Beik-OA协同办公系统技术白皮书.doc

北京北科博研科技有限公司北京北科博研科技有限公司 Beik OA 协同办公系统协同办公系统 技术方案技术方案 All Rights Reserved 2008 3 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 2 目目 录录 第第 1 1 章章 概述概述 5 5 1 1 设计背景 5 1 2 设计理念 5 1 3 建设目标 5 1 4 设计思想 6 1 5 系统特点 7 第第 2 2 章章 系统功能说明系统功能说明 9 9 2 1 系统整体架构 9 2 1 1 设计策略 9 2 1 2 系统架构介绍 9 2 2 主要功能介绍 15 2 2 1 事务流程管理 15 2 2 1 2 收文管理 15 2 2 1 3 会议纪要 16 2 2 1 4 通知 16 2 2 1 5 简报管理 16 2 2 1 6 签报管理 16 2 2 2 合同管理平台 16 2 2 2 1 合同申请 16 2 2 2 2 合同付款 17 2 2 2 3 合同范本 17 2 2 3 日常事务管理平台 17 2 2 3 1 公告 17 2 2 3 2 日程安排 17 2 2 3 3 车辆管理 17 2 2 3 4 会议管理 18 2 2 3 5 用品管理 18 2 2 3 6 安全月报 18 2 2 3 7 固定资产管理 18 2 2 3 8 工作洽商 18 2 2 3 9 督办事项 19 2 2 3 10 考核审批 19 2 2 3 11 工作报告 19 2 2 3 12 印章证照 19 2 2 3 13 网络调查 19 2 2 4 人事管理平台 19 2 2 4 1 人事信息 19 2 2 4 2 培训管理 19 2 2 4 3 劳动合同登记 20 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 3 2 2 4 4 人事申请 20 2 2 4 5 工作变动单 20 2 2 5 资源中心 20 2 2 5 1 文章管理 20 2 2 5 2 客户信息 20 2 2 5 3 图片信息 20 2 2 5 4 区号邮编 21 2 2 5 5 领导查询 21 2 2 5 6 资料共享 21 2 2 5 7 质量体系认证文件 21 2 2 6 企业文化 21 2 2 6 1 新闻纵横 21 2 2 6 2 企业刊物 21 2 2 6 3 大事记 22 2 2 6 4 制度汇编 22 2 2 6 5 政策法规 22 2 2 6 6 论坛 22 2 2 6 7 组织机构图 22 2 2 7 我的桌面 22 2 2 7 1 我的工作区 22 2 2 7 2 我的日程 23 2 2 7 3 我的收藏 23 2 2 7 4 更改密码 23 2 2 7 5 个人设置 23 2 2 8 邮件管理平台 24 2 2 8 1 强大的 Web Mail 功能 24 2 2 8 2 丰富的系统管理功能 24 2 2 8 3 邮件短信提醒功能 25 2 2 9 办公小助手 25 2 2 10 系统设置平台 26 2 2 9 1 系统参数设置 26 2 2 9 2 系统人员部门设置 26 2 2 9 3 模块权限设置 27 2 2 9 4 强大的流程管理系统 27 2 2 9 5 系统模块管理 28 第第 3 3 章章 扩展功能集成扩展功能集成 3030 3 1 业务平台集成 30 3 2 即时通讯平台 31 3 3 短信系统接口 32 第第 4 4 章章 系统部署系统部署 3333 4 1 系统部署 33 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 4 第第 5 5 章章 附录附录 3434 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 5 第第 1 1 章章 概述概述 1 11 1 设计背景设计背景 伴随我国加入 WTO 以后 我国的市场化进程正在不断加速 许多企业正在其原始积累 的基础上进入新一轮扩张发展阶段 企业的组织规模不断扩大 企业组织的业务模式比过 去更加复杂 在这种状态下 完全采用甚至部分采用人工管理的方法进行有效的企业运做 管理几乎是不可能的 1 21 2 设计理念设计理念 Beik OA DisplayEnterpriseCollaborationKnowledge 建立企业业务可 视化机制 延伸 企业管理能力 实现业务实时监 管 提高企业业 务执行管控能力 建立企业业务流 程体系 实现企 业业务流程执行 自动化 通过流 程标准化 规范 企业业务行为 实现企业各个职 能部门间的业务 协同 消除信息 孤岛 并通过企 业间协同管理提 高企业的市场应 变能力 实现企业建立基 于知识的业务管 理体系 通过实 现首问制提高企 业异常处理质量 提高企业管理水 平 1 31 3 建设目标建设目标 消除信息消除信息 孤岛孤岛 超越传统 超越传统 OAOA 实现信息资源的全面集成 实现信息资源的全面集成 建设完整 安全 