制作小技巧课件

进化论 从PPT制作菜鸟到高手 进化过程 第一步 情境分析第二步 结构设计第三步 提炼美化 为什么要做PPT 认识PPT的作用 1 每天至少有3亿人在看PPT 2 PPT是21世纪新的世界语 3 白领做PPT的三大理由工作需要领导需要客户需要 真正认识PPT的作用 学会PPT找工作 开会就要PPT 忙得只会看PPT 用PPT做演讲 大学生 白领 金领 老板 主流用途 用于公开演讲 商务沟通 经营分析 页面报告 培训课件等正式工作场合说服型的PPT培训型的PPT多被动灌输 戒备心态 接受度低多主动充电 空杯心态 接受度高简明扼要 逻辑清晰系统全面 架构完整 PPT的用途 影响听众信念 促使听众行动中立立场 向听众传递信息使听众接受 支持某个观点传递知识 解释 说明复杂事物 相对紧张相对宽松 金字塔结构 用图表说话内容要详尽 字略多无妨 使用目的 听众接受度 时间 沟通要点 设计要求 关于PPT和Word的不同 Word适合作为资料阅读 有标题 有段落 有论点 有论据 有陈述 有案例 有文字 有图表 读者可以根据自己的需要 或快速浏览 或重点精读 思考 PPT能做的 理论上Word都能做 两者菜单80 都相同 那为什么还要用PPT呢 xxx公司方案封面 目录1 前言 012 正文 033 案例 344 建议 40 1 标题 2 标题 关于PPT和Word的不同 PPT提供更丰富的视觉化表达方式图形色彩动画 从Word到PPT是一种思维模式的转变 我的PPT为什么做不好 认识错误的PPT 绝大多数PPT都是视觉垃圾 模板没有他们多 图库没有他们丰富 好的PPT一设计出来就必须是有吸引力的 想想看 你的PPT做到这一点了吗 关键在于没有理解PPT的设计思维 我的PPT为什么做不好 视觉垃圾PPT的本质原因是 1 对幻灯片用途认识不清晰2 没有思路 没有逻辑3 对汇报材料不熟悉4 缺乏好的表达方式5 缺乏基本的美感 新手制作PPT常犯的12个错误 Word搬家 堆积图表 图表业余 滥用模板 风格杂乱 排版混乱 低劣图片 滥用特效 滥用美图 五颜六色 用错模板 前景背景颜色相似 好的PPT 长 什么样 认识好的PPT 好的PPT 长 什么样 错误可能有很多种 但他们都有几个共同点 杂 乱 繁 过我们的目标 齐 整 简 适 好的PPT 长 什么样 观众的忍耐力是有限的不是放的信息越多 观众就越容易记住 必须尽量让你的PPT看起来简洁好的PPT设计必然要做到 逻辑化和视觉化 PPT制作标准流程第一步 情景分析第二步 结构设计第三步 提炼美化 PPT标准流程 给谁看 达到什么目的 在何种场合 观点是什么 用何种逻辑 有说服力吗 如何展现素材 怎样图表化好 需要多媒吗 PPT制作标准流程第二步 结构设计第三步 提炼美化 第一步 情景分析 情景分析 不了解你的听众 就没法构思逻辑 不要脱离应用场合去分析听众 1 为什么要做这次演示 7 他们喜欢怎样的素材形式 2 你要说服谁 8 有哪些材料可以利用 3 他们对什么有兴趣 9 他对话题有抗拒心理吗 4 我最想传递的信息是什么 10 他们原来听过类似的介绍吗 5 我们的价值交换点是 11 他们的数量 年龄 性别 6 他熟悉材料吗 12 他们的职层 学历 岗位 演示场合决定风格 听众类型决定逻辑 听众类型分析 简报场景分析 PPT制作标准流程第一步 情景分析第三步 提炼美化 第二步 结构设计 1 月度工作总结 2 立项报告 3 培训课件 4 解决方案 5 启动大会 结构设计的几种典型大纲 上一阶段工作目标完成情况 工作创新点和闪光点 存在的问题及对策 下一阶段工作目标 培训主题培养目标 培训纪律考核方法 培训内容 课后练习 