内勤岗位标准.doc

天津天一物业管理有限公司内勤员工作标准一、 内勤员现金管理工作标准1.0目的 规范现金管理的操作程序，确保现金收、支、存的合理及安全。2.0适用范围 适用于天一物业所辖各项目现金的管理。3.0职责3.1内勤人员负责现金核算、收取、支付及库存保管。3.2项目经理负责现金管理、核算工作的监督。4.0程序要点4.1现金管理的基本原则。4.1.1现金收入业务和现金支出业务必须分开处理。所有收入全部及时登帐，支出（退款）应当有有效的核准手续。所有收到的现金要求于当日送存银行。4.2现金收入管理。4.2.1现金收入的范围：A）向业主收缴的物业管理服务费用；B）为业主代收代缴的电费等其它费用；C）为业主提供的各项有偿服务费；D）项目按规定向各装修施工单位、经营单位及个人收取的装修保证金及装修押金；E）其他经营收入。4.2.2内勤人员在收取现金时，应核对收据填写是否正确（收费区间、面积、金额），并且在收据第一联后签字确认。4.2.3凡是收取的款项应于当日下午4：30前点清并登记收费日记帐。4.2.4内勤人员应在每日下午5点前，将当日所收现金送存银行。4.2.5如特殊原因不能当日送存的，必须放入保险柜妥善保管。4.2.6当存款超过1万元时，应按要求填写款项缴交表并携带收费日记帐至集团财务交款。4.3现金支付管理。4.3.1现金支付的范围：A）向业主、装修施工单位、经营单位及个人退还装修保证金及装修押金；B）向业主退还因管业人员重复收取的物业相关费用。4.3.2现金支付的程序：A）内勤在付款前必须审核有关原始凭单，符合手续（装修保证金、装修押金收据后必须有验收人员、项目经理、业主或装修施工单位签字）的方可支付现金并登记保修装修金台帐或出入证台帐，如不符合手续，内勤人员应拒绝支付现金；B）通过查收款日记帐，确实重复收取业主相关费用的，经管业人员、项目经理及业主签字后，方可支付现金。（如此款项尚未交至集团财务，应将红联贴回并加盖作废章；如此款项已交回集团财务，则填写款项退款表并附说明，至集团财务办理退款手续）4.4内勤在每次离岗前必须仔细检查保险柜门锁的关闭情况，并将保险柜钥匙随身携带、妥善保管。4.5现金资料的保管 所有现金收取、支付相关资料要定期整理、装订、妥善保存。5.0相关记录收费日记帐 收费台帐二、 内勤员收据管理工作标准1.0目的 规范收据的管理工作，确保公司收据得到安全保管和合理使用。2.0适用范围 适用于物业管理公司的收据的管理工作。3.0职责3.1内勤负责按本规程领用、保管及使用空白的收据。4.0程序要点4.1收据的管理程序。4.1.1收据的领取、保管程序：A）空白收据由内勤到集团财务中心领取；B）新领取的空白收据由内勤保管。4.1.2收据的换领程序：A）内勤应采用以旧换新的方法领用收据；B）内勤在换领收据时，应先将用完的收据交集团财务会计核对销号后再签领新收据。4.1.3收据的发放、使用程序及注意事项：A ) 内勤在发出收据时应详细填写收据领用登记表，内容包括：领用人、领用时间、起始号码、用途等；B）内勤应采用以旧换新的方法发放收据，在换领收据时应先将用完的收据核对销号后再发放新收据；C）内勤要定期抽查管业人员收据使用情况（是否按公司相关规定开具收据）；D）内勤应妥善保管收据，如因遗失给公司造成经济损失，除要求全额赔偿外，还将按公司相关规定予以处理。5.0相关记录收据领用登记表（见公司财务部用表）三、 内勤员档案管理工作标准1.0目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2.0适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。3.0职责3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。3.2内勤主管监督档案管理的实施工作。3.3内勤负责档案的日常管理工作。4.0程序要点4.1档案的编号。4.1.1公司、管理服务中心编号：A）物业管理有限公司 编号为：TYWY；B）物业服务中心 编号为：（管理中心英文缩写，例如：ML）4.1.2部门编号：A) 行政、人事 编号为：XZB) 财务 编号为：CWC) 保洁 编号为：BJD) 维修 编号为：WXE) 管业 编号为：GYF) 经营 编号为：JY4.1.3年份编号：引用年份序号-2000、2001-4.1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003-4.1.5档案编号举例：A) 物业管理有限公司编号：档案序号类别编号部门编号物业管理公司编号B)管理服务中心编号：档案序号类别编号部门编号管理服务中心编号4.2档案的分类。4.2.1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。A)业主档案，包括：-经业主签署后的业主公约及业主公约补充协议；-业主基本情况登记表；-物业领用清单；-验房单；-房屋装饰装修申请表、住宅室内装饰装修管理协议、相关图纸及装修施工队资料；-房屋装修验收单、装修整改通知单及处理结果资料；-其他应保存的业主资料。B)工程档案，包括：-综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书；供气协议书；电梯准用证等）；-施工设计资料（设计变更通知单；隐蔽工程验收记录；沉降观测；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。-其他应保存的工程资料。C)设备档案，包括：-设备台帐；-设备出厂合格证；-设备使用说明书（要求中文）；-设备安装、调试报告；-保修卡、保修协议；-设备运行记录；-设备维修、保养记录；-设备更新改造记录；-设备管理制度；-其他应保存的设备资料。D）物业管理运作档案，包括：-公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）；-管理服务中心运作档案（各岗运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。E) 来往文书档案，包括：公司及管理服务中心日常对外、对内发出及收取的文件。F) 合同档案，包括：多种经营合同；物业接管类各种合同等。G) 员工人事档案，包括：员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。H) 财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及日记帐等记录。4.3 立卷与编制目录。4.3.1 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。内勤按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。A）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸。B）在档案标贴纸上打印出标准黑28号字体的档案类别名称。C）将制作好的档案标贴纸在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。D）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。4.3.2 编制目录：A）内勤在档案盒内粘贴档案目录；B）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包括：序号、入档日期、档案名称、档案所属期间、归档人、备注说明）中，以便查阅。4.4 档案的保管期限。4.4.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.4.2 项目负责人应依据项目工作情况及公司有关标准作业规程，对档案的保存价值进行标注。4.5 档案的保管。4.5.1 档案保管的工作任务是：A）便于查阅；B）保证档案的损坏；C）防止档案的损坏。4.6档案的密级。4.6.1 档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。A）绝密档案包括：合同、业主档案、财务类档案。B）机密档案包括：重要的会议记录（纪要）、物业管理运作档案和其他属机密的档案。C）普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。4.7 档案的查阅权限。4.7.1 总经理可查阅公司所有档案。4.7.2 副总经理可查阅分管工作的档案。4.7.3 项目经理可查阅该项目所有档案