片中只有重点内容加粗字体 示例 Texttexttexttexttext Text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text textTexttext Texttexttexttexttext Texttexttexttexttext 习惯使用 插入 里面的方块图形代替文本框 同层的项目符号要对齐 下一层的项目符号依次与上层文本对齐 错误的表达方式 背景颜色与文本颜色区分不明显 Texttexttexttexttext Text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text text 格式 背景颜色与字体颜色 关注读者阅读习惯 从上到下阅读 Text TextTextTextText Text Text Text TextTextTextText 推导出 关注读者阅读习惯 从左到右阅读 推导出 TextTextTextText 常用快捷键 Ctrl C tocopy复制 Ctrl V topaste粘贴 Ctrl Z undolastaction取消 Ctrl Y redotheaction恢复 Ctrl A selectall全选 Ctrl S saveapresentation保存 Ctrl subscript下标 Ctrl Shift superscript上标 Ctrl Shift M insertanewslide插入新幻灯片 Ctrl Shift G Group组合 Ctrl Shift H Ungroup解除组合 Alt Shift Rightarrow togglebulletlevels向右移 Alt Shift Up Downarrow changeorderofbullets Ctrl Shift J Regroup重组 Ctrl G DisplayGridandGuides显示网格和指南 Alt E D deleteaslide删除幻灯片 Alt E S pastespecial复制幻灯片 F5 PowerPointshow从头幻灯片放映 Shift F5 slideshowofcurrentslide从当前幻灯片放映 ESC endPowerPointshow结束放映 Shift rightarrow onecharactertotheright选中右边字符 Shift leftarrow onecharactertotheleft选中左边字符 Ctrl Shift rightarrow selectswordtorightofthecursor右选词组 Ctrl Shift leftarrow selectswordtotheleftofthecursor Shift Uparrow onelineup向上选一行 Shift Downarrow onelinedown 常用图表 第一步 决定我们想表达的信息 练习 在上面的表格中 给我们传递了哪些信息 练习 西部 北部 东部 南部 南部 北部 西部 东部 饼图强调的是A公司和B公司的组合销售量不同 条形图强调的是A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变 条形图 A公司销售额是南部最高B公司的销售额是北部最高 条形图的不同表达方式1 A公司销售额是南部最高 而B公司在南部的销售额最低 13 25 27 35 公司 A 条形图的不同表达方式2 在西部地区 B公司在销售百分比上稍领先于A公司 在东部地区 B公司销售百分比与A公司势均力敌 在南部地区 B公司在销售百分比上远远落后于A公司 在北部地区 B公司与A公司相比在销售百分比上以一个巨大的差额领先 条形图的不同表达方式3 产品销售量 单位 万元 我们的注意可能集中在1月至5月的总销售额变化趋势以及销售额随时间变化的规律 那么我们的信息就是 1 5月以来产品销售量正稳步提升 产品销售量 单位 万元 在5月里 产品 的销售额大幅领先产品B和 注意力不同 表达不同信息 一个表格有很多信息 我们想强调的内容决定最终的表达方式 也传递给读者不同信息 5月份里 产品 的销售额大幅领先产品B和 5月份里 产品 销售额所占比例是公司所有产品中最大的 传递信息的方式 公司的销售额趋势变化产品地域生产力分布资产分配百分比雇员年龄分布薪水与利润的关系 这样的标题很神秘 这张图我们想表达什么信息呢 这张图你想表达什么 示例 有些观众可能认为我们想表达 北部收益份额最小 有些观众可能认为我们想表达 西部地区利润占公司总额近半 用 各地区所占利润的百分比 来做图表标题 不如用上面红色字来做表题 最好还把我们想表达的数据着重表达出来 例如换一种颜色 有些读者认为我们想表达 让我们来做一个练习 成分相对关系项目相对关系时间序列关系频率分布相对关系相关性相对关系 图表 第二步 确定相关关系 在一个成分相对关系里 我们的兴趣主要在于每一个部分所占的百分比 如 在5月份 A产品预计将占到公司总销售额的最大份额 2005年客户的市场份额少于整个行业10 成分 占总体的百分比 1 成分相关关系 在项目相对关系里 我们想要比较事物的排列方法 他们是差不多 还是一个比另一个更多或更少 如 在5月份 A产品的销售额相当于B C销售额之和 销售额中顾客的回报排名第四 项目 项目的排名 2 项目相关关系 时间序列相对关系 对它怎么随着时间变化感兴趣 它每星期 每月 每季度和每年的变化趋势是增长的 减少的 上下波动的或者是基本保持不变 如 自从1月以来销售额稳定增长 投资回报在过去的5年里急剧下跌 时间 如何随着时间变化 3 时间序列关系 各数值范围内个包含了多少个项目 如 在5月 大多数地区的销售额在10 000到20 000元之间 大多数的出货要5到6天的时间交付 频率 项目的分布情况 4 频率分布相对关系 两个变量的关系是否符合你所想要证明的模式 如 5月份销售业绩显示出销售业绩与销售员的经验没有联系 CEO的薪水并不随着公司规模的变化而改变 相对性 变量之间的关系 5 相关性相对关系 饼图 条形图 柱形图 折线图 散点图 图表 第三步 选择图表形式 饼图 条形图 柱形图 折线图 散点图 成分 项目 时间序列 频率分布 相对性 相对关系匹配相应的图表形式 表示成分最好使用饼图 在使用中不宜多于6种成分 如果你的使用超过了6种 那么就选择6种最重要的 并将未选中的列为 其他 的范畴 因为人的眼镜比较习惯于按顺时针方向进行观察 所以应该将最重要的部分放在紧靠12点钟的位置 并且使用强烈的颜色对比以显示突出 比如在黑色背景下使用黄色 或者在黑白图中使用最强烈的阴影效果 或者将此部分与其他部分分离开 如果没有哪一个部分比其他部分更加重要 那么就应该考虑让它们以大到小的顺序排列 并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图表的每一个部分 成分 占总体的百分比 成分关系注意事项 第四季度销售额所占比例最少 第四季度销售额所占比例最少 红色标注突出数据并放置在12点方向 分离出来单独显示 示例 第四季度销售额所占比例最少 第四季度销售额所占比例最少 环形图也是商业图表中用得比较多的 示例 在条形图中 条形图间距比条形图条的宽度大 使用最能形成对比的颜色及阴影来强调重要的项目 以此来强调信息的标题 为了突显数值 可在顶端 或者在底端 使用一个刻度尺 或者在条形末尾标注数字 但是注意不要两者同时使用 如果你只是想简单表示项目间的关联 可用刻度尺 如果数字对你很重要那么就是用数字 有