项目背景 项目价值分析 投入产出分析及风险评估 实施计划及经费 项目背景 问题诊断 解决方案 实施计划 项目的价值和意义 对项目的期望和要求 项目团队成员及职责 项目的考核奖惩方法 结构设计小技巧 在一张白纸上完成大纲 把思路完整写出框架 可按照如下步骤进行 1 写出你的演示或汇报目标2 分析你的听众 找到他们感兴趣的叙述结构3 写出支撑演示目标的核心要点4 为每个核心要点寻找对听众有说服力的子要点和论据材料5 如果想到每个要点好的表达形式 把灵感写在要点边上大纲完成后 1 把大纲转化为PPT的小标题页2 为每一个小标题页创建一个PPT页面3 把现成素材对应到对应的页面上4 构思合适形式去表达页面主题5 结合素材和构思设计页面6 美化你的页面直到满意 骨灰级的PPT结构 总分总 PPT做成的报告 更像论述文或说明文 即说明一个事实提出观点 在这个结构中 总分总分别对应的是概述 分论点和总结 具体来讲 就是开始时开门见山 告诉听众这个PPT是讲什么的 接着从几个方面进行论述 这几个方面可能是并列的 也可能是递进的 最后进行一下总结 要让你的逻辑看得到 提示 接下来的内容 阐述 具体内容 回忆 已讲的要点 骨灰级的PPT结构 总分总 一 第一个总 概述概述一般只有一页 分条写 每一条都要用简单完整句 最好的效果是让听众1分钟内把握整个PPT的内容 二 把你的分论点制作成页标题把章节信息和本页观点有机结合起来 让章节的信息来统一机构 让页标题表达观点 三 第二个总 总结回顾内容 用简单完整句表达概况的的结论 整理逻辑 仅列出结论还不够 还应该把观点之间的联系给听众梳理出来 不能苛求听众在很短时间内 自己做到这一点 提出最终的结论 最好用一句话总结整个PPT 这个结论一定要明确 骨灰级的PPT结构 总分总 简单完整句其实不简单PPT的内容 要尽可能多用简单完整句 误区 在PPT中只用简单词 字数越少 视觉冲击力越强 实际工作中 很多人是事后通过阅读PPT学习的 这需要PPT里面有完整的观点 让人能够看得明白 而简单完整句是满足这个要求得最好表达形式 骨灰级的PPT结构 总分总 完整句可以帮老板节省理解内容的时间 骨灰级的PPT结构 总分总 简单完整句两个必要条件句子结构完整一个句子中 有一个谓语 比如 项目管理V S 管理项目观点鲜明一个句子中 要有形容词或副词来表明态度 比如 8月份销售报表 没有感情的词组 8月份销售超额完成计划的5 简单句 让听众一下子抓住了重点 8月份市场回暖 销售超额完成计划的5 不仅用数字体现了结果 还指明了一个大的 回暖 趋势 是不是更一目了然 金字塔原理方法 什么是PPT的逻辑 简而言之 就是你希望听众在看PPT是能够先看什么 后看什么 重点看什么 可以忽略什么 逻辑化的最核心方法就是 金字塔原理 首先 从目的出发 然后 分角度去拆解 最后 从各角度去思考 应用金字塔原理后 制作时间减少文字密度降低内容更加条理PPT的逻辑 一个要素是用怎样的逻辑说话 这点提高很难另一个要素是怎样用图形来展示逻辑最合适 这点提高很快 金字塔原理方法 在幻灯片制作中依据金字塔原理可以有效解决两个问题 第一 我要表达什么 第二 我表达得怎样 金字塔原理往往用来回答4类问题 金字塔原理方法 把所有的信息都归类分级 你将得到金字塔 中心论点 重要论点 重要论点 重要论点 金字塔原理方法 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 支撑论点 论据 不是建好分类就有效金字塔原理要求分类符合MECE原则 MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive 相互独立 完全穷尽 MutuallyExclusive 各部分之间相互独立 意味着同类的问题是同级的问题 而且有明确区分 不会交叉覆盖 CollectivelyExhaustive 所有部分完全穷尽 意味着所有层面问题都被全面 周密归类和分层 金字塔原理方法 遗漏了中等客户 属于分类不完整没有穷尽的分类 潜在客户也可能是重要的 也可能是次要的 属于分类不独立没有独立的分类 中等客户 不是建立了金字塔就是成功3必须 金字塔原理方法 金字塔结构中任一级别的内容都必须是下级内容的总结 金字塔结构中每一组中的内容都必须是属于相同类型 金字塔结构中每一组中的内容都必须按逻辑进行组织 不是建立了金字塔就是成功 金字塔原理方法 同层分类按照MECE原则组织 金字塔中任何级别内容都必须是其下级内容的总结 每个分组中内容必选逻辑进行排列 每个分组中的内容必须属于相同类型的内容 逻辑树的常用3种结构 推论型 假设型 问题型 这种类型的逻辑树先确定问题 然后将问题分成不同的部分 再对每一部分给予解答 从而最终解决问题 这种类型的逻辑树先给出解决问题的假设方案 然后再列举所需的充分理由来验证或推翻这个假设 从而找到最终解决问题的方法 这种类型的逻辑树先列出关键问题 并通过是或否来回答 然后再按照采取相应行动的逻辑顺序排序 解决设定的问题 分解问题的逻辑树 PPT制作标准流程第一步 情景分析第二步 结构设计 第三步 提炼美化 视觉思维70 的人是Visual原则 视觉化原则 Visual 可视性 采用的字体要足够大 让每个人都能清晰看到 Interest 兴趣 要使用图表 图案和色彩等方式增强幻灯片趣味性 Simple 简单 内容简单明了 突出关键概念 Use 实用 帮助演示者和听众保持介绍主题的同步 Accurate 准确 演示PPT要和听众使用材料内容吻合 Long 持久性 让人们对演示内容产生深刻的记忆 Visual原则 提炼素材 大多数人的最大问题是缺少提炼 错误做法 1 将Word的段落标题转换为PPT大标题2 将段落的中心句转换为PPT小标题3 将段落的素材转换为PPT小标题下的一句话这种方法只是简单的剥离Word材料中不重要的信息 然后放到PPT中 这种思路最大的问题是受到Word素材限制 难以发挥PPT用图说话的优势 正确的做法 提炼素材 提炼材料思路 思路一 列表化将核心观点用项目编号列表展示文不如字 思路二 图表化将核心观点用项目编号列表展示文不如表用图表表达数据逻辑关系用文字配图片表达观点 思路三 图形化用概念图表达核心观点表不如图用文字配图片表达观点 思路四 形象化讲述真实案例要讲故事提供权威意见进行动作规范 形式和内容 同样重要 美化内容 形式 清晰 美观 大方 赏心悦目 美化内容 字号使用的建议 培训教室 32号字 会议室 28号字 电脑观看 24号字 大型会议 尽量少写说明 多用内容概要 美化内容 1 4月规模总保费达成情况 1 4月规模总保费达成情况 1 4月规模总保费达成情况 1 4月规模总保费达成情况 1 4月规模总保费达成情况 黑体 华文中宋 仿宋 楷体 隶书 字体使用的建议 美化内容 一个报告里字体不宜过多 美化内容 突出关键的建议 加大字号 中文字体至少要加大2 4级字号才能起到突出文字的作用 变色 颜色是最常用的突出方式 加粗 粗体是很好的强调方式 反衬 也是非常有效的方式 变化字体 例如把宋体换成黑体强调 反衬 下划线 下划线对阅读的干扰很大 可以的话应该尽量少用下划线 斜体 斜体也不易于阅读 阴影 阴影只会让人以为投影仪有问题了 动画 无论你用闪烁 飞入还是其它动画效果 一般情况下只会分散听众对内容的注意力 