稳定 灵活 高容量的信息基础设施和环境 实现基于 B S 多 层架构体系 有效地支持远程和移动办公 优化核心业务流程 规范 简化日常工作流程 提高工作效率 提高管理效率 实现跨地域的工作流传递 实现真正的无纸化办公 提供综合信息发布平台 建立信息门户 对内对外发布最新信息 通过 Internet Intranet 使内部信息得以共享 并畅通地获取更多地外部信息 使整 体运作水平得到提高 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 6 建立内部的综合数据库 集中管理相关信息和资源 通过提高资源利用能力 为 决策科学化提供可靠依据 应用集成 采用业界通用的 XML 作为数据传输的方式 通过对各种业务的集成 充分保护客户已有投资 对于系统外部用户提供公众服务 Beik OA 协同办公系统构架体系图 1 41 4 设计思想设计思想 Beik OA 协同办公系统是基于浏览器 服务器 B S 模式的新一代办公自动化系统 它 采用 J2EE MVC 架构 以自主知识产权的流程引擎 Flow Engine 为基础 采用 SSH Web Services XML LDAP 技术和灵活的组件化设计方法 并与 Microsoft office 金山 WPS office 永中 office 实现了有机结合 建立了符合国内管理模式的 B S 协同办 公系统 具有先进的全文检索技术 完善的用户管理和安全的权限管理 支持 POP3 IMAP4 SMTP ESMTP 等国际标准邮件传输协议 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 7 遵循安全 开放 可维护管理 以及网络化的系统设计原则 Beik OA 协同办公系统 采用层次式 分布式的体系结构 这种体系结构所具备的接口 具有开放性和兼容性的特 点 可以为复杂的分布式应用提供统一的协同环境 使系统不受硬件 操作系统 网络协 议以及应用功能差异的影响 Beik OA 协同办公系统把握 OA 系统的未来发展趋势 完成了两个飞跃 即由数据处理 向信息管理的飞跃 由信息管理向知识管理的飞跃 1 51 5 系统特点系统特点 技术先进 技术先进 Beik OA 协同办公系统 是基于群件和 WEB 技术构架体系 以人性 化流程管理为核心 以企业全方位协同办公 知识管理为重点的文档一体化解决 方案 具备完整可靠的软件体系 易学易用 易学易用 Beik OA 协同办公系统 坚持 以人为本 的设计开发理念 追求 简洁 统一 规范的使用效果 使该系统具有操作简便 快速构建的突出特点 在软件应用的广度和宽度上达到了运用自如的境界 良好的扩展性 良好的扩展性 Beik OA 协同办公系统 采用了 XML 技术 使得表层页面与数 据库脱离 同时数据的输出也达到了操控自如 对于增减模块完全可以在 IE 下来 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 8 进行 只需按照标准的规则表来配置 XML 规则即可轻松实现 权限严密 权限严密 Beik OA 协同办公系统 采用了严密的 多层次的权限控制技术 可根据办公系统中人员角色要求配置受控于不同级别的权限 形成完善的授权体 系 开放性好 开放性好 各个系统之间遵循统一的数据接口标准 不同系统完全实现了数据的 共享 通过业务规划 可以按照各个职能部门的工作目标进行工作流的设置和定 义 集成度高 集成度高 所有功能模块之间设计时通盘考虑 无缝联接 数据交换无障碍 系 统实现了与目前流行的文字处理软件 MS OFFICE 软件底层的无缝集成 形成 了如下独有特色独有特色 1 正文集成正文集成 对于 OA 系统中的公文流转来说 很多方面都要涉及对文件编辑 这就要求 OA 系统必须要能够提供与流行的文字处理软件如 Word 的紧密的集成 Beik OA 协同办公系统实现了与 Word 的底层无缝集成 对每一种文件形式 用户都可以根据本单位的情况自行配置正式公文的格式 包括正文排版格式 正 文表头格式 正文表尾格式 文件字对应的电子公章 办理单格式等 整个配置 过程简单快捷 同时用户也可以使用系统提供的各种模板格式 一旦标准有所变 动 能够非常轻松地适应这种变化 而不必像其他 OA 系统那样需要改动代码 2 对对Word文档的痕迹保护文档的痕迹保护 很多公文都要求能够保留批改过程中的痕迹 国内的绝大部分 OA 产品都提 供了对修改的痕迹保留 版本保存的功能 但大多都缺乏一个有效的方法来保护 修改痕迹 无法防范应用水平高的用户对痕迹进行篡改 删除 拒绝 例如 如 果一个用户在 Word 的 用户信息 设置中修改了自己的用户名 那么该用户就 有可能在此后对文件的修改将 嫁祸 到他人名下或可通过接受修订的功能来屏 蔽用户的修改 由于绝大多数 OA 产品和 Word 结合得还不够紧密 Word 无法根 据 OA 系统中的用户设置来取得真正的用户名 无法保证修改的完整性 而 Beik OA 协同办公系统为了妥善保护修改痕迹 通过对 Word 