如何运用邮件高效沟通.ppt

邮件礼仪及管理 让我们高效的沟通 据统计 如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封 但有一半是不必要的 邮件沟通的重要性 电子邮件 E Mail 是一种最重要的职场沟通方式 用途 主要体现为日常工作交流 传递自身某种理念和情感 获取外界信息和展示职场形象等 使所有参与方对于所讨论论题 事实根据和结论 以及达成的共识一目了然 并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程 讨论内容以及行动细则 充当作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和 起争端时的证明 Email能帮人关注于事实而不是感受 或其他个性和工作风格上的差异 并以合理的方式解决意见不和以及争端 电子邮件的作用 哪些事情需要发送邮件1 正式工作报告 2 难以简单用口头表达说明清楚的事项 3 需要双方确认的信息 4 知识推荐和信息传递 5 没有见面交流条件的其他交流内容 总结 可以用口头交流解决的 尽量不使用邮件高效邮件规则如下 邮件使用说明 邮件到底要发给who 会议记录要发给who 目的 让邮件更专业 抄送 抄送给who 密送 密送的处理 让邮件更专业 目的 目的 这些主题恰当吗 无主题 关于您 年 月 日提出的 问题的回复王先生收关于 和 等相关问题的回复Re Re Re Re Re 清明节放假事宜 让邮件更专业 1 恰当地称呼收件者 拿捏尺度 2 Email开头要有问候语 当收件人为多人时 称呼可用 各位 各位领导 各位同事 Dearall 如为英文邮件 要用逗号 3 称呼要和收件人清单一致 不含抄送人 用合适的称呼对方如有职务 应按职务尊称 如不清楚职务 通常按 x先生 女士 前提是性别一定要准确 不熟悉或级别高于自己的人可以直接称呼 x老师 称呼全名是不礼貌的 不要逮谁都称呼 Dearxxx 开头结尾最好有问候语 您好 祝您工作顺利 是有必要的 礼多人不怪 即使邮件中有不妥之处对方也能多一些宽容 邮件中的称呼与问候 正文要从 称呼 下另起一行 不要和 称呼 在同一行 正文第一段要概述目的 在邮件中罗列出所要探讨的要点 6W1H Who What Where When Why How 人事地 时因法 清楚表达观点 依次排序从重要到次要 突出重点 按逻辑顺序安排邮件内容 首先 开门见山 点明问题其次 细节描述 背景说明接着 提供支持性材料或附件留意 原邮件 先前的邮件 加在回复内容之后每个项目都需要有一个责任人和截止日期 邮件正文也许很短 但不要写在 主题 中 邮件正文 你懂吗 注意和不同收件人沟通的语气语调 尽量表达正面积极的态度 少用专业术语或缩写 行话 网络术语 专有名词 内部缩写 情绪高涨时避免立即回复邮件 谨慎处理恶意中伤的邮件 对重要沟通事项 在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注 要区分Reply和ReplyAll 主动控制邮件的来往 可在文中指定部分收件人给出回复 或在文末添上 全部办妥 无需行动 仅供参考 无需回复 转发邮件要突出信息 各部门负责人 大家好 现已将xxxx通知发送至您邮箱 请查收后给予意见或回复 祝您工作愉快 XX公司XX部门2014年7月7日 有内容 有称谓 有落款 注 落款先公司名称或部门后日期 有问候 再次问候 让你更懂邮件礼仪 这样的邮件恰当吗 直呼收信人全名 前一封邮件有遗漏 请以此次发送邮件为准 邮件中文字拼写错误 让你更懂邮件礼仪 当邮件是发给客户时 请使用规范的缩略语可以使用 ASAP FYI FYR 等 不要使用 pls pleaseref referAttn attentionq ty quantityorqtyper asperB R BstRdgs BestRegardsThks thanksorthankyou 邮件签名档 你懂吗 传送出去的信息可能会被永久留存 占用公司网络宽带资源 注意公司资源保密 不外泄 邮件中最好对附件内容加以简要说明 并提醒对方查看 附件数目若超过4个 应打包成一个压缩文件 附件不要太大 如2M以上 否则对方可能接收不到 如果附件过大 应分割成几个小文件分别发送 尽量少用不常见的文件格式发送附件 否则对方可能打不开附件 或者会认为附件带病毒而删除附件 对附件用有意义的名字命名 方便上传 下载 保存 管理 邮件应及时回复 理想回复时间是2H 特别是紧急重要的邮件 对一般优先级邮件 应在24H内回复 即使无法及时满足对方要求 也请告知对方事情进展 或者在跟进中 出差或休假 应设定自动回复并列明工作接替者 个别邮件 应进行针对性的回复 回复不少于10个字 不要就同一问题多次回复讨论 重要会议通知需在开会当天或前一天再次邮件向与会人员通知提醒 这样处理合适吗 现在忙 抽时间集中回复 工作中交流的问题比较复杂 等等再说 出差或休假中 不能回复邮件 同一问题 反复回复邮件 怎样处理你的邮件 1 电话跟进收件人2 确认对方跟进无问题 1