他们都在想这些动画是怎么做的 关于文字颜色使用的建议 美化内容 180度的互补色很扎眼 135度的对比适合文字与背景的色彩对比 90度的邻近色色调统一和谐 不适合做文字和背景的搭配 45度的同类色对比效果非常弱 多用于底色来调整主题颜色 美化内容 美化图表的建议 六月全省车险增长进一步放缓 市场呈现出疲软态势 各主体6月当月增速都呈明显下降趋势 平安 永诚 太平洋表现明显 我司在6月的增速已低于市场平均水平6 2个百分点 修改后 美化内容 美化图表的建议 六月全省车险增长进一步放缓 市场呈现出疲软态势 各主体6月当月增速都呈明显下降趋势 平安 永诚 太平洋表现明显 我司在6月的增速已低于市场平均水平6 2个百分点 总结一下 逻辑化和视觉化两大设计原则加 有时候 加上图片更好减 有时候 减些文字更好乘 有时候 乘点逻辑更好除 有时候 除掉特效更好 好的PPT 长 什么样 附录 咨询公司关于PPT制作的9个Tips Stufe1 Stufe2 Stufe3 少用带边框或阴影的图框 少用使用椭圆框 而用直角椭圆框取代 BACKUP 不要为了强调 把文字加上着重线 而是用所有字母的大写来实现 1 2 3 4 1 2 3 4 不要用圆形数字标注 而用反白的方框 不要用呆板的实心箭头 用右边多样的箭头 在幻灯片中 该箭头可以根据位置不同 选择打开 关闭 不要用左侧注释框 而要用右侧可灵活控制箭头 不要使用大的 多彩的剪贴画 实在要用 就用小的 单色的 Thereareobviousdisadvantagestopositioningtextbehindgraphics 把文字写在图片的旁边 这样很清楚 文字和图片不要重叠 1 2 3 4 不要用缩小的图标做序号 而就用类似右侧那样 带数字的方框 抓住眼球的雷人主标题 标题 震撼力 抓住眼球的雷人主标题 精彩的故事从标题开始 一个精彩的标题就好比人的名字 能迅速抓住听众的眼球 找到一个精妙标题的路径1 多积累 勤思考 精妙标题不请自来2 巧用搜索引擎3 利用时髦词xx总动员 辅导员总动员我和xx有个约会 我和玫瑰有个约会今天你xx了吗 今天你环保了吗 我的xx我做主 我的客户我做主不是xx 是寂寞 做的不是PPT 是寂寞 用副标题点破窗户纸 讲PPT时 需要把信息快速送达听众 这就需要在主标题之外 加一个副标题来捅破这层窗户纸 副标题是主标题的一个呼应 补充和平衡 如 关于xx部门工作的总结 xx项目的报告 xx年度xx的计划 xx的建议 等等 清晰副标题的要点 1 加强针对性2 明确时间段3 定义内容的性质副标题要 怎么明白怎么来 通过明确的内容 确切的时间范围和具体的对象 把报告内容写得明明白白 让你得PPT更有说服力 学会讲故事 演绎结构 论证式说明 阐述问题的两种结构 事实 分析 建议方案 归纳结构 组合式说明 该做什么 如何做 行动 步骤 理由 为什么这样做 选择演绎还是归纳结构 用演绎结构构思你的内容 用归纳结构制作你的PPT 阐述问题的两种结构 为什么 你必须降低成本 你必须降低成本 办法一 办法二 办法二 理由一 理由二 理由二 理由一 理由二 理由一 时间顺序 确定前后因果关系 确定逻辑结构的3种顺序 结构顺序 将整体分割为部分 重要性顺序 将类似事物归为一组 每次做完PPT 请思考三个问题1 哪些信息你很关注而别人未必关心 2 哪些话可以一笔带过而不需要强调 3 哪些话不讲可以让核心主题更突出 你必须把和你核心主题没有直接关系的子问题 素材毫不犹豫的删除掉 即使这些材料很吸引人 但只要和你整个PPT的主题无关 你就必须进行删除 学会舍得删除 SCQA结构是金字塔原理推荐的有效的讲故事结构 SCQA结构建议商务演示和