以及 JAVA 的编程 保证 了所有对于修改痕迹的恶意操作都无法通过系统的认可 确保批改人员的修改意 图不被扭曲或是误解 保证了信息交流的安全性 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 9 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 10 第第 2 2 章章 系统系统功能说明功能说明 2 12 1 系统整体架构系统整体架构 2 1 12 1 1 设计策略设计策略 技术标准技术标准 采用 JAVA J2EE 技术标准 可部署运行在 Tomcat WebLogic WebSphere JBoss 等各类平台上 并且提供对工作流操作的 JAVA 编程 API 或 Web Service 等二次开发接口 以最少的工作量开发出最贴近用户需求的 优秀系统 符合目前流行的 SOA Service Oriented Architecture 面向服务架构 机制 多平台运行 多平台运行 工作流管理系统的开发与运行环境对多种操作系统的支持 使用成熟的开发工具 产品和技术使用成熟的开发工具 产品和技术 Spring hibernate struts SOAP 应用最佳实践和模式解决设计问题应用最佳实践和模式解决设计问题 多层结构 设计模式 使用消息提高系统吞吐量 2 1 22 1 2 系统架构介绍系统架构介绍 Beik OA 协同办公系统为用户提供了一个功能强大且易用的办公平台 用户可以在这 个平台上集成各种业务及管理上的相关应用 通过统一的接口获取单位内部整体的应用资 源 使得整个系统突破传统的公文处理限制 具有更强的生命力 快速构建基于流程的应用系统快速构建基于流程的应用系统 Beik OA 协同办公系统基于业界领先的 具有自主知识产权的流程引擎技术 提供基 于流程化应用的快速构建能力 对过程 功能 权限等进行全面的自定义及控制 与关系 型数据库系统的集成能力 使得整个系统平台的广度和深度是可控的 自定义流程表单自定义流程表单 对于市面中现有的工作流产品 大多数基于对添加流程属于二次开发的工作进行调整 做到以工作流表单为主导 流程引擎为辅的理念 可以做到随意制定表单 并对流程进行 配置表单来进行流程的添加 如添加事务性的请假审批流程 会议室预定流程等 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 11 自定义网页表单 转换前 自定义网页表单 转换后 图形化流程制定的灵活性图形化流程制定的灵活性 Beik OA 协同办公系统公文流转提供了图形化的基于节点 可以理解为用户工作的一 个步骤 或者是一个阶段 的公文流转模式 针对某一个单位的具体要求 它通过制定各 个节点相互之间的约束条件 能够快速构建出一套适用于本单位的工作流程 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 12 流程的所有属性均可灵活 自由的进行配置 其中包括流程名称 步骤个数 每一个 步骤的名称 每一个步骤对应的用户角色 用户范围 用户简称 相应的权限 操作等等 的自定义 通过配置 就可以在最大的程度上符合用户的情况 确保了系统的广泛适应性 使工作流程的定制显得简单 直观 灵活 配置人员不需要经过专门的培训 Beik OABeik OA 协同办公系统支持以下工作流程形式 协同办公系统支持以下工作流程形式 1 工作中通常的公文流程 符合最普遍的情况 当一个人履行完自己在某个公文办 理中的职责后 交由他人办理 这样公文在办理过程中的整个过程可以在本系统内模拟 2 重新套用流程 解决某些单位的公文办理过程中可能应用到其他的流程的情况 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 13 3 转文功能 能够根据选定的收 发 文进行转发 收 文成其他工作流程的文件 4 流程变动 可以中途更改文件形式和所走的流程 适用于那些工作流程不确定的 情况 5 文件收回功能 可以撤回下一步办理人未办理转发的文件 流程的多种审批方式 流程的多种审批方式 工作流处理是电子商务 电子政务和企业信息化处理的核心内容 Beik OA 协同办公 系统提供单人办理 多人并行 多人顺行等多种审批模式的灵活结合 确保能够满足用户 复杂的应用 流程中提供强大的使用功能流程中提供强大的使用功能 1 直观方便的监控功能 办理人不但可以在公文办理中方便的查看公文所办理的流程 图信息 还可以在流程跟踪中查看更详细的实际办理过程 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 14 2 发送目标中的特殊角色人员 设置如 审批人 这样的特殊角色让用户在发送对象 或默认流程审批人中选取 3 自动催办 手工催办和反馈功能 系统提供手工催办和自动催办两种形式 被催办 人可以填写反馈信息 回复催办内容 4 特有的代理人机制 出差人员可以登记在某个时段出差并设置出差代理人 在该人 员出差期间 本应由出差人办理的文件将由事先设置的代理人代为办理 系统会记录该代 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 15 理过程以备出差人员事后查看 5 针对不同文件形式可以制订不同的编号 文件字等的自动生成策略 配置文件形式 时 可同时配置编号 文件字等相关的内容 6 审批加锁 通过程序控制防止同一时刻多人对文档进行操作 对死锁文件可由管理 员进行解锁 下图描述了公文系统的典型流程 办妥否 催办 Y 开始 启封收文 登记 摘要拟办 批办 分送承办 主办单位提出具体意见 行文布置否 传达贯彻落实 行文上报否 办妥否 批办 交拟 撰稿 会签 核稿 是否行文 企业 部门领导签发 登记 印刷 校对 盖印 发文 N N N N Y Y Y 归档 Y 负责人签字 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 16 2 22 2 主要功能介绍主要功能介绍 Beik OA 协同办公系统功能模块概览 2 2 12 2 1 事务流程管理事务流程管理 2 2 1 12 2 1 1 发文管理发文管理 系统支持用户自己定义多种发文办理流程 用户可以根据实际的业务流程要求来配置 参数 发文系统可以实现发文拟稿 核稿 会签 审核 签发 编文件号 缮印 校对 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁 其中发文运转涉及到的业务流程只涉及到发文的流转部分 不包括文件的立卷 归档 等过程 由档案管理完成 2 2 1 22 2 1 2 收文管理收文管理 系统可根据实际的来文单位和文件种类进行分类 收文一般包括传递 签收 登记 分发 拟办 批办 承办 催办 查办 立卷 归档 销毁等 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 17 其中收文运转涉及到的业务流程只涉及到来文的流转部分 不包括文件的立卷 归档 等过程 由档案管理完成 2 2 1 32 2 1 3 会议纪要会议纪要 可针对系统内的会议通知进行会议纪要起草 签批 发布 归档等操作 从而实现会 议纪要的起草 阅读 查询等功能 其中会议纪要涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档 等过程 由档案管理完成 2 2 1 42 2 1 4 通知通知 在办公系统内部发布各种通知 通告等 其提供的基本功能包括 起草通知 签批 发布 归档等 通知还支持按标题 日期 作者等进行全文检索 其中通知涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档等过 程 由档案管理完成 2 2 1 52 2 1 5 简报管理简报管理 在办公系统可对实际状态中的简报进行起草 签批 发布 归档等操作 从而实现日 常简报的办理 阅读 查询等功能 其中简报管理涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档 等过程 由档案管理完成 2 2 1 62 2 1 6 签报管理签报管理 在办公系统可对实际状态中的签报进行起草 签批 归档等操作 从而实现日常签报 的办理 阅读 查询等功能 其中签报管理涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档 等过程 由档案管理完成 2 2 22 2 2 合同管理平台合同管理平台 2 2 2 12 2 2 1 合同申请合同申请 对于要签订的合同内容进行起草 逐级审批和归档备查 本模块对于合同签订前的内 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 18 部交流 审批以及签订后的归档备查具有重要的意义 合同申请涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档等过 程 由档案管理完成 2 2 2 22 2 2 2 合同付款合同付款 对于合同的付款进行起草申请 逐级审批和归档备查 本模块对于合同付款前的内部 交流 审批以及之后的归档备查具有重要的意义 合同付款涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档等过 程 由档案管理完成 2 2 2 32 2 2 3 合同范本合同范本 可发布常用的合同范本以备工作之需 本模块提供无限层级的栏目设置 并且每个栏 目均可独立设置该栏目内文件及其附件的操作权限 另外 本模块可根据文件标题 作者 发布时间等条件进行任意组合条件的检索 2 2 32 2 3 日常事务管理日常事务管理平台平台 2 2 3 12 2 3 1 公告公告 公告是一个应用比较广泛的功能 用于在单位内部发布各种公示类信息等 其提供的 基本功能包括 按分类发布及浏览公告 公告还支持按标题 日期 作者等进行全文检索 使查询 浏览信息非常方便 2 2 3 22 2 3 2 日程安排日程安排 系统按照日历的形式展示人员的日程安排信息 方便用户浏览使用 功能包括 添加 日程安排 添加权限控制 月日程安排 他人日程安排 我指派的日程安排等 使用此模 块可以安排自己和他人日程 并可按月历形式查看这些日程安排 而且 查看人员日程和 设置安排类型 都有具体的权限划分 本模块提供与会议模块的互动功能 需要参加的会 议能够在日程安排中得以体现 2 2 3 32 2 3 3 车辆管理车辆管理 主要提供对车辆使用的申请 审核 记录 查询的功能 在车辆使用前进行车辆申请 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 19 内容包括出车 到达地点 出发 返回地点 随车人员等 申请通过审核后 系统会以通知 单的方式发送用车许可 并可通过电子邮件 手机短信和即时通讯等方式对申请人进行提 醒 本模块同时还提供对所有的车辆资源的使用时间安排进行管理的功能 此外 本模块 还提供车辆使用记录 加油记录 检查记录等各项记录的录入和查看功能 2 2 3 42 2 3 4 会议管理会议管理 主要提供对常规和临时会议计划 准备 记录 查询的功能 在会议召开前进行会议 准备 准备内容包括合理地安排会议的参加人员 时间 场地 内容议题 准备会议文件 以通知单的方式发放会议通知等 并可通过电子邮件 手机短信和即时通讯等方式对会议 相关人员进行提醒 会议结束后要对出席情况 议题讨论结果 会议决议等内容作记录并 整理会议纪要 本模块同时还提供对所有的会议室的规模 设备服务配置和使用时间安排 进行管理的功能 2 2 3 52 2 3 5 用品管理用品管理 实现日常物品简单的出入库管理 并可对已出入库和库存的物品进行统计 2 2 3 62 2 3 6 安全月报安全月报 对于企业安全生产状况进行月度总结 包括安全月报起草 签批 发布 归档等操作 从而实现安全月报的起草 阅读 查询等功能 其中安全月报涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档 等过程 由档案管理完成 2 2 3 72 2 3 7 固定资产管理固定资产管理 包括固定资产登记和固定资产申请两部分 分别实现简单的固定资产出入库管理和购 入 报废等业务流程的管理 2 2 3 82 2 3 8 工作洽商工作洽商 工作中有时会需要多人甚至多部门间的合作 这时相互间的交流与沟通就显得必不可 少 本模块提供了一个企业内部交流沟通的平台 可针对专项事宜发起洽商 记录洽商的 过程并最终归档备查 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 20 2 2 3 92 2 3 9 督办事项督办事项 在实际应用中 比较重要的工作有时会指派专人监督办理 本模块提供了一个事务监 督的途径 可针对专项事宜设定督办人 记录督办的过程并最终归档备查 2 2 3 102 2 3 10 考核审批考核审批 本模块提供了企业内部考核结果起草 审批 发布和归档的途径 可针对不同的应用 进行配置 为人事 绩效等考核服务 2 2 3 112 2 3 11 工作报告工作报告 对于本期工作的总结 包括工作报告起草 签批 发布 归档等操作 从而实现工作 报告的起草 阅读 查询等功能 其中工作报告涉及到的业务流程只涉及到文件的流转部分 不包括文件的立卷 归档 等过程 由档案管理完成 2 2 3 122 2 3 12 网络调查网络调查 本模块可针对特定人群发布调查 并可实现投票结果的统计功能 2 2 42 2 4 人事管理平台人事管理平台 2 2 4 12 2 4 1 人事信息人事信息 本模块为方便企业的人事档案管理而设计 提供企业内部每个员工相关人事资料的存 储 浏览 查询和分析 可进行人员聘用 离职 退休等操作 2 2 4 22 2 4 2 培训管理培训管理 主要包括培训资料和培训申请两个主要部分 前者主要用以提供企业内部培训所需资 料的分类存储 浏览及检索功能 可支持多媒体资料的存储和播放 后者则提供培训申请 的起草 审批及归档等功能 2 2 4 32 2 4 3 劳动合同登记劳动合同登记 本模块提供对企业在职员工劳动合同的登记 浏览及检索功能 可按照员工姓名 部 门等搜索条件组合查询 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 21 2 2 4 42 2 4 4 人事申请人事申请 本模块提供对人事变动 聘用 解聘 离退等 文件的起草 审批及归档等功能 并 可依据多关键字组合查询 2 2 4 52 2 4 5 工作变动单工作变动单 企业在职员工的工作岗位 所属部门时常会根据实际需要进行变更 本模块提供相应 文件的起草 审批及归档等功能 并可依据多关键字组合查询 2 2 52 2 5 资源中心资源中心 2 2 5 12 2 5 1 文章管理文章管理 用于各种电子文档的分类存储 浏览及查询 本模块提供无限层级的栏目设置 并且 每个栏目均可独立设置该栏目内文件及其附件的操作权限 另外 本模块可根据文件标题 作者 发布时间等条件进行任意组合条件的检索 本模块具有编辑锁定功能 文档被某用 户编辑时会自动进入编辑锁定状态 不允许其他人进行编辑 直到该用户退出对该文档的 编辑状态为止 因异常情况造成的文档死锁 可以由管理员手动解锁 2 2 5 22 2 5 2 客户信息客户信息 本模块是企业对自身客户联系方式的有效管理途径 通过创建公有或私人客户信息 您可以选择共享或独享客户信息 公有 私人客户信息可相互转换 您可以随时将某一客户 信息共享或取消共享 除了手工录入客户信息 本模块还支持导入 Outlook Outlook Express 的联系人信息列表 2 2 5 32 2 5 3 图片信息图片信息 用于图片的上传及显示 是企业展示自我形象的良好舞台 本模块支持常见 web 图像 类型如 jpg jpeg gif bmp 等 可选择使用缩略图方式或详细信息方式显示图片列表 2 2 5 42 2 5 4 区号邮编区号邮编 提供对国内地区的地区号及邮政编码的查询功能 本模块预留信息编辑接口 方便应 对未来行政区划的改变 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 22 2 2 5 52 2 5 5 领导查询领导查询 汇总领导决策所需各类资料文档并提供其分类存储 浏览及查询 本模块提供无限层 级的栏目设置 并且每个栏目均可独立设置该栏目内文件及其附件的操作权限 另外 本 模块可根据文件标题 作者 发布时间等条件进行任意组合条件的检索 本模块具有编辑 锁定功能 文档被某用户编辑时会自动进入编辑锁定状态 不允许其他人进行编辑 直到 该用户退出对该文档的编辑状态为止 因异常情况造成的文档死锁 可以由管理员手动解 锁 2 2 5 2 2 5 6 6 资料共享资料共享 本模块用于内部的资料或软件共享 管理员及有权限的人员可以上载常用的资料或工 具软件 并可以自由的将其进行分类 以供大家下载 从而达到资料或软件的共享 2 2 5 72 2 5 7 质量体系认证文件质量体系认证文件 提供质量体系认证文件的分类存储 浏览及查询 本模块提供无限层级的栏目设置 还可根据文件标题 作者 发布时间等条件进行任意组合条件的检索 2 2 62 2 6 企业文化企业文化 2 2 6 12 2 6 1 新闻纵横新闻纵横 用于企业内部新闻简报的录入 浏览及查询 本模块不仅可根据文件标题 作者 发 布时间等条件进行任意组合条件的检索 还可以按照分类树方式检索查询信息 2 2 6 22 2 6 2 企业刊物企业刊物 用于企业内部各种电子刊物的编辑 出版 发行 本模块信息的来源可以是信息采集 系统 也可以是用户输入的各种信息 或者是从其他电子新闻中收集来的信息 这些信息 在经过整理加工后会形成正式刊物 在网络上公开发行 2 2 6 2 2 6 3 3 大事记大事记 本模块用于年鉴 大事记等资料的录入 浏览及查询 本模块不仅可根据文件标题 作者 发布时间等条件进行任意组合条件的检索 还可以按照分类树方式检索查询信息 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 23 2 2 6 42 2 6 4 制度汇编制度汇编 提供企业内部规章制度的分类录入 浏览及查询 本模块不仅可根据文件标题 作者 发布时间等条件进行任意组合条件的检索 还可以按照分类树方式检索查询信息 2 2 6 52 2 6 5 政策法规政策法规 提供浏览及查询国家或行业的政策法规 本模块不仅可根据文件标题 发布人 发布 时间等条件进行任意组合条件的检索 还可以按照分类树方式检索查询信息 2 2 6 62 2 6 6 论坛论坛 本模块可供系统用户对某一议题自由地发表见解 或进行提问和解答 收集某一方面 的意见等 还可用来在企业内部收集各种意见 如意见箱 民意调查等 如果结合部门信 息查询系统 则每个部门还可以建立自己部门的论坛 用于在部门内部进行讨论 2 2 6 72 2 6 7 组织机构图组织机构图 用于企业组织机构图展示 管理员发布组织机构图后 系统用户便可以在此进行查看 2 2 72 2 7 我的桌面我的桌面 2 2 7 12 2 7 1 我的工作区我的工作区 主要分为 我的工作 和 已办流程 两个组成部分 前者提供用户可进行工作的快 速链接 如起草发文 起草会议通知等 后者则汇总用户参与过的所有流程文件并按文件 形式加以分类显示 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 24 2 2 7 22 2 7 2 我的日程我的日程 显示当前用户的日程安排 由当前日期的前一天至以后的所有日程 列表 已办及未办 事宜一目了然 可由本模块直接链接至系统的 日程安排 模块 以安排日程或实现更复 杂的功能 2 2 7 32 2 7 3 我的收藏我的收藏 收录用户个人所关注的文档 方便用户的查询 本模块为每个系统用户提供无限层级 的分类设置 您可以自如设置属于自己的收藏分类 2 2 7 42 2 7 4 更改密码更改密码 为保证系统安全 建议系统用户经常更改自己的登录密码 以防身份被他人盗用 2 2 7 52 2 7 5 个人设置个人设置 系统用户可在此设置个人联系信息 出差代理人 常用意见等信息 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 25 2 2 82 2 8 邮件管理平台邮件管理平台 邮件系统在电子政务应用中的担当着重要的角色 不但提供普通邮件的收发 而且在 几乎所有工作的运转过程中 是工作的入口点和出口点 同时邮件系统凭着严格的自有特 性 有着极强的安全性和权限的排它性 而在考虑原有系统建设的基础上 邮件管理系统 采用集成邮件的方式来进行邮件收 发操作 邮件系统增强了共享邮件管理 限额管理 支持邮件黑名单 防垃圾邮件功能及单模版拷贝方式 2 2 8 12 2 8 1 强大的强大的 WebWeb MailMail 功能功能 用户可以基于 web 形式访问个人邮箱 主要功能如下 在线读信功能 在线发信功能 个人地址本 全局通讯组 个人签名档 自定义邮件夹 自动回复与自动转发 支持 POP3 SMTP 协议 可使用 Outlook Foxmail 等邮件工具发送和接收邮件 2 2 8 22 2 8 2 丰富的系统管理功能丰富的系统管理功能 完备的系统参数设置 对系统服务的远程灵活管理 对邮件队列的远程察看和管理 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 26 对虚拟邮件域的管理 2 2 8 32 2 8 3 邮件短信提醒功能邮件短信提醒功能 通过和短信平台的整合 可实现邮件到达短信提醒功能 2 2 92 2 9 办公小助手办公小助手 Beik OA 协同办公系统可提供桌面小工具与协同办公整合 以达到用户不用打开 IE 便 可直接访问办公系统 方便用户提取系统中日程安排 文件待办 邮件信息 通讯录等信 息 新信息小助手会以声音或动画的方式提醒用户 办公小助手 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 27 2 2 102 2 10 短信提醒短信提醒 Beik OA 协同办公系统可与公司内部已有的短信平台整合 以达到用户在协同办公中 的信息以手机短信的方式提醒用户 以发文为例 在协同办公系统中若有新的待办文件时 手机将自动收到待办信息 同其它协同办公相比 这将节省短信模块的费用及短信提醒的 业务重复 维护等工作 2 2 112 2 11 用户用户 IPIP 绑定绑定 Beik OA 协同办公系统提供在用户名密码认证基础上添加一层绑定 IP 机制 以达到提 高安全性管理 做到用户可以针对一台机器来操作办公系统 也可针对特殊的用户可以设 定多个 IP 方便用户在某一场所的多台机器上办公 这样做到在制度上加强用户使用办公 的安全性 2 2 122 2 12 系统设置平台系统设置平台 Beik OA 协同办公系统同其他基于 Lotus Notes Domino 的协同办公系统相比 一个显 著的特点就是系统设置的可视化和简便化及易用性 它将超过 60 的原有 Domino 系统管理 员日常维护工作封装为 Web 可视化应用 达到了专业性与易用性的协调统一 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 28 2 2 9 12 2 9 1 系统参数设置系统参数设置 包含服务器设置 ftp 设置 新邮件提醒设置 办公助手设置 论坛设置 系统 logo 及公司信息设置等 2 2 9 22 2 9 2 系统人员部门设置系统人员部门设置 用来对本单位组织机构和人员进行注册 维护工作 主要涉及的有人员和部门的注册 删除 更新 权限的分配等 支持系统人员批量注册及其部门自动生成 2 2 9 32 2 9 3 模块权限设置模块权限设置 用来分配本单位组织机构和人员的权限 点击模块标题可查看该功能模块存取控制列表 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 29 2 2 9 42 2 9 4 强大的流程管理系统强大的流程管理系统 图形化流程定制端 图形化的工作流定制端能够直观的描绘出用户的业务流程达到 所见即所得 的目的 同时鼠标拖曳的方式使得定制流程更为简单 流程的稳定性和适应性是流程平台最重要的因素 Beik OA 协同办公系统的流程平台 能够稳定的运行于各种环境下 并对流程中的各种突发事件或异常状态能够进行有效的控 制 例如 流程的跟踪 撤办 催办 转办 代办 重办等 从多方面满足用户的实际需 要 可对流程节点属性进行修改 2 2 9 52 2 9 5 系统模块管理系统模块管理 在浏览器下即可对系统模块进行有效的配置和管理 您可以方便的设定全文索引 海 量数据库及各种提醒方式的启用与否 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 30 前面曾提到 Beik OA 采用业界标准的 XML 格式作为数据传输方式 管理员可以在 XML 配置模块中任意设定各系统模块输出 XML 数据的数据来源和输出方式等 此外 本系统还支持模块复制功能 您可以利用现有模块快速生成类似的应用 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 31 第第 3 3 章章 扩展功能集成扩展功能集成 3 13 1 业务平台集成业务平台集成 集成用户 Beik OA 协同办公系统可集成以 LDAP 为用户平台的用户资源 以达到与 其它系统整合的目的 在这基础之上可以做到用户的统一用户认证信息 实现单点登录 个性化设置及流程定制 集成门户 以用户为主导可以在用户门户中展现自己所需的办公业务 做到真正的业 务关心之我用 以达到系统的高用性 单点登陆 可以集成多个业务系统 以接口方式接入办公系统 做到业务系统一次登 录 应用整合 可以与短信平台 邮件系统 财务系统 视频系统 报表统计系统等作业 务数据整合 但需要进行二次开发 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 32 3 23 2 登录接口集成登录接口集成 Beik OA 协同办公系统可集成吉大正元数字安全证书技术来实现安全解决方案 在以 往的办公解决方案中 用户名 口令 的认证方式安全强度较低 远程用户接入通道没有安 全保护措施 电子文档没有电子签章等容易造成数据泄密甚至更大的影响 而数字安全证 书主要采用以数字证书替代 用户名 口令 来对关键的信息进行签名处理 且远程用户使 用 JIT CINAS STS 系统进行安全接入 电子文档使用 JIT eSignature 进行印章处理来做到对 系统过程中身份认证 网络传输加密等功能 3 33 3 即时通讯即时通讯平台平台 Beik OA 协同办公系统可集成腾讯 RTX Real Time eXpert 企业级实时通信平台 后 者可与 Beik OA 协同办公系统紧密结合 是一种高度可管理 低成本 易部署的信息平台 RTX 集成了丰富的沟通方式 包括文本会话 语音 视频交流 手机短信 文件传输 IP 电话 网络会议以及应用程序共享 电子白板等远程协作方式 与普通 IM 相比 RTX 更 加侧重于企业需求的解决 提供了企业内部办公沟通 对外商务沟通的服务 其目的是给 员工提供更方便的沟通方式 增强团队的信息共享和沟通能力 提高工作效率 减少企业 内部通讯费用和出差频次等从而为企业节省开支 同时也能创造一种新型的企业沟通文化 灵活的系统登录方式灵活的系统登录方式 用户可以安装客户端软件进行登录 也可以基于浏览器进行登录 可采用用户 ID 号码 登录 也可以采用用户名登录 可提供 IP 地址进行登录 也可以采用域名进行登录 网络方案网络方案 可以将协同 RTX 安装在企业局域网之内 也可以架设于互联网上 用不同的方式满足 分布于不同地点的用户接入 支持客户端代理和突破防火墙 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 33 多功能会话窗口企业分支互联 安全性方案安全性方案 消息传输 文件传输采用 128 位加密 达到商业级安全标准 信息存储采用数据库方 式 保证个人信息的安全与个人隐私 可管理性方案可管理性方案 可对部门 分组 个人进行严密的权限控制 允许或禁止使用某项功能 保证即时通 信的可管理性与服务器和网络资源的合理分配 可设置 RTX 用户是否对外可见 既保证例 如业务人员对外沟通的途径 同时也保证员工不被外界干扰 可对对外信息进行存档与监 控 保证企业的商业信息安全 内部沟通内部沟通 企业内部用户可进行多种方式的快速沟通 同时提供分支互连方案 分支机构可以自 行架设服务器 通过 RTX 中心服务器进行互连 企业互连企业互连 企业之间可以通过 RTX 互联 如下图添加了 RTX 联系人之后 外部企业联系人 有好 友列表 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 34 企业互联 企业与个人互联与外部 QQ 通信 企业与个人互连企业与个人互连 提供 RTX 与 QQ 个人用户的互通功能 以及对 RTX 用户是否可以与 QQ 互通的权限控制 与信息存档 如上图 外部 QQ 好友 列表 开放性开放性 为方便广大 ISV 自主开发团体和以及个人的需求 RTX 提供丰富的二次开发接口 SDK 通过简单的二次开发 可以实现与其他应用系统的无缝集成 实现在线状态感知 即时消息收发 文件传输 手机短信 消息提醒 部门和用户的操作等功能 3 43 4 短信系统接口短信系统接口 通过对系统的扩展可以与短信发送平台作达统一 以达到手机提醒的目的 Beik OA 协同办公系统技术白皮书 35 第第 4 4 章章 系统部署系统部署 4 14 1 系统部署系统部署 部署部署环境环境 系统可以方便快捷的部署在 Weblogic Oracle9ias Websphere Tomcat JRun 等主 流支持 J2EE 的应用服务器中间件上 系统支持 Oracle DB2 SQLServer 等数据库 系统服务器端可方便部署于 UNIX Sol