HSE记录管理程序.doc

HSE记录管理程序 HSE记录管理程序 1 目的公司建立并实施记录控制,为HSE管理体系运行提供可靠证据,为查找根源、分清责任和采取纠正预防措施提供客观依据，制定本程序。 本程序规定了HSE记录的编制、收集、保存和处理等方法和要求。 2适用范围 本程序适用于公司HSE记录的管理和控制。 3 职责 3.1 安全环保部是本程序归口管理部门，负责记录建立、存档控制的指导和监督。 3.2 直属公司安全环保部门负责本公司HSE记录的管理及监督。3.3 各职能部门和直属公司负责本单位记录的编制、填写、标识、收集与保管。 4 程序内容 4.1 记录的分类。 4.1.1 原始记录：如检查记录、试验记录、计量检验记录等(包括来自分承包方的有关记录)。 4.1.2 分析、统计记录：如各种台帐、月报、季报、年报、总结等。 4.1.3 体系运行记录：如管理评审记录、内部审核记录、各种检查记录、培训记录、纠正和预防措施记录、不合格评审记录、各种报告等。4.2 记录的编制与更改 4.2.1 记录由产生或使用记录的单位和部门负责编制，能用记录由安全环保部负责编制。 4.2.2 直接使用国家及上级部门有统一要求的记录格式，编制前由各相关部门对其适用性和适用范围进行确定。 4.2.3 体系中未列出的其它记录表格，由各相关单位根据具体情况自行规定，对HSE管理体系有重大影响记录，在使用前交HSE体系办公室备案。 4.2.4 记录表格在活动、产品、服务中任何个人或部门无权随意更改，记录表格更改，执行文件和资料控制程序规定。 4.3 记录的收集、保管、编目、存档要求 4.3.1 各使用单位指定人员或部门收集并保管记录，收集的记录要齐全、完整，建立HSE记录清单，不得丢失、遗漏,做到按期限保管。 4.3.2 各使用部门的记录在建立各项HSE记录清单的基础上，整理齐全，按级别要求归档。 4.3.3 各相关单位根据具体情况对受控记录定期归档，要建立受控记录清单，并保证每年清理一次，需要对记录进行更改时执行本程序4.2条款中的相关更改要求。 4.3.4 HSE记录按公司HSE体系文件编写规定要求进行标识和编码。 4.4 记录的填写要求 4.4.1 记录须字迹清晰、填写及时、项目齐全、内容真实。 4.4.2 记录的填写要求真实、准确、工整，如有笔误用“”注销，由本人更正，并签字或盖章进行标识，每份记录要有记录员签字。 4.4.3 记录用碳素或蓝黑墨水钢笔填写（特殊要求时可例外），要求字迹清晰、完整，数据要准确及时，真实反应活动的内容和历史过程。 4.4.4 记录本着“谁管谁填，分工负责”的原则，确保记录的真实性、准确性。 4.5 记录的保存 4.5.1 记录的保存方式应便于存取和查阅，并存贮在适当的环境中，防止损坏、变质和丢失。 4.5.2 记录的保存期限见各单位记录清单，属归档范围的记录应及时归档。 4.6 记录的查阅和借阅 4.6.1 借阅记录要办理借阅手续，各部门要建立文件借阅登记表，借阅记录要限期归还,不得丢失，借阅者不得私自涂改或自行复制。 4.6.2 当合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客或承包商查阅，查阅手续执行本程序4.6.1。 4.7 记录的处理 4.7.1 对超过保存期的记录要进行销毁，对HSE管理体系有重大影响的记录在销毁前需经公司总经理审批，销毁时，指派两人监督销毁。 4.7.2 各单位超过保存期的记录销毁前，先由本单位的记录保管员列出作废文件处理登记表，经主管部门批准后，各部门自行销毁。 5 相关文件 HSE03-3.7-01-2003HSE体系文件编写规定。 6 记录