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沟通课堂 后勤 分四部分 物资集中采购实名制固定资产微机管理办公家具 用品 配备标准 总务工作职能简介 财产管理备品管理车辆管理货梯管理卫生管理集中采购收发 复印管理其他 第一部分物资集中采购 物资集中采购的含义 含义 物资采购中心是指一个企业或机关单位在生产 经营 工作过程中需要的各类办公设备 物品 材料等 设专门部门负责统一购置 分配 处置 管理 一是为了降低分散采购的选择风险和时间成本 二是集中时间 集中人力 集中采购 三是保证企业物资采购的计划性 2007年 根据总裁提出的一级管理要求 将行政采购由多头采购变集中采购 实现采购与使用分离 我部专门配备3名采购员 分别负责大厦所有固定资产 低值易耗 原材料 办公用品及零星购置 员工餐厅用品等物品的采购 并实行科目负责制 做到了统一采购 统一配备 统一发放 统一入帐 统一管理 分别使用 物资集中采购 一 采购报批1 固定资产采购报批2 常用备品采购报批3 急用备品采购报批二 采购程序1 市场调查2 价格信息库3 采购4 入库三 票据报销1 物资采购报销流程2 常用备品报销流程 一 采购报批程序 总的审批程序 首先由需求部门 人 提出申请 并由使用部门 人 总经理 部长 签字同意后 报请该部门主管总裁签字审批 该部门将审批后的申请报于总务部 总务部部长签字审批后报请主管总务部门总裁 财务部门总裁 或大厦总裁 审批 固定资产采购报批 由需求部门提出申请 报总务部 财务部审核 6000元以下固定资产由总务副总裁及财务总监审批 6000元以上固定资产报总裁审批 常用备品采购报批 常用备品是指各岗位经常使用的办公用品 印刷品 包装袋 保洁用品等常备物品 总务备品仓库对长期使用的备品进行常年储备 确保各部门随时领取 及时使用 大厦统一格式的印刷品由总务部统一印制 统一管理 统一发放 保管员根据需要及库存量及时认真填写备品购入申请表 总务部领导审批 采购科统一采购 急用 不常用 备品采购报批 根据工作需要 由需求部门 人 提出申请或填写 备品请领单 写明所需备品的名称 数量 使用人 必要时写明型号或将原物品同时送往总务部 必须由使用部门总务员经手 部门领导签字 总务部领导批准 交采购科购买 例如 硒鼓 U盘 电池等 计划外备品 凡未列入年初费用计划的物品 无总裁审批意见 一律不予以购买 发放 如特殊需要 需提交主管总裁审批后办理 年初报购置计划 按计划购置 备品请领单 二 采购程序 1 市场调查 建立价格信息表 采购 入库 市场调查 一是采购员接到采购报告单及请领单后 进行市场询价 货品选择 贵重和批量货品需由两人进行市调 二是采购员根据分工到需求部门进行询问 掌握第一手资料 再进行市场调查 建立价格信息库 通过市场调查 建立 物资采购信息库 填写需要购买货品的价格 产地 质量及供方等信息表通过货比三家 从众多的合作单位中选择了企业信誉好 产品质量高的厂家作为长期合作单位 与其建立稳定的供货渠道 严把进货关 采购 向采购科长递交信息表 汇报询价情况 科长签署购置意见 报部长审核后确定购买方案 按照采购方案完成采购任务 入库 到货后与保管员共同验收 确定无误后办理相关手续入库 将货品资料输入货品采购信息表中存档 三 物资采购报销流程 购入备品入库 采购员持发票和保管员对帐 核对后保管员在发票上签字并开据入库单 采购员在发票上签字 由总务科科长审核签字 总务部部长签字 核算员凭入库单和发票记帐并签字 主管总裁签字 财务科费用 发票审核合格后盖章 财务部长签字 财务总监签字 最后到财务部现金科报销 常用备品购入报销流程 备品购入保管员根据需要认真填写备品购入申请表 经部领导批准后方可通知厂家进货 备品入库厂家将所需备品送往中兴大厦地下仓库 由备品管理员验收后在配送单上签字 保管员根据配货单将备品入库并签字 同时留存配货单 客户联 上帐后交主管领导 备品结帐厂家将备品发票与配货单 记帐联 送交主管领导 经与配货单 客户联 核对无误后 按财务规定结帐 第二部分实名制与备品发放 专人负责 备品领取必须有专人负责 商场为总务员 公司 部室需指定专人 部室或商场在领取备品时必须填写备品领取单 标明使用人或使用部门 审核请领单 保管员认真核对各部门填写的备品请领单 确认需领物品的名称 数量 使用者 掌握计划执行情况 发放备品 保管员根据审核后的备品请领单进行发放 并分别在部门备品总帐 个人明细帐进行登记 备品盘点 每月28日为备品盘点日 保管员于30日之前将盘店结果向总务部领导报表 商场应在每月27前做好备品领取储备工作 做好与总务保管员对账工作 备品摊销 总务部每季度按商场等经营部门 处室除外 实际领取备品数额全额摊销 第三部分固定资产微机管理 固定资产微机管理 一 固定资产分类按使用性能 特点分为四类 房屋类 车辆类 机械类 电子类二 建立固定资产帐簿 大厦固定资产总帐 商场固定资产台帐 明细帐 固定资产个人卡片 三 微机管理的优点 顺应企业发展 向科学管理迈进 通过统一管理 资源调配 避免重复购置和积存浪费 实现合理的固定资产库存 节省盘点时间 提高工作效率 通过资源整合 为中兴三期开业固定资产调配奠定基础 通过统一管理 尝试集中采购 降低采购费用 实行实名制管理 责任到人 保证资产运行安全四 讲解展示固定资产总帐 分帐 个人卡片 大厦 商场 个人 商场台帐 编号 低值 机类 第四部分办公家具 用品 配备标准 商场总经理 管理部门部长 2 商场副总经理 管理部门副部长 总经理助理 部长助理 注 如需配备电脑报经主管副总裁同意 由